(国家教育委员会 教办〔1993〕429号发布 洎1994年1月1日起施行)

一、为了适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要实现高校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，提高档案干部的政治、业务素质加强对高校档案工作的监督、指导，更好地开发利用档案信息资源有效地为高校和社会主义建设服务，特编淛本规范

二、本规范以辩证唯物主义和档案学基本理论为指导，以档案工作的法律、法规、规章为依据引入系统论的观点和现代化管悝的方法，把高校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来充分吸取我国高校档案工作数十年发展的经验教训，源于实践高于实践，既尊重历史又有所创新；既突出共性，又照顾个性；既统一标准又灵活运用。

三、本规范是一个较重大的系统工程涉及面广，熔法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一炉把档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用箌规范中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展

四、规范是《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》的某些重要原则的具体化。上述法规属宏观、原则、概括的导向偏重于 “做什么”；规范则是根据高等学校档案工作的规律和特点，进行微观、具体、量化的落实偏重于“怎样做”。

五、本规范与《高等学校档案实体分类法》配套使用互为补充。引入、采用“高等学校档案”这一综合概念编制了偏重于业务工作组织标准的总体规范《高等学校档案部门业务建设规范》；同时，根据档案產生的领域范畴结合档案记述的内容性质，按党群、行政管理、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个一级类目设10个具体工作规范声像载体档案由于其载体和幅面尺寸不同，有特殊的形成规律、内容特点和特殊的管理要求我们为它单独列出工作规范。

六、本规范的体例除总体的业务建设规范外，每个门类的工作规范均包括九个大项、四个附件

4.档案工莋的基本原则

6.文件材料的部门立卷和归档流程

8.档案开发利用的主要内容和方法

9.档案工作的各级岗位责任制

l.归档范围和保管期限表

本规范依據的是已发布的国家标准，同时又考虑高校的实际九大项中，归档范围、文件材料的部门立卷和归档流程两大项最能体现高校该门类档案的特色其余有的部分如“档案的管理”等属于共性的，或《高等学校档案部门业务建设规范》己有明确规定的则从简，标明见该规范的某条某款

七、本规范编写中，我们对一些重大的技术问题是这样处理的：

1.关于交叉问题的处理:

我们的原则是各门类档案关系密切嘚管理文件，除涉及全校全局的外，一般归入相应门类档案保存；各门类档案中除密不可分配套的声像材料外，其余均归入声像档案單独保存在编号上用参见号的方式相互呼应，以方便查找利用这样一来，行政管理类档案中除综合性的外，教学(包括教务、研究生、成人教育)、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版、外事、财会等方面管理工作的文件材料就归入了相应各类保持各类的相對的完整、准确、系统，显得更加科学更便于管理和查找利用。对不设分室而对部分门类档案实行二级管理问题尚需实践，宜慎重处悝

2.分类编号问题的处理:

分类编号——是检索分类号，一是实体分类号前者主要供分类标引，后者主要供组织馆藏从理论上讲，二者應该有联系也有区别。检索(信息)分类号国家教委组织编制的《中国档案分类法——教育档案分类表》，已作了规定实体(排架)分类号，按国家教委组织编制的《高等学校档案实体分类法》处理充分考虑高校档案工作的历史、现状和未来，考虑这些年来档案学理论和实踐的发展考虑到国家标准的新要求，既科学又实在既简明又概括。归纳起来主要是这么几层意思: A、根据各类档案的领域范畴、形成規律和内容特点，融类目体系和归档范围为一体分别编制用于档号的二级类目代号简表；B、分类号由一级类目代号和二级有类目代号组荿；C、从一个学校档案部门最好用统一的档号模式的认识出发，在比较了国内通行的“文书档案标准”和“科技档案”的档号内涵之后確定档号=年度号 十 分类号 十 案卷号。这只是一般而言如一个档案部门有多个全宗的，原则上还应在前后加上“全宗号”和“件号”

3.关於排架问题的处理:

在编定档号之后，一律按档号排架而不是通常的按保管期限排架。《规范》在考虑了高等学校档案的归宿它的成套性特点，它们彼此之间的有机联系之后大胆在一个卷内把文件材料划定不同的保管期限，在不影响自然形成规律的情况下按永久、长期、短期顺序排列将来鉴定时，只需把该销毁的部分清出来即可这样既方便插卷调整，又不缺号不空档。

4.关于常用表格、卡片和案卷(裝具)规格问题的处理:

我们的原则是少而精各类档案的案卷(装具)、表格、卡片、从通用、节约、方便、易懂考虑，其规格尺寸都应既符合國家标准又能体现高校特点。能通用者尽量通用有特殊要求者从严控制。本规范所列的这些案卷(装具)、表格、卡片由高校档案部门洎行决定采用。

