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浅谈办公自动化在企事业单位中的应用
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办公自动化在秘书工作中的作用
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企业办公自动化系统功能分析
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你可能喜欢办公自动化发展历程
办公自动化发展历程
　　的发展历程是怎么样的呢?一起跟小编来了解一下吧。希望对大家有用，更多内容请关注应届毕业生网!
　　说到oa办公系统，最开始是基本的审批，以及一些档案管理，公文流转，始于政府，也一直被认为扮演着秘书的角色，企业依靠他用于基本的日常行政事务的处理，很难在其他点上打开一片新天地。
　　而今天，随着协同软件理论和技术的日趋成熟，协同 OA办公系统应运产生。它源自传统 OA办公系统，但又完全摆脱了原有的局限，并凸现出其不同与传统 OA办公系统的应用和更高层面的价值。
　　在阐述传统 OA办公系统和协同 OA办公系统的区别之前，让我们来回顾一下 OA办公系统的发展历程及其相应的特点。
　　回顾：办公自动化的发展过程
　　第一代 OA办公系统起源于政府公文和档案管理的需求，它实施了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心，办公其实就是办文，并形成了以后 OA办公系统的基本体系。此时 OA办公系统的架设也多在 C/S 下，无法很好的支持远程办公和移动办公。
　　第二代 OA办公系统是从 90 年代中期开始，随着互联网( Internet )的兴起与发展而产生的。以 Internet 为基础，第二代 OA办公系统实现了 B/S 架构，并很好的支持了移动办公的需求，企业资源不再受到通讯技术的限制。同时， OA办公系统系统也加入了更多的功能，如 BBS 、新闻发布、日程安排、人事信息等，但从本质上来说第二代 OA办公系统依然以公文和档案管理为核心内容。
　　90 年代末期开始，随着市场环境的变化和协同管理( Collaboration )的兴起， OA办公系统的指导思想开始发生转变，更多的强调跨地域、跨部门之间的协同， OA办公系统中也加入了新的协作工具，如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等等，第三代 OA办公系统出现了。但此时的 OA办公系统还是没有完全突破传统 OA办公系统的局限，实现的协作也仅是局部的、浅层次的;更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。
　　纵观 OA办公系统的发展历程，我们发现，办公自动化很多时候作的工作不过是将手工进行的事务搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，而其本身却没有增加多少先进的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和档案管理的 OA办公系统也一直很难摆脱最初的定义模式，除了将企业的一些文档、信息进行了电子化，并在工作流管理上有所增强外，并未给企业带来更多的价值。同时，尽管第三代 OA办公系统开始加入新的理念如 & 协同 & ，但从根本上来说，它只是利用了一些简单的协作工具，从企业管理的整体角度来看，它离真正的 & 协同 & 还有相当的距离。
　　现状：用户面对的 OA办公系统系统
　　了解了 OA办公系统的发展历程和基本特性后，我们不禁要问，那么现在用户面对的办公自动化系统又是怎样的一个情况呢?
　　第一类 OA办公系统：沿袭传统 OA办公系统，简单和低价
　　开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价格和开发成本都比较低，它的功能主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。并加入了一些辅助功能如， BBS 、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能比较简单且相对独立，其中包含的各种信息依然以 & 孤立 & 和 & 静态 & 的形式存在。总体上来说，这类 OA办公系统只能帮助企业迈入 & 办公自动化 & 的初级阶段，对希望利用 OA办公系统提高管理水平的企业来说并没有多大实质性的帮助。
　　第二类 OA办公系统：实现了部分的协作，有一定灵活性
　　第二类 OA办公系统相对来说是比较先进的 OA办公系统，它开始纳入一定的协同管理思想，在功能上也进行了相当的改进，除了对工作流程的功能进行了加强之外，还利用各种协作工具实现人与人之间、部门与部门之间的协同， OA办公系统的架构也比较灵活，然而它各方面的功能还是相对独立的，尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接，其 & 办公 & 涵义的广度和深度也没有达到一个更高的层面。
　　面对办公自动化的现状，我们会问：办公自动化到底应该为企业带来什么应用价值?它将何去何从?实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化的涵义。我们需要的是重新审视企业的管理和信息化需求，从而挖掘 OA办公系统新的应用价值。
　　思考：寻求 OA办公系统的价值
