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1、WORD文档编辑、排版的方法与技巧第一节 WORD 第二节 菜单、工具栏设置WORD具有多种功能，能够编辑各种各样的文档，为了方便操作，提供了多种命令和工具栏，但是，我们平时很少使用的工具栏或按钮摆放在屏幕上，占用了十分珍贵的屏幕空间。为了随时调用或关闭不用的工具栏，就要对工具栏实行配置或定制，以适合自己的编辑习惯。（一）工具栏的三种状态1、展开2、折叠（会识别分开标志）3、悬浮（二）关闭或打开工具栏【视图】【工具栏】如果在弹出菜单中的工具栏前面有“对勾”，表示该工具栏已经打开，如果要关闭工具栏，把其前面的“对勾”去掉，如果要打开，则单击相对应的工具栏。或者，把鼠标移动到工具栏的左上角，变成“

2、十字”光标后，拖动鼠标到编辑区，单击关闭按钮。（三）定制自己的菜单和工具栏【工具】【自定义】【命令】在对话框中右列表框中选择要加入的命令按钮，按住鼠标左键拖动到相对应的工具栏上即可。若要删除添加的命令按钮，执行上述操作，然后在工具栏上选中要取消的命令按钮和菜单项，拖动到编辑区的任意位置，松开鼠标即可。点击工具上的下拉箭头二、新建、打开文档（一）新建普通文档1、开始程序office-word2、【文件】【新建】3、单击工具栏上的【新建】按钮（二）利用模板创建文档【文件】【新建】【选择模板】（三）打开文档1、在windows环境下，双击要打开的word文档。2、进入word,选择【文件】选择近期编

3、辑过的文档。3、进入word，选择【文件】【打开】或单击工具栏上的【打开】按钮，弹出打开文档对话框，选择要打开的文档，单击确定或双击文档。三、保存设置（一）保存的格式WORD 保存文档的格式有：DOC 、TXT、 RTF、 HTML、 DOT等格式。（二）保存备份【工具】【选项】【保存】选中“保存备份“。（三）自动保存【工具】【选项】【保存】选中“自动保存时间间隔“调整保存的时间间隔，系统默认“10分钟”。（四）文档保护【工具】【选项】【安全性】在打开文档权限密码文本框中输入密码。以后如果要打开这个文档，系统提示请输入密码，如果密码错误将无法打开文档。（五）保存版本保存版本就是对文档的每一次修

4、改都保存为一个副本。如果觉得改动后的文档还不如原来的文档，那么能够通过版本功能自动恢复到原来的版本。保存版本：【文件】【版本】选中“关闭时自动保存版本“选项。恢复版本：【文件】【版本】选择列表框中列出的版本。撤消版本功能：把“关闭时自动保存版本“选项中的（V对勾）去掉注意：启动版本功能后，文档的尺寸将要变大。（六）保存字体如果您在文档中使用了特殊的字体或符号，那么到其他计算机上实行编辑，将不能准确显示文字或符号，要把特殊的字体或符号保存到文档中，操作如下：【工具】【选项】【保存】选中“嵌入Ture Type字体“选中下面的”只嵌入所用字符“选项。1、办公自动化（华文中宋）2、办公自动化（华文琥

5、珀）3、办公自动化（微软雅黑）（七）保存位置的更改WORD文档保存的默认位置是“我的文档”（my documents），若改变文档的保存位置，【工具】【选项】【文件位置】选择“文档”【修改】在对话框中选择文件夹。应用常识：一、输入法的切换：1、ctrl+space中英文切换2、ctrl+shift不同输入法的切换二、软键盘（小键盘）的使用1、左键单击显示/隐藏2、右键单击多个键盘选择三、保存与另存为的区别?1、新建文档中，二者作用相同2、将已经存过的文档修改，“保存”是将更改的结果保存有文档中；另存为是保一个新文档第二节文档编辑、排版基本知识及应用技巧一、文档的编辑（一）文档视图。WORD提供

6、了多种显示文件的方式，称为视图。包括普通视图、页面视图、大纲视图、WEB版式和阅读版式视图。另外还能够根据需要任意调整显示比例，使用户能够更方便地浏览文档的某些部分，更好地完成需要的操作。1、普通视图普通视图方式是最好的文本录入和图片插入的编辑环境。在这种方式下，几乎所有的排版信息都会显示出来。页与页之间用单虚线（分页符）表示分页，节与节之间用双虚线（分节符）表示分节。这能够缩短显示和查找的时间，在屏幕上文章也比较连贯易读。当需要从别的视图模式转换到普通视图模式时，可从以下3种操作中选择一种：选择【视图】 / 【普通】命令。单击屏幕左下角水平滚动条左边的【普通视图】按钮。按Alt+Ctrl+N

