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办公环境管理(新)
办公环境管理学习目标1.能够设计办公室环境的格局。 2.能够维护办公室的工作环境。 3.能够改进和优化办公环境。 4.能够按照需求创建办公室环境。一 办公室环境格局设计任务情境某公司准备在上海开办一个销售分公司，租用了某写字楼其 中的一层大厅，秘书小张接到了布置办公室的
任务。对于一层大 厅的格局需要重点考虑的是该公司的产品需要一块两百平米的展 区，同时还要合理布置正副经理的办公区、接待区、销售部、财 务部。小张将整个一层大厅设计为当今很流行的全开放式办公室 和半开放式办公室，大厅的前半部区域用作产品展厅，大厅后半 区域作为销售分公司的办公区，每个区域都使用能站立并能够移 动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。 思考：这样的办公环境布局是否妥当可行？任务一 办公室环境格局设计一、办公室环境 办公室环境是指办公室中影响工作人员的心理、态度、 行为以及工作效率的各种因素的总和。 硬环境：建筑设计、室内空气、光线、颜色、 办公设备等 软环境：办公室的工作气氛、人员的素养、 团体凝聚力等一 办公室环境格局设计二、办公室布局 1.开放式办公室
一 办公室环境格局设计(1)开放式布局的优点① 建筑成本的降低。 ② 空间利用率的增加。 ③ 重新布局的灵活性。 ④ 易于沟通，便于交流。 ⑤ 易于管理。 ⑥ 容易集中化服务及共享办公设备。一 办公室环境格局设计(2)开放式布局的缺点① 缺乏单独办公的机会。 ② 不容易集中精力。 ③ 很难进行机密性工作。 ④ 噪声太大。一 办公室环境格局设计2.封闭式办公室
一 办公室环境格局设计(1)封闭式办公室的优点 ① 比较安全，便于锁门。 ② 可以保证工作的机密性。 ③ 易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作。 ④ 保护私人空间，易于保护隐私。(2)封闭式办公室的缺点 ① 建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。 ② 难以监督员工的活动。 ③ 难以进行沟通。员工被分隔开，易感觉孤独。三、办公室结构和布局需要考虑的因素(1)职工的人数。人数多，需要的空间就大，费用也要增加。 (2)购买或租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在一些 城市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。 (3)机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个部室。 (4)组织经营的性质或内容。 (5)便于部门间的工作联系，以确保科学有效地实施工作流程， 减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部 门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。一 办公室环境格局设计(6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。如开放 式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易 于保密。 (7)走廊、楼梯、通道的宽窄要适宜畅通，符合安全需要，并安 排好公用区域。 (8)办公室随组织的发展变化也要变更，需要具有灵活性。如采 用容易站立、移动或拆除的间隔物，给办公室的设计和改变提供 更大的选择。四、办公室布置的原则1、有利于沟通 ? 2、便于监督 ? 3、协调、舒适?二 办公室环境优化刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产 品分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重 要的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味 让他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经 过一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊 来，问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来 的外卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好， 闻到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中 其他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都 打开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？二 办公室环境优化一、改善办公室环境的办法 1.办公室的绿化 2. 空气的优化 (1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。 办公室的温度冬天一般在20～22℃，夏季在23～25℃之 间为最宜。 (2)湿度。 (3)清洁度。 (4)流动速度。办公室环境优化3.光线的优化 办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力 4、色调的优化 暖色调：红、橙、黄 冷色调：绿、蓝、紫 中间色：黑、白、灰
