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【最新精选】如何规范幼儿园档案资料管理工作
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【最新精选】如何规范幼儿园档案资料管理工作
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手把手带你做好幼儿园档案管理
现在到了学期末，幼儿园要准备进行学期末工作总结和资产盘点等常规性工作，基于此，《幼儿园的档案管理》尤其显得重要，也是幼儿园迎接年检等工作的重要考核材料。幼儿园档案管理指的是幼儿园在园务管理、教学、科研、及卫生保健等其它各项活动中形成的对幼儿园和社会具有保存和利用价值的各种文字图表、声像等不同形式的历史记录。主要特点：原始性、客观真实性、唯一性、信息性、机密性、多样性、知识存储性作用：凭证作用、参考作用幼儿园档案管理的意义：1、是幼儿园各项活动和历史发展的真实记录2、是幼儿园科学规范管理的重要组成部分3、是幼儿园教育评估的依据材料4、是幼儿园文化底蕴、园风建设的具体体现幼儿园验收考核档案的分类：按内容分：管理档案、人事档案、保教档案、教研成果档案、幼儿发展档案、家长工作档案、教师业务档案、安全档案、保健档案、财产、财务档案等按期限分：永久、长期、短期幼儿园验收考核档案整理永久档案：1、幼儿园工作制度、管理办法等文件材料；2、重要会议、重大活动形成的主要文件材料；3、 职能活动中形成的重要业务文件材料；4、关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结等；5、机构演变、人事任免、综合统计报表等；6、房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件；7、上级主管部门制发的属于本园主管业务的重要文件材料。定期档案 ：1、本园职能活动中形成的一般性业务文件；2、召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；3、人事管理工作形成的一般性文件材料；4、一般性事务管理文件；5、一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；6、上级主管部门制发的属于本园主管业务但要贯彻执行的文件材料。档案的整理程序： 建立目录——收集---分类---整理---装订---编号排序----打印目录---装盒---电子稿数据备份幼儿园验收考核档案整理范围一、园务管理1、 组织机构网络图与核心管理者岗位职责。2、制度汇编⑴ 职责：各类人员岗位职责⑵ 制度：学习制度、会议制度、请假制度、考勤制度、奖惩制度、安全制度、培训制度、备课制度、教研制度、 卫生保健制度、预防接种制度、体格锻炼制度、卫生消毒制度、财务制度、伙管制度、家园联系制度等。3、全园规划：办园规划、园舍建设规划、师资队伍建设规划、 教育保育工作规划。4、幼儿园工作计划与总结5、幼儿园各部门工作计划与总结6、各种会议记录7、上级来文。8、向上级反馈的文字材料。9、报上级审批的资料及上报批示。10、幼儿园连续5年以上各项获奖资料二、人力资源管理1、人员素质与条件⑴个人简历⑵上岗资格证⑶学历证书⑷身份核实证明 ……2、教职工花名册3、劳动合同书三、保教管理1、幼儿园保教工作计划、总结2、班级保教工作计划与总结3、教师各类业务活动方案与实施总结4、幼儿各项大型活动方案与实施总结5、教育教学活动检查记录6、教师日常工作量化考核表7、教师继续教育情况登记、工作量统计8、幼儿园保教对外活动登记9、教研工作计划、总结10、教研课题资料、成果 (立项书、开题报告、教研计划、实施方案、教研活动、教研会议、问卷调查、数据统计分析、中期测评、中期报告、结题报告、课题成果、课题验收、资料、影像资料等）11、本园或教师编写的教材、教学参考资料及其手稿定稿和印本；12、获奖证书、发表刊物等四、幼儿发展档案1、幼儿花名册、学籍档案和基本情况登记表2、个别幼儿发展记录3、幼儿发展状况评估表4、特殊幼儿教育记录5、幼儿典型作品6、幼儿获奖情况五、家长工作档案1、家长学校组织机构及各项规章制度。2、家长工作计划、总结。3、家长会、家教讲座等活动记录。4、家访记录。