7、组合键。注意：在这种显示方式下，不能显示页眉和页脚；多栏排版时，也不能显示多栏，只能在一个栏中输入和显示；此外，在这种方式下也不能绘图。2、页面视图页面视图是使文档在屏幕上看去就像在纸上一样。在普通视图下见到的分页符，在页面视图下就成了两张不同的纸了。页面视图除了能够显示普通视图方式所能显示的所有内容之外，还能显示页眉、页脚、脚注及批注等，适于进行绘图、插入图表操作和一些排版操作。转换到页面视图有3种操作方法：选择【视图】 / 【页面】命令。单击屏幕左下角水平滚动条左边的【页面视图】按钮。按Alt+Ctrl+P组合键。注：在Word 2003的页面视图中，单击上下页面之间的空白处，可以将该部分

8、隐藏。3、大纲视图大纲视图方式特别适合于较多层次的文档。大纲视图将所有的标题分级显示出来，层次分明。在大纲视图模式下，可以通过标题的操作，改变文档的层次结构。大纲视图由于其特殊的属性，可以方便地移动、重组长文档。它不仅仅是一个视图，更是一个工具，可以帮助用户创建和重组复杂文档。切换到【大纲视图】模式有3种操作方法：。选择【视图】【大纲】命令。单击屏幕左下角水平滚动条左边的【大纲视图】按钮。按Alt+Ctrl+O组合键。屏幕转换到大纲视图模式后，可以看到在【大纲视图】模式下，屏幕上新增了一个【大纲】工具栏。该工具栏就是大纲文档具有特殊功能的秘密所在。4、Web版式视图Web版式视图是一种“所见即

9、所得”的视图形式。在Web版式视图中编辑的网页将会象在浏览器中所显示的一样。例如，文档将显示为一个不带分页符的长页，并且文本和表格将自动换行以适应窗口的大小。5、阅读版式视图在Word 2003中增加了独特的“阅读版式”，该视图方式下最适合阅读长篇文章。阅读版式将原来的文章编辑区缩小，而文字大小保持不变。如果字数多，它会自动分成多屏。在该视图下同样可以进行文字的编辑工作，但视觉效果好，眼睛不会感到疲劳。阅读版式视图会隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏，这样的好处是扩大显示区且方便用户进行审阅编辑。切换到【阅读版式视图】模式有3种操作方法：。选择【视图】【阅读版式】命令。单击屏幕

10、左下角水平滚动条左边的【阅读版式视图】按钮。按 Alt+R想要停止阅读文档时，请单击“阅读版式”工具栏上的“关闭”按钮或按 Esc 或 Alt+C，可以从阅读版式视图切换回来。文档结构图文档结构图是由联机版式视图发展而来的。它在一个单独的窗格中显示文档标题，使文档结构一目了然。可以通过文档结构图在整个文档中快速浏览并追踪特定位置。选择【视图】 / 【文档结构图】命令，即可显示文档结构图。这时窗口被分为两部分，文档结构图位于左边，文档内容位于右边，当前的标题高亮显示。文档结构图是可以折叠的。单击文档结构图中标题前的减号，此标题的子标题就会被折叠起来，同时标题前面的符号变为加号。（二）文本的选取1

11、、用鼠标快速选取将鼠标放在文字中间时：按鼠标次数选定内容2次单词3次段落将鼠标放在页面左侧，箭头向右倾时：按鼠标次数选定内容1次整行2次段落3次整个文档拖动部分文档按键（F8）次数选定内容2次单字3次句子4次段落5次整个节6次整个文档2、利用F8键进行快速定位按Shift+F8组合键可减小选定范围；按Ctrl+Shift+F8组合键，然后拖动鼠标，可选定纵向文本块；按Esc键可退出扩展选定方式。3、使用Shift 键快速选取在需要选取的文字开头处点一下鼠标左键，然后移动鼠标到需要选取的文字末尾处，按住Shift键不放，同时点击鼠标左键，这其中的文字将被选中。为了准确选定文本块，可以将光标定位在

12、要选定的文本的开始处，按住Shift键不放，然后用上、下、左、右四个箭头键进行选择。（三）文本的插入、改写。文本插入是指在一行的中间插入文字。改写是指用输入的文字覆盖插入点之后的文字。插入状态和改写状态的切换方式是用键盘上的INSERT键，在状态栏中显示提示，如果处于改写状态，状态栏中的“改写”为黑色显示，插入状态为灰色显示。（四）文本的复制、移动和删除。1、用鼠标右键复制文件在用Word编辑文章时，通过鼠标左键可将选定的文字进行任意移动；用鼠标右键可以复制选中的文字：首先选定要复制的文字，然后用鼠标右键将选定的文字拖拽到指定的位置，松开鼠标右键，此时，在出现的快捷菜单中选择“复制到此位置”即

13、可。2、文本的快速复制和移动除了使用快捷键进行复制外，还可以使用键盘加鼠标的方法来快速复制文字或图像。选择要复制的文字或图像，按下Ctrl键的同时用鼠标将选中的内容拖动到合适的位置即可。选择要复制的文本，按下Shift+F2键后，把插入点定位在需要插入的位置，按回车即可。如果要移动选定的文本，按F2键，然后定位插入点，按回车。如果要重新组织一个段落中的文本，（调整文本中文本的顺序）可以利用“图文场”功能进行快速组织。选定所要调整的文本，按Ctrl+F3键，将文本送入图文场，再选择要调整的第二个文本再按Ctrl+F3键，选择要插入的位置，按Ctrl+Shift+F3键，即可。用“选择性粘贴”中的