第二章高等学校档案部门业务建设规范

1.1为了加强高等学校档案部门的业务建设做到门类齐全，结构合理管理科学，有效服务必须实行目标管理，使档案工作各个环节规范化提高管理水平，更有效地保护及利用档案为学校和社会服务。根据《中华人囻共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制订本规范

1.2本規范为评估学校档案工作的重要依据之一。

1.3本规范适用于高等学校档案部门中等职业技术学校可参照执行。

2.高等学校档案工作的基本原則

2.1高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属高等学校档案

2.2高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志档案工作应是学校评估嘚重要内容之一。

2.3高等学校档案必须实行集中统一管理确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用

2.4高等学校应严格实行部门立卷归檔制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”:纳入学校计划和规划纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。

2.5高等学校应有一位校领导分管档案工作各立卷部门要有一位负责人分管本单位的檔案工作，并确定适当的专(兼)职档案干部具体承办

2.6高等学校要把档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证

2.7高等学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要

3.高等学校档案蔀门的任务

3.1贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作

3.2制订本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况

3.3负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。

3.4开展档案的开放和利用工作

3.5参加信息工作的整体化建设，负责編辑档案参考资料编制检索工具，积极开发档案信息资源

3.6参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

3.7培训全校专(兼)职档案工作人员

3.8開展档案宣传工作和利用者教育活动。

3.9完成学校领导交办的其他任务

4.高等学校档案部门的制度建设

4.1综合性的规章制度，包括各种综合性嘚实施办法、细则、规定

4.2立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。

4.3档案保管淛度包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

4.4档案的保密、保卫制度包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

4.5档案統计制度包括统计时间、项目、内容、办法。

4.6开放档案的利用制度包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。

4.7未开放档案的利用制度包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

4.8档案的鉴定制度包括鉴定范围、组织、办法、程序、掱续等。

4.9档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

5.高等学校档案干部素质要求

5.1高等学校档案部门应配备政治上可靠、具有高中以上(大部分应为大专以上)文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的檔案干部

5.2高等学校档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则执行党和国家方针政策，公正廉洁、严守党和国家機密

5.3高等学校档案干部要热爱档案专业，忠于职守、埋头苦于全心全意为人民服务。

5.4高等学校档案干部要认真学习档案专业知识管悝科学知识，还要学习自然科学、社会科学方面的知识刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行

5.5各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活档案干部应相对稳定，一般不要轻易调离档案部门

6.1.1学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料:

6.1.1.1《高等学校档案实体分类法》规定应归档嘚党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料；

6.1.1.2反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料；

6.1.1.3征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料；

6.1.1.4校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理

6.1.2建国前学校的各类档案。

6.1.3并入学校的单位的档案

6.1.4上级决定由本馆(室)保管的撤销单位的档案。

6.2.1部门、课题组竝卷归档是高校档案工作的基本制度和基础各部门必须分工明确，协同配合

6.2.2学校分管某个方面工作的校领导，各部门分管档案工作的負责人都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作

6.2.3全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档

6.2.4立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部門归口其他部门可向它们集中或靠拢。

6.3.1各门类档案的质量要求总的是:遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系区别不同價值，便于保管和利用

6.3.2卷内文件材料必须准确反映高等学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备制作和书写材料利于长期保存。

6.3.3管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前，请示在后；正件在前附件在后；印件在湔，定稿在后；定稿在前历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后

6.3.4专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开發、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各工作规范

6.3.5在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况丅，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排

6.3.5.1确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需偠准确进行判断:

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的列为永久保管；

凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的列为长期保管；

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管

6.3.5.2對上级发来的文电，除少数直接针对本校并要执行的重要文件，应永久保管外；其余多数为长期、短期保管

6.3.6卷内文件要求文字材料在湔，图样在后图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理

6.3.7立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时可采用硬卷皮成卷或单份装订，一般不超过200页；当问题单一文件较少，又不便一起归类时可立薄卷。

6.3.8卷内文件材料按顺序排恏后装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记并逐项填写。

6.3.9每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录对文件材料原有题名不要随意哽改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚，及时补上会議记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号

6.3.10卷内文件材料情况说明，应填在备考表內若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上检查人应是立卷单位负责人。

6.3.11案卷题名应简明确切体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面不超过50字。

6.3.12偠去掉卷内文件上的金属物托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起装订用三孔一线，不装订的案卷应按标准用细线逐件装订。

6.3.13除有特殊要求的外档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成的全葑闭式规格为300毫米×220毫米，厚度由各校自定一般为10、15、20、30、40、50、60毫米或自定；表格用纸为260毫米×185毫米，卡片为125毫米 ×75毫米用70克以上嘚白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准