六、安全工作档案1、安全管理组织架构2、安全制度与安全预案3、安全工作计划、总结4、园内大型玩具检修记录。5、安全月报表。6、来客登记。7、安全工作培训资料、考试试题、成绩汇总8、教职工安全责任书9、与家长签订的安全责任书七、教师个人档案管理（每人一盒） ⑴教师基本情况登记表（成品表下发，每三年登记一次） ⑵毕业证书复印件（初始学历、最高学历） ⑶ 教师资格证书复印件 ⑷专业技术职务资格证书、聘任证书复印件 ⑸各种奖励证书复印件 ⑹发表论文或获奖论文复印件 ⑺ 教科研立项课题资料 ⑻教师观察记录及教学随笔 ⑼ 教师听课记录……八、卫生保健档案1、计划免疫类 传染病类2. 卫生保健工作计划、总结、规章制度3. 各种培训试卷、成绩汇总4. 各种培训记录、内容、签到表5. 卫生保健专题会议记录6、膳食管理 ⑴四季食谱 ⑵幼儿营养膳食计算表、营养分析材料7、伙食记录 ⑴伙委会记录 ⑵食物留样记录 ⑶进餐巡视记录8、检查记录 ⑴晨午检及全日观察 ⑵晨午检及全日观察记录 ⑶各班午睡检查记录9、各种消毒记录 ⑴班级各类用具消毒记录 ⑵环境消毒记录 ⑶食堂消毒记录 ⑷紫外线消毒记录10、量化考核 ⑴班级卫生保健工作量化考核表 ⑵食堂卫生工作量化考核表11、疾病管理 ⑴儿童四病统计表 ⑵幼儿发病情况统计表 ⑶疾病登记表 ⑷缺点矫治登记 ⑸体弱儿专案管理登记 ⑹传染病管理登记 ⑺因病缺勤排查登记 ⑻儿童口腔、视力、驱虫登记12、儿童系统管理登记 ⑴体格发育评价分析对策 ⑵7岁以下儿童系统管理调查表 ⑶身高体重测量表 ⑷出勤情况统计资料 (人数、率) ⑸新入托儿童登记 ⑹体格锻炼计划、总结、观察记录 ⑺计划免疫状况登记 (接种率)13、 保健安全 ⑴食品安全 ⑵用药安全 ⑶意外事故、小外伤登记 ⑷其它14、食堂管理 ⑴从业人员登记表。 ⑵体检表。 ⑶从业人员健康证原件或复印件。 ⑷食品留样记录。 ⑸消毒记录。 ⑹食品卫生检查记录。 ⑺采购验收记录。 ⑻出入库台帐。九、财产档案1、园所、园舍档案。2、教学仪器、器材设备、设施、图书及其他物品的登记。3、班级财产登记册及保管使用制度。十、财务档案1、养老台帐及住房公积金台帐。2、幼儿园及幼儿灶账本、报表。3、劳务、质量等表册。4、园内修缮、建设等合同及采购审批表。5、退伙清单。6、幼儿每月来园登记表档案管理工作是一件长期而细致的工作，做好档案管理可以使幼儿园的档案工作更加科学化、规范化、标准化，有利于以最快捷的方式，最佳的质量，更好地为幼儿园的教育教学及各项工作服务。
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作者最新文章关于加强全市中小学幼儿园校舍档案管理工作的通知
制发机关：
发布日期：
编　　号：青教办字[2017]23号
各区、市教育（体）局，高新区社会事务局，局属各学校，有关民办学校：　　为进一步加强我市中小学、幼儿园校舍档案管理利用工作，切实提高校舍档案管理科学化、精细化水平，根据《山东省中小学校舍档案管理暂行办法》和有关规定，结合我市实际，现就加强全市中小学幼儿园校舍档案管理工作提出以下要求。　　一、加强组织领导，提高思想认识　　校舍档案是反映学校建设历史的重要资料，是合理使用校舍、查勘修缮房屋、维护学校权益的基本依据。由于历史和现实的多种原因，目前全市校舍档案管理工作还存在以下几方面的问题:一是重视程度不够，工作制度不健全，管理人员缺乏，业务水平低下;二是管理条件不达标，档案设施设备不健全；三是档案收集不完整，日常整理不规范，档案保管和使用效果欠佳。这些问题不仅延误当前工作，也会给今后的工作带来隐患和损失。各单位要站在“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的高度，切实做好以下工作：　　（一）加强领导，提高认识。要把校舍档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容，列入年度重点工作、日常检查和学期常规考核。各校要成立校舍档案工作领导小组，应确定一名分管校长负责此项工作。制定工作计划，定期研究工作中存在的问题，推进工作开展。　　（二）加强建设，落实责任。要保持档案管理人员相对稳定，安排参加业务培训，根据需要抽调相关人员配合其工作。要有存放校舍档案的档案室，档案室要按照规定配备档案用具和设备。　　（三）建章立制，规范管理。规范档案管理人员岗位职责、管理制度，确保校舍档案工作规范化、制度化。　　