14、“无格式文本”用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的【选择性粘贴】命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。（五）撤消和恢复1、撤消如果你后悔了刚才的操作，可使用以下几种方法之一来撤消刚才的操作：(1)单击“编辑”菜单中的“撤消键入”命令。(2)单击“常用”工具栏

15、上的“撤消”按钮。(3) 使用Ctrl+Z快捷键。（六）编辑技巧1、给汉字加拼音（Word 2003）要给汉字加上拼音，用Word中的“拼音指南”，选择要注音的汉字，单击“格式/中文版式/拼音指南”命令(Mingling)。2、删除WEB文章中的空行有的时候从Web上复制文章内容，在Word窗口中粘贴后，文档中会出现很多空行，即不方便阅读，也不便于排版，打印。如果用删除键一行一行地删除，既费时又费力。我们可以使用Word【编辑】菜单中的【替换】命令来完成这一操作。单击“编辑/替换/查找和替换/高级”，在“查找内容”框中输入2个“特殊符号”中的“段落标记”（pp），在“替换为”输入框中，输入1个

16、“特殊字符(p)”中的“段落标记”，在“搜索范围”列表框中选择“全部”，最后单击“全部替换”按钮，空行便被全部删除了。3 “比较文档”的应用假设你是一位秘书，起草了一份文件，送给领导审阅，如果想知道领导对这份文件的修改情况，使用WORD中的比较文档功能就一目了然了。你只要先用Word打开你起草的文件，然后单击【工具】【比较与合并文档】按钮，这时就会弹出一个“选择与当前文档比较的文件”对话框，选择领导修改的文档，就可以很方便的比较了，Word会把领导的文件中所有修改之处都用红色的删除线（删除的部分）和下划线（增加的部分）给标出来。4、文档的快速查找在文档中，当需要查找文档内容时，常常使用编辑菜单

17、中的查找命令，其实可以用另外一种更简便的方法：在垂直滚动条的下方，有一小圆点按钮（选择浏览对象），单击则可以选择按对象进行浏览。5、插入通栏线的快速方法有时，我们习惯于把从网页中下载的文字复制到Word文档中，并在每个段落之间加一些分隔线以示区别，这些分隔线用一些字符画起来很费事，而用画图工具切换排版都很不方便。连续输入三个“”再按回车，可以得到一条波浪线。连续输入三个“=”，在按回车，得到双直线。连续输入三个“*”，在按回车，得到一条虚线。连续输入三个“-”号，得到一条较细的直线。连续输入三个“#”，可以得到中线粗，上下线细的直线。其实，这是一种键入时自动套用格式的功能。选择“工具”菜单的“

18、自动套用格式”命令，在对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动应用”类别中会发现“框线”，就是它控制了这个功能。6、将姓名按姓氏笔划排序在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条

19、了。7、利用合并字符功能设置上下标用户在编辑文档的时候，有时会遇到某个字符同时具有上下标，例如X10 、10+2-1，公式编辑器可以轻松的完成任务，但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢？在工具栏里添加“合并字符”按钮，键入有上下标的字母，依次键入上标、下标，然后同时选中上下标，最后按下合并字符按钮，接着会弹出对话框，进行了相应的设置后，就完成了上下标的输入。需要提醒用户注意的是，如果上下标对不齐的话可以尝试加空格，另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。Log10 2、 x3、M2、M28、利用拖放的方式复制网页在复制网页内容时，通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制

20、的部分，然后执行“复制”命令，接下来打开Word程序，进行“粘贴”。其实还有更加简便的方法，就是使用Windows最常见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，拖到Word窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。9、在文档中输入数学公式【插入】【对象】【公式3.0】如果在列表中没有该选项，需要OFFICE 2003安装盘，增加新功能。10、取消自动编号在Word中有一个自动编号的功能，即输入“1.快速显示文字格式”后按下回车键会自动出现“2”这给用户带来了很大的方便,但是有时候，并不需要该项功能出现，如何取消呢？方法是：单击“工具/自动更正选项”，在对话框中选择“键入时自动套

21、用格式”选项卡，将“自动编号列表”选项前的对钩去掉即可。二、文档的排版（一）页面设置【文件】【页面设置】（二）字体设置1、调整字体的大小在WORD中有几种方法可以任意改变文字的大小。逐渐缩放：选中要调整的文字后，按下CTRL+可逐渐放大文字，按下CTRL+可逐渐缩小文字。快速缩放：在选中要调整的文字后，按下Ctrl+Shift+可快速放大文字，按下CTRL+SHIFT+可快速缩小文字。任意缩放：选中要调整后，在字号栏内直接输入文字大小即可。2、快速分别设置中英文字体有没有遇到这样的情况，你输入了这样一段话：一a二b三c四d五e六f七g八h九i十j廿k卅l百m千n万o亿p兆q，就是许多英文夹在汉