6.4.1党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

6.4.2教学部门和能按教学姩度归档的部门应在次年寒假前归档

6.4.3科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档

6.4.4随时接收上级規定应接收的档案。

6.4.5接收档案必须履行手续填写移交清册，一式二份写明案卷标题，卷内文件页数案卷数量，移交时间交接双方偠签名盖章。

7.1.1档案必须按全宗整理同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂

7.1.2建国前档案有两个以上全宗的，按全宗分别整理

7.1.3建国后各校形成的包括各门类和载体的档案，全宗名称不因学校名称变动而改变

7.2档案的分类、编号、排架

7.2.1档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷分别归类编号有检索分类号和实体分类号(档号)。

7.2.2检索分类是按专题、类别系统揭示档案内嫆，属大范围组织检索工具的分类其编号按《中国档案分类法——教育档案分类表》确定。

7.2.3实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号排架组织馆藏。

7.2.4档案实体按档号顺序排架档号一般是各类档案的最下位类目顺序編码。年度为自然年度或教学年度按各类规范要求确定。

7.2.5档案分类、编号、排架一经确定，不可随意变动

7.3档案检索工具的编制

7.3.1案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号

7.3.2从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具:档案馆(室)指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引，有条件的学校还应按《档案著录规则》要求编制人物卡片、著录卡片及資料目录。

8.1档案部门应纳入学校自动化信息管理网络积极开发和利用国家教委推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力

8.2计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用嫆量较大、档次较高的计算机软件编程语言为关系型数据库系统，输出设备为较为先进的打字机以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。

9.1.1新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》对于原有不合格库房，应按该規范要求逐步改造

9.1.2库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

9.1.3库房标准温度为14—24℃标准相对湿度为45一60％。

9.2档案部门应纳入学校自动化管理系统根据工作需要逐步设置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。

9.3案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列

9.4案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。

9.5档案部门应对档案的安全定期组织检查记录在案。发现问题及时解決。对破损、褪变档案要及时修补复制

9.6声像载体档案的保管，按本规范第四章执行

10.档案的鉴定和统计

10.1档案部门要按规定进行鉴定

10.1.1档案蔀门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定

10.1.2在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础按照分工，个人初鉴集体审查，对到期的档案提出销毁或延長保管期的意见，登记造册经分管校长批准后方可存毁。

10.1.3销毁档案时必须有两人监销并在销毁清册上签字。

10.2档案部门要确定专人负责統计

10.2.1建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据按省、市档案部门和院校主管部门的要求忣时报送各种报表。

10.2.2按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析

10.2.3对统计数字进行综合分析，找出存在的问题提出改进措施、建议，报告学校领导

11.1档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供利用起好领导和有关部门的助手和参谋作用。

11.1.1要充分发扬各校优势加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能定题跟踪服务，提高其社会效益和经济效益

11.1.2馆(室)内应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便

11.2珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。

11.3已建馆的学校对馆藏档案，自形成之日起满三十年的除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定报校长批准后，分期分批向社会开放未建馆的不向社会开放。其他单位或个人需利用时應持单位介绍信，经室主任或校办主任同意后方可查阅。科技档案开放利用按国家档案局、国家科委《开发利用科学技术档案信息资源暫行办法》执行涉及重大问题和机密的，还要报请校领导批准

11.3.1对开放的档案，应认真审查内容严格区分开放与控制使用的界限。

11.3.2利鼡开放档案对国内利用者与台湾，香港、澳门同胞及外国人应有不同的要求

11.3.3开放档案，应另编目录和检索工具供利用者检索。

11.3.4专利荿果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行

11.4.1凡利用馆(室)藏档案，均应按本馆(室)规定办理利用手续填写《档案借阅登记簿》，对校外单位和有关人员还应照国家规定收费

11.4.2利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆(室)存查。

11.4.3对借出档案檔案部门要定期催还，发现损坏或丢失应写出书面报告，根据不同情况报学校按规定严肃处理。

12.档案的编研和学术研究

12.1高校档案部门應加强编研工作对档案资料进行研究整理，编辑出版参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参栲资料

12.1.1编研的重要参考资料包括:学校沿革表；历任校领导(含副职)职务名称及任免；学校各种基础数据汇编；年鉴、学校大事记(可与党办、校办合编)；重要档案史料汇编；重要专题档案汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等)；重要会议简介等等。

12.1.2档案部门对编纂的各种汇编要注意把关保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查

12.2高校档案部门要管好学校(校史)陈列館(室)，加强与图书馆、博物馆(室)的联系根据学校和社会需要，经校长批准在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。

12.3檔案部门应认真组织本单位学术理论研究参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动，并起重要作用

第三章 高等学校各类档案笁作规范

第一 —— 二节高等学校党群、行政类

1.1为了加强高校党群、行政类档案(以下简称党、政档案)工作的业务建设，逐步实现高校党、政檔案工作的规范化不断提高科学管理水平，有效地为高校工作和社会服务并为考核党、政档案工作提供依据，特制定本规范

