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&&ERP早已不是新鲜事物，但是，在财务业务一体化的ERP中，如何彻底处理好全部的采购业务，对于某些采购和财务人员至今仍感到迷茫。对于采购人员来讲，因为某些企业中由他们负责采购发票与采购入库单的匹配工作，在ERP中该部分内容比较细化，甚至还要涉及到复杂的暂估处理，这使得他们力不从心。对于财务人员来讲，ERP中凭证的处理很细化，他们对于采购环节了解又不彻底，经常造成采购业务涉及到的财务科目账务不平，折腾半天也找不出个所以然来。市场上ERP软件非常多，笔者也无法一一去讲述该部分业务在ERP中的操作；在本文中，笔者从业务处理角度向读者抽丝剥茧、详细解读这些难点在采购业务中的处理，以便&以不变应万变&。一 、采购结算、采购暂估的含义1、采购结算具体什么叫采购结算，我们不去抠概念，那是学者的事情。我们经常看到采购或财务人员，一手拿采购入库单、一手拿采购发票，一核对，然后用曲别针别在一起的过程，这个过程就是采购结算的核心环节。因此，可以把采购入库单与采购发票、采购费用发票匹配的过程称为采购结算。在采购结算中，有两种情况需要特别说明。一是采购过程中发生的运费、保险费、装卸费、通关费等，这些费用有些企业直接分摊到采购货物成本中，有些企业把它们归集到期间费用中。二是采购过程中的合理损耗也是采用了这两种处理方式，有的分摊到了采购货物成本中，有的归入了期间费用。这两种情况在财务处理上会进入不同的会计科目，但在业务处理中差别不大，最多是不同的ERP软件中操作上有细微差别，采购人员也不必过多关心。2、采购暂估先用大白话解释一下，采购暂估就是对采购金额的估计。按照财务规定，每月采购的货物，月底必须入账。财务以采购发票金额做为入账金额，若本月采购的货物，月底之前没有收到采购发票，就需要把采购金额先估计入账，等到收到采购发票后，再根据采购发票的实际金额做调整。这种估计采购金额并按该金额入账的方式即为采购暂估；因为采购暂估是预估的应付账款，所以财务上也称为暂估应付。在采购结算中，笔者提到采购发票包含采购货物发票和采购费用发票两部分，若本月的这两部分发票都没有收到，一般货物金额必须暂估，对于费用金额，根据金额的大小，企业可以灵活选择是否进行暂估。对于如何估计采购金额，也不是随便拍脑袋，一般按照采购订货时的价格进行暂估。估计的采购金额，等到收到采购发票后，需要把采购暂估回冲掉。那么，如何做暂估回冲呢？一般有三种方式：单到回冲、单到补差、月初回冲。企业使用ERP后，最常用的是单到回冲和单到补差这两种。这三种方式具体是什么，请看下表中笔者的解释：&回冲方式具&& 体&& 解&& 释单到回冲自采购暂估后，直到收到采购发票，不进行任何处理。当收到采购发票后，把原来的暂估金额完全回冲掉，然后按照发票金额重新入账。单到补差自采购暂估后，直到收到采购发票，不进行任何处理。当收到采购发票后，根据发票金额与原暂估金额的差额做补差处理。 月初回冲每个月初，把上月末采购暂估的全部金额回冲掉，月末再把结算余额与本月新增的暂估金额重新暂估，这样每月更新与轮回的方式称为月初回冲。未进行财务业务一体化时，为了方便管理某些企业采用此种方式，但该方式操作繁琐，需要每个月初进行回冲与月底重新暂估。现在有了ERP，企业一般不再使用该方式。二 、如何处理采购结算与采购暂估因为采购结算、采购暂估两个环节衔接紧密，它们也是采购业务中财务、业务处理的衔接点，笔者把二者放在一块儿进行解说。1、采购结算、采购暂估的分类对于一笔货物来讲，若本月收到货物，也收到了货物发票和费用发票，就不需要做暂估处理，直接结算即可；若本月仅收到货物，未收到货物发票或费用发票，月底需要对货物金额做暂估，费用金额视企业要求而定是否进行暂估。等到收到货物发票或费用发票的月份，先回冲暂估，再做结算；针对极个别先收到发票，本月未收到货物的情况，先把发票做应付账款处理即可，等到收到货物后直接做结算。根据采购人员收到货物和发票的不同时间，常用的采购结算与采购暂估具体可以分为如下几种情况：&到货、票时间具&& 体&& 含&& 义货票同到指同时或在同一个月份（准确的讲是指同一个会计月非自然月，下同），收到货物、货物发票、费用发票。货与部分票同到指同时或在同一个月份，收到货物与货物发票或费用发票，甚至是收到货物与货物发票的一部分货费用发票的一部分。