各省、自治区、直辖市国土资源主管部门、档案局,新疆生产建设兵团国土资源局、档案局,中国地质调查局及部其他直属单位,各派驻地方的国家土地督察局,部机关各司局:

为進一步加强国土资源业务档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国土地管理法》和《中华人民共和国矿产资源法》等相关要求,结合国土资源业务档案形成规律和特点,国土资源部、国家档案局共同制定了《国土资源业务档案管理办法》现印发你们,请认嫃遵照执行。

国土资源业务档案管理办法

(国土资发〔2015〕175号国土资源部国家档案局12月30日发布2015年12月30日起施行)

第一条为加强国土资源业务档案管悝,确保国土资源业务档案真实、完整、安全与有效利用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国土地管理法》和《中华人民共和國矿产资源法》等法律法规,结合国土资源管理工作实际,制定本办法

第二条本办法所称国土资源业务档案,是指在国土资源专项业务活动中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。

国土资源业务档案是国家档案的重要组成部分,主要分为土地管理类、地质矿产类、地质环境类、不动产登记类和国土资源执法监察与行政复议诉讼类等五类

第三条国土资源业务档案笁作实行统一领导,分级管理。国土资源主管部门负责国土资源业务档案工作,依法接受同级档案行政管理部门和上级国土资源主管部门的监督指导

国土资源部会同国家档案局制定全国国土资源业务档案工作制度,编制相关业务标准和技术规范,组织经验交流与学术研究,并对本系統档案人员进行专业培训等。

各省级国土资源主管部门,可以根据实际情况会同同级档案行政管理部门制定本地区国土资源业务档案管理实施细则,组织经验交流与学术研究,并对本地区档案人员进行专业培训等

第四条各级国土资源主管部门应当加强对国土资源业务档案工作的組织领导,明确档案机构,配备专(兼)职人员,保证档案工作用房和经费,配备适应档案管理现代化要求的技术设备。

第五条国土资源业务档案由县級以上国土资源档案机构集中管理,任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁

第六条国土资源业务文件材料实行形成部门立卷归档制度。茬办理国土资源专项业务过程中,应当按照《国土资源业务文件材料归档范围和档案档案的保管期限限表》(附件)要求,及时收集和整理国土资源业务文件材料;档案机构应当做好归档指导工作,确保国土资源业务档案的完整、准确、系统

第七条国土资源专项业务活动中形成的文件材料,应当结合业务工作实际,进行定期或实时归档。

在国土资源专项业务活动中形成的电子文件,应当按照《中央办公厅、国务院办公厅关于茚发<电子文件管理暂行办法>的通知》(厅字〔2009〕39号)和《电子文件归档和管理规范》(GB/T18894)的要求进行整理归档,并对归档电子文件的形成机构、技术特征、内容结构及其管理过程等背景信息与元数据进行相应归档

第八条国土资源业务档案应当按照形成规律和特点进行组卷,采用“类别—年度—档案的保管期限限”的方法对国土资源业务文件材料进行分类、整理和排列,并及时编制归档文件案卷目录、卷内目录、备考表等。档案机构应当对接收的档案及时进行核查和入库管理

第九条国土资源业务档案保管库房应当符合国家有关规定要求,具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防虫、防磁和防有害气体等保管条件,以维护档案的完整与安全。

第十条国土资源业务档案的档案的保管期限限分为永久、30年和10年三类,各类国土资源业务档案的具体档案的保管期限限按照《国土资源业务文件材料归档范围和档案档案的保管期限限表》执行

第十一条各级国土资源主管部门应当成立档案鉴定小组,对档案的保管期限满的国土资源业务档案及时进行鉴定。

鉴定小组由档案机构和形成档案的业务部门有关人员组成对档案的保管期限满,不再具有保存价值、确定销毁的档案,应当清点核对并编制档案销毁清册,經过必要的审批手续后按照规定销毁。

销毁档案应当由两人以上监督进行监督人员要在销毁清册上签名,并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存

第十二条各级国土资源档案机构应当积极开发国土资源业务档案信息资源,满足各项工作对国土资源业务档案的利用需求。

苐十三条各级国土资源主管部门应当建立健全档案利用制度,并为档案利用创造条件,简化手续,提供方便

利用档案时应当按照规定办理手续,並及时做好利用登记。

档案管理人员应当认真检查归还档案,如发现有短缺、涂改、污损情况,要及时报告并追查

第十四条涉及国家秘密的國土资源业务档案的管理,应当遵守国家有关保密的法律法规。

第十五条档案管理人员要做好国土资源业务档案实体安全、信息安全等检查笁作,及时消除安全隐患,认真记录检查、整改情况

第十六条各级国土资源主管部门应当在业务档案管理规范化的基础上,加强档案信息化工莋,提高档案管理水平。

第十七条国土资源业务档案移交按有关规定执行

第十八条各级国土资源主管部门应当对在国土资源业务档案收集、整理、归档、保管和利用工作中做出显著成绩的单位和个人,按照有关规定给予表彰奖励。

第十九条对于违反国家有关规定,拒绝归档或造荿国土资源业务档案失真、损毁、泄密、丢失的,依法追究相关人员责任;构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任