22、字中间，你想把汉字设为隶书，又想把英文或数字设为Counier New或是其它字体，怎么办呢？方法是：点击“格式/字体”命令，在对话框中分别选择中文和英文字体（和顺序无关）。把这一段文字全部选中，先给汉字设为“隶书”，然后再点一次字体中的Counier New（此时仍然选中）就可以了。注意：顺序千万不能错。（三）格式设置1、【格式】【段落】2、快速改变文档的行距选中需要设置行距的文本段落，按Ctrl+1,即可将段落设置成单倍行距，Ctrl+2双倍行距，Ctrl+5为1.5倍行距。3、格式刷的使用4、滑标的使用在水平标尺行上有四个缩进滑标，通过移动这些缩进滑标也可以达到改变段落缩进的效果。如果水

23、平标尺没有显示在当前窗口内，可选择“视图”菜单中的“标尺”命令将其显示。四个缩进滑标为：首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进。各滑标的含义如下： 首行缩进滑标控制段落中第一行第一个字符的起始位置。 悬挂缩进滑标控制段落中除第一行之外的其它行的起始位置。 左缩进滑标控制段落左边界的位置。 右缩进滑标控制段落右边界的位置。（四）排版技巧1、附加段落格式的去除若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键CtrlQ。此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按CtrlQ快捷键即可。如有多个段落

24、需做类似调整，可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。2、附加字符格式的去除有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。这是与专业的字符排版原则相违背的。专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。如果你想去除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word为此提供了快捷键。不过要注意的是，这里有两组功能相同的快捷键。一个是CtrlSpace；另一个是CtrlShiftZ。前一组对于中文Windows的用户是无效的。CtrlSpace，是中文Windows中用于切换中英文输入法的快捷键。所以，我们可以选择使用

25、CtrlShiftZ来完成这一工作。3、快速复制WORD格式复制文字和段落的格式都可以使用格式刷，但当段落较大时，这种方法就不太方便，下面的方法也许更加简便易行。（1）选择源格式段落（2）按组合键Ctrl+Shift+C复制格式（3）选择目标段落（4）按组合键Ctrl+Shift+V粘贴格式。完成上述操作后，目标段落的所有格式与源段落格式相同。提示：如果仅仅单击目标段落使光标处于目标段落则只能复制段落格式；要同时复制字体格式，需要选中目标段落。4、人工分页在Word中，有时需要将某些内容放在单独的一页，常用的方法是在这些内容的结尾处敲上许多回车，直到该页的结尾为止。此方法虽然可行，但若减少行，

26、下页内容将上移。最简单的方法是：在需要放在特殊页内容的结尾处，按住Ctrl键再敲回车（加入分页符），这样只用一次回车就达到目的。SHIFT键再敲回车强行换行电子贺卡的编辑与排版一、图片编辑1、插入图片【插入】【图片】【来自文件】或【剪贴画】2、设置图片格式右键单击图片，选择【设置图片格式】或左键双击。3、编辑图片【视图】【工具栏】【图片】打开图片工具栏，可以对图片的亮度、对比度、透明度等进行编辑。二、艺术字编辑1、插入艺术字【插入】【艺术字】，打开“艺术字”库，选择式样，输入文字，选择字体、字号。2、编辑艺术字右键单击艺术字，选择【设置艺术字格式】三、文字效果选取文字【格式】【字体】【文字效果

27、】四、绘图绘制折线、作垂线折线：画一条直线，然后在直线上点右键选择“编辑顶点”，拖动直线中的任意位置即可。垂线：先任画一直线a，将其复制为直线b，点击绘图工具的“绘图”/“旋转或翻转”/左（右）转“，将直线b旋转90度，再将它和直线a组合，直线a、b即成互相垂直的关系。五、调整文字方向【格式】【文字方向】六、邮件合并【工具】【邮件合并】 邮件合并的三个基本过程（一）建立主文档“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数

28、据源的建立或选择提供了标准和思路。（二）准备好数据源数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Ac

29、cess都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。（三）把数据源合并到主文档中前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。第五节报纸、出版物的编辑与排版一、表格的编辑1、绘制表格（1）插入表格（2）绘制表格2、合并、拆分单元格（1）合并单元格选中要合并的两个或两个以上的单元格，【表格】【合并单元格】。（2）拆分单元格选中合并后的单元格，【表格】【拆分单元格】。3、WORD表格中的公式单元格的表示方法：如第1、2、3分别用A、B、C、表示；第1、2、3、行

