1、外库合作方管理不当

其一，在选择外库合作方时引入竞争机制，合作前对候选方的资质、履约能力、行业评价、信誉度等进行全面的考察和风险评估，重点关注外库方业务类型，与企业是否存在竞争关系，权衡利弊，充分考虑对方是否存在履约风险，按公司规定程序和权限审批后择优选取。

其二，在签订存货外库租赁合同前，应充分考虑存货外库管理的各种风险因素与可以采取的防范措施，充分利用合作协议条款约束合作方的行为，比如细化合作方的保管义务，明确其对托管物资丢失、损毁的赔偿标准与方式，强调委托方对托管物资所拥有的监督权等。

其三，企业还应定期对合作方进行持续评估，评价服务质量，了解其财务状况、经营状况，业务范围是否变化等，淘汰不符合合作需求、不满足资质条件、存在较高履约风险的合作方，确保寄存物资的安全。

2、外库存货出库管控不严

其一，与托管方以书面形式明确托管物资出库必须有经委托方指定部门或人员批准的单据作为正式的发货指令，否则都属于托管方擅自挪用托管物资行为，将追究其法律责任。

其二，企业业务部门应定期将发货记录与托管方记录核对，检查双方登记发出存货的品名、规格、数量等信息是否一致，以便及时发现记录差错或存货缺失。

其三，财务部门也应加强对存货出入库等记账原始凭证单据与信息的核对确认，保证财务信息真实可靠。

其四，必要时，委托方可自行聘用仓库保管员或派专人驻场监督，方便信息沟通、进行动态管理，确保信息的真实性、仓储存货的安全和完整。比如，企业规定凡是长期寄存超过一定金额且地理位置较远的外库必须派驻现场人员。

其五，若条件允许，企业可与外库方协商同意后建立统一的仓储管理信息系统，这样企业可以通过该信息平台向外库合作方发送各类托管物资出、入库指令等，并通过该平台随时检查在库物资情况，大大提高外库管控力度。

3、外库抽查盘点力度不够

其一，原则上，外库存放物资的价值越高，盘点的力度就越大，同时也要兼顾考虑库房的地理位置等因素，确保规定的可操作性，比如交通不便的外库在安排盘点计划时可以适当减少抽查盘点的次数，但是必须保证全年一定的存货抽盘覆盖比例；

其二，在安排盘点人员时，应充分考虑不相容职务分离，融入相互制约的内控理念，比如在条件允许的情况下，每次盘点必须保证企业有两人参与，其中一人作为监盘人员负责监督盘点是否按照计划实施，保证盘点结果的真实准确；

其三，盘点结束后，盘点结果还应及时形成书面报告，对盘点过程中发现账实不符的情况，应及时查明原因，落实责任，按照规定权限报批后处理，并将盘点中发现的问题及时与托管方沟通，提出改进建议，监督其落实整改。