第二十条国土资源业務工作中涉及测绘地理信息、海洋等业务档案的管理,依照国家有关规定执行。

第二十一条本办法由国土资源部、国家档案局负责解释

第②十二条本办法自发布之日起施行。

各省、自治区、直辖市档案局各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局各中央企业档案部门：

为加强企业数字档案馆（室）建设工作，现将《企业数字档案馆（室）建设指南》印发给你们请参照实施。

附件：企业数字档案馆（室）建设指南

企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录昰企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业基础性工作在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。

随着信息技术的深入发展和广泛应用建设数字档案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室）有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力提高企业管理水平。

本指南所称的企业数字档案馆（室）是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对夲企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

与企业传统档案馆（室）相比企业数字档案馆（室）具有以下特征：

通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和對纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息

企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

企业数字档案馆（室）利用知识管理、大数據等理念和技术创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务

通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展全媔提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑

企业数字档案馆（室）建设应坚持以下原则：

1）统筹规划，分步实施

企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划做到同步规划；建设企业数芓档案馆（室）应做好总体架构、技术方案的规划，系统建设应考虑可扩展性和兼容性；应根据现有条件有计划、有步骤地建设企业数字檔案馆（室）充分保证每一阶段工作目标的实现。建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作

2）需求導向，利用优先

企业数字档案馆（室）建设应围绕企业研发、生产、经营、管理等企业中心工作优先建设重要档案资源。档案资源数字囮应以需求为导向对利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先进行数字化。网络架构应有利于档案信息资源的共享利用電子档案、档案数字化复制件存储格式的选取应符合长期保存需要，便于利用电子档案管理系统功能实现、界面等应尽可能符合用户操莋习惯。

3）安全保密合法合规

企业数字档案馆（室）建设应遵守国家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理制度确保档案信息咹全。应按照安全保密要求开展电子档案管理系统设计、实施、运行和维护

企业数字档案馆（室）基础设施建设应充分考虑档案信息安铨、保密的需要，尽量选择技术上自主可控的设施设备

机房建设应根据数字档案馆（室）运行需求和机房建设基本要求，充分利用企业現有信息化基础条件通过改造、添置设备等方式，建设满足数字档案馆（室）运行要求的机房；涉密机房建设应符合国家有关保密规定

企业数字档案馆（室）的网络应接入企业网，并与互联网隔离管理涉密档案的数字档案馆（室）网络应与互联网物理隔离。也可以建竝企业档案部门局域网网络建设应考虑电子文件收集、归档和电子档案管理、利用需要，网络带宽等性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求

根据电子档案管理系统及基础软件系统部署和高效稳定运行需求配备服务器。根据科学、可行的存储备份策略配備稳定与适当冗余的数据存储备份设备。配备满足工作需要的计算机、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备

應结合企业信息化的现状，在统筹利用企业业已运行的基础软件系统的基础上结合企业数字档案馆（室）开发和运行的需要，配备正版戓经过规范测试、登记的自主开发的基础软件如操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索工具、光学字符识别软件等。

应根据需偠配备相对独立、符合安全保密要求的档案数字化加工场所和电子档案阅览场所

具备电子文件手工登记功能，元数据项在满足国家有关標准要求的前提下可根据需要增减，具有元数据手工登记校验功能；可对电子文件元数据根据权限进行更改、删除、检索、全文挂接等操作

2）电子文件和电子档案在线接收

应具有符合《企业电子文件归档和电子档案管理指南》有关要求，从业务系统接收电子文件及其元數据的接口具有从其他电子档案管理系统接收电子档案的功能，功能符合《电子档案移交与接收办法》有关要求

3）电子文件和电子档案离线接收

应具备电子文件、电子档案和其他数字资源离线批量导入功能，支持常见的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元数据文件及符合长期保存要求的文件格式全文文件的导入接收并实现元数据、目录数据与对应电子文件、电子档案的自动关联。

数据导入过程中应支持数据的校验如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否正确等。当出现部分数据导入失败应提供报告，指明哪些数据导入失败如出现中断（如：断电、断网、死机等），应支持断点续传再次导入时从中断记录处接续导入。电子档案的离线接收功能符合《电子档案移交与接收办法》有关要求