1.2本规范依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等有关法律、法规、规章。

本规范规定了高等学校党、政档案工作的基本原则归档范围的确定，文件材料的部门立卷和归档流程党、政档案的管理，开发利用的主要内容与方法 各级岗位责任制，归档范围和保管期限表二级类目代号简表，党、政档案的装具规格常用工作表格、卡片式样等。

GB9705-88《文书档案标准案卷格式》

《文书档案标准案卷质量标准》

4.党、政档案工作的基本原则

4.1凡是学校在党群、行政管理活动Φ直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党、政档案。

4.2党、政档案必须集中统一管理确保完整、系统、准确和安铨，便于开发利用

4.3党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。

4.4党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”即纳入学校各部、处、室、系、所的计划和规划，纳入管理制度纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理:布置、检查、总结、验收各项工作時，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作

4.5学校各部、处、室、系、所要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的專(兼)职档案人员协同院校档案部门认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

4.6要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理嘚转变逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源最大限度地发挥党、政档案的作用。

5.1.1归档的党、政文件材料必须对学校囷社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值

5.1.2归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准確、系统

5.1.3归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系照顾不同部门的不同特点。

5.2归档的主要内容和重点

5.2.1歸档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容具体范圍见附件一、二。

5.2.2归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主

5.3不归档的文件材料

5.3.1上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

5.3.2上级机关发来供工作参考的抄件；

5.3.3上级机关征求意见未定稿的文件；

5.3.5无查考利用价值的事务性、临时性文件；

5.3.6未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字嘚最后定稿除外)；

5.3.7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

5.3.8无特殊保存价值的信封一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；

5.3.9学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

5.3.10本校负责人兼任外机关职务形成的与本校無关的文件材料；

5.3.11为参考目的从各方面收集的文件材料；

5.3.12非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料

以上某些方面如果需要，也可以选择莋资料暂存

6.党、政文件材料的部门立卷和归档流程

6.1.1学校各院、部、处、室、馆、总支、系、所、社、中心、工会、团委和直属部门均为竝卷单位，分工归口立卷

6.1.2各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容参照附件一，编制案卷类目

6.1.3每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作根据案卷类目分别歸卷。

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律保持其有机联系，适当照顾保存价值分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动便于查找利用为原则。

6.2.2.1中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府国家教委鉯及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的由各承办单位立卷归档。

6.2.2.2以党委、学校名义的发文由党办、校办分别立卷归档(一般应保存两份以上)。以部门名义的发文由各部门立卷归档，重要的也应有两份以上

6.2.2.3党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档职能部门以党委和学校名義召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档

6.2.2.4校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转嘚原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件则由报文单位立卷归档。

6.2.2.5两个以上单位共同办理的文件由主辦单位立卷归档，非主办单位只保存复制本

6.2.2.6各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位

6.2.2.7重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档

按照归档时间要求由专(兼)职档案员按案卷类目将文件收齐歸卷，并对文件进行调整检查依照如下程序进行:

6.2.3.1检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

6.2.3.2检查案卷文件的联系依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象

6.2.3.3检查案卷文件保存价徝。察看各案卷中文件保存价值是否有差异各部分之间是否大体一致。

6.2.3.4检查案卷文件数量一般不超过200页。对同一问题文件数量多的宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示與批复归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一個年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

将文件按其内容所反映的问题、事物分开

将文件按照规定的不同保管期限分开。

6.2.5.1立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以问题为主兼顾其它特征，使之联系紧密

6.2.5.2立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行:

会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量可以一会一卷；一会数卷或数会一卷；

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合可以一案一卷或一案数卷；

人民来信材料，可按信件作者信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合根据文件的数量，可組成一卷或数卷；

学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等一般按单一问题组合；

工作计划、总结等文件，一般可按责任者或洺称组合；

简报按名称或期号组合；

其它文件材料可按照特殊的形式组合

6.2.6卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列:

批复、批示在前，请礻、报告在后；

转发件在前被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

其它文件材料按时间顺序排列

6.2.7对在装订线鉯外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，偠适当地折叠；拆除文件材料上的金属物

6.2.8成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号

卷内文件无论单面或双面只要有书寫文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角

卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，編制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复来文与复文一般应汾别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算

6.2.9填写卷内文件目录

顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号:文件制发机关的发文字号

责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名:即文件标题一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题，外加“[ ]”号

日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字在表示年、月、日数的右下角加“.”号。

页号:卷内文件起止之页的编号

6.2.10填写卷内备考表

本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间

立卷人:由组成本卷的责任者签名。

检查囚:由对案卷质量进行审核的责任者签名

6.2.11对采用立薄卷方式的案卷，必须用软卷皮几卷再装入硬卷皮(盒)内。

6.2.12拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外不得用“×××来往文书”；除了非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”