二、归档范围和整理要求　　对新建项目，学校要按照《建设工程文件归档规范》中的归档范围（附件1）收集建设工程文件，工程有特殊手续的，按照实际情况增减；对建设年代久远、档案保留不全的老校舍，要按照《山东省中小学校舍档案管理暂行办法》（附件2）列明的归档范围，多方调查，查缺补漏，搜集建设工程文件。对于经查确无档案或档案不齐的，学校要对档案查找情况写出详细说明，保存在该校舍基建类档案内。　　按照《山东省中小学校舍档案管理暂行办法》《校舍档案整理基本要求》（附件3）分确权类、基建类和管理类整理校舍档案，一式两套，一套由学校专柜保存，另一套由区市中小学校舍档案室保存。　　三、有关工作安排　　（一）自查自纠。各区市要认真研究部署，安排学校尽快开展情况自查、业务培训、收集、整理工作，于9月30日前完成既有新建和维修项目文件材料的立卷归档移交工作。　　（二）检查评比。市教育局将对各单位校舍档案管理工作进行督导检查，6月份各单位之间组织开展自查交流，11月份进行集中检查评比,重点检查各区市中小学校舍档案室对辖区内学校校舍档案的收集情况、建章立制情况，并对部分学校的校舍档案保管情况进行抽查（具体时间另行通知）。检查结果将全市通报，对工作突出的单位将予以表扬，对工作不力的单位将限期整改，整改不及时或者整改后仍然达不到要求的，将给予通报批评。　　未尽事宜，请与市教育局基建办联系。　　联系人：郝炳海，联系电话：。　　附件：1.归档范围　　2.山东省中小学校舍档案管理暂行办法　　3.校舍档案整理基本要求&&　　青岛市教育局　　日&&　　附件1　　青岛市中小学建设工程文件归档范围　　一、新建工程（根据《建设工程文件归档规范》GB/T）　　（一）工程准备阶段文件 （A类）　　A1立项文件　　1.项目建议书批复文件及项目建议书　　2.可行性研究报告批复文件及可行性研究报告　　3.专家论证意见. 项目评估文件　　4.有关立项的会议纪要、领导批示　　A2建设用地、拆迁文件　　1.选址申请及选址规划意见通知书　　2.建设用地批准书　　3.拆迁安置意见、协议、方案等　　4建设用地规划许可证及其附件　　5.土地使用证明文件及其附件　　6.建设用地钉桩通知单　　A3勘察设计文件　　1.工程地质勘察报告　　2.水文地质勘察报告　　3.初步设计文件（说明书）　　4.设计方案审查意见　　5.人防、环保、消防等有关主管部门（对设计方案）审查意见　　6.设计计算书　　7.施工图设计文件审查意见　　8.节能设计备案文件　　A4招投标文件　　1.勘察、设计招投标文件　　2.勘察、设计合同　　3.施工招投标文件　　4.施工合同　　5.工程监理招投标文件　　6.监理合同　　A5开工审批文件　　1.建设工程规划许可证及其附件　　2.建设工程施工许可证　　A6工程造价文件　　1.工程投资估算材料　　2.工程设计概算材料　　3.招标控制价格文件　　4合同价格文件　　5.结算价格文件　　A7工程建设基本信息　　1.工程概况信息表　　2.建设单位工程项目负责人及现场管理人员名册　　3.监理单位工程项目总监及监理人员名册　　4.施工单位工程项目经理及质量管理人员名册　　（二）监理文件 (B类)　　B1监理管理文件　　1.监理规划　　2.监理实施细则　　3.监理会议纪要　　4.工作联系单　　5.监理工程师通知　　6.监理工程师通知回复单　　7.工程暂停令　　8.工程复工报审表　　B2进度控制文件　　1.工程开工报审表　　2.施工进度计划报审表　　B3质量控制文件　　1.质量事故报告及处理资料　　2.见证取样和送检人员备案表　　3.见证记录　　B4.造价控制文件　　1.工程款支付　　2.工程款支付证书　　3.工程变更费用报审表　　4.费用索赔申请表　　5.费用索赔审批表　　B5工期管理文件　　1.工程延期申请表　　2.工程延期审批表　　B6监理验收文件　　1.竣工移交证书　　2.监理资料移交书　　（三）施工文件（C类）　　C1施工管理文件　　1.工程概况表　　2.分包单位资质报审表　　3.建设单位质量事故勘查记录　　4.建设工程质量事故报告书　　5.见证试验检测汇总表　　C2施工技术文件　　1.图纸会审记录　　2.设计变更通知单　　3.工程洽商记录 (技术核定单)　　C3进度造价文件　　1.工程开工报审表　　2.工程复工报审表　　3.工程延期申请表　　4.工程款支付申请表　　5.工程变更费用报审表　　6.