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新时期如何加强档案编研工作的有效对策
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▲利用与编研
&&& && 利用与编研
区档案馆全部馆藏档案、资料都经过系统整理编目，编制了多种检索工具。其中有档案全引目录和专题目录195本,档案指引卡片200多张,编有文件字号与档号对照表、资料分类目录等。并已逐步建立档案文件级目录数据库，逐步实现由手工检索向计算机检索过渡。
为了开发档案信息资源，区档案馆还编写和汇编了部分档案史料，如《中共梅州市梅江区历次党代会简介》、《梅江区历届历次人代会简介》、《政协梅江区历次会议简介》、《馆藏档案全宗简介》、《梅江区党政主要领导人讲话材料汇集》、《梅江区机构设置文件汇编》、《梅江区干部任免文件汇编》、《梅江情况》等，为各级领导决策、为各部门工作查考和两个文明建设、编史修志等提供可靠的依据。
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海淀区档案局（馆）编研工作 在全市档案系统做经验交流
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新闻来源：
　　为提高全市档案编研工作水平，4月18日，北京市档案局举办了以“档案编研工作”为专题的第二期档案专业继续教育培训班，在“如何挖掘馆藏，确定档案编研选题；如何编纂档案材料，确定选材、体例和结构；如何设计档案编研作品版面”等方面开展了工作交流和培训。来自全市16个区县档案局（馆）主管档案编研工作的领导和编研工作人员等60余人参加了会议。
　　会上，海淀区档案局做了交流发言，介绍了海淀档案局（馆）近年来围绕区委区政府重点任务，结合局馆重点工作，立足馆藏，借助社会资源和力量，开展特色精品编研的创新做法；分享了海淀区档案局（馆）公众微信号开创运行以来所取得的成绩。
　　市档案局利用处处长梅佳讲授了《档案编研与开发利用》，中国政法大学档案馆同仁就《档案编研工作的几点感悟》做了发言。同时，海淀区档案局（馆）编辑出版的《海淀古镇风情》《海淀消失的村落》《景泰陵志》等编研材料在培训会上做了交流展示，受到一致好评。简论当前的档案编研工作-安康市汉滨区人民政府
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简论当前的档案编研工作
发布时间：日 &&&&
信息来源：屈强
&&& 【摘要】:档案利用始终是档案工作的重中之重,档案编研则是档案利用最主要和重要的服务方式,它使死资料变成活信息、活知识。尽管档案编研如此重要,却未得到应有的重视。本文总结了档案编研工作存在的各种不足及成因,指出其后果的严重性,并提出应对之策,阐述了做好档案编研工作的重大意义。
&&& 【关键词】:档案利用,服务,档案编研,文化精品,行业话语权,档案意识
&&& 在传统的&收、管、用&档案工作模式中,&用&,即档案利用既是档案工作的出发点又是落脚点,档案的价值也是通过它体现出来的。在新的历史时期,服务是档案工作的立身之本已成为共识,而档案的开发利用则是实现服务、提供服务的根本途径。由此可见,档案的开发利用始终是档案工作的重中之重。
&&& 在档案工作实践中,档案利用大致有查阅接待、档案编研、举办展览、网络服务、文化讲座这五种服务方式【注1】,基本超不出这个范围。比如目前在档案利用上手段比较新颖的电视专题纪录片、报刊专栏连载,仅仅是依托的载体不同,从宏观上看并没有超出档案编研或文化讲座这个范畴。而在这五种档案利用方式中,除了查阅接待,其他都与档案编研具有密切联系。举办展览和文化讲座都是以档案编研为基础的,网络服务有相当一部分是以档案编研为内容的。不难看出,档案编研是档案利用最主要和重要的服务方式,没有之一。