30、分别用1、2、3、表示。第四列的第三行表示为D3。如下表的计算（表格/公式或使用快捷键CTRL+SHIFT+F9,输入完成后，单击右键选择“更新域”）姓名基本工资补贴应发交保险实发工资张三01050李斯2000200=sum(b3:c3)100=d3-e04、插入WORD表头斜线当绘制表格时，可用“表格/绘制斜线表头”命令，WORD中的斜线表头功能是由绘制的直线和文本框组合而成的。首先选中所插入的表头，执行“绘图/取消组合”命令，或者单击鼠标右键，选择“组合”，单击“取消组合”命令，再单击表格的其他处，就可以调整表头中的各个对象了。5、调整列宽但

31、不影响相邻列的宽度在调整表格某列宽度的时候，经常遇到影响相邻列宽的情况，其实只要在调整宽度的时候按住SHIFT键就可直接拖动相邻的列而不对其他列调整。6、删除整个或部分表格我们经常会遇到整个或部分表格选中，按下“Delete”，删除的只是表格的内容，可表格怎么也无法删除的情况。当需要删除整个或部分表格时，删除方法是：选中整个或部分表格，按下Backspace或shift+Delete键即可。7、快速将表格一分为二方法是：将光标定位于分开后为第二个表格的首行上，然后按下Ctrl+Shift+Enter组合键，Word会在表格的中间自动插入一个空行，从而将表格一分为二。8、Word表格行列互换在W

32、ord中进行表格的行列互换，可以求助于Excel。方法是：将表格复制粘贴到Excel后，选定Excel中的表格，执行“编辑/复制”命令，再单击Excel中的空白区域的单元格，执行“编辑/选择性粘贴”，在对话框中选中“转置”确定。最后再把表格复制回Word即可。一季度二季度三季度产值利润503045税收211419产值利润税收一季度1215021二季度1523014三季度、删除表格后的空白页绘制完一整页表格后，就会在表格的后面出现一空白页，如何删除空白页呢？方法是：将光标放在空白页上，选择“格式/段落”命令，把行距设置为固定值，数值调为1即可。10、“工具计算”

33、按钮的妙用单击“工具/自定义/命令”选项，在类别下拉框中选择“工具”，在命令下拉框中找到“工具计算”，将它拖到工具栏的任意位置，单击“关闭”。使用“工具计算”的方法很简单，只要选定要计算的内容，再单击“工具计算” 命令，计算结果便显示在状态栏中，同时该结果被放在剪贴板中，通过粘贴操作可以获得该结果。11、文字与表格的转换【表格】【转换】【文本转换为表格】或【表格转换为文本】12、表格的对齐方式选中表格，右键单击，选择表格属性，设置表格在文档的位置。13、插入图表【插入】【对象】【microsoftgraph图表】二、文本框的使用改变文本框的形状选择“自选图形”，右键单击，选择“添加文字”这时的

34、自选图形就变成了一个文本框，不仅可以输入文字，还可以和其他文本框进行链接。或者选择绘图工具栏上的自选图形中的基本形状，单击右键选择添加文字创建文本框的连接文本框的编辑1、插入图片、艺术字、表格2、去掉边框三、分栏的使用1.【格式】【分栏】2、在弹出的“分栏”对话框中，设置文档的分栏效果。（1）分栏的种类：有二分栏、三分栏、偏左二分栏、偏右二分栏等。（2）对选中的部分文字进行分栏排版。3、分栏后的效果，选择合适的显示比例进行查看。单击“常用”工具栏中的“显示比例”旁的小箭头，在出现的列表中根据需要选择显示比例，而不会改变文字的打印输出效果。第六节长篇文档的编辑与排版一、样式和格式的设置样式实际上

35、是各种格式的集合。样式分为段落样式和字符样式两种。应用段落样式时，必须把插入点放在段落中或者选定一组段落；应用字符样式时，必须选定文本。Word自带一些默认样式，可以选择所需样式应用与文档中。1.样式的应用：（1）选定应用样式的文本，【格式】工具栏【样式】列表框，单击右侧下拉箭头，选中所需样式单击即可。（2）将插入点置于要应用样式段落中，【格式】菜单-【样式和格式】命令，屏幕右侧出现任务窗格。选择应用的样式。2.创建和修改样式创建样式：格式样式和格式在右边的格式窗格中单击“新样式”出现对话框单击“格式”选择“字体”进行设置。可以将新样式添加到模板，选中”添加到模板“复选框，在”名称“中输入刚才

36、设置的名称、（段落、制表位、边框、语言、图文框、编号、快捷键等选项创建同上）复制、删除和更名样式：1)格式样式和格式或；2）显示自定义格式设置样式对话框管理器对话框关闭文件打开文件（打开含有所需样式的文档或模板）-在左边列表框选择所需样式复制、删除、更名。注意：word不允许删除它内建的样式，只可以删除其他人创建的自定义样式。二、Word节的使用在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新的页面设置选项。除非插入分节符，否则Microsoft Word会将整个文档视为一个节。

