固定资产属于企业重要资产,尤其是在制造类企业资产中占较大比重。因此固定资产核算与管理是各品牌ERP管理软件不可或缺的功能模块。在用友ERP软件60万企业客户中绝大多数都配置了总账系统、报表系统、薪资系统、固定资产系统。固定资产管理系统的功能可概括为:帮助企业的财务部门进行固定资产总值、累计折旧数据的动态管理;为总账系统提供相关凭证;协助企业进行部分成本核算,同时还为设备管理部门提供固定资产的各项指标管理工作。具体内容包括:固定资产卡片管理、固定资产折旧管理、固定资产账表管理、固定资产评估管理、固定资产数据维护管理。其操作又分为固定资产系统初始设置、日常业务处理和月末处理3个阶段。在学习和使用用友ERP-U861固定资产管理系统的过程中,常会出现一些问题。一、 固定资产系统初始化常见错误系统初始设置包括建立固定资产子账套、基础设置和原始卡片录入3项内容。现象1:直接进入固定资产系统中双击启用该模块,提示子系统登录失败(如图1所示)。[主要原因]没有事先建立会计核算账套;或者已有会计核算账套的,需启动注册该账套。[分析]固定资产子账套是在会计核算账套的基础上建立的。对于已有会计核算账套的,还需启动注册该账套。[解决方案]在系统管理模块中先建立会计核算账套或者已有会计核算账套的,启动注册该账套。然后在固定资产系统中建立子账套。但需注意,这时在基本信息中重新启动时会出现如图2所示的提示,即系统的自动锁定保护,为此,用友U8系列,在操作中经常需下载安装相关附件——用友异常任务清除工具配合使用(如图3所示)。现象2:固定资产系统初始化账套时,折旧方法不能选择,该账套内与折旧有关的所有功能均不能操作(如图4所示)。[主要原因]初始化子账套时,没有判断勾选“本账套是否计提折旧”。[分析]按照现行会计制度规定,行政事业单位的所有资产不计提折旧,而企业单位资产需要计提折旧。故初始化时操作者应根据本企业性质确定本账套是否计提折旧,即选定本单位折旧应用方案。若确定本账套不提折旧,则该账套内与折旧有关的所有功能无法操作。[解决方案]在建立固定资产系统初始化账套向导“折旧信息”界面,勾选上“本账套计提折旧”。注:该判断在初始化设置完成后就不能修改了(如图5所示)。现象3:录入固定资产卡片时,固定资产编号不能自行修改(如图6所示)。[主要原因]录入时选择的固定资产类别错误。[分析]固定资产初始化时选择的编码方式分“手工输入”与“自动编码”。 自动编码的规则有“类别编号 序号”、“部门编号 序号”、 “类别编号 部门编号 序号”、“部门编号 类别编号 序号”4种。录入时系统自动弹出“资产类别参照”可供用户正确选定。可按选定自动生成固定资产编号。[解决方案]放弃当前录入页,重新进入 “资产类别参照”选择(如图7所示)。现象4:录入固定资产卡片时,卡片上固定资产折旧方法不能自行选择(如图8所示)。[主要原因]该项固定资产所在类别设置了“计提属性”为“总不计提”。[分析]固定资产类别的“计提属性”决定单项固定资产的计提属性。类别“计提属性” 设置为“总不计提”,当然就不能选择单项资产折旧方法了。[解决方案]删除当前类别下所有固定资产卡片,重新进入 “资产类别”设置窗口修改“计提属性”为“正常计提”(如图9所示)。二、 固定资产系统日常处理中的常见错误现象1:固定资产增加业务,录入系统卡片时录入失败(如图10所示)。[主要原因]资产增加业务的卡片与原始卡片的录入口不是同一功能菜单。[分析]资产增加是一种新卡片的录入,与原始卡片录入相对应。判断资产通过“原始卡片录入”还是通过“资产增加”录入,在于资产在本单位的开始使用日期,当开始使用日期的期间等于或大于录入的期间时,只能通过“资产增加”录入卡片。[解决方案]对于录入当月新增资产,改在“卡片”—“ 资产增加”菜单项下录入。