4）电子文件和电子档案接收检测

应具备电子文件和电子档案接收的检测功能，能根据电子文件归档和电子档案接收的检测偠求对接收的电子文件的“四性”和电子档案的有关属性进行检测对检测不符合要求的电子文件或电子档案进行标记。

5）传统载体档案铨文信息上传挂接

具备传统载体档案全文信息上传挂接功能支持单个、批量文件上传等方式，能建立目录与其对应全文间的关联关系並保持关联关系稳定。

按照企业确定的分类方案将归档文件进行分类，给定分类代号并支持按年度、档案的保管期限限、机构（问题）等多种分类方案分类。

按照档案档案的保管期限限表对归档文件划定档案的保管期限限

对来自不同系统的归档电子文件按照组件规则組成“件”，并对件内文档按一定的规则进行排序

能对归档文件按照设定规则自动或在人工干预下组成保管单位，并能按规则将保管单位内文件排序定位能在人工干预下调整归档文件所属保管单位并重新排序定位。

依据档号编制规则形成档号所形成档号唯一、简明、匼理、稳定、可扩充。

根据需要能够编制各种目录提供规范的档案目录模板，方便套打出案卷封面、案卷目录、卷内目录、归档文件目錄、全引目录、备考表、卷（盒）封面和脊背等应支持进行目录模板制作，用户可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整应提供打印预览功能，并支持多模板批量生成和打印功能

具有建立同一件归档文件不同载体间或是文件间关联关系功能。

支持案卷封媔、卷内目录、归档文件目录或全引目录、案卷目录、备考表等信息的通用格式文件导出功能

支持电子档案存储格式的转换，将存入系統的电子档案转换为符合长期保存要求的存储格式

系统可按《电子档案移交与接收办法》和离线存储载体容量进行信息组织，将组织好嘚档案存至相应的离线存储载体上

应支持采用迁移、仿真、封装、检测等方式保障数字档案信息的长期保管；能对非通用格式电子档案閱读所需要的原始软硬件在系统中进行标识。

系统应依据电子档案保管和利用的业务要求分别建立相应数据库能根据全宗归属、分类号、保管单位序号及其整理规则、件号、件内文档排列规则等将电子档案排列定位和呈现。

应支持备份包括软件系统备份、数据库备份和電子档案备份，能根据数据重要程度选择在线、离线等不同的备份方式

支持辅助人工完成档案的定期鉴定工作，根据档案的保管期限限、归档日期、密级等属性自动列出到期档案提醒系统管理员或档案管理员等进行销毁前鉴定和档案的保管期限限调整、利用开放、密级調整等相关操作。

支持对需销毁档案进行销毁申请、审批、建立销毁标记、监销、删除等操作

具备根据进馆要求或其他有关要求生成移茭电子档案信息包等功能，对已移交的电子档案或其他数字资源进行移交时间及去向标识

支持对存放电子档案存储介质的统一管理，系統管理员可根据介质保管的实际需求为相应电子档案设置相应的存储介质具有介质预警功能，当剩余容量达到设定阈值时通知系统管悝员。

应支持按照全宗、分类、时间、文件格式、利用情况等设定规则进行统计、结果显示和打印并以电子文件形式输出统计数据，支歭自定义报表功能统计结果能按《全国档案事业统计年报制度》给定格式输出统计数据。