费用索赔申请表　　C4施工物资出厂质量证明及进场检测文件　　出厂质量证明文件及检测报告　　1.砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热保温、防腐材料、轻骨料出厂证明文件　　2.主要设备、器具的安装使用说明书　　3.涉及消防、安全、卫生、环保、节能的材料、设备的检测报告或法定机构出具的有效证明文件　　进厂检验通用表格　　1.设备及管道附件试验记录　　进场复试报告　　1.钢材试验报告及汇总表　　2.水泥试验报告及汇总表　　3.砂试验报告及汇总表　　4.碎(卵)石试验报告及汇总表　　5.防水涂料试验报告及汇总表　　6.防水卷材试验报告及汇总表　　7.砖(砌块)试验报告及汇总表　　8.预应力筋复试报告及汇总表　　9.预应力锚具、夹具和连接器复试报告及汇总表　　10.装饰装修用门窗复试报告　　11.装饰装修用人造木板复试报告　　12.装饰装修用花岗石复试报告　　13.装饰装修用安全玻璃复试报告　　14.装饰装修用外墙面砖复试报告　　15.钢结构用钢材复试报告及汇总表　　16.钢结构用防火涂料复试报告及汇总表　　17.钢结构用焊接材料复试报告及汇总表　　18.钢结构用高强度大六角头螺栓连接副复试报告及汇总表　　19.钢结构用扭剪型高强螺栓连接副复试报告及汇总表　　20.幕墙用铝塑板、石材、玻璃、结构胶复试报告　　21.散热器、供暖系统保温材料、通风与空调工程绝热材料、风机盘管机组、低压配 电系统电缆的见证取样复试报告及汇总表　　22.节能工程材料复试报告　　C5施工记录文件　　1.隐蔽工程验收记录　　2.工程定位测量记录　　3.基槽验线记录　　4.建筑物垂直度、标高观测记录　　5.沉降观测记录　　6.地基验槽记录　　7.地基钎探记录　　8.大型构件吊装记录　　9.地下工程防水效果检查记录　　10.防水工程试水检查记录　　11.通风（烟）道、垃圾道检查记录　　12.预应力钢筋张拉记录　　13.有粘结预应力结构灌浆记录　　14.钢结构施工记录　　15.网架 (索膜)施工记录　　16.木结构施工记录　　17.幕墙注胶检查记录　　18.自动扶梯、自动人行道的相邻区域检查记录　　19.电梯电气装置安装检查记录　　20.自动扶梯、自动人行道电气装置检查记录　　21.自动扶梯、自动人行道整机安装质量检查记录　　C6施工试验记录及检测文件　　通用表格　　设备单机试运转记录　　系统试运转调试记录　　接地电阻测试记录　　绝缘电阻测试记录　　建筑与结构工程　　1.锚杆试验报告　　2.地基承载力检验报告　　3.桩基检测报告　　4.土工击实试验报告　　5.回填土试验报告（应附图）　　6.钢筋机械连接试验报告　　7.钢筋焊接连接试验报告　　8.砂浆抗压强度试验报告　　9.砌筑砂浆试块强度统计、评定记录　　10.混凝土配合比申请书、通知单　　11.混凝土抗压强度试验报告　　12.混凝土试块强度统计、评定记录　　13.混凝土抗渗试验报告　　14.砂、石、水泥放射性指标报告　　15.混凝土碱总量计算书　　16.外墙饰面砖样板粘接强度试验报告　　17.后置埋件抗拔试验报告　　18.超声波探伤报告、探伤记录　　19.钢构件射线探伤报告　　20.磁粉探伤报告　　21.高强度螺栓抗滑移系数检测报告　　22.网架节点承载力试验报告　　23.钢结构防腐、防火涂料厚度检测报告　　24.木结构胶缝试验报告　　25.木结构构件力学性能试验报告　　26.木结构防护剂试验报告　　27.幕墙双组分硅酮结构胶混匀性及拉断试验报告　　28.幕墙的抗风压性能、空气渗透性能、雨水渗透性能及平面内变形性能检测报告　　29.外门窗的抗风压性能、空气渗透性能和雨水渗透性能检测报告　　30.墙体节能工程保温板材与基层粘接强度现场拉拔试验　　31.外墙保温浆料同条件养护试件试验报告　　32.结构实体混凝土强度验收记录　　33.结构实体钢筋保护层厚度验收记录　　34.围护结构现场实体检验　　35.室内环境检测报告　　36.节能性能检测报告　　给水排水及供暖工程　　灌（满）水试验记录　　强度严密性试验记录　　通水试验记录　　冲（吹）洗试验记录　　通球试验记录　　消火栓试射记录　　锅炉试运行记录　　安全阀定压合格证书　　自动喷水灭火系统联动试验记录　　建筑电气工程　　电气接地装置平面示意图表　　电气器具通电安全检查记录　　电气设备空载试运行记录　　建筑物照明通电试运行记录　　大型照明灯具承载试验记录　　漏电开关模拟试验记录　　大容量电气线路结点测温记录　　低压配电电源质量测试记录　　建筑物照明系统照度测试记录　　智能建筑工程　　综合布线测试记录　　2.