哈尔滨市南岗房产经营物业管理有限责任公司第五分公司&&& 周淑红
&【摘要】物业管理作为城市管理的一部份，越来越为人们所认同，成为了居家生活的重要组成部分，其在和谐社会方面有着不可低估的作用。而物业档案在维护社区安定，便利居民生活，保障群众利益，方便居民再就业，为辖区居民提供丰富多彩的文化生活发挥着不可替代的作用。
&【关键词】物业管理；物业档案；和谐社会；保障
&【中图分类号】TU942.62&&&&&&&&& 【文章标识码】B&&&&&&&&&&&& 【文章编号】（9-01
&&&&&&&& 档案管理是物业公司的各项管理工作的关键环节。本文笔者通过对物业档案的特点、发展趋势、社会功用的解读，来阐述物业档案在物业管理中和促进社会和谐上的作用，来说明物业档案管理工作在物业管理工作中的重要性。
&&&&&&&& 一、物业档案管理现代化
&&&&&&&& 1、物业档案管理现代化的含义和内容。管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
&&&&&&&& 2、物业档案管理标准化。我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。
&&&&&&&& 3、现代化对物业档案工作人员的要求。档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。
&&&&&&&& 二、物业档案的特点
&&&&&&&& 1、档案种类多样化。由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商，以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。
&&&&&&&& 2、载体形式多样化。物业档案种类的多样化决定了物业档案形式多样，主要有图、文字、卡、册、表。其中&，图&是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。
&&&&&&&& 3、档案的动态性较强。物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动。
&&&&&&&& 4、公开性和隐秘性并存。物业档案具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。
&&&&&&&& 5、档案的完整性。物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，体现出一种完整性。
&&&&&&&& 6、和人们的日常生活息息相关。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。
物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。
&&&&&&&& 三、物业档案的作用
&&&&&&&& 物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。
&&&&&&&& 四、当前物业管理行业存在的主要问题
&&&&&&&& 1、企业规模总体偏小。由于房地产开发规模普遍较小，开发方大多自行组建物管公司或成立物业管理处等，造成了一般物业企业难以快速实现高规格、大规模发展，企业规模总体偏小的现状。
&&&&&&&& 2、物管投诉多，社会认可程度低。物业投诉产生的重要原因，一方面是物管企业提供的服务和住户期望与理解产生了一定差距。另一方面是开发方没有足够重视所建物业后期管理须要的客观条件与运作成本。还有政府未下力气引导群众对物业管理消费形成正确认识，造成其社会认可度偏低。
&&&&&&&& 我们应该充分认识物业档案管理在推动和谐社会的建立上的重要作用，物业档案管理对构建和谐社会主要有以下三方面社会功能：
&&&&&&&& 一、它具有教化和益智的社会功能
&&&&&&&& 现代物业管理追求的是一种小区的情调、小区的感觉、小区的文化与品味，使住户有一种情感的归属。这样的物业管理，能增长住户的见识，开阔视野，陶冶情操，在潜移默化中提高居民的素养。应尽可能多地提供特色服务，努力做到&人无我有，人有我新&。比如在小区内可建立局域网，物业公司通过网络向业主和使用人及时发布各种服务通知和信息，同时也利用网络来加强物业公司和业主，以及业主和业主之间的沟通。只有通过这些普通小区没有的特色服务，才可以提升小区的管理品位。
&&&&&&&& 二、具有促进居民身心健康的功能
&&&&&&&& 在衣食无忧的现代都市人群中，追求舒适、个性的生活小区正成为人们更高层次需求的集中表现。生活在高档小区，享受着高档物业管理，能产生&物我两忘&的身心体验。这样人就会心情舒畅，心胸开阔，身心健康，提高生活质量。因此，就要求物业公司首先在人员的选择上，应根据岗位的要求，制定严格的录用标准，把好进人关。比如对管理人员，应尽可能地选用那些具有酒店管理经验的，利用他们良好的服务意识，增加物业服务的内在品质。在安全护卫队员的选择上，除了外形的要求，还要在其综合素质，思想品质等方面进行严格的考察和筛选，并辅以不断的培训，提高其工作责任心，以最大限度地保证小区的安全。