　　让我们先来看一下现实情况中的企业办公情况。办公，这里也可以理解为 & 日常的工作 & 。这个日常工作的涵义是很广泛的。从人员应用的角度来看，企业管理者希望随时了解整个公司的运作情况，与各部门保持经常性的沟通和交流，从、财务等方面监控企业的整体情况并支持决策，因此他关注 & 监控和决策 & ;部门领导希望方便的分配工作任务，查看下属的工作进展情况，对其做出相应的指导，对业绩进行评价，并与上下级和其他部门建立紧密的联系，因此他关 ? 管理和协调 & ;普通员工希望可以查看自己的工作计划和进度，很方便的利用各种管理工具，例如文档管理、知识库、客户管理、项目管理等完成自己的工作任务，因此他关注 & 高效和协作 & 。而从应用内容的角度来看，日常工作事实上涵盖了对知识、文档、人员、资产、财务、项目等方面的管理，并且每个管理的环节都关联紧密，相互作用。因此在现实情况中办公的涵义远远超出了我们既定的范围，传统 OA办公系统只是从一个狭义和片面的角度去实现了 & 办公自动化 & 。因此 OA办公系统应该从更广阔的角度来考虑 & 办公 & 的涵义，并与企业的需求进行紧密的结合。
　　再来看一下企业当前的信息化现状。我们发现，过去的很多应用系统都是相互割裂的，它们往往关注单个或局部资源的管理，相互之间很少能够紧密协调起来， & 信息孤岛 & 、 & 应用孤岛 & 和 & 资源孤岛 & 三大难题不可避免的存在。企业常常面临沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源和资源之间各自为政，难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人，部门与部门，企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，企业更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。而传统 OA办公系统由于其应用的局限性难以满足企业 & 协同管理 & 的需求。因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入 OA办公系统中，使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合，从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。
　　从以上可以看出，一方面我们应该延展和深化 OA办公系统的应用，另一方面需要将协同的理念纳入 OA办公系统中，于是便催生了新一代的办公自动化系统――协同 OA办公系统。
　　变革：协同 OA办公系统实现的飞跃
　　协同 OA办公系统基于全新的管理理念和功能体系而设计，因而它呈现出完全不同于传统 OA办公系统的特性，在泛微软件的协同 OA办公系统产品 e-cology 中，首先可以体现为如下三方面的基本设计思想：
　　信息网状思想：将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张 & 信息网 & ;业务关联思想：对各种业务环节进行整合并实现在统一平台上的统筹管理;随需而应思想：企业的各种资源，可以被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通和协作。
　　基于这三大基本思想体系设计的协同 OA办公系统一方面打造了高度 & 协同 & 的管理和办公环境，另一方面大大深化了 OA办公系统的应用，从而完全突破了传统 OA办公系统的局限，有效帮助企业整合各种资源，提升管理：
　　关联：企业的分析和决策来源于准确、全面和及时的信息，而 & 孤岛式 & 的信息一方面很难全面反应真实的情况，另一方面也容易造成数据混乱、更新不及时、难以统一管理和获取等问题。在传统 OA办公系统中，例如销售经理要审批一项费用报销单，如果他对这笔费用的来龙去脉不清楚，就很难从这张报销单上获得更多的信息，因为他所获得的仅仅是一些静态的，表面的信息;这个时候他可能要通过不同的应用系统去查询更多的信息，或者与相关人员进行交流，这样就大大降低了工作的效率和准确性。而在协同 OA办公系统中，由于信息之间已经建立了各种关联，因而销售经理可以从这张报销单开始，迅速提取其他的相关信息，如报销事件的来龙去脉、涉及到的客户或项目、提交人的情况、原始单据或凭证的扫描等，同时又不必在不同的应用系统之间切换。通过这样的关联，为企业真实的还原了信息本来 ? 网状结构 & ，从而为管理扫除了信息获取不全面和不及时的障碍。
　　深化：企业管理涉及到的环节是众多的。现代化企业就象一台不停运转着的精密机器，而各种管理和运营环节就象是机器上的各个部件，相互之间有着千丝万缕的关系，并且必须为企业的共同目标而实现一致性的运作。例如一个产品的销售，涉及到产品的功能和质量(产品研发、质量监控及升级)、产品的市场宣传(宣传平台、宣传文件和方式)、具体销售业务的开展(客户管理、项目跟踪、合同签订)、相关费用的报销(单据填写、流程审批、数据更新)等，而这些业务是否能够被很好的管理并实现统一性的协调将直接影响到产品的销售成果。传统 OA办公系统由于其局限性，所涵盖的管理深度及广度都是十分有限的，因而很难对这样的一些比较复杂的业务过程进行管理，当然就更难以支持整个业务链的平滑运作了。而在协同 OA办公系统中，对管理范畴进行了深化和延伸，因而可以让企业方便的对更多的环节进行整合和统筹管理。
　　协作：要实现良好的协作，首先需要突破物理边界和组织边界，让处于不同的地理位置，不同组织的人员可以进行无障碍的沟通;其次，需要对整个的协作进行管理，让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作，对协作过程进行监控、调整，对协作产生的信息进行完整的保留，并以知识的方式进行再利用;第三，由于协作发生在企业的各个运营环节中，因此还需要一定的应用广度来支持对其的管理。在传统 OA办公系统中，协作往往是浅层次的，邮件、 BBS 、即时聊天工具、工作流程等虽然可以实现一部分的协作，然而它们的涵盖面十分有限，沟通的内容零散，之后也很难对其结果进行进一步的整理。而在协同 OA办公系统中，由于各种资源之间的屏障被打破，因而这样的协作可以贯穿于各个环节并容易得到集中的管理。如协作的内容可以是企业积累的各种知识文档，项目进展中的某个任务，或是企业的一个合同会签流程，一种需要分配的物资;协作的对象可以是一人对一人，或多人对多人，可以发生在企业同一部门员工之间，也可以发生在跨部门员工之间，还可以是不同企业，企业与客户或合作伙伴之间的协作;协作的方式可以是知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等。同时，协作的过程和结果可以得到很好的记录，并最终形成知识体系的一部分。