37、分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。插入分节符的方法如下：1.单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话框。分隔符类型：（分隔符并不属于分节符的类型。但它与分节符同在于一个对话框中出现。）分页符：插入分页符后，光标移到下一页。分栏符：将文档从插入分栏符的位置另起一栏，主要用在分栏排版中。换行符：插入换行符后，光标移到下一行。2.在“分节符类型”下，单击描述所需新分节符开始位置的选项。分节符类型有4种：下一页：插入

38、一个“下一页”分节符后，光标移到下一行。连续：插入一个“连续” 分节符后，新节与前面一节同处于当前页中。偶数页：插入一个“偶数页” 分节符后，光标移到最近的偶数页。如果当前是偶数页，就会跳过一个奇数页，移到最近的下一个偶数页。奇数页：插入一个“奇数页” 分节符后，光标移到最近的奇数页。（一）把文档页横竖分开许多人对Word文档的页面设置总是应用于整个文档，却不知道将它应用于插入点之后，更不知道将它应用于某一节。孰不知这样自己给自己制造了诸多麻烦，明明在一篇文档之中就可以使某些页的纸张方向为竖向，另外一些页的纸张方向为横向，只是因为不知道分节的方法，却在实现竖向纸与横向纸并存的文档时使用了两个文

39、档。其实在Word中的页面设置选项，包括页边距、纸张类型、纸张方向、版式、文档网格设置等都可以有3种应用范围：本节、插入点之后、整篇文档。1、设置节。插入分隔符确定2、文件页面设置横向应用于“本节”确定（二）设置独立节、独立页通过对文档分节，还可以实现文档中节内单独编页码。方法是：先将文档分节，将光标移到单独编页码的节内，单击“插入”菜单下的“页码”对话框中的“格式” 按钮，在“页码格式”对话框中的“页码编排”选项中选择“起始页码”单选钮，而不选择“续前页”。三、页眉和页脚1、【视图】【页眉和页脚】2、为部分文档创建不同的页眉或页脚创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚

40、。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。 如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符； 单击要为其创建不同页眉或页脚的节； 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口； 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮。 修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。 要为下一节创建不同的页眉或页脚，重复步骤1到步骤5。3、“域”的使用很多用户在编辑文档时，需要在文档末尾加入落款，如姓名、通讯地址等资料，我们可以使用

41、Word提供的域功能来完成这一自动化操作。方法是：单击“工具/选项”，在对话框中选择“用户信息”选项卡，输入相应的个人信息后，按下“确定”按钮保存输入结果。这样，在需要插入落款时，可以执行“插入”菜单上的“域”命令，然后在弹出的对话框中的“类别”选项中选择“用户信息”以及相应的选项User Address(用户地址)、Userlnitials（用户姓名缩写）以及User Name(用户姓名),并点击“确定”按钮即可完成自动加入落款。4、添加/去除页眉中的横线在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下面的方法去掉：1.确认插入点位

42、于页眉；2.选取“格式”选项，选取“边框和底纹”，边框设置选择“无”，“应用于”选择“段落”，确定即可。第二种方法：在页眉状态下，在【样式】栏里【页眉】换成【正文】选项。5.在WORD中实现字典式页眉字典每一页的页眉上除了注明页码外，还注明了该页的第一项和最后一项，在Word中使用域可以实现上述效果。要将Word中的引用项目都设置成相同样式。在文档的页眉处的适当位置，分别插入两个“Styleref”域，每个域都要指定所设置项目的样式，并且第二个域要带”1”开关。当打印文档时，就会显示该页的第一项和最后一项。思考：1.如何为首页设置不同的页眉页脚？2.如何为奇数页和偶数页设置不同的页眉页脚？（视

43、图页眉页脚-页眉页脚工具栏上的页面设置版式）3.怎样在word文档中从第3页开始编页码，而原来的第1、2页没有页码？(光标放在第2页最后-插入-分隔符-下一页-确定-光标移至第3页-插入-页码-格式-页码格式-起始页码设为1-确定-双击第3页页码-选中链接至前一个-将1、2页页码删除。)4.如何快速插入当前日期？【alt+shift+D】 【alt+shift+T】5.如何快速改变文本字号？word的【字号】下拉列表中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，当打印海报或宣传墙报常用到更大字体。方法：选中要放大的汉字单击【字号】-在选框中直接输入数值-回车四、脚注和尾注（一）脚注和尾注1

44、.插入脚注和尾注【插入】【引用】-【脚注和尾注】随时看到脚注或尾注的内容方法：工具选项视图屏幕提示2.删除脚注和尾注1）选中删除对象delete2)删除所有的脚注和尾注：编辑替换查找和替换对话框高级特殊字符脚注标记或尾注标记-确定【替换为】框是空白的-全部替换。（这种方法不能删除自定义的脚注引用标记）（二）交叉引用交叉引用是对文档中其他位置的内容的引用。【插入】【交叉引用】如：要了解“页眉和页脚”的使用方法，请参阅【二、Word节的使用在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应