&&& 由上可知,档案编研在档案工作中占有举足轻重的地位。尽管如此,还是有人会问,这只是从档案利用的角度阐述了档案编研的重要性,但档案编研自身究竟有着怎样的内在机理,起着何种作用,使它能在档案工作中具有如此重要的地位?正如中国人民大学信息资源管理学院教授王英玮在《知识经济时代档案部门的生存与发展策略》一书中所说:&档案资源是原始的记录材料,绝大多数属于数据层面,它和信息之间还有距离。如何使这些数据服务于一定目的,成为数据组合或数据集合体,成为组织化的、结构化的信息材料,这种工作部分就是由我们文档从业人员来做的;使档案资源成为&知识'、&思想&,则需要文档从业者对档案资源进行更高层次的加工与提炼,不仅仅是对文档内容的组织排序,还要加入人的智慧和更多的创造性劳动。&【注2】档案的原始记录性决定了它大多属于孤立、零散、无序的原始数据,从信息学的观点来说,孤立、零散、无序的数据是没有多少利用价值的,只有基于某种信息需求或目的,对其进行分析、对比、归纳、综合、概括、推论,并融入分析人员智慧和创造性劳动,才会产生利用价值。从某种意义上讲,这是一种全新的,对数据、信息资源的二度创造。而档案编研恰恰符合上述特征,因为档案编研就是通过对庞杂繁复的档案资源进行综合整理、分析研究,从中发现规律性问题,并对这些问题的成因及相关因素进行研究,得出明确可靠的结论,用以为社会服务的一种活动。显而易见,冷冰冰的档案资源并无多少利用价值,真正使它体现出档案价值,产生经济效益和社会效益的是附加了脑力劳动的档案编研。正是档案编研的&二度创造&才使&死资料&变成了&活信息&、&活知识&,也正是档案编研的这种作用决定了它在档案工作中的重要性以及重要地位。
&&& 尽管档案编研在档案工作中具有如此重要的地位和作用,然而在实际工作中,它并未得到应有的重视。当前,档案编研工作中存在的一些不足及其成因主要体现在以下几个方面:
&&& 1、一些编研作品主要是为了完成上级布置的任务,或者是为了应付升级达标等检查仓促上马、匆匆而就的,没有在调研、策划、选题等环节上下功夫,因此质量不高、实用性不强,利用范围狭窄。
&&& 2、思想上因循守旧,&重保管轻利用&的传统观念仍未转变,依然抱有不求有功但求无过的心理,缺乏大胆创新、主动有为的进取精神,导致编研工作滞后,跟不上经济社会发展和建设需求,跟不上人民群众日益提高的精神文化生活需求,跟不上档案信息资源开发利用的需要,直接影响到档案服务职能的履行。
&&& 3、由于馆藏档案内容单一,信息陈旧,各行业、部门之间档案信息资源开放不够甚至相互封闭,导致巧妇难为无米之炊,可供选择的课题以及研究的方向、领域和范围都过于狭窄,从客观上限制了档案编研难以推出影响较大的重量级作品。
&&& 4、由于不能以文化视角去看待档案工作,加之宣传载体单一,即使出了质量较高的编研成果,也因为缺乏策划包装和广泛宣传,致使编研成果寂寂无闻,社会反响不大。
&&& 5、档案编研人员孤军作战,缺乏借助社会力量形成编研合力的协作意识。档案编研人员的编制就那么几个,短期内要求大幅增加既不可能也不现实,有限的人员要承担大量的课题研究,还要保证质量水平,其困难可想而知,引入社会力量广泛协作才是唯一的出路。
&&& 6、档案编研的工作性质决定了编研人员必须是高素质的复合型人才才能胜任这一工作任务,而人才队伍建设又不可能一蹴而就,二者之间的&时间差&必然形成结构性的内在矛盾。因此,缺乏档案编研人才是档案编研部门普遍存在的问题和不足。此外,档案编研的工作性质还决定了编研人员必须甘于坐冷板凳,潜心研究默默奉献,这在客观上也造成人才引进机制与其他一般单位相比难以奏效。
&&& 至于档案编研工作开展起来周期长、见效慢,甚至只花钱不赚钱,以及编研经费得不到落实,挫伤编研人员的积极性等,都会在一定程度上影响编研工作的顺利开展,但这些因素无关宏旨,不再赘述。