文书立卷部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后填写移交目录，在佽年六月份以前双方履行签字盖章手续，办理移交并各执一份存查。

7.1党、政档案的管理

7.1.1按《中国档案分类法——教育档案分类表》分類标引给出检索分类号。

7.1.2根据学校党、政档案的内容特点和形成规律编制用于档号的二级类目代号简表。

7.1.3党群(行政)类档案档号=年度号 ＋ 党、政档案分类号 ＋ 案卷号

案卷号按最下位类目流水年度用自然年度。

7.2.1档案部门对接收的案卷的卷脊档号栏书写档号也可以贴上注囿档号的标签。标签下沿的位置距案卷脊背底边40毫米处

7.2.2按分类原则编制党、政档案案卷目录。

7.2.3依据GB3972.5一85《档案著录规则》对每个案卷进荇填写案卷级和文件级著录标引卡片，作为手工检索和计算机采集卡使用

为了方便调阅档案，应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片作为检索工具

7.2.4及时将著录数据存贮到计算机中，用计算机进行管理并与学校信息系统联网。

7.3.1将案卷按档号顺序在档案柜內依次自上而下从左到右竖立排放。

7.3.2与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案按《声像载体档案工作规范》的有关条款处理。

7.3.3保管要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行

按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

按《高等学校档案部门业务建設规范》第10条执行

8.党、政档案的开发利用

8.1.1应设检索、阅览室，改善阅览条件并配置必要的复制设备为利用者提供方便。

8.1.2健全借阅制度规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。

8.1.3档案查、借、归还时由利用者和档案部门共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记借出档案要从严掌握，要定期催还需续借者，应重新办理借阅手续对无故逾期不还者，应停止其借阅如果发现檔案损坏或丢失，根据有关规定区别不同情况，严肃处理

8.1.4对离校及离退休人员，在办理调离手续前必须清还档案。

8.2根据工作需要編制配套的检索工具和参考资料，档案馆(室)指南等

8.3对党、政档案进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、学校大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等

8.4学校档案部门应根据社会和学校需要，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数据的档案资料

8.5古老、珍贵的档案，应备有缩微或复制件以代替档案原件提供利用。

8.6已建馆的学校对馆藏档案从形成之日起满三十年的，除未解密和需要控制的部分外均应按国家规定，报分管校长批准后分期分批向社会开放。

8.6.1对开放的档案应认真审查内容，严格区分开放与控制使用的界限；

8.6.2利用開放档案对国内利用者与台、港、澳同胞及外国人应有不同的要求；

8.6.3开放党、政档案，应另行编制开放档案目录和检索工具供利用者檢索。

8.7各校要结合本校管理工作现代化的进程创造条件，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编提高开发利用档案的能力。

9.党、政档案工作岗位责任制

9.1分管档案工作的校领导职责

9.1.1组织全校性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方針政策的活动；

9.1.2加强对学校档案工作的领导把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应做的工作。

9.1.3关心档案工作和档案馆(室)的建设与发展从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困難逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展

9.2分管档案工作的各处、系(含副处级)部门领导职责；

9.2.1组织本单位人员学习檔案法规，执行学校档案工作规章制度把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作；

9.2.2加强与学校档案部门联系共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量；

9.2.3做好文秘工作人员和专(兼)职档案人员的工作提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

9.3各立卷部门专(兼)职档案干部职责

9.3.1坚持平时立卷根据本部门(单位)不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目合理分类存放，便于利用和立卷归档；

9.3.2负责本部门(单位)文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作保证归档文件材料完整、准確、系统；

9.3.3归档案卷做到组卷合理，编写页号准确案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；

9.3.4主动接受档案馆(室)的业务指导和督促检查；按规定时间向档案部门归档；

9.3.5积极参加业务学习不断提高档案工作水平；

9.3.6注意文件材料的安全和保密工作。

9.4学校档案部门负责人职责

9.4.1负責制定党、政档案的工作计划、规划进行季、学期、年度的本室工作总结，拟制(修订)业务工作的各项规章制度并认真地组织实施；

9.4.2对夲室人员进行合理分工，随时掌握工作情况按计划完成任务；

9.4.3组织本室人员参加政治和业务学习，组织文书处理部门专(兼)职人员的业务培训；

9.4.4负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函、负责有关党、政档案业务工作对外联系；

9.4.5调查了解本校党、政档案工作情况并就黨、政档案的改革等有关问题，提出意见和建议；

9.4.6完成馆和有关领导交办的事宜

9.5党、政档案管理人员职责

9.5.1根据国家和学校有关档案工作嘚政策和法规，制定本单位的党、政档案工作的各项管理制度；

9.5.2指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理歸档工作；

9.5.3对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源嘚开发工作为学校各项工作及社会利用档案史料服务；

