办公自动化系统及其在我公司应用
一、办公自动化系统概述
随计算机技术的发展，办公自动化在企业管理中的应用也越来越广泛，网络概念逐渐渗透到社会的方方面面，发挥的作用也日益突出。因此，就可以利用计算机把企业有限的信息最大限度地管理起来，充分发挥电力信息的共享，为企业提供高效的文件管理工具，先进的文件收发手段，利用信息的积累和提炼，为领导决策提供理论和事实依据。
OA办公系统是利用计算机现代化的计算机网络通讯技术，建立起综合的信息管理及日常办公系统，加上先进的管理思想武装的管理人员，构建一个县级的先进管理体系，来达到提高管理效率，提高企业整体管理水平，为客户提供优质高效的服务，来取得更大的企业效益。
人们普遍使用计算机来提高个人工作效率，但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中，我们更需要提高我们的整体工作效率。利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、
财务档案等档案的可管理性，实现信息的在线查询、借阅。最终实现“无纸”办公。办公实际就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。那么随着文件的这一流程，产生了各种各样的设备。随着技术的发展，计算机网络技术的进步，办公自动化网络的建设也得到了大力推广。
二、OA系统的开发背景
传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。临城县供电公司以前使用的就是这种传统的办公方式。既接收到文件后复印成若干份，发给其它部门。这种方式不仅要消耗大量的人力和物力，还极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业，正是生产力发展的方向。随着文件的越来越多，这种传统的方式已不能满足工作的需要。OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，办公自动化提了多年，但效果并不明显，人们还是停留在单机字处理和表格处理的所谓办公自动化的初级阶段。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。
我公司通过近几年的发展计算机装备水平已大大提高，服务器、计算机装备级别不断更新提高，路由器、交换机等网络设备数量增加较快。尤其是我公司的光纤通讯网络的建立为信息化向更高水平发展创造了条件。
临城县供电公司为了适应现代化的管理需要，提高工作效率和办事效率，根据河北省供电公司相关规定，结合我公司实际情况，于2006年5月份组建了OA办公系统。OA办公系统是一个高度集成的、适用于现代办公自动化收发文件的管理系统。它覆盖了关于收发文通知的各项管理工作，能够完成我公司的日常收发文件的管理。使工作更加完善、规范，减少了工作人员的工作量。
OA办公系统的推广，是规范企业办公自动化软件，推动企业走向规范化；使企业在经营过程中不断的增收节支；在提高企业的经济效益和社会效益，增强企业竞争能力等方面起到了不可估量的作用。
截止到目前,临城县供电公司OA办公系统经过几年的建设与应用，已经形成完整的网络结构。采用千兆以太网络技术组成信息主干网，包括公司机关各部门，公司所属各单位以及调度通信中心、约130多台桌面计算机。以千兆通信带宽连接公司内7个供电所和工区及客户服务中心，实现无纸化办公。
三、系统架构：
临城县供电公司办公自动化系统建于三层架构基础之上，利用DCOM、SOCKET,HTTP等不同通讯协议进行连接，后端采用Oracle关系型数据库做为数据存储平台。
整个系统从结构上分成三部分：
客户端，应用服务器，后端数据库，应用服务器程序可以单独存放于一台服务器，也可以和数据库服务器放在同一系统平台上(应用服务器需NT平台支撑)。
四、客户端：
用户界面程序，用于用户的实际操作，既数据录入、办理、检索等应用功能，操作简单、方便，具有人性化的特点。
五、应用服务器：
是一个中间层程序，负责与客户端以及数据库进行连接，通过SOCKET协议与客户端进行通讯，通过ORALE
TNS与数据库进行连接。
六、后端数据库
用于存放用户数据存储
七、执行过程：
客户端发出的指令通过Socket协议传送到应用服务器，应用服务器处理后与数据库服务器进行数据存取，取得用户需要的数据，然后形成数据包后传送到客户端应用程序，客户端应用程序再对传回的数据进行处理；