　　总结来说，协同 OA办公系统基于三大基本思想体系，在 & 关联 & 、 & 深化 & 和 & 协作 & 方面体现了其完全不同于传统 OA办公系统的应用，把 OA办公系统与企业管理的需求真正的相结合，从而给 & 办公自动化 & 带来了更高层面的价值。
　　展望：协同 OA办公系统的发展方向
　　e-cology 现在已经在全国范围内积累了众多的用户，同时，其自身也在不断的完善和提升。随着管理思想和信息技术的发展，我们相信协同 OA办公系统将越来越体现出它的独特优势，并在如下三方面进一步提升其应用：
　　协同化：协同化不仅仅是企业管理理念发展的趋势，也是信息技术发展的趋势。协同 OA办公系统一方面将加强自身 & 内含 & 的协同性，更多的突破资源之间的壁垒，提供一个畅通无阻的工作环境;另一方面，由于协同 OA办公系统的定位并不在于取代其他专业管理软件，而在于提供融合孤立资源的平台，因此它也将加强其 & 外延 & 的协同性，以各种技术手段实现与其他专业软件更多的互动和对接。
　　智能化：协同 OA办公系统不仅要能充当企业办公的助手，更要能进一步充当 & 参谋 & 的角色。这就意味着协同 OA办公系统不仅仅是信息的载体，更是信息的分析工具，能够实现对数据的加工和转换，提供从基本查询、报表和智能分析的一系列工具，并以各种形象的方式展现，从而为企业考察运营情况、分析当前问题所在，制定未来发展计划等方面提供更多的决策支持。
　　知识化：协同 OA办公系统还应是企业知识管理的工具。尤其是在知识经济下，知识已经成为企业能够获得发展的核动力，而不再是办公事务本身带来的短期利益。协同 OA办公系统将利用自身的优势，更多的关注知识的收集、积累与继承，并提供相应的知识管理工具，以帮助提升企业及员工的内在能力，以实现其可持续性的发展。
　　可见如今的oa办公系统在协同化，智能化和知识化发展的道路上，可见已经从最传统的文秘转变到如今的海阔天空，适合企业基本的需求，为企业实现信息化，作为企业的管理工具，更好的为企业服务
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　　办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大多把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。　　OA软件的核心应用是：流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算器、万年历等)。
中级经济师
一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。
目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：
起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。
已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。
已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。
办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
[1]信息化尚未入门的企业
由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
[2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业
信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。
[3]缺少信息化资金准备的企业
信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。
[4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业
本回答被提问者采纳
　　办公自动化:凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。　　办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。　　办公自动化OA：利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化，英文缩写OA。实现办公自动化的系统（OA系统）是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统，所以又称办公信息系统。OA系统是一种人机系统，其核心设备是电子计算机系统或OA工作站。OA系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取等四个基本环节。　　OA的核心即为ezOFFICE(easy office)，强调的就是办公的便捷方便，提高效率，所以，作为办公软件，就应具备三大特性：易用性、健壮性、开放性。
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