先货后票指先收到货物，在以后月份收到货物发票或费用发票。先票后货指先收到货物发票或费用发票，在以后月份才收到货物。未开票退货指收到货物并办理入库手续后、未收到采购发票之前，因为某种原因需要退货。开票后退货指收到货物和采购发票并做了采购结算以后，因为某种原因需要退货。&& 2、采购结算、采购暂估的详细处理在细说每种情况的处理之前，笔者先解释一下采购费用发票的处理原则。采购费用发票，可以摊入采购成本，可以归集到期间费用。归集到期间费用时，不需要对应到每笔采购货物，不需要采购结算，也不会涉及采购暂估了。但是，采购费用发票如果摊入采购成本，它一般按照需要摊入的每种货物的数量或金额进行分摊。采购费用金额能对应到每笔采购货物最好，若实在对应不上也需要清楚的知道应该分摊到哪些种类的货物中；因此，采购费用发票摊入采购成本时，一定需要做采购结算处理。采购费用摊入采购成本时是否需要暂估呢？企业一般根据采购费用金额大小而定，金额较小时一般不暂估，等收到采购费用发票后，直接结算即可。因为采购费用归集到期间费用无需暂估，所以在如下的详细处理介绍中，笔者按照采购费用摊到采购成本的方式进行阐述。货票同到对于货物、货物发票、费用发票同时到来的情况最好处理，此种情况不涉及暂估处理，仅需做采购结算。三者匹配完毕后，采购费用按照入库单上每种货物的数量或金额直接摊入采购成本。结算完毕，大多数ERP软件，会生成一张采购结算单，同时给参与结算的货物打上已结算的标识。货与部分票同到针对货物全到、货物发票全到、费用发票部分到的情况，一般与&货票同到&处理情况相同，把上述三者先做结算，剩余部分做暂估。后续收到剩余部分的费用发票时，再做一次费用结算处理；但此时一般把后续收到的费用发票金额直接摊入结存的货物成本中，不再追踪当时货物的采购入库单据。因为在ERP中，当时的货物入库单据已经做过一次结算，并进行了账务处理，哪怕进行追踪也无法更新当时货物单据的金额。还有另一个重要原因是摊入结存成本的方式，一般不影响货物出库的成本计算（影响货物出库成本的特殊情况是：&个别计价&核算出库成本的情况）。针对货物全到、货物发票部分到的情况，无论费用发票情况怎么样，一般把到票的那一部分货物做结算处理，没有到票的部分做暂估处理。在处理中，一般把费用发票按照分摊规则直接摊入货物的结存成本中。先货后票先货后票的情况，本月先做暂估，等收到货物发票后先回冲暂估，再做结算处理。对于费用发票，若进行了暂估也需要先回冲暂估，再做结算处理。费用结算时，一般也是仅调整货物的结存成本。比如：在用友ERP-U8中，费用结算处理时，通过一笔仅有金额无数量的&入库调整单&，调整货物的结存成本。先票后货&&&& 先票后货的情况，比较少。但是，存在此情况时，一般把发票先做应付处理即可，等到收到货物后，再做结算。未开票退货此种情况也称为&红蓝入库单结算&。因为采购入库后，业务环节结束了，但财务处理还没有结束，最终需要通过结算往财务环节流转。因为货物已退给供应商，不会再收到采购发票，所以要从财务意义上结束这笔业务，需要进行入库单据和退货单据的匹配工作，即：红蓝入库单结算。开票后退货开票后退货，原则上会收到供应商的退货发票，若实在没有退货发票，一般是换货而非退货。对于换货业务，如果原来的采购入库单在ERP中已经开票，建议在形式上走退货流程，依据退货单做红字采购发票，并二者做结算。三 、采购结算中的特殊情况处理上述六种情况，都算采购结算与暂估中的正常情况。其实，在采购结算中还有一些&疑难杂症&或不按套路出牌的情况；采购损耗在采购结算环节中就是&疑难杂症&的典型代表，供应商不给开发票可以称做典型的&不按套路出牌&的情况。那么，对于这两种情况应该如何处理呢？采购损耗采购损耗，分为合理损耗与非合理损耗。对于合理损耗，双方协商由谁来承担，若采购方承担，可以摊入采购成本或归入期间费用；摊入采购成本时，在采购结算环节，平摊到对应的采购金额中即可，它会稍微抬高货物的采购单价；若归入期间费用，根据损耗依据直接在财务中做凭证即可。若合理损耗由供应商承担，一般在采购结算中抵消该部分采购金额即可，从而降低货物的采购单价。对于非合理损耗，一般由供应商承担，同样也是在采购结算中抵消采购金额，从而减少应付账款。供应商无法开具采购发票在现实工作中，企业经常要买些低值易耗品，或生产辅料。