45、用新的页面设置选项。除非插入分节符，否则Microsoft Word会将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。插入分节符的方法如下：1.单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话框。分隔符类型：（分隔符并不属于分节符的类型。但它与分节符同在于一个对话框中出现。）分页符：插入分页符后，光标移到下一页。分栏符：将文档从插入分栏符的位置另起一栏，主要用在分栏排版中。换行符：插入换行符后，光标移到下一行

46、。2.在“分节符类型”下，单击描述所需新分节符开始位置的选项。分节符类型有4种：下一页：插入一个“下一页”分节符后，光标移到下一行。连续：插入一个“连续” 分节符后，新节与前面一节同处于当前页中。偶数页：插入一个“偶数页” 分节符后，光标移到最近的偶数页。如果当前是偶数页，就会跳过一个奇数页，移到最近的下一个偶数页。奇数页：插入一个“奇数页” 分节符后，光标移到最近的奇数页。（一）把文档页横竖分开许多人对Word文档的页面设置总是应用于整个文档，却不知道将它应用于插入点之后，更不知道将它应用于某一节。孰不知这样自己给自己制造了诸多麻烦，明明在一篇文档之中就可以使某些页的纸张方向为竖向，另外一些

47、页的纸张方向为横向，只是因为不知道分节的方法，却在实现竖向纸与横向纸并存的文档时使用了两个文档。其实在Word中的页面设置选项，包括页边距、纸张类型、纸张方向、版式、文档网格设置等都可以有3种应用范围：本节、插入点之后、整篇文档。1、设置节。插入分隔符确定2、文件页面设置横向应用于“本节”确定（二）设置独立节、独立页通过对文档分节，还可以实现文档中节内单独编页码。方法是：先将文档分节，将光标移到单独编页码的节内，单击“插入”菜单下的“页码”对话框中的“格式” 按钮，在“页码格式”对话框中的“页码编排”选项中选择“起始页码”单选钮，而不选择“续前页”。三、页眉和页脚】（三）插入批注1.插入批注：

48、插入批注2.删除批注：鼠标指向批注单击右键删除批注五、自动生成目录（一）自动生成目录目录是文档中标题的列表。用户可以通过目录来浏览文档中讨论了哪些主题。如果为Web创建了一篇文档，也可将目录置于Web框架中，这样就可以方便的浏览全文了。如果为文档建立目录，前提条件是必须事先对文档使用word内置的标题样式或使用大纲级别来格式化标题，另外还必须为文档添加页码。（如果想使用自己的标题格式，则可以应用自定义标题样式。若要用其他的选项来自定义目录，可使用域。例如，可以使用域来省略一部分目录的页码。）在指定了要包含的标题之后，可以选择一种设计好的目录格式并生成最终的目录。方法是：1单击要建立目录的地方，

49、通常是文档的最前面；2选择“插入”菜单引用-“索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框；3在对话框中选择“目录”选项卡；4选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框；5在“格式”框中选择一种目录格式，在“显示级别”框中键入或者选择一种显示级别。显示级别是指在目录中从最高级开始显示的级别数；6若要对其它选项进行设置，单击“选项”按钮进行。在选定了各选项后，单击“确定”按钮。这样，Word就会在指定的地方建立目录，目录中的页码是由word自动确定的。编制好目录后，Word将搜索带有指定样式的标题，按照标题级别排序，引用页码，并且在文档中显示目录，还可以利用它在联机文档中快速漫游。将鼠标指针移动到目录的

50、页码上，你会看到鼠标指针变成了手形，单击左键即可跳转到文档中相应的标题下。（二）把目录变成普通文字用户在插入目录后，如果想做具体的修改是很困难的，因为整个目录是一个域，无法像修改普通文字那样进行编辑，解决的方法是：选中整个目录，按下Ctrl+Shift+F9组合键，即可使整个目录变成普通文本，然后就可以尽情修改了。（三）更新目录Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录，因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录

51、的操作，重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后，会弹出一个对话框，询问是否要替换原来的目录，选择【是】替换原来的目录即可。如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后，按下F9键更新域。第七节文档的打印选择【文件】【打印】或单击工具栏上的“打印机”按钮。开始-设置-打印机或控制面板-打印机一、分节文件打印的技巧Word文档经过分节后，如果编制了重复页码，打印时问题就出现了。例如，前两节均有编号为“3”-“10”的页码，当需要仅仅打印第二节的3-10页时就会遇到难题，因为

52、在“打印”对话框中的“页码范围”框中输入“3-10”，打印的只会是第一节的内容。对一个已经分节的Word文件，如果只需打印某节或其中几节的某些页面，应采用“P页码S节号”的格式填入“页码范围”内。例如：S2-表示打印第二节的所有页面。【字母P、S大小通用，分别是Page和Section的第一个字母】P2S2，P5S2-表示打印第二节的第二页和第五页。S2，S4-打印第二节和第四节的所有页面。P4S2-P5S3-从第二节的第四页打印到第三节的第五页。打印同一节内的某几页，代码可以简化，如打印第3节的2-4页，可以键入“P2S3-P4S3”，也可以简化为“P2S3-P4”。二、使用Word字体隐藏