&&& 以上这些不足导致档案资源得不到有效利用, 直接影响到档案工作服务大局、服务社会、服务民生的能力和水平。而只有通过服务充分体现档案和档案工作的价值,档案事业才能得到党和政府的进一步重视,才能得到社会各方面的更大支持,才能赢得更加有利的发展环境。深究起来,这些不足所导致的后果不可谓不严重,不能不引起我们的高度重视。
&&& 针对档案编研工作以上这些不足,建议采取以下几点对策:
&&& 1、积极开展调研、策划、选题,打造档案文化精品。在编研中不要急于求成,尤其要在选题上下一番工夫。所选择的课题要具有历史和现实意义,具有应用价值,这样才有利于社科成果作用的发挥。由于各地档案部门拥有本地特有的档案资源,因此在开发利用中必然形成具有地方特色、馆藏特色和专业特色的档案编研格局,在编研中应当立足于地域文化特色,挖掘档案的历史和文化价值,推出具有地方特色、体现档案特点的文化精品,形成具有独家看点的品牌优势。比如笔者单位依靠本地盛产中药材,中药业历史悠久,馆藏档案丰富等优势,围绕地方党委提出&药、水、游&的发展思路,编纂《金州中药业》一书,就是一次有益、成功的探索。
&&& 2、要解放思想,转变观念,努力实现&三个转变&:变被动服务为主动服务, 变事后服务为事前服务,变封闭服务为开放服务。档案编研工作,一要服务大局。加大档案开发力度,对档案信息进行有效提炼、深度加工,围绕中心工作和重点工作,主动为党委、政府决策提供参谋建议和资政决策服务。比如笔者单位编研的退耕还林、新农村建设等专题就是一些有益的尝试。二要服务社会。编研工作要更加具有时代意识,根据社会和公众的需要,结合重大纪念活动、社会热点、公众焦点问题开展全方位服务,在重大事件中展现档案的独特作用。比如笔者单位在建党90周年之际推出的《中共汉滨简史》,本地旅游事业方兴未艾时编篡的《汉滨红色遗址普查》,以及&改革开放30年画册&都受到各界的普遍关注,赢得了不错的社会反响。三要服务大众。随着经济社会的发展,人民群众精神文化生活需求日益提高,近来在全国兴起的史学研究平民化浪潮就是明证。档案部门拥有档案资源和历史研究两大优势,推出本地区历史知识服务和群众喜闻乐见的本地历史故事既是可能的,也是有必要的。
&&& 3、开阔档案工作视野,建立覆盖全社会的档案资源体系。突破&档案=文书档案&的惯性思维,拓展工作范围,收集整理政治、经济、文化、科技、宗教、民族活动中具有重要影响和利用价值的档案资料,建立覆盖全社会的社会档案、特色档案、名人档案、民间档案、家庭档案体系。对各级各地展开的机构改革、各种庆典、抢险救灾、全国性或地域性重大活动,在做好事件发生时、工作过程中档案收集的同时,还要做好活动结束后群众诉求、市场变化、社会反响等后续档案资料的采集、甄别和收藏保管,提高档案的全面性和准确度,全方位多视角地记录历史。因为我们现在收集的来自官方的重大事件、重大活动档案,无非是领导重视、周密安排、效果明显、群众皆大欢喜,但这往往不是历史的全部。同时,拓展档案形式,实现档案资源的立体化。改变单一的纸质形式,在形式和类别上向电子文件、数字档案、声像档案、实物档案等发展,多种材质、有立体感地记载和反映历史。如此一来,档案编研工作不但不会有巧妇难为无米之炊之虞,还可以将编研成果通过举办展览、开展讲座等形式展现给社会和大众。
&&& 4、从文化视角看,档案既是文化资源,又是文化载体。因此,把档案信息资源变成文化资源,变成文化产品,需要打破我们熟悉的编研方式、思维定势,在项目策划、内容组织、展现形式等方面要借鉴文化产品开发的思路,遵循文化产品开发的规律,顺应大众的阅读收看习惯、兴趣和方式。在编研成果的宣传方式上,既要走印刷、出版发行的传统路子,也要开辟广告宣传、文化讲座、签名售书、专题展览等新途径,还要善于和报刊、电视等媒体合作,对编研作品进行改编以适应报刊连载、电视纪录片的宣传形式,更要利用互联网、微博、即时通讯等手段,加强编研成果与受众的互动交流,扩大受众面和传播范围。同时,编研人员要有开放思想,改变过去皓首穷经的形象,走出象牙塔,广泛接触社会,学会乃至善于和媒体人员打交道,在宣传上要努力做到贴近时代、贴近群众、贴近生活,尽可能地扩大编研成果的社会影响。