&&&&&&&& 三、具有社交和繁荣文化的功能
&&&&&&&& 物业管理作为一种消费与其他消费一样，存在着循序渐进、由低层次向高层次螺旋式上升运动的规律。现代物业管理则能通过建立多种平台或采取多种形式，来促进住户的交流，繁荣社区文化，推动人与人之间的信息和情感交流。因此，物业管理消费促进了居民的社会交流和情感交融。物业公司在业主购房时或住用人租房时就应该掌握物业业主和住用人的第一手资料，在住用人入住后应迅速将物业使用人的档案材料补充完善，并且在物业管理工作过程中不断进行积累。以上三方面主要社会功能，无一不有益于和谐社会的建立。
&&&&&&&& &做文明业主，塑城市精神&，是每一个业主的份内事，但不是每一个业主都能自觉做到的。物业公司每天与业主接触，如能从正面多加引导，从人情、人性、人心入手，搞一些能提高业主文明素质的活动，对于提高管理质量，建设良好的社区文化和精神文明，将会起到推进作用。在房地产市场飞速发展的今天，只要我们物业人能以一种积极、进取、创新的心态不断的努力，住宅小区的物业管理水平一定会很快迈上一个新的台阶。这样一来，和谐小区将会得以实现，正是一个和谐的社区才构成一个和谐的社会。
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物业项目业主档案资料管理规定
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物业项目业主档案资料管理规定
物业项目业主档案资料管理规定提要：业主档案的内容包括：业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工安全保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书
物业项目业主档案资料管理规定
1.职责范围
管理处综合组人员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。
档案的文件材料，必须字迹清楚、真实、齐全。
业主资料要及时归档，归档时要注意整齐，层次分明，便于快速查找，不得零散堆放，也不得随意丢失。
业主档案的内容包括：业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工安全保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书、物业管理合同、住宅移交手续。
档案资料属于保密文件，应妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印。
未经领导同意不得擅自将业主档案调出，如遇特殊情况调出，须填写《档案资料调出登记》，并督促借调人及时归还。
档案的管理环境必须做到&三防&即：防火、防潮、防变质。
日常档案资料检查中发现破损现象应立即修复。
2.质量记录：
《档案资料调出登记》
Plenary Session of the 15th CPC Central Committee, two session of the five plenary meeting spirit, fully implement the Scientific Outlook on Development based XX youth career development planning in accordance with the& 11th Five-Year &,& building a first-class team, with first-class team. First-class performance, the overall requirements of first-class image of the tree &, focusing on& human services, standardized management, work fine, first-class achievements &, give full play to staff assistant, supervision and inspection, comprehensive coordination, service guarantee, focus on the global and group work of the Communist Youth League in the city Municipal Party Central work, and strive to improve the decision-making ability, comprehensive coordination ability, writing ability, supervision ability, logistics