有时这些供应商就是个体户，他们不愿给客户开发票，或需要单独谈开发票的条件；这就导致企业购买低值易耗品或生产辅料时收不到采购发票。针对这些情况，如果企业在ERP中走采购入库流程，建议做张虚拟的采购发票，然后结算即可。当做财务凭证时，用供应商给开的收据做为原始凭证即可。四、期初采购的处理当企业第一次实施ERP的时候，若采购与应付进行财务业务一体化，那么就涉及到ERP上线以前未收到采购发票的采购入库单的处理问题，期初采购主要指的就是这个问题。针对这部分入库单不能再重新入一次库吧？那应该如何处理呢？一般在ERP中有一个期初采购的功能，在该功能节点下录入这部分期初采购入库单，录入的这些采购入库单，它不会影响仓库中的现存量，它的作用仅是等收到采购发票后，回冲暂估、做采购结算处理。期初采购入库单后续的暂估回冲、采购结算，与正常的采购入库业务完全一样。如上，即是期初采购的处理。五、采购中转科目借贷不平的常见原因在ERP中，当供应链与财务模块集成使用时，采购业务的凭证一般在存货核算模块和应付管理模块生成，然后传入总账；而不像仅做总账凭证的手工记账、会计电算化时代一样，把采购入库单和采购发票放在一起直接做个总账凭证就完事儿。这种财务业务一体化的凭证生成方式，当不考虑暂估时，与直接做总账凭证方式的对比如下： &&&& 在&财务业务一体化&方式下，采购入库单、采购发票都在采购管理模块中，二者结算后，采购入库单、采购发票分别传入存货核算和应付管理模块生成凭证。在&直接做总账凭证方式&下，拿着纸质的采购入库单和采购发票，直接手工填制纸质凭证或在会计电算化的总账模块中填制凭证即可。在这两种方式下最大的区别就是：财务业务一体化方式下，采用了&材料采购&科目做中转。原因在于：它把&直接做总账凭证方式&下的一张凭证拆成了两张，为了平账，必须通过一个中转科目。这里需要说明的是：&材料采购&中转科目月末是没有余额的，因为只有采购入库单、采购发票做结算后才会用到该科目做中转，暂估状态下不需中转科目，借方直接记入&原材料或库存商品&与&应交税金&即可，贷方记入&应付账款&。有时，企业也用&在途物资&科目做中转；至于&材料采购、在途物资&两个会计科目在会计准则下的含义与区别，本文中不做讨论，本文的目的在于把这种业务在ERP下的使用难点解释清楚。正是因为在&财务业务一体化&方式下，用&材料采购&科目做了中转，增加了处理环节，所以稍有不慎，便会引起&材料采购&科目借贷方不平，月末有余额。究其具体情况与原因，笔者总结如下：发票凭证与入库单凭证期间不一致若采购入库单与采购发票在某月份做了结算，两张单据需要同时在当期内生成凭证，若有一方不生成，月末会引起&材料采购&科目借贷不平，导致借方或贷方有余额。这里再次强调一下，对于采购入库单暂估的业务，是用不到&材料采购&科目的。2.非采购结算业务使用了&材料采购&科目无论哪一个中转科目，一定是需要借贷匹配的；建议给中转科目明确使用范围与用途，不得用于其他情况，这样才能有效避免中转科目借贷不平。对于用于采购结算业务的中转科目，若在其他业务中当做非中转科目使用，当然极易引起&材料采购&科目的借贷不平。存在未结算就直接做凭证的采购发票在财务业务一体化的ERP中，采购发票需要先与入库单结算再生成凭证，若未结算就直接生成了凭证。而采购入库单要么仍在暂估状态要么需要做暂估，因为暂估处理用不到&材料采购&科目，所以此种情况下会造成&材料采购&科目借贷不平。费用发票摊入采购成本的调整单据，未生成凭证在采购入库单与采购货物发票做过一次结算后，收到采购费用发票时，若采购费用发票需要摊入采购成本，它只能通过直接调整相应货物的结存成本。在ERP中，一般通过存货调整单据实现成本的调整，同时采购费用发票做应付账款处理。在此种情况下，若调整单据没有及时生成凭证，也会引起&材料采购&科目借贷不平。这里讲点儿题外话，存货调整单据的使用，在ERP中也会引起存货明细账仅有金额没有数量的情况。举个例子，假如A货物现在的库存量是零，若现在有一笔采购费用发票通过存货调整单摊入了A货物的成本中，此时就会引起A货物仅有金额无数量的情况。但是，此种情况不算异常，不用担心，后期它会随着A货物的购进与使用，在A货物的出库成本核算中，进行动态调整的。比如：A货物的出库计价方式为&移动平均&，那么A货物每次出库时，ERP都会动态的计算A货物的出库成本的。六、结束语财务业务一体化下，在ERP中采购业务的难点不多，但是这些难点还真是不简单，琐碎并且对财务知识要求较高，或许这才是成为难点的真正原因吧！对于这些难点的解说，笔者也感觉比较难，因为自己清楚与如何让别人清楚这完全是两种能力或两个阶段。笔者上述的解说，仍比较晦涩，也可能不全面，权当抛砖引玉吧，愿能激起读者更深入思考与理解！ 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ERP下存货暂估处理更容易（一）