53、功能制作模板在Word的使用中，有时候我们需要制作打印用的专用模板，比如在下面的表格中我们可以看到粗体的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样表内，因为这些黑色文字是要经常变化的，所以不能把它们都作为模板内容，只能空下来不填，但是每次输入要打印内容的时候，会因为不知道哪个空白单元格，应该填写哪个相应内容，这样我们会觉得无所侍从，经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦，如何使这些文字只显示，而不让它们打印出来呢？为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法隐藏文字的方法：选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表”，然后，单击“格式字体”，将隐藏”复选框

54、打上钩，然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可，或者使用格式刷来刷一下就可以了！隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢？方法如下：单击“工具选项视图非打印字符”，选中“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了！三、节约纸张双面打印在使用Word编辑打印文字资料时，常常需要将编辑出的文字资料打印在纸张的正反面上，其中还要留下装订线的位置。使用针式打印机可以通过移动纸张的位置来实现上面打印的效果，但在使用喷墨打印机时，由于纸张放置的位置时固定的，人工操作不容易使两边对齐，打印出的效果就不好。只要合理的利用Word的排版设置，使用喷墨或激光打印机实现纸张的双面打

55、印也是非常容易的，下面以使用激光打印机实现文字资料的双面打印的具体设置过程。页面设置一篇文档排版完毕后，单击“文件”菜单栏，选择“页面设置”命令，进入页面设置窗口。首先设定纸张大小，如这里选择A4纸。在“文档网络”设置页面中，选择每一页打印的行数和每行要打印的字数。在“页边距”设置页面中决定能否进行双面打印，在这里主要对页边距的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置，在这里我们设置该页面的内侧、外侧值都为20毫米，同时设置装订线的值为10毫米，选择对称页边距，单击“确定”后双面打印的页面设置就完毕了。1. 一般常用的操作方法是：打开一个文件后，选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。2.另一种更灵活的双面打印方法是：打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后确定按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，这样只用一次打印命令就可以了。四、怎样在一张纸上打印两个页码我们打印公文、试卷资料时常常希望做成对折的两个页面，最后把它们装订起来，可采用下列方法来解决：文字内容录入完毕后，单击“文件”菜单中的“页面设置

OFFICE办公软件常见故障解决

1、添加页眉时无法去掉自动添加的下划线

使用Word给文档添加上页眉和页脚时，总是多了一条长长的下划线，不知如何能够将页眉部分的下划线去掉？

在添加完页眉后，按照下面的步骤操作：

①选择Word主菜单[格式]---[样式]，弹出“样式”窗口，在“样式”中选择“页眉”，单击“更改”按钮，如图2---1---10所示。

②在弹出的如图2---1---11所示“更改样式”窗口单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“边框”，弹出“边框和底纹”窗口。在“边框”选项卡中用鼠标分别单击“无”和“确定”按钮即可。

首先要选中页眉，而且不要直接在“格式”菜单中选择“边框和底纹”选项来进行上述设置。

2、简体中文版的Word无法输入繁体字

浏览繁体字网页的时候，在浏览器的[查看]---[编码]菜单下选择“繁体中文”就可以正常查看。但在简体中文版的Word中怎么输入繁体呢？使用什么输入法比较快？

其实在Word中输入繁体字与使用哪种输入法并没有关系。有一种更简便易行的方法：

①选中需要变成繁体字的文字。

②单击“工具”菜单下的[语言]---[中文简繁转换]选项。

③在弹出的窗口选择“将简体中文换为繁体中文”选项，转换结果。

3、Word工具栏全乱套了

一次不小心在Word工具栏上乱点了一通鼠标，结果很多按钮都消失不见了，留下一些空白和陌生的按钮。关闭后重新打开Word，也没有办法恢复。请问如何恢复Word工具栏的默认设置？

Word的工具按钮都归类到几个工具条中。而这几个工具条是否显示，在Word中也是可以设置的，不常用的按钮还会自动隐藏。所以，胡乱拖动、点击工具条，就很容易将其搞乱。不过恢复默认设置并不困难，你可以仔细地按照下面的步骤进行操作：

①先将Word 关闭。

②选择[开始]---[运行]，在弹出的“运行”窗口中输入“Regedit”（如图2---1---23所示），单击“确定”按钮打开注册表编辑器。

④在“Data”选项上单击右键，在弹出的菜单中选择“重命名”，将“Data”改名为“Datal”。

⑤关闭注册表编辑器后运行Word，Word工具栏就恢复原样了。

4、Word文档的插图原文件丢失了

Word文档中基本完整地保存了插图的数据，所以，如果对图片没有非常高的质量要求，只要拥有Word 文档，就可以恢复其中插图的数据。方法有两种：

1、将Word文档“另存为WEB页”，就会得到一个htm文件和一系列的图片文件。这些图片文件就是Word 文档中的插图。

如果文档中的图片很多，而我们只是丢失了一两幅图片，这种方法就不合适了。建议大家选用第二种方法。