&&& 5、与各单位、部门、社会组织广泛合作。在社会分工日益专业化、精细化的今天,任何一个行业和部门都不可能包打天下,毕其功于一役,开展合作与自力更生同样重要。在档案编研工作中,可以充分发挥社会中介组织的作用,通过服务外包等方式,让其承接一部分计划外的研究课题,对某些技术要求高的工作则可寻求专业机构予以有偿技术支持;也可以通过联席工作机制、共同开发项目和联合申报科研课题等方式,加强与图书馆、博物馆、纪念馆、文化馆、党史方志部门和高校研究院所等社会公共部门及广电影视、旅游文化管理机构的联系,实现合作共赢,优势互补,促进档案编研工作借船出海、借梯登高;还可以借助&外脑&,聘请有关专家、学者担任顾问,编研高水平的专著,或发挥名人效应,特邀社会名流、大师硕儒挂名牵头,编篡大型系列丛书。
&&& 6、加强队伍建设,强化教育培训,提高人员素质。要充分认识加强档案编研队伍建设的极端重要性,牢固树立人才资源是第一资源的思想。积极引导档案编研人员爱岗敬业、钻研业务,培养和造就一大批适应事业发展需要的业务骨干和专业人才。除了岗位练兵、自主学习、技能培训等常规方法外,可通过校地合作方式,委托高校有针对性地为地方培养复合型的高素质档案编研人才。另外,可组织编研人员到工作水平较高的部门、单位现场实地观摩学习,以开阔视野,更新观念,帮助参观人员及时查找自己工作中的不足,进行整改,做到自我修复、自我完善和自我提高。
&&& 最后,我们还必须深刻认识到做好档案编研工作的重大意义之所在。我们知道,档案编研工作的优劣直接关系到档案开发利用的成效,而档案开发利用的成效是通过提供服务来体现的,而服务能力的强弱又是全社会衡量档案部门和档案事业的标准。只有档案服务能力不断增强,服务水平持续提高,才会使领导重视、群众满意,社会支持认可,才能赢得有利于档案事业的发展环境。归根结底,档案部门主要是通过向社会提供各种有效服务,来提升自身的影响力和知名度的,最终是为了提升行业话语权。档案部门越强势,全社会的档案意识就越强,就越有利于推动档案事业的进一步发展。因此,做好档案编研工作对档案事业的发展具有重大、深远的意义。
&&& 我们再来看档案编研和档案收集之间的关系。首先,档案收集是档案编研的根本和基础,没有收集编研就是无本之木;档案编研则是档案收集的目的,没有编研收集就无用武之地,因为收集档案的目的就在于充分有效地利用。其次,档案收集越丰富翔实,就越能出档案编研成果;而档案编研越频繁,就越熟悉馆藏的家底,对缺少何时何方的档案、需要何类何样的档案就越心中有数,从而能为下一步的档案收集指明方向和范围。由此可见,二者既相互依赖缺一不可,又相辅相成相得益彰。而档案基础业务工作无外乎档案的&收、管、用&,做好收集和编研工作就等于做好了一大半的档案基础工作。也就是说,做好档案编研工作就等于抓住了档案基础工作的重点,有事半功倍的效果。因此,做好档案编研工作对促进档案基础工作也具有重大意义。
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&&& 注1:陈乐人《着力推进&三个体系&建设,开创北京档案事业发展新局面》,2011年7月《中国档案》第14页
&&& 注2:王天泉《正不实之名,建务实之言----访中国人民大学信息资源管理学院教授王英玮》,2011年9月《中国档案》72页。
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