ability, innovation ability, continuously consolidate and maintain the education on Party members'advancement activities and enhance awareness of the Communist Youth League education achievements, and vigorously promote the construction of civilization advanced units, units and staff home building activities, balanced, focused, pragmatic, innovation, high standard, high quality, high level, high efficiency to complete various tasks throughout the year.First, pay close attention to research information, efforts to improve decision-making servicesIn accordance with the &information reflect the information, promote the work of information leading work& requirements, adhere t
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物业档案管理工作中存在的问题及解决对策
　　物业管理在我国只有二十多年的发展历史，各项工作尚处于完善阶段。而物业档案管理则是物业管理的重点内容，它对提高物业管理水平，提高物业公司经营效益起到重要作用。物业档案管理工作是物业管理工作的一个重要组成部分，它对物业管理工作效果起到重要作用。随着城市进程的加快，房地产业越来越繁荣，物业档案越来越多，人们对物业档案管理工作质量要求也越来越高。而当前我国物业档案管理工作中还存在一些突出问题，影响了物业管理水平的提高。 中国论文网 http://www.xzbu.com/2/view-5559391.htm　　1、物业档案管理概述 　　物业档案是指物业管理活动中所产生的所有文件材料，是原始性证明。由于物业档案的形成者非常之复杂，既有物业管理公司、物业管理人员、物业使用人员，也有工程图纸的设计人员、房地产开发商、规划局等，物业档案种类多，载体形式也多，如：图片、声像资料、表、文字材料、计算机软件等。 　　物业档案是物业管理活动的依据，从物业管理活动开始，建筑物的养护、维修等都离不开档案。随着房地产业的快速发展，物业管理内容越来越多，而物业档案的种类也逐渐增多。目前，物业档案的种类主要有两种：一是物业管理公司在其日常管理活动中产生的档案资料，比如说：党群工作档案、经营档案、设备档案、人员档案等。二是基层档案人员在日常管理活动中形成的专门档案，如：物业维修档案、业主资料档案、物业管理服务档案等。 　　今天的物业档案具有形式多样化、隐秘性、动态性、完整性等特点，它要求工作人员不断提高自身素质，提高物业管理水平，及时收集、整理、归档各类物业档案，提高物业档案的利用率，从而有效提高物业管理服务水平，促进物业公司的可持续发展。 　　2、物业档案管理工作中存在的问题 　　虽然说许多物业公司都认识到物业档案管理的重要性，但是，物业档案管理工作仍然还存在很多问题，不利于物业管理水平的提高。 　　2.1资料收集不全 　　物业档案具有很强的动态性，它伴随着物业管理活动的运转而不断增加，这也就要求物业档案管理人员及时收集、整理相关的资料，并形成物业档案资料。但是，当前我国许多物业公司的档案管理人员档案资料收集意识低，不了解资料收集的流程和方法，导致收集回来的材料质量不高。档案材料在流转中手续不健全，导致材料的收集、补充工作异常艰难。另外，由于物业公司没有明确规定档案的整理、归档方面的工作制度，进而就导致档案人员填写资料时出现不完整、不清晰现象。 　　2.2管理人员素质有待提高 　　档案管理是一项非常专业的工作，对工作人员的专业性、职业道德修养要求较高。但是，许多物业公司的档案管理人员是由客服人员兼任的，他们对档案的收集、整理、归档、保管等方面的业务了解不透彻，档案管理意识薄弱。由于他们还有其他的工作任务，因而很多时候都只是将档案存放到档案盒中就了事，档案管理水平低。而且，在档案的流转过程中，由于手续不健全，一旦出现档案的丢失、破损现象，经常出现大家相互推卸责任的现象，这也不利于物业管理效率的提高。所以说，在当前形势下，要提高物业管理工作效果，就必须尽快提高物业档案管理人员的素质，加强物业档案的收集、整理、归档和保存，提高物业档案管理工作效率，促进物业公司的可持续发展。 　　2.3档案管理制度不健全 　　物业公司管理者对档案管理工作重视度不高，没有制定出健全的档案管理制度，比如说：档案管理人员的工作职责和义务、档案的分类和归档规定、档案人员的业绩考核、档案管理的目标等。