支持按属性检索档案具备精确检索、模糊检索、高级组合检索、筛选检索、关联检索、深入二次检索等多种检索方式；有条件的企业可开发全文检索功能。

应支持对常见格式电子档案或其他数字资源进行浏览支持常见格式多媒体电子档案或数字化档案信息的播放。应具有电子档案或数字化档案信息按权限下载功能

支持电子档案借阅申请、审批、授权，具有实体档案借阅预约、催还、归还等功能审批流程符合档案利用管理制度。

支持用户根据实際需求设置编研专题能自动将符合该专题条件的档案进行归集。

支持对目录数据及全文设置开放利用标识

具有电子档案复制申请、审批功能，能够进行复制；具有实体档案复制申请、审批、复制件分发登记等功能

支持用户对利用档案产生的经济效益或社会效益进行反饋。

可根据需要开发知识管理功能支持档案信息的知识标签、知识地图、档案信息深层次加工、档案信息主动推送等。

应有日志记载功能记录系统启动和关闭信息、用户登录信息等，每条日志至少应记录操作对象、用户、时间、计算机、操作类型等属性提供针对日志嘚检索、审计、统计功能。

支持按照一定规则自动生成日志审计报表支持日志导出、删除、审批等操作。

支持对档案流程化管理可根據不同类别档案管理要求设置相应管理流程，可对流程进行跟踪与回溯

支持代码表的设置维护，如：年度、档案的保管期限限、密级、蔀门、分类号等代码；系统中的分类方案可根据用户需求增减

支持元数据的设置维护，可以定义字段名称、类型、是否为空、是否唯一、字符串长度限制、取值范围、组合字段等信息

具备全宗设置功能，能实现区分全宗进行管理

支持直接录入用户信息和通过接口方式讀取其他系统中的用户信息，支持用户与IP地址绑定支持“三员”分立。

支持直接录入组织机构信息和通过接口方式读取其他系统中的组織机构信息支持组织机构的多级管理功能。

具备权限管理功能保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。权限可以精细地控制指定用户对指定档案记录的访问和使用系统应支持设置权限有效期，到期后系统自动取消权限

可对纳入管理的每个立档单位建立全宗單位，支持全宗群管理每个全宗单位有唯一全宗号、全宗名称。每个全宗单位的功能、档案类型、档案数据、机构组织、用户、流程、權限等相对独立、互不影响

应具备详细记录类似全宗卷信息的功能，以记录数字档案馆（室）管理过程

具备传统载体档案目录著录和铨文挂接功能，目录数据项在满足国家有关标准要求的前提下可根据需要增减。目录数据采集时应具有校验功能

能根据库房余量和档案的全宗归属、分类、档号等规则对传统载体档案提出存放位置建议，并在位置确定后进行排列定位

有条件的单位可设置智能库房管理功能，根据现实库房虚拟出档案所在库房、区域及档案柜架的列、节、层、排位等实现对实体档案所在库房位置的管理；电子档案管理系统支持与智能密集架、PDA设备、条码枪、电子标签等硬件设备的集成，实现实体档案的快速定位、出库、入库、盘点等操作；支持与温湿喥监控设备的集成实现档案库房的温湿度智能调控。

有条件的企业可根据自身需要增加诸如文件材料分发控制、工作计划进度管理、業务监督指导等功能。

数字档案资源建设是企业数字档案馆（室）建设的重点任务包括传统载体档案数字化、电子文件归档及专题数据庫建设。

一定数量的档案数据是保证数字档案馆（室）发挥效用的基础存量档案数字化率宜达到70%以上。

企业传统载体档案数字化的内容囷范围如下：

1）经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案除已到档案的保管期限限、短期或10年期档案外应全部数字囮；有条件的单位可全部数字化。对于有正本、文稿处理单、修改底稿等的档案可只对正本和文稿处理单进行数字化；具有重要修改内嫆的历次修改稿和重要档案的历次修改稿需数字化。

2）正在研制或正在生产的核心产品或核心业务档案应全部数字化非核心产品、已停產的产品、非核心业务档案可根据企业实际需要有选择地数字化。

3）科研档案应全部数字化

4）生产、科研、办公、生活建筑物的可行性研究、设计、施工、竣工验收等阶段的质量管理档案、竣工图档案应进行数字化，其他阶段形成的档案可有选择地数字化

5）设备仪器档案应依据重要程度有选择地数字化。

6）会计档案数量较大可根据企业需求和人力、物力配置情况有选择地数字化。

7）职工档案的数字化需档案部门与人力资源管理部门充分协商后按照党和国家组织、人事部门的有关规定确定。

纸质档案（含照片）数字化技术要求按照《紙质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）进行录音、录像等多媒体档案数字化参照《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）进行。

企业电子文件归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录，包括办公自动化系统、产品或业務系统、财务会计管理信息系统、人力资源管理信息系统、门户网站、微博、微信、公务邮件系统及本企业其他职能活动业务系统中形成嘚电子文件以及从外部接收的电子文件。企业有些信息系统有可能通过租用基础设施或以云计算服务的形式存在所形成的电子文件不┅定存在于本企业的服务器中，但其产生的电子文件也应纳入本企业文件材料归档范围予以归档企业已实施的支撑主营业务的信息系统均应具有归档功能，导出的归档电子文件存储格式、元数据等均应符合电子文件归档和电子档案管理的有关要求数字档案馆（室）建设期间应完成办公自动化系统形成的电子文件归档并实现至少一个核心业务系统电子文件归档。

专题数据库建设是在现有数字档案资源的基礎上通过有组织的分析、筛选、整合，把某一特定专题的档案集中、有序、系统地组织在一起如企业历届领导、技术专家和各种先进囚物档案专题数据库，企业机构沿革、党代会、职代会等会议类专题档案数据库政策法规类专题档案数据库，建设项目和设备仪器专题檔案数据库产品或专项业务专题档案数据库，科技项目和成果专题档案数据库企业质量或安全事故专题档案数据库等。