会计城 | 日
来源 : 互联网
存货暂估是指外购货物的发票未到，不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账，下月用红字予以冲回的业务。本报上期实务版介绍了手工操作方式下对存货暂估的处理（见本报上期B12版《材料采购发票未到巧处理》一文），其实如果企业引入财务软件，可
　　存货暂估是指外购货物的发票未到，不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账，下月用红字予以冲回的业务。本报上期实务版介绍了手工操作方式下对存货暂估的处理（见本报上期B12版《材料采购发票未到巧处理》一文），其实如果企业引入财务软件，可以通过入库单直接进行材料暂估处理，因此存货的暂估处理就容易多了。下面介绍在ERP环境下对存货如何进行暂估处理。　　操作流程　　在ERP软件中，一般暂估业务是在采购与存货核算模块来实现，其统一的操作流程为：　　1、系统接收到从外系统传来的未结算的采购入库单，进行暂估业务处理。　　2、收到采购发票时，进行结算成本处理，系统提供月初回冲、单到回冲等方式进行暂估业务处理。　　3.月初回冲和单到回冲可处理入库单拆单拆记录多次结算，即每次部分结算后即可进行暂估处理。　　入库单记账时，如果已部分结算，则系统将其拆分成两条记录进行记账，按结算数量、结算单价、结算金额部分作为已结算的采购入库单记账，将未结算数量、未结算单价和未结算暂估金额作为暂估入库单记账。恢复记账时两条记录会同时恢复。　　具体业务处理　　1月份，采购部收到A医药公司送到的药品，维生素A数量为3盒，单价15元，葡萄糖50瓶，每瓶15元，共计695元，采购部库管人员在业务系统录入采购入库单。　　月底，仍然未收到医药公司提供的发票，财务部门核算人员针对该笔业务月底在业务系统进行暂估。　　借：库存商品　795　　　贷：应付账套——暂估应付款　795　　在月初回冲的方式下，进行核算：　　2月初，在业务系统中自动生成该笔业务的红字回冲单，财务部门材料会计根据红字回冲单生成凭证：　　借：库存商品　795　　　贷：应付账款——暂估应付款　795　　第一种情况：　　2月10日，采购部门业务员收到A医药公司提供的采购发票，维生素A数量为3盒、单价15元，葡萄糖50瓶、单价15元，共计695元，采购统计人员在业务系统录入采购发票，于1月份录入的采购入库单进行结算，并附相关业务单据于财务进行采购报账。　　材料会计收到采购统计人员所提供的采购入库单和采购发票后，在业务系统中对上月业务进行结算成本处理，同时生成蓝字回冲单，材料会计根据蓝字回冲单生成凭证：　　借：库存商品　795　　　贷：应付账款　795　　第二种情况：　　2月10日，采购部门业务员收到A医药公司提供的采购发票，维生素A数量为3盒，单价16元，金额48元，采购统计人员在业务系统录入采购发票，于1月份录入的采购入库单进行结算，并附相关业务单据于财务进行采购报账。　　材料会计收到采购统计人员所提供的采购入库单和采购发票后，在业务系统中对上月业务进行结算成本处理，同时生成蓝字回冲单，材料会计根据蓝字回冲单生成凭证：　　借：库存商品　48　　　贷：应付账款　48　　2月底，材料会计在业务系统中根据未结算完毕的采购入库单，生成暂估的蓝字回冲单，材料会计根据暂估的蓝字回冲单生成凭证：　　借：库存商品　750　　　贷：应付账款——暂估应付款　750　　第三种情况：　　2月底，该笔业务的采购入库单和发票仍然未到，业务系统中自动生成暂估的蓝字回冲单，材料会计根据暂估的蓝字回冲单制单：　　借：库存商品　795　　　贷：应付账款——暂估应付款　795[1][2]
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