光纤损耗测试记录　　视频系统末端测试记录　　子系统测试记录　　系统试运行记录　　通风与空调工程　　风管漏光检测记录　　风管漏风检测记录　　各房间室内风量测量记录　　管网风量平衡记录　　空调系统试运转调试记录　　空调水系统试运转调试记录　　制冷系统气密性试验记录　　净化空调系统检测记录　　防排烟系统联合试运行记录　　电梯工程　　1.轿厢平层准确度测量记录　　2.电梯层门安全装置检测记录　　3.电梯电气安全装置检测记录　　4.电梯整机功能检测记录　　5.电梯主要功能检测记录　　6.电梯负荷运行试验记录　　7.电梯负荷运行试验曲线图表　　8.自动扶梯、自动人行道安全装置检测记录　　9.自动扶梯、自动人行道整机性能、运行试验记录　　C7施工质量验收文件　　1.检验批质量验收记录　　2.分项工程质量验收记录　　3. 分部 (子分部)工程质量验收记录　　4.建筑节能分部工程质量验收记录　　5.自动喷水系统验收缺陷项目划分记录　　6.程控电话交换系统分项工程质量验收记录　　7.会议电视系统分项工程质量验收记录　　8.卫星数字电视系统分项工程质量验收记录　　9.有线电视系统分项工程质量验收记录　　10.公共广播与紧急广播系统分项工程质量验收记录　　11.计算机网络系统分项工程质量验收记录　　12.应用软件系统分项工程质量验收记录　　13.网络安全系统分项工程质量验收记录　　14.空调与通风系统分项工程质量验收记录　　15.变配电系统分项工程质量验收记录　　16.公共照明系统分项工程质量验收记录　　17.给水排水系统分项工程质量验收记录　　18.热源和热交换系统分项工程质量验收记录　　19.冷冻和冷却水系统分项工程质量验收记录　　20.电梯和自动扶梯系统分项工程质量验收记录　　21.数据通信接口分项工程质量验收记录　　22.中央管理工作站及操作分站分项工程质量验收记录　　23.系统实时性、可维护性、可靠性分项工程质量验收记录　　24.现场设备安装及检测分项工程质量验收记录　　25.火灾自动报警及消防联动系统分项工程质量验收记录　　26.综合防范功能分项工程质量验收记录　　27.视频安防监控系统分项工程质量验收记录　　28.入侵报警系统分项工程质量验收记录　　29.出入口控制（门禁）系统分项工程质量验收记录　　30.巡更管理系统分项工程质量验收记录　　31.停车场（库）管理系统分项工程质量验收记录　　32.安全防范综合管理系统分项工程质量验收记录　　33.综合布线系统安装分项工程质量验收记录　　34.综合布线系统性能检测分项工程质量验收记录　　35.系统集成网络连接分项工程质量验收记录　　36.系统数据集成分项工程质量验收记录　　37.系统集成综合管理及冗余功能分项工程质量验收记录　　38.系统集成可维护性和安全性分项工程质量验收记录　　39.电源系统分项工程质量验收记录　　C8施工验收文件　　1.单位(子单位)工程竣工预验收报验表　　2.单位(子单位)工程质量竣工验收记录　　3.单位(子单位)工程质量控制资料核查记录　　4.单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录　　5.单位(子单位)工程观感质量检查记录　　6.施工资料移交书　　（四）竣工图（D类）　　1.建筑竣工图　　2.结构竣工图　　3.钢结构竣工图　　4.幕墙竣工图　　5.室内装饰竣工图　　6.建筑给水排水及供暖竣工图　　7.建筑电气竣工图　　8.智能建筑竣工图　　9.通风与空调竣工图　　10.室外工程竣工图　　11.规划红线内的室外给水、排水、供热、供电、照明管线等竣工图　　12. 规划红线内的道路、园林绿化、喷灌设施等竣工图　　（五）工程竣工验收文件（E类）　　E1竣工验收与备案文件　　1.勘查单位工程质量检查报告　　2.设计单位工程质量检查报告　　3.施工单位工程竣工报告　　4.监理单位工程质量评估报告　　5.工程竣工验收报告　　6.工程竣工验收会议纪要　　7.专家组竣工验收意见　　8.工程竣工验收证书　　9.规划、消防、环保、民防、防雷等部门出具的认可文件或准许使用文件　　10.房屋建筑工程质量保修书　　11.住宅质量保证书、住宅使用说明书　　12.建设工程竣工验收备案表　　13.