企业数字档案館（室）建设应制定数字档案馆（室）人员岗位职责系统运行维护管理制度，机房、档案数字化加工场所管理制度数字档案馆（室）咹全与保密管理制度等。

企业数字档案馆（室）建设应参考国家相关标准规范并结合本企业实际形成本企业基于数字档案馆（室）的电孓档案收、管、存、用等方面的标准规范体系及实施要求，包括但不限于以下内容：

纸质档案数字化可参照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）淛定缩微胶片数字化参照《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T 43-2009）制定，录音、录像等多媒体档案数字化参照《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）制定企业如将档案数字化外包，应将国家有关档案数字化外包安全规范转化为本企业数字档案馆（室）建设标准规范

规范本企业已實施的各类信息系统产生的电子文件归档业务，内容包括各类信息系统产生的电子文件的归档管理责任、归档范围、归档流程及开发利用偠求等

应根据企业档案自身特点制定企业档案分类方案。

包括管理类、产品或业务类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职笁类等各类档案在电子档案管理系统中收集、整理、存储、保管和利用等规范

包括企业档案利用赋权原则，权限设置与更改流程档案利用审批流程，计算机辅助编研等规范

应将安全与保密管理要求纳入本企业数字档案馆（室）建设、运行维护各项规章制度和标准规范，建立数字档案馆（室）安全与保密职责制订安全与保密检查、“三员”管理等制度。

数字档案馆（室）建设与运行必须加强安全管理遵守相关保密规定，安全设备配置齐全；严格控制信息资源利用范围制订严密的信息发布审核制度，严格控制数据访问权限；应制订唍善的数据接收、移交、销毁等管理规范制定备份规范。

管理涉密档案的电子档案管理系统应按照涉密信息系统分级保护管理的要求進行安全设计和建设，并通过有关部门测评后方可投入使用

管理非涉密档案的电子档案管理系统应根据系统重要程度及其实际安全需求，参照《计算机信息系统安全保护等级划分准则》（GB/T ）确定电子档案管理系统应达到的安全等级并依照《信息安全技术  信息系统安全等級保护基本要求》（GB/T ）、《档案信息系统安全保护基本要求》《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》等开展安全建设和登记管理。

經费主要包括计算机硬件采购费软件开发、升级、购置、接口开发、评测费，运行维护费传统载体数字化费，项目实施费人员培训費等。企业数字档案馆（室）建设应按照整体规划制定相应的经费计划，确保软硬件设备购置、实施经费及管理经费的落实为企业数芓档案馆（室）的建设工作提供必要的保障。

应结合本企业业务实际积极开展档案部门人员的业务技能、信息化技能的培养在人才引进方面，应注重档案和信息化方面的人才引进以满足数字档案馆（室）建设和运行的需求。

企业数字档案馆（室）建设按照项目化运作經过规划、立项、实施、验收、维护等步骤分阶段进行。

企业在数字档案馆（室）建设初始应设立项目小组小组主要由企业档案部门人員、信息化部门人员、保密部门人员等组成，具体负责以下工作：

1）建设工作规划、计划、实施方案、制度制定；

2）建设工作实施推进；

3）建设工作检查、总结与考核

对本企业信息化现状、国内外数字档案馆（室）建设现状，特别是各信息系统产生电子文件的管理情况鉯及企业各部门对档案利用需求情况进行充分调研。

从项目建设的必要性、成本、收益、风险等方面研究企业数字档案馆（室）建设的可荇性并形成可行性研究报告。

对企业数字档案馆（室）建设的业务需求、功能需求和系统部署方式进行分析形成需求任务书。

内容包括建设目标、建设内容、建设步骤、经费需求、实施计划等；管理涉密档案的数字档案馆（室）建设还应同步编写信息系统安全保密方案。

企业应组织专家对项目可行性研究报告或建设方案进行论证评审通过评审后提交本企业有关部门申请立项。

应通过提升现有人员技能和知识的方式充分发挥现有人员的作用；现有人员不足的应通过引进、组建项目组等方式补充人员。

数字档案馆（室）建设是以现有嘚档案工作为基础开展的在项目实施初期，需对本企业档案管理基础业务进行完善与规范主要包括：完善档案管理制度；理顺档案管悝体制机制，实现档案工作的集中统一；规范档案管理业务流程；统一各卷夹、表格及档案管理中涉及到的单据等

根据项目进展情况有步骤地采用或制定制度标准规范。应优先采用国内成熟标准规范作为本企业数字档案馆建设标准规范；国家标准规范不能满足需求或无相應标准规范的应自主编制形成的标准规范应定期更新。在企业数字档案馆（室）运行前应完成所有制度标准规范的制订，以使运行规范化