于是，在基层物业档案管理上，存在“只存不管”的现象，物业档案管理规范性、保密性差，物业档案管理工作效率低下。多数物业档案管理人员不知道保密性是什么，这也就加大了泄密风险，不利于物业公司的可持续发展，甚至会引起多方纠纷现象。 　　2.4档案利用率低 　　由于物业档案是在物业管理活动中产生的，它与人们的日常生活息息相关，比如说：房屋维修档案、房屋租赁档案、管理缴费档案等就经常被反复调阅，这也说明物业档案的利用率比较高。但在实际工作中，由于物业公司的档案资料非常之多，而且物业档案的载体也在逐渐增多，但是物业档案管理水平低，要查阅某些档案资料时往往需要花大量的时间，进而影响到物业管理活动的顺利进行，也间接导致档案利用率低，给物业公司的经营管理活动带来了一定程度的困扰。 　　3、做好物业档案管理工作对策 　　随着市场经济的快速发展，物业公司也面临着激烈的市场竞争压力，管理者必须深刻认识到档案管理工作对企业发展的重要影响，努力提高档案管理水平，提高物业管理服务水平，增强企业市场竞争力，降低经营风险。 　　3.1增强档案管理意识 　　企业领导是企业所有经营管理活动的核心，提高领导的档案管理意识才能逐步自上而下的提高所有人员的档案管理意识。增强领导的档案管理意识才能逐步完善档案管理制度，建立完善的责任制，并加强档案管理，将档案管理工作作为物业管理工作的重点，将档案管理工作作为物业管理水平的重要考核标准，进而在企业内部形成人人关心档案管理的工作作风，稳步提高档案管理水平。 　　增强企业所有员工的档案管理意识，将档案管理纳入到每年的工作计划中，并将其分解落实到各个部门的工作目标中，所有人员在日常工作中都能时时想到“档案”，加强档案的收集、整理、归档和保存。增强档案管理意识一定程度上提高了档案管理人员的保密意识，降低了物业档案的泄密风险。增强档案管理意识有利于物业档案收集质量和效率的提高。提高全体员工的物业档案管理意识，使所有员工在实际工作中想到档案，并积极主动去收集物业档案，及时收集档案，提高档案管理水平。 　　3.2完善档案管理制度 　　档案管理制度是物业档案管理工作的标准和依据，而物业公司却并未建立起严密的档案管理制度，需要企业领导认真考核企业的档案管理现状，借鉴其他物业公司档案管理的成功经验以及国外的成功经验，逐步完善档案管理制度，建构严密的档案管理制度体系，提高档案管理水平。
　　比如说：根据企业物业档案的特点下发《物业档案归档制度》、《物业档案鉴定规范》、《物业档案管理工作人员的职责》、《物业档案流转手续》、《物业档案整理规范》等文件，并通过培训教育的形式使所有档案管理人员熟悉档案管理制度，并严格按照管理制度的要求开展档案管理工作，从而逐步提高物业档案管理的规范性和科学性。 　　建立科学的物业档案管理体系，并结合具体的措施落实物业档案管理体系，抓好物业管理每一环节的工作，逐步提高物业档案管理的规范性。使所有档案人员都能严格执行管理制度，收集、整理、归档、保存物业档案，逐步提高物业档案管理水平，为物业管理带来更多便利，促进企业的可持续发展。 　　3.3加强培训，提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养 　　档案管理工作是一项任务重、责任大、要求高的工作，只有不断提高档案人员的专业素质和职业道德修养才能逐步提高档案管理水平。 　　第一，招聘一批专业的档案管理人员从事档案管理工作，丰富档案管理队伍，推动档案管理队伍建设。 　　第二，通过形式多样的业务培训和进修，做到持证上岗，提高档案管理人员的业务素质和专业知识水平，转变档案管理人员的管理理念。学习先进的科学技术，创新档案管理方法，促进档案管理的信息化、现代化、自动化，提高档案管理效率和质量。 　　第三，通过法律教育、职业道德教育等提高档案管理人员的责任意识、保密意识、法制意识等，使档案管理人员细心、耐心的完成每一天的档案管理工作，在档案管理上默默奉献，逐步提高企业的物业管理水平。 　　3.4引进先进的管理方法，提高档案管理的信息化 　　随着科学技术的发展，物业档案管理方法越来越多。就检索方式上来说，分为计算机检索和手工检索，计算机检索是一种利用计算机软件实现的高效检索方式，而手工检索却需要耗费大量的人力、时间，给档案管理工作带来不便。所以说，物业公司要积极引进先进的管理方法，引进先进的物业管理软件系统，提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作效率。 　　而规模较小的物业公司档案少，档案管理则可以采用普通的EXCEL表格来完成，根据档案工作的需要，重新设置EXCEL表格的某些选项，然后再将相关内容录入进去，利用EXCEL表格提高档案管理效率。 　　引进先进的管理方法可以提高档案管理效率，减少管理人员的工作量，提高档案的利用率，使物业档案在物业管理工作中充分发挥作用和价值，提高物业管理效率。 　　3.5建设专门的物业档案室 　　建设专门的物业档案室，档案室则应符合《档案法》的相关标准，具有坚固耐用的特点。