建设工程档案预验收意见　　14.城市建设档案移交书　　E2竣工决算文件　　1.施工决算文件　　2.监理决算文件　　3.竣工财务决算审核报告　　E3工程声像资料（参照城建档案馆进馆内容）　　1.工程开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片　　2.工程建设过程的录音、录像资料（重大工程）　　二、维修工程　　（一）文字材料　　1招标文件　　2.投标书（商务标、技术标）　　3.中标通知书　　4.施工合同　　5.施工日志　　6.竣工验收证明　　7.隐蔽工程验收记录　　8.竣工结算、工程量签证　　9.审计报告（结算审核报告）　　（二）竣工图纸　　建筑竣工图　　结构竣工图　　上下水、暖竣工图、地下管线竣工图　　电器线路改造竣工图（含强、弱电）　　装饰装修竣工图　　室外环境竣工图　　附件2　　山东省中小学校舍档案管理暂行办法　　第一条? 校舍档案是维护学校权益，查勘维修房屋，合理使用校舍，反映学校建设历史的重要资料。为了加强校舍档案管理，统一全省校舍档案工作制度，更好地为教育事业服务，根据国家有关规定，特制定本办法。 　　第二条? 各级教育行政部门和学校必须建立校舍档案。校舍档案工作由各级教育、档案部门按照分级办学、分工管理的体制，共同负责业务指导、监督和检查。 　　第三条? 校舍档案分为确权、基建、管理三类。确权档案包括房屋、土地的确权证书及证明权属来源的一切报告、批文、协议、合同等；基建档案包括房屋建设、维修、查勘的一切文书、财务、技术资料；管理档案包括房屋、场地的使用、维修及权属变更等情况的一切记录（确权、基建、管理档案内容详见附件）。 　　第四条? 建有楼房的学校必须建立确权、基建、管理三类档案，无楼房的学校要建立确权、管理两类档案。　　档案一式两份，正本存教育主管部门，副本存学校。 　　第五条? 校舍档案的组卷及卷内材料的排列要规范、科学，便于利用和保管。确权档案按幢整理组卷；按事件归集地权资料；基建档案按幢整理组卷；管理档案按规定的图表填绘组卷。 　　案卷的编目、装订、卷皮规格及其制成材料的质量要符合国家技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》。 　　第六条? 确权类档案资料的保管期限为永久；基建类档案资料的保管期限执行国档发（1998）4号文《关于印发&基本建设项目档案资料管理暂行规定&的通知》；管理类档案资料的保管期限，分幢资料为长期，其余均为永久。 　　第七条? 校舍档案由各单位档案部门统一保管，专柜存放。并切实做好档案的防火、防盗、防虫、防鼠、防霉、防尘、防光、防高温工作。 　　第八条? 修建工程竣工及房屋、土地权属变更，必须在两个月内将一切档案资料整理归档，并对原档案作必要的修正，以保持档案的完整性和准确性。 　　第九条? 学校或单位撤销时，校舍档案要按管理范围，妥善做好移交工作，并由主管部门监交；档案管理人员调动工作，应按有关规定办理交接手续。 对于毁坏、丢失校舍档案，造成损失的单位和个人要追究责任。 　　第十条? 各级教育行政部门和学校要根据本办法，建立健全档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、移交、查阅、保密、清销及管理人员职责等方面的管理制度。 　　第十一条? 本办法也适用于中等专业学校、教师进修学校、幼儿园和各级教育行政事业单位。 　　第十二条? 本办法自颁之日起施行。　　附件：1.确权档案内容 　　　　　2.基建档案内容 　　　　　3.管理档案样表　　附1　　确权档案内容　　1.土地使用证书　　2.房屋所有权证书　　3.建设的请示、审批文件　　4.征用土地的请示、审批文件及协议等　　5.权属来源证明书　　6.权属变更的文件资料　　7.产权估值资料　　8.其他文件　　附2　　基建档案内容　　1.可行性研究文件　　2.规划、环保、消防、卫生等方面的文件　　3.地质勘察文件　　4.设计任务书、设计合同、初步设计、技术设计、施工图设计、设计计算书等设计文件　　5.施工任务书、工程承发包合同和协议书、招投标文件、开工通知书、开工报告、质检委托书、质监通知书等　　6.工程技术要求、技术交底、图纸会审记录等　　7.设计变更、工程更改、材料代用的洽商审核文件　　8.永久性水准点的坐标位置、建筑物施工定位测量及其沉陷、位移、变形观测记录　　9.