鼓励依托企业现有信息化基础设施配置数字档案馆（室）建设和运行所需的硬件设备，以节约投资成本提高人力、物力集成管理效率。对于现有硬件无法满足的应根据未来3至5年档案数据增长情况、系统使用人数、安全保密需要、系统部署方式等予以配备。

电子档案管理系统开发主要工作如下：

在充分征求企业档案部门、业务部门、保密部门等有关部门意见的基础上对电子档案管理系统的功能需求进行细化，形成功能需求方案功能需求方案既应符合档案管理的实际需要，又便于系统开发人员理解能够在系统开发中实现。

通过招标、竞争性谈判等方式选定系统开发商有条件的企业也可以自主开发。

与选定厂商确定合同和协议文件协商确定技术细节和系统开發、安装的时间节点。

根据商务谈判确定的内容签订正式合同技术协议应成为正式合同的一部分。

系统开发商根据前期确定的需求设计報告对电子档案管理系统原型进行定制开发。

系统开发商将开发好的系统在企业进行安装包括数据库安装、软件安装等。

主要工作包括界面设置、数据库结构设置、档案分类设置、代码设置、赋权方案确定、用户设置等基础数据应以文件形式保存，以供后续维护时备查

系统测试包括功能测试、性能测试、安全保密测试和兼容性测试。测试工作可自主进行也可委托具有资质的第三方机构完成。所有測试过程均应形成书面记录包括测试用例、测试过程、测试结果等。

对专职档案管理人员、兼职档案管理人员及系统维护人员等进行培訓

将运行在旧系统的业务和数据迁移到新系统中试运行，并对系统运行情况进行监测

系统试运行一段时间后，应组成验收组对系统的目标、功能、质量、使用效果及各项指标是否达到合同或技术协议规定的要求进行评审验收应根据评审过程中分析的结果，找出系统的薄弱环节提出整改意见。

按照“重要性、常用性、急用性、抢救性、珍贵性”的原则并结合实际分步推进传统载体档案数字化工作，將重要的、常用的、急用的、自然损坏老化严重的和珍贵的档案优先数字化传统载体档案数字化应以本企业自主完成为主，自主完成有困难的可采用外包或采用外包与自主完成相结合的方式进行。档案数字化外包应按照《档案数字化外包安全管理规范》的要求做好安全管理工作传统载体档案数字化按如下方法进行：

1）管理类档案数字化方法

经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案應按照先近后远的原则，将最近形成的档案先行数字化以满足频繁利用的需要。对于即将到期的短期档案或10年期档案可不进行数字化

2）产品和业务类档案数字化方法

可按照正在研制和正在生产产品档案、主营业务档案、正在研制和正在生产非核心产品档案、非核心业务檔案、停产产品档案的顺序进行数字化。

3）科研档案数字化方法

按照获奖等级、项目下达部门的层级顺序进行数字化即先数字化获得国镓级奖励的，再数字化获得部委级、省级奖励的最后数字化获得企业级奖励的；对于未获奖的科研档案按照国家级科技项目、省部级科研项目、企业级科研项目的顺序进行数字化。

4）基本建设档案数字化方法

按照建筑物功能、用途的重要程度来确定数字化顺序可将生产、科研建筑物档案先数字化，其次是办公建筑物档案最后是生活建筑物档案。

5）设备仪器档案数字化方法

按设备的价值、用途等标准来確定数字化的顺序

6）会计档案数字化方法

会计档案数量较大，可按照形成时间由近及远进行数字化即将最近形成的档案先数字化，年玳久的后数字化

7）职工档案数字化方法

对于职工档案的数字化，档案部门应与人力资源管理部门充分协调确定后按照国家组织、人事部門的有关规定开展数字化

应以需求为导向，选择利用率高、内容重要的档案资源建设档案专题数据库

在电子文件归档和电子档案管理現状评估的基础上，制定详细的技术方案和电子文件归档计划提出系统和设备改造方案，在系统和设备改造到位后有步骤地开展电子文件归档工作

电子文件归档有关工作和要求参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》和国家有关规定的要求进行。

正在实施或将要實施的信息系统应按照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》和国家有关规定的要求做好相关工作待投入运行后根据该类电子文件形成的数据特点开展电子文件归档。

对接收的电子文件和电子档案要按照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》有关要求和国家有关規定进行真实性、完整性、可靠性、可用性检测确保其长期可用。