同时，由于档案资料很多都是纸质文书，这也就要求档案室必须有相应的防火、防潮、防虫、防尘、隔热等措施，采用专业的温湿度调节装置、防火防光窗帘、消防器材等。同时也有许多档案是电子文档、视频资料等，这也就要求有相应的防火墙的安全措施。档案是企业的一级机密，所以说，档案室还要有相应的防盗措施。 　　3.6强化档案收集 　　物业档案种类多，载体多，而收集是档案管理的第一步，企业必须派遣专业的档案管理人员从事档案的收集整理工作，加强收集力度，及时将物业管理活动中产生的档案收集起来，并伴随着物业管理活动的发展而不断丰富和完善档案。将原始的材料收集回来之后严格按照相关规定将材料制成标准的图、文、卡、册、表等档案。图一般是指各类图纸，如：房屋的施工设计图。文则是各类文字资料，比如说：房屋租赁合同、房屋装修合同等。而卡则是物业管理活动中产生的各种卡片，如：设备维修卡。册是为了提高物业管理水平而形成的专题化手册，如：绿化管理手册。表则是指各类房屋装修申请表、业主情况登记表等。 　　提高物业档案管理人员的素质，提高档案收集质量，建立完整、真实的物业档案，提高物业管理水平，保证物业管理工作的顺利进行，减少纠纷现象的出现，促进物业公司的健康发展。 　　物业管理说白点就是一种服务活动，其服务水平至关重要，而物业档案管理作为物业管理的重要内容，是物业管理活动的重要依据，对提高物业管理水平有突出作用。而我国大多数物业公司没有认识到档案管理的重要性，档案管理水平低，影响了物业管理水平的提高。公司领导者要看到档案管理的重要性，并建立健全的档案管理制度，加强技术培训，强化档案收集整理，改进档案管理方法和理念，建立专门的物业档案室，加强档案管理队伍建设，逐步提高物业档案管理水平。
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1、名词解释
（1）、档案：档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及从事政治，军事，经济，科学，技术，文化，宗教等活动直接形成的对国家和社会有保值价值的各种文字，图表声像等不同形式的历史记录。
（2）、物业档案：国家机构，社会组织和个人从事事业管理活动时直接形成的对国家和社会有价值的各种文字，图表，声像等不同形式的历史记录。
（3）、物业文件：物业管理公司日常运作的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成多种专业性文件。
2、物业档案有哪些特点？这些特点对我们做好物业管理有何启示。
答：（1）形成领域较为局限。(2)、档案的动态性较强。（3）组成档案的文件。（4）、档案的完整性。（5）、和人们的日常生活息息相关。（6）公开性和隐秘性并存。
认识和研究这些特点，对掌握物业管理专门档案的运动规律，开展物业档案工作，实现物业档案的科学管理和开发物业档案信息，具有重要的指导意义。
3、物业档案具有哪些属性？了解这些属性特点。
（1）、本质属性，即原始属性，是构成档案价值—凭证的价值的基础。
（2）、一般属性，即文化属性，知识属性和信息属性，档案的这些属性是构成其一般价值—参考价值的属性，而人们获取这些知识情报的需求使档案的参考价值得以体现。
4、如何区别物业档案和物业文件，物业档案与历史文件？
答：物业文件即物业管理公司日常运作的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后，就过度为物业档案。物业档案也有四个构成要素，（1）、档案的形成者。（2）、档案的内容。（3）档案的形式。（4）、档案的本质。这些都可以区分物业档案和物业文件。历史文件是一段时间过后，其现行效用消失，但还是有查考价值。而物业档案是国家机构，社会组织和个人从事物业管理活动直接形成的对国家和社会价值的各种文字，图表，声像等不同形式的历史记录。从定义区分物业档案与历史文件。
5、请您结合物业管理实践，谈谈物业档案在物业管理活动中的重要作用。
答：（1）物业本身的档案是物业管理中维修养护、更新改造必不可少的重要依据。像现代建筑工程进入地下和埋入建筑体内部的设施越来越多，越来越复杂，工程一旦故障，物业本身的档案就是宝贵的财富。可以使维修养护工作事半功倍。省时省力。 （2）物业业主和住用人档案是物业管理公司开展物业服务的前提和基础，像从档案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入阶层时，可以提供清洁家洁，代洗衣服，汽车清洗养护等服务。若是普通的工薪阶层，可考虑提供电气维修服务。（3）物业档案具有一定的凭证。像安全监控录像档案，它真实的记录着某时某刻有何人进出过某幢大楼，当有人查询时，安全监控录像档案是最有力的凭证。（4）物业档案是开展物业管理研究的基础统计素材。例如：通过全面查阅分析某一住宅小区的租赁档案，可以了解该小区近年来的租赁情况，从而总结出进一步拓展该小区租赁市场的经验和对策。
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