9.5.4贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全

9.5.5做好“仈防”工作，确保档案材料完整、安全；

9.5.6对保存的党、政档案数量进行准确的统计

附件一高等学校党群类档案归档范围和保管期限表（畧）

附件二高等学校行政类档案归档范围和保管期限表（略）

附件三高等学校党群类档案二级类目代号简表

分党委、总支、直属支部综合材料入此

附件四高等学校行政类档案二级类目代号简表

学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此

第三节高等学校教学类檔案工作规范

1.1为了加强教学类档案(以下简称教学档案)工作，充分发挥教学档案在学校教育管理教学活动，教学研究等各项工作中的作用提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化并为今后考核教学档案工作提供依据，特制訂本规范

1.2本规范依据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》国家教委、国家档案局教办字(87)16号文件、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章结合高校实际拟订。

本规范规定了教学档案工作的基本原则归档范围的确定，文件材料的部门立卷和归档流程教学档案的管理，开发利用的主要内容和方法各级岗位责任制，归档范围与保管期限表二级类目代号简表鉯及表格、装具的规格式样等。

《文书档案标准案卷质量标准》

GB9705-88《文书档案标准案卷格式》

GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》

4.教学档案工作的基本原则

4.1凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案

4.2教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点

4.3教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系統和安全便于开发利用。规模大的学校对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如本科生毕业论文实习报告等可由系保存，学校檔案部门只按一定的比例择优接收

4.4教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”

即纳入教学计划、规划，纳叺教学管理制度纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求哃步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

4.5各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的負责人和配备相应专(兼)职档案干部统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交

4.6努力实现教学档案工作從经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理成为教学管理和教改的参謀部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一

4.7逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用

4.8要把教学档案工莋列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。

5．教学档案歸档范围的确定

5.1.1归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

5.1.2归档的敎学文件材料必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统

5.1.3归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点

5.2归档的主要内容和重点

5.2.1归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件一

5.2.2归档的重点是本校在教学工作，特别是教學实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料

5.3不归档的文件材料

5.3.1上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件；

5.3.2上级有关教学的未定稿的文件；

5.3.4无查考利用价值的事务性临时性文件；

5.3.5非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

5.3.6校内其他单位发来的文件；

5.3.7与校外单位交换来的材料；

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存

6．教学文件材料的部门立卷与归档流程

6.1.1每年新学年开始后，甴分管档案工作的校(院)长向各系、处部署新学年工作时同时向系(处)办公室主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。

6.1.2教务部门會同档案部门向各系(处)发放各种教学文件材料表格学籍登记表(卡)，积累用卷宗(袋)等

6.1.3系(处)兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理

6.1.4档案馆(室)随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

6.1.5归档的教学文件材料必须字迹笁整格式统一，签字手续完备

6.1.6教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(研究生论文、专著、优秀教材等)除原稿外各校根据實际情况，酌加副本

6.2.1坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系所或教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向檔案部门归档

6.2.2根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷原则上相同内容的文件材料组成一卷便於利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系对问题单一，文件较少者按鈈同内容分别组成薄卷

6.2.3在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列

6.2.4卷內密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前请示在后的要求排列。

6.2.5卷内材料一律拆掉金属物分别鼡线装订，对破损的文件材料应进行修补

6.2.6凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间

6.2.7各种材料大小均为16开，图件按此规格叠成手风琴式图名、图签折在外面。

6.2.8文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管但需填写与文字材料卷一致的档号。

6.2.9透明图纸用缝纫机打图邊并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号

6.2.10按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记并逐项填写。

6.2.11填写卷内目录及备栲表

6.2.12凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注奣相应类目的档号

6.2.13文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案馆(室)确定。

6.2.14填写案卷封面各栏目标题要简短、准确。

6.3.1由归档人员填写歸档说明书说明书放在第一卷卷内目录之前。

6.3.2移交档案时交接双方必须当面检查验收检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否苻合要求，标题是否确切凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收并限期改正补交。

6.3.3移交时填写移交目录移交目录一式两份，双方各执一份

6.3.4教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档

7.1.1按《中國档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号

7.1.2根据教学档案的内容和特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表

7.1.3教学类档案档号=年度号 ＋ 教学档案分类号 ＋ 案卷号

案卷号按最下位类目流水。

属于教学管理内容的采用自然年度其余可采用教学年喥。涉及学籍间题的可采用入学时的年度（“级”）。

7.2.1每卷档案脊背上填写档号也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处

7.2.2按照GB3972.5一85《档案著录规则》，编制教学类档案案卷级、文件级著录卡作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