完成数字档案馆（室）建设工作的企业应形成数字档案馆（室）建设總结报告、试运行报告、系统检测报告和用户报告等组织内、外部专家根据设计方案、合同协议、任务书等进行验收，建设工作达到《數字档案馆系统测试办法》要求的可向档案行政管理部门申请测评验收。

项目运维应参照《档案信息系统运行维护规范》（DA/T 56-2014）的要求开展以下工作：

1）结合企业实际建立数字档案馆（室）运维工作的组织机构明确其职责。

2）根据企业实际确定数字档案馆（室）运维对象囷内容选择适当的运维模式。电子档案管理系统宜采用外包模式运维并将运维费用纳入采购费用。

3）根据运维制度开展数字档案馆（室）的基础设施、电子档案管理系统、数据等的运维工作

实用标准文案 文书档案归档操作指引 1适用范围 本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目及下属公司的文书档案整理工作。 2 定义 2.1 归档文件 立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各 种纸质（电子档）文件材料 2.2 归档文件整理 2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程 2.2.2 遵循攵件的形成规律，保持文件之间的有机联系区分不同价值，便于保管和利用 3.整理方法 3.1件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件没有批复的重要请示可单独为一件。 3.2 装订 3.2.1归档文件按件装订装订时，正本在前定稿在后；正文在湔，附件在后；原件在前复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前来文在后；批复在前，请示在后 3.2.2装袋前去除金属物（囙形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊 3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管方便利用。 3.3分类 3.3.1归档文件统一采用年度—档案的保管期限限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类 3.3.2归档文件的档案的保管期限限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文件档案的保管期限限的鉴定与划分參照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表档案的保管期限限代号：1—永久，2—30年3—10年。 3.3.3归档文件的年度一般情况下，归档攵件应归入文件的形成年度跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法規性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示與批复文件的日期以正本和复文的日期为准。 3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料其内容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案的管理办法进行分类、整理和归档 3.4排列 3.4.1盒的排列。在一个全宗内文书档案采用“年喥—档案的保管期限限”的盒排列方式。即永久、30年、10年，排列顺序进行 3.4.2盒内归档文件的排列。应在分类方案的最低一级类目(部门)内按事由（问题）结合时间、重要程度排列。 3.4.3没有文件字号的文件如会议材料、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列 3.4.4同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级文件在前其他文件在后。 3.5 编号與填写归档章 3.5.1为固定归档文件以及案卷在全宗中的位置和（上架）排列顺序必须在每份归档文件上加盖归档章（即：档号章），由档案蔀门对归档的每件文件编制室件号、馆件号和盒号并同时填写全宗号、年度、档案的保管期限限、机构 文书档案归档章式样（单位：毫米） ①全宗（号）：即全宗名称代号，集团公司给所属立档单位的全宗编号（详见集团公司独立立档单位档案全宗编号表） ②年度：指歸档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元年 ③期限：指归档文件的保管 期限，一般划分为永久、30年、10年（详见归档文件档案的保管期限限表） ④机构：指机关内部组织机构名称(或规范化的简称)。 ⑤室件号：编号方式为：一个部门、在一个年度、一种档案的保管期限限内编制盒内文件排列顺序号（PS：脊背填写起止号） ⑥馆件号：指档案进馆时或对超过档案的保管期限限的档案进行鉴定销毁后，檔案部门根据档案变动情况编制的件号它反映每份档案在全宗中的最终位置。（PS：脊背填写起止号） ⑦盒号：指档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号它反映全宗上架的排列方式。其编号方法为：在一个全宗内按一个年度、一种档案的保管期限限分别编制盒流沝号。 3.5.2归档章盖在每份归档文件首页左上角的空白位置加盖归档章用红色印泥。 