三 办公室环境维护与安全管理秘书小张每天上班和下班前都将自己的工作区域清 洁整理得干干净净，同时她也主动清洁整理自己常用的 复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当 她看到复印纸零乱堆积，公用字典扔在窗台，废纸装满 了没人倒，她都及时做些清洁整理工作，以维护办公环 境的整洁。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常 用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等 都摆放有序。下班前也将办公桌收拾得干净整齐，从不 把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理 和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔 机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常让别人找不到， 从而影响了工作。三 办公室环境维护与安全管理秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘， 办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的 文件总是东查西找，每日常用的“访客接待本”也总是 找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他 处。思考：上述三位秘书的办公室环境维护与管理能力如 何？三 办公室环境维护与安全管理一、办公室日常维护的内容 1、办公空间 2、办公桌椅 3、办公用品 4、计算机等自动化办公设备。二、办公室的安全隐患及处理（一）办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患； 2、光线、通风、噪音、温度、通道隐患； 3、办公家具隐患； 4、办公设备及操作隐患； 5、工作中大意造成伤害的隐患； 6、工作中大意造成泄密的隐患； 7、火灾隐患（二）.办公环境隐患检查的方法(1)确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进 行安全方面的检查。 (2)发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险。 (3)如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和 义务报告、跟进直到解决。 ( 4)将异常情况的发现、报告、处理等过程认真 记录在本企业的“隐患记录处理表”中。隐患记录及处理表序号 1 时间 11月4日 隐患情况 电脑线交叉 错乱 造成隐患 原因 地表裸线 多无人处 理 隐患危害 绊倒人 处理人 工程部王 亮 采取的措 施 整理埋在 地毯下23 4 511月11日11月18日 11月19日 11月25日标识牌掉落机器卡纸 靠窗一排电 脑屏幕晃眼 周末5号文 件资料柜未 锁固定的钉 子脱落使用设备 操作不当 无窗帘遮 挡 负责研发 的人员外 出开会牌子掉下 砸伤人机器损坏 有损眼睛 失密隐患工程部王 亮电脑部李 华 行政主管 张强 研发部经 理王立同重新固定 好检修复印 机 安排窗帘 周一开会 强调一、案例分析题课后训练1．姜成维进入民营公司大唐公司实习不久，办公室主任带着他到各个 部门转了一圈，姜成维发现办公室崭新，办公设备与条件也不错。但各个部门也存在很多问题，比如，办公桌椅摆放不够美；一些公共设备摆放不合理；办公桌上杂乱无章，尤其是女职员办公桌上还摆放着 个人DIY照片、小花盆、卡通小饰品等，把文件材料挤在一个小空间里；窗台上布满灰尘；房檐上走廊上的角落里隐隐约约有蜘蛛网丝；绿化植物没有好好料理。回到自己办公室后，办公室主任布置了一个 任务交给姜成维：设计一个详细可行的改善办公环境的方案。姜成维 不愧为秘书专业的高才生，充分了解公司是一个刚创办不久的民营企 业，根据对各个部门办公环境的认识与感受，结合民营企业特点及员 工素质情况，不出几天就设计了一份详细完善的办公环境改善方案。课后训练方案得到办公室主任的肯定，一些具体措施也得到了具体的实施，而 且效果不错。 分析讨论： (1)如果你是姜成维，你会如何改善大唐公司的办公环境？ (2)对职员个人办公环境该如何整理？ (3)如何才能创造办公环境的和谐与舒适？ 2. 分析讨论： (1)对于上班可以带小孩、带宠物的办公环境，你怎么看待，赞成还是 反对？ (2)比较人性化的办公环境设计与整洁有序的办公环境设计，如果你是 老板，你倾向于采用哪一种？谈谈你的看法。
电大职业技能实训平台2.0――办公室管理(新整理).doc_高等教育_教育专区。办公室管理(行政管理) 职业技能实训平台之实训练习第 1 题: 第 2 题: 第 3 题: ...办公环境及员工行为管理要求新_制度/规范_工作范文_实用文档。文件编号:SL―XZ―6.3.1 版本/版次:A/00 办公环境及员工行为管理要求 一、 主要职责: 1、各部门...TEL:1
办公室管理制度为规范办公室的日常办公管理,减少不必要的浪费,创造一个良好的办公环境, 特制订本制度。 第一条:适用范围 本...苏州海格新能源汽车电控系统 科技有限公司 办公室空调使用管理规定 ?? 批准 审核...环境,现将办公室空调的使用规定如下: 一、空调使用实行“专人负责制”,各办公...第 14 题: 会议简报编写要求“新” ,指的不是( 要提出新人 )。 第 15 ...(对) 124、办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度(对) 125、政府采购...3、审核员在某一企业的办公室审核时发现连续有三个文件对该企业噪音扰民提出...其目的是为了防止建设项目产生新的污染,破坏生态环境。它与环境 影响评价制度相...办公室印章使用管理制度(XX企业最新版)_公共/行政管理_经管营销_专业资料。印章...如有需要须填 写《印章制发申请表》申请新的印章。 4. 印章保管人的责权...对有突出贡献者,公司报 公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会,鼓励员工积极向...第六条 待办公品即将使用完毕,需提交新的购置计划时,经办人必须 将符合上述...2015最新版办公室管理课程教材各章案例分析及参考答案(案例分析出题范围)_管理学_高等教育_教育专区。中央电大(国家开放大学)统考课程办公室管理案例分析考核...(八)负责中新广州知识城环境保护、执法以及建设项目 环境评价文件的审批工作。 ...(一)中新广州知识城项目办公室。 负责中新广州知识城招商引资工作,根据中新...
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