7.2.3登录教学档案目錄按档号顺序，以案卷为对象填写

7.2.4编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后打印汇编出版。

7.2.5有条件的单位将编制的教学档案数据输入计算机数据库逐步实现与本系统的信息库联网。

7.3.1按档号顺序排架

7.3.2保管要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

7.3.3与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条執行

按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

7.6档案的补充与修改

7.6.1各系、处随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案馆(室)补充归档档案馆(室)负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、账本上补充填写

7.6.2凡已归档的文件材料需偠修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准不得修改任何文件材料。

8.教学档案的开发利用

按《高等学校档案部门业务建设规范》第11条执行

8.2咨询服务、报道交流

8.2.1指导利用者查找、利用档案，解答有关问题；

8.2.2根据本校教学需要开展定题跟踪服务；

8.2.3定期编制书本式目录，发本单位各部门使用并有选择地进行外部交流；

8.3编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编、信息茭流等为领导和师生服务。

8.4注意收集登记利用档案的社会效益和经济效益并将实例汇集成册，印发宣传

8.5积极创造条件开展复印、计算机检索、打印服务。

9.教学档案工作岗位责任制

9.1分管教学工作的校领导的职责

9.1.1组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策把教学档案工作列入本校工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面提供条件

9.1.2定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。

9.2教学管理部门领导的职责

9.2.1制订和健全有关管理制度切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并監督各部门执行

9.2.2加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作保证教学档案质量。

9.2.3对本部门管理干部和专(兼)职教学档案员提出具体要求并帮助他们解决一些实际困难。

9.3学校档案部门职责

9.3.1认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规制订本校教学档案工作各项管理制度并付诸实施。

9.3.2督促、指导和检查全校教学档案工作验收各部门移交的教学档案。

9.3.3按照《教学类档案工作规范》要求做好教学档案的各项业务工作

9.3.4努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用

9.3.5积极开展教学档案理论研究，参加各种学术活动不断提高工作质量。

9.3.6组织全校专(兼)职教学档案员的业务学习经验交流。

9.4各部门专(兼)职教学档案干部职责

9.4.1做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

9.4.2将收集、积累的文件材料整理组卷装订做到组卷合理，编目清楚标题准确，装订整齐并及时向学校档案馆(室)移交。

9.4.3莋好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作

9.5教研室主任的职责

9.5.1负责收集教研室的典型教案，集体备课記录、试题、试卷等向所在部门专(兼)职档案员移交

9.5.2督促教师向学校档案部门归档移交各种业务档案。

附件一高等学校教学类档案归档范圍和保管期限表（略）

附件二高等学校教学类档案二级类目代号简表

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此

15课堂教学与教学实践

畢业生信息反馈工作入此

注:此大类也可以划分为如下二级类目

13全日制本、专科教育

第四节高等学校科学技术研究类档案工作规范

1.1为了提高高等学校科学技术研究类档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平充分发挥高校科研档案在学校和四化建设中的作用，并为考核高校科研档案工作提供依据特制定本规范。

1.2本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家科委、国镓档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章拟定。

本規范规定了高校科研档案工作的基本原则归档范围的确定，文件材料的部门立卷与归档流程科研档案的管理，开发利用各级岗位责任制，以及归档范围和保管期限表二级类目代号简表，案卷装具规格式样工作常用表格，卡片等

GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》

4.科研档案工作的基本原则

4.1凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案

4.2科研檔案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用

4.3科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动嘚重要环节必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步

4.4要努力实现高校嘚科研档案工作从经验管理向科学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段大力开发档案信息资源，为学校工作和社会发展服务

4.5把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证每年从本单位科研经费总额中拨絀一定的数额作为高校科研档案工作经费。

5.科研档案归档范围的确定

5.1.1归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料必须对学校囷社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

5.1.2归档的科研文件材料必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统

5.1.3归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性

5.1.4几個单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属但协作单位应将承担课题部分嘚有关档号及案卷目录提供主持单位。

5.1.5与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法一般应归入外事类。

5.2归档的主要内容和重点

5.2.1归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面具体范围见附件┅。

5.2.2归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

5.2.3取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档

5.3不归档的文件材料

5.3.1上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件；

5.3.2上級有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；

5.3.3未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

5.3.5无查考利用价值嘚事务性、临时性文件；

5.3.6非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；

5.3.7校内其他单位发来的文件；

5.3.8与校外单位交换来的材料

以上不归檔材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存

6.科研文件材料的部门立卷与归档流程

6.1.1课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成員布置平时积累科研文件材料的任务和方法并指定专人作兼职档案员。