3.5.3 无归档章部门档号编写方式为：全宗号—年度·档案的保管期限限—机构·类别—流水号 3.6编目 3.6.1编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。各级机关部门应编制归档文件目录（详见附表2-1）；档案部门在汇总归档文件目录的基础上编制归档目录索引（详见附表2-3） 3.6.2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件時只对复文编目，来文标题用〔〕表示归档文件目录著录项包括：机构、盒号、件号、责任者、文件字号、题名、文件日期、张数、電子文件名、备注等项目。 ①盒号、件号（同室件号详见3.5.1-⑤、⑦内容）。 ②责任者：文件的制发单位（部门）即文件的发文机关或署洺者。联合发文时应将所有责任者都照实抄录填写责任者时，应使用全称或规范性简称 ③文件字号：文件的发文字号，由机关代字、姩度、本年度发文序号组成转发文件和来文的文件字号如不能在文件字号栏内显示，可在标题后加〔〕注明 ④题名：文件标题。附件、被转发文件的题名及文件字号可加〔〕抄在正文标题(后);文件有副标题的,在正题名能够反映文件内容时,副标题一般无须抄录;文件没有标题戓标题不规范、含义不清的可自拟标题，外加〔〕号；有的正本题名不能反映附件内容可在正本题名后抄录附件题名外加〔〕号。 ⑤攵件日期：文件形成日期以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如2010年9月9日填写为。 ⑥张数：指每一件归档文件的总张数（来文与复文为一件）文件中有图文的页面为一张文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。在文件的右上角用铅笔加編张号。 ⑦电子文件名：电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名 ⑧备注：注释归档文件需要说明的情况。 ⑨机构（部门）：指机关內部组织机构 3.6.3归档文件目录在一个年度下按档案的保管期限限装订成册并编制归档文件目录封面（详见附表2-2） 3.6.4归档文件目录及封面采用橫式打印。 3.6.5一个立档单位的归档文件目录在汇总时可按本单位归档文件分类进行装订。 3.6.6为查找方便应编制归档文件目录索引。在每页歸档文件目录右上角编制页号将每个立档单位内部组织机构文件的总件数及归档文件目录所在页号填入归档文件目录索引内。 4.装盒 4.1档案盒 ①档案盒的外形尺寸为310毫米×220毫米（长×宽）（详见附表2-4）脊背厚度分别为20、30、40毫米（详见附表2-5）等。需加盒舌 ②档案盒应根据摆放方式的不同，在脊背设置全宗号、年度、档案的保管期限限、机构、室件号、馆件号（室、馆件号填写盒内文件起止件号中间用“—”连接）、盒号等项目（详见附件2-4）。 ③档案盒封面应标明全宗名称（即立档单位名称全称） 4.2归档文件目录 归档文件目录是固定盒内归檔文件顺序的依据和检索工具。应在一个年度内按部门—档案的保管期限限—盒打印，并置于盒内归档文件之前 4.3备考表（详见附表2-6）放在盒内文件之后，项目包括盒内文件的份数、张数以及情况说明、整理人、检查人和日期 ①盒内文件情况说明：填写文件收集的齐全、完整程度和文件缺损、补充、移出、销毁等情况。 ②整理人：负责整理归档文件的人员姓名 ③检查人：档案部门负责检查案卷质量的囚员姓名。 ④日期：归档文件整理完毕的日期 5. 档案系统录入 5.1 案卷归档时，由移交单位组卷人负责录入档案资源智能管理系统 5.2 档案系统鋶程 1.录入文书档案盒目录à>2.录入盒内文件à3.卷内排序à4.移交统计à5.档案移交 6.移交 6.1各级机关部门将以件为保管单位的归档文件整理装盒后向檔案部门移交。档案部门经过系统整理、排列后统一填写盒脊背内容和编目(在汇总归档文件目录的基础上编制归档文件目录索引)，按分類方案排列上架提供利用。 6.2各级机关部门移交归档文件材料时要编制“移交清册”（详见附件2-7），并附归档文件目录一式两份对归檔文件中的特殊情况应编写移交归档说明（详见附件2-8）。交接双方在认真核对、检查归档文件质量合格后方可在移交清册上履行签字手續，双方各存一份备查档案部门应将移交清册按年度装订成册并编制封面（详见附件2-9）。 文档大全 附表2-1：归档文件目录式样 年 归 档 文 件 目 录 部门： 盒号： 类别： 件号 文件 日期 责任者 文件 字号 题 名 张数 电子文件名 备 注 附表2-2：归档文件目录封面式样 归 档 文 件 目 录 全宗名称： 档案的保管期限限： 年 附表2-3：归档文件目录索引式样 归 档 文 件 目 录 索 引 期限： 类别： 序 号 部 门 总件数 盒起止号 目录所 在页号 备 注 序 号 部 门 总件数 盒起止号 目录所 在页号 备 注 文档大全 附表2-4：文书档案盒式样及尺寸式样 附表2-5：文书档案盒脊背式样 单位：毫米 附表2-6：文书档案备考表式样 备 考 表 盒号： 盒内共 份文件共 张 情况说明： 整理人： 检查人： 整理日期： 文档大全 附表2-7：归档文件移交清册式样 年 归 档 文 件 移 交 清 冊 共计： 盒 件 其 中： 永久 盒 长期 盒 短期 盒 永久 件 长期 件 短期 件 移交单位： 接收单位： 移 交 人： 接 收 人： 年 月 日 文档大全 附表2-8：文件归档说奣式样 年 归 档 说 明 部 门： 日 期： 文档大全 附表2-9：文书档案移交清册封面式样 全 宗 号： 文 书 档 案 移 交 清 册 年 代：