原材料、构件及设备的出厂证明、质量鉴定材料、建筑材料实验报告　　10.隐蔽工程验收记录　　11.工程事故处理报告　　12. 设备和管线调试、调压、试运转记录　　13.工程质量检查评定文件　　14.竣工验收文件　　15.竣工图　　16.工程预、决算书　　17.查勘鉴定文件　　18.维修文件　　19.其他文件　　附3　　管理档案内容（样表）　　1.学校管理人员一览表　　2.学校建设历史简况　　3.房屋、土地情况总表　　4.房屋基本情况明细表　　5.房屋基本情况分幢记录表　　6.房屋查勘鉴定分幢记录表　　7.房屋修缮分幢记录表　　8.房屋、土地变更情况记录表　　9.房屋使用分类统计表　　10.运动场地及其他建筑总表　　11.校园总平面图　　12.总图规划图　　13.地下管线图　　14.栓点图　　15.照片　　其他　　附件3　　校舍档案整理的基本要求　　一、文件材料应完整齐全符合案卷质量要求　　1.建设工程归档文件材料的内容，应是从建设项目的提出到竣工验收，交付使用全过程中形成的有价值的建设工程文件材料。　　2.工程文件内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。　　3.建设单位在收齐工程资料及文件并整理立卷后送交主管部门。　　4.工程文件的内容必须真实、准确、完整、齐全，与工程实际相符合，做到图、物相符。　　5.工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。　　6.工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。　　7.工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。图纸宜采用国家标准图幅。　　8.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。施工图代替竣工图的，在图标上方加盖竣工图章并完善签字；利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、平面布置、工艺等有重大改变，或变更部分超过图面1/3 的，应当重新绘制竣工图，竣工图应是新蓝图。　　9.不同幅面的工程图纸采用“手风琴”式，统一折叠成A4幅面（297mmＸ210mm），图标栏露在外面（右下角）。　　二、立卷原则　　1.立卷应遵循建设工程文件材料的自然形成规律，保持卷内建设工程文件的有机联系，便于保管和利用。　　2.一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。　　3.建设工程文件可按建设程序划分为工程前期的文件、工程施工文件、监理文件、竣工图、工程竣工验收文件5部分立卷。文件材料较少时，可将2个以上的阶段组为一卷；材料较多时，亦可将一个阶段形成的材料按问题分为数卷。　　4.竣工图纸按建筑、结构、给排水、暖通、电气等专业顺序排列，视其材料的多少组成1至数卷。　　5.案卷内不应有重份文件；不同载体的档案如文件、图纸、声像电子档案一般应分别组卷。文字材料、图纸不可分的或者数量较少的应一起组卷。　　三、卷内文件的排列　　1.文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。　　2.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。　　3.既有文字材料又有图纸的案卷，如设计变更，按时间顺序排列。　　四、案卷编目　　1.编制卷内文件页号应符合下列规定：　　(1)卷内文件均按有书写内容的页面用铅笔编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。　　(2)页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。　　(3)印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。　　(4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。图纸自有目录应编写页号。　　2.案卷封面的编制应符合下列规定：　　(1) 案卷封面的内容应包括：单位名称、类别、档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限。　　