现象2:固定资产在日常使用中由于毁损、出售、盘亏等各种原因引起的资产减少业务,在“卡片”—“资产减少”时提示“本账套须进行计提折旧后,才能减少资产!”(如图11所示)。[主要原因]本账套还未进行计提折旧处理。[分析]按照现行会计制度规定:当月增加资产,当月不计提,下月开始计提; 当月减少资产,当月照提,下月开始不提。故系统自动设置了当账套开始计提折旧后才可以使用资产减少功能。[解决方案]在系统“处理”中完成“计提本月折旧”后,再作资产减少处理。现象3:固定资产系统日常处理—批量制单时,制单设置后按“制单”按钮,提示“外部凭证不能制单”(如图12所示)。[主要原因]制单设置保存时,系统延迟现象。 [分析]批量制单规则是根据任务列表窗口重新保存的制单设置去匹配原始凭证,再自动调出记账凭证来完成制单的。这一过程可能出现系统延迟或匹配不到原始凭证的情况。[解决方案]退出U8系统,重新注册登录,进入批量制单,该错误现象消失。现象4:固定资产使用过程中,要调整卡片上的某些项目,作卡片—变动单业务时,提示“当月原始录入或新增的资产不允许做此种变动业务”(如图13所示)。[主要原因]业务操作日期是该项固定资产卡片录入的当月。[分析]固定资产卡片上的某些项目变动,这种变动要求留下原始凭证称为“变动单”。资产变动包括:原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限变动、折旧方法调整、净残值(率)调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整。其他项目如名称、编号、自定义项目等的变动直接在卡片上进行。但变动单业务系统设置只能在录入卡片的以后月份进行。[解决方案]先计提本月份折旧并制单、结账后,再以录入月份的次月注册进入固定资产系统,进行以上变动单业务操作便可。三、 固定资产系统期末处理中的常见错误现象1:已计提减值准备的固定资产价值又得以恢复,用友U8系统中变动单业务中仍提供可以转回的处理(如图14所示)。[主要原因]U8系统是根据我国2006年以前旧会计准则开发设计的。[分析]我国旧会计准则相关规定:已计提减值准备的固定资产价值又得以恢复,应在原已计提的减值准备范围内转回。2006年出台的《新企业会计准则第8号——资产减值》则作了重大变动:“固定资产减值准备一经确认,在以后会计期间不得转回”。[解决方案]会计信息系统是会计业务处理的工具,其功能应顺应会计准则的变更适时进行修改。在当前旧准则向新准则过渡的情况下,软件的操作者更应该首先熟悉新准则的变更,以免误操作会计业务。现象2:固定资产系统月末不能结账(如图15~图17所示)。[主要原因](1)未完成本月计提折旧。(2)未完成本月制单任务。(3)初始设置时选择了“与账务系统对账不平衡时不允许结账”。[分析](1)固定资产计提折旧是固定资产系统的主要功能,每期末必须按折旧周期设置计提完折旧,才能结账。(2)系统中有相关原始凭证要生成记账凭证,将数据传输给账务系统后才能结账。(3)系统在执行月末结账时会自动对账一次,如果对账不平,需根据初始化时是否选中“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”来判断是否可以进行结账处理。[解决方案](1) 计提本月折旧并生成折旧分配凭证。(2) 批量制单中完成所有未制单任务。(3) 系统设置—选项窗口中重新勾选上“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”(如图18所示)。主要参考文献[1] 王新玲,汪刚. 会计信息系统实验教程[M].北京:清华大学出版社,2006.[2] 王善平. 2006年企业会计准则解读[M]. 长沙:中南大学出版社,2006.}