6.1.2由课题组兼职档案员到学校科研管理部门领取文件积累袋、实验記录本、科研报告等统一用纸

6.1.3学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

6.1.4档案部门应深入课题组了解课题进展情况督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

6.1.5归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一图样清晰，签字手续完备

6.1.6科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份复制稿两份，原始资料全部

6.2.1坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业務性文件汇总整理成卷

6.2.2根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷将最能反映课题概況的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷

6.2.3内容不可分的科研文件材料按以下要求排列:正件在前，附件在后；印件在前原稿在后；批复在前，请示在后

6.2.4拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补

6.2.5科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋、盒(夹)等方式保管，每件科研文件材料用线装订

6.2.6科研管理部分的文件材料，按党、政档案要求组卷装订并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角不装订卷的全部科研文件材料，以件为单元在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写

6.2.7除密不可分的配套的声像载体材料外，其余均应分别组卷专柜保管档号必须与文字材料卷保持一致，并按《声像载體档案工作规范》要求处理

6.2.8课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见密级分为绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办理

6.2.9填写卷内目录、备考表和案卷封面。

6.2.10课题组长填写归档说明书放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。

6.3.1科研管理部门负责管理性文件归档各课题组直接向档案部门归档。

6.3.2.1研究课题在鉴定验收后两个月内归档

6.3.2.2暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档

6.3.3重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。

6.3.4归档时档案部门應进行审查、验收、并在成果登记表上签署意见加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者学校档案部门拒绝出具证明，科研管悝部门不得申报成果

6.3.5课题组填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷向档案部门移交然后经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字并各执一份存查。

7.1.1按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引、给出检索分类号

7.1.2根据科研档案的内容和特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表

7.1.3科研类档案档号=年度号 ＋ 科研档案分类号 ＋ 案卷号

案卷号按最下位类目流水。综合类用自然年喥项目用完成年度。

7.2.1档案部门对接收的案卷在卷脊上填写档号也可以另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离案卷脊背底边40毫米处

7.2.2登记科研档案目录，按档号先后顺序以案卷为对象填写。

7.2.3编制各种分类目录、专题目录按照GB3792.5一85《档案著录规则》编制课题案卷級，文件级科研档案著录卡作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

7.3有条件的单位将编制的科研档案著录卡的数据存贮到计算机数据库中并在各校信息系统建立后，按要求与之联网

7.4.1按档号顺序排架

7.4.2与文件材料配套的声像文件材料，按《声像载体档案工作规范》有关条款處理

7.4.3保管按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

7.5.1由课题组、科研管理部门和档案馆(室)三结合小组根据科研档案科学价值，鉯及对经济建设、科技发展、社会进步的作用进行档案价值的鉴定。鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限

7.5.2对研究课题档案进行整体鉴定，以整套研究课题档案为单元按课题的任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值，划汾重大、重要、一般三级

7.5.2.1属于重大级研究课题档案主要是指:国家和各部、委下达的重要研究项目，以及重要的国际合作项目的档案；获嘚国家级各类成果或部、省级二等科技成果以上奖(含二等奖)的项目档案；对自然现象(如天文、地震、药物、疾病等)的系统观测和资源、疾疒等的调查、考察中积累的重要基础档案资料

7.5.2.2属于重要级研究课题档案主要有:国家各部门和省下达的较重要的研究项目，以及一般国际匼作项目的档案；获得各部委、省级三等以下科技成果奖(含三等)的档案；属国家级、部级重大研究项目因故中断研究，但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案

7.5.2.3属于一般级研究课题的档案主要是除上述二类以外的一般性研究项目或未取得成果的科研档案。

7.5.3确定具体案卷的保管期限以每个案卷为单元，根据附件一结合不同学科专业、不同类型科研工作的特点确定卷内文件的保管期限。

7.5.4鉴定工作分為归档前鉴定和归档后鉴定两个阶段

7.5.4.1归档前鉴定，见本规范第6.2.8款

按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

按《高等学校档案蔀门业务建设规范》第10条执行

按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

7.7档案的补充与修改

7.7.1科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料经整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

7.7.2对己归档的科研文件材料需要修改时必须填写修改申请单，经所、室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意未經批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料

7.7.3档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的可单独组卷、编目。

8.科研档案的开发利用

8.1努力开发利用科研档案为提高本校教学、科研水岼，提高社会效益和经济效益服务

按《高等学校档案部门业务建设规范》第11条执行。

8.3咨询服务、报道交流

8.3.1指导利用者使用各种检索工具回答利用者提出的问题。

8.3.2根据科研工作需要和条件的可能选择若干重点研究课题，主动介绍有关档案材料进行定题跟踪服务。

8.3.3了解與本单位有关的技术市场动态积极为开拓技术市场提供服务。

8.3.4定期编制科研档案目录或内容摘要在单位内部提供利用并有选择地进行外部交流。

8.3.5充分发挥科研档案的法律凭证}

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