(2) 档号应由分类号和案卷顺序号组成。　　校舍档案：XS　　确 权 类：XS.01　　基 建 类：XS.02　　XS.02.01房屋　　XS.02.02场地　　XS.02.03其它建筑物　　管 理 类：XS.03　　档号由档案保管单位填写。　　(3) 档案馆代号应由档案馆填写。　　(4) 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位名称、工程名称、专业名称、卷内文件的内容。　　(5) 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。　　(6) 编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。　　(7) 移交单位应填写工程项目的建设单位。　　(8) 案卷封面中所填写的数字一律用阿拉伯数字。年月日用“．”隔开。　　(9) 校舍档案的保管期限分为永久、长期、短期三种期限。　　永久是指工程档案需永久保存。　　长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。　　短期是指工程档案保存20年以下。　　同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。　　(10) 校舍档案的密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。　　3.卷内目录的编制应符合下列规定：　　(1)序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。　　(2)文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。　　(3)责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。　　(4)文件题名：填写文件标题的全称。　　(5)日期：填写文件形成的日期或起止日期。年月日用“．”隔开。　　(6)页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。　　(7)卷内目录中所填写的数字一律用阿拉伯数字。　　(8) 卷内目录排列在卷内文件首页之前，内容尽量打印。　　4.卷内备考表的编制应符合下列规定：　　(1) 卷内备考表主要标明卷内文件的件数、总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。　　(2) 填写立卷人姓名和立卷时间。　　(3)填写审核人姓名和审核时间。　　(4) 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。　　五、案卷装订　　1.案卷采用装订形式。装订应采用线绳三孔左侧装订法，钻孔位置：中间及上下6公分处，三孔成一线，距卷脊1公分，装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。每卷厚度不得超过20㎜。3号、4号钻头。　　2.图纸单独立卷时，每卷厚度可为20㎜、30㎜等。　　图纸的折叠:　　模板用比较硬的材料如白铁皮制作，尺寸20.6×28.7cm。折叠后的图纸尺寸为297mm×210mm。模板一定要定位使用，防止乱方向用出现误差。　　3.装订时必须剔除金属物。　　六、卷皮卷盒书写　　单位长条章100mm×20mm，类别章40mm×20mm。　　卷皮、卷盒一般用毛笔或黑色粗笔书写，字迹要工整。　　七、案卷整理　　1.案卷排列按照先确权类后基建类再管理类的次序排列。基建类可按先房屋后场地再其它建筑物的顺序排列，其中房屋类可按幢号排列，也可按照教学用房、行政用房、生活用房等的顺序排列。　　2.编制案卷号　　案卷号=分类号+顺序号　　分类号如上，把每类的案卷排列后给每卷一个顺序号，分类号和顺序号之间用“-”隔开，即形成案卷号，也就是档号。　　3.编制案卷目录　　案卷排列、编号后，逐卷登记到案卷目录上。案卷目录格式包括：封面、说明、案卷目录表、备考表。
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