八、与以往的程序处理方法的不同点：
1、系统安全性得到最大的保障
用户的个人资料，如：口令等资料传送之前通过一定的加密算法放到数据库中，加密过程放到应用服务端程序中，这样可以保证较高的安全等级
2、系统的效率大为提高
因为应用服务器程序和数据库服务器是单独运行的，数据都是通过应用服务器与数据库进行交换的，如果对于用户量较大的用户可以采用多应用服务器的解决方案，即设置多个应用服务器与同一应用服务器进行连接，应用服务器程序可以自动进行负载平衡的操作，可自动将用户的指令自动转到其他应用服务器上进行执行，并且应用服务器采用了POOLER的机制，即利用空闲的数据库连接同时与数据库进行连接，也就是数据库连接的重用，这样不仅可以大大的提高数据库的连接的数量，也可以使更多的用户进行数据处理，以满足用户最大化数量的应用
3、系统维护方便
客户端为浏览器运行方式，无须用户安装任何与本软件有关的，对应用环境要求非常低，只需要一台安装了Windows98以上操作系统的电脑，安装有IE浏览器，即可运行，软件通过网页的形式运行，客户端软件自动更新。
九、系统提供以下功能：
系统主要包括收文管理、发文管理、档案管理、情况报告管理等四个主要功能模块。其操作界面采取统一入口，分项设置的模式。
1、界面功能
⑴我的工作
用户在每日开机进入办公自动化子系统时，系统自动将与用户有关的事务给予列出。对于需要办理的具体事务，用户可以在该模块的待办工作下签收进行办理，也可以击点启动新任务录入相应的信息，如对文书可以进行收文登录，对普通用户可以进行发文拟稿或情况报告拟稿。用户还可以通过查询检索用户本人经手处理的文件或权限范围内的文件，包括：收发文、情况报告等。同时，对于检索的结果可跟踪文件的办理过程，必要时可对相应步骤进行催办，对文件办理人发送催办信息。
⑵待办工作
需要当前用户办理但未签收的工作。
⑶在办工作
指正在办理但还未办毕的工作。
⑷办毕工作
显示当前用户已经办毕，而下一下接收人还未签收的工作信息。此信息主要用于文件的取退回。
⑸催办信息
对当前用户正在办理的工作进行催办，以督促相关人员抓紧办理。
⑹启动新工作
对新的工作任务的办理，如：收文登录、发文拟稿等。
⑺查询
可通过各种条件及其组合对经手过的文件进行查阅、办理和打印。
2、模块功能
⑴发文管理
该模块根据机构的不同可以设置相应的发文流程，具有方便、灵活的特点。并且在各个办理环节具有流程跟踪、痕迹保留的功能。每一个办理人员都可以对经手文稿的办理状态进行追踪，有效利用word的修订显示功能对办理过程中的修改审核信息进行保留记录。正式文件生成后将不能再被编辑，只能被查询，打印。同时，系统还将该数据库中的文件按照文件的相关属性分类列出。作为收发总文书可以通过发文管理的系统设置以及发文号管理、发文格式进行发文相应的设置，并通过该数据库的存取控制表给领导设置成可以查阅全部的公文。该功能实现是由以下角色：拟稿、审稿、会签、核稿、签发、封发、传阅、归档通过组合定义完成的。
⑵收文管理
收文办理的工作流程设置同样灵活，不同机构可以任意设置本单位的流程。各个办理环节都可以追踪文件办理情况，方便快捷查阅文件及其办理意见。文件批转具备多级机制。对于逾期未办理的文件具有催办功能。其功能实现是由以下角色：登录、拟办、运转、阅办、归档组合定义完成的。
⑶情况报告管理
用户可以通过该功能模块草拟、审核、运转、办理内部的情况报告。总文书可以通过情况报告的系统设置以及文号管理、模板管理、编号格式等功能进行情况报告的相应设置，并通过该数据库的存取控制表给领导设置成可以查阅相关范围的签报。
⑷档案管理
档案管理是按省公司的要求重新开发设计的功能模块，该模块采用了全新的系统设计新概念，淡化了档案类型的管理模式，强化了档案的文件归卷、档案利用的管理形式，档案管理员利用该功能模块可以实现档案的登录、组卷、合卷、分卷、检索、统计、借阅、专题管理、打印各种检索工具、销毁等管理。同时对于单个文件也可以迅速实现归卷、查阅、属性修改等文档管理，最终实现档案的电子化管理。同时，根据档案类型又分文书档案、科技档案、财会档案、实物档案、声像档案、照片档案等模块,并且可根据需要用户可自行设计档案类型、录入表单内容以及报表打印内容等。
此模块不仅具备完善的应用功能、良好的使用界面、开放的开发环境、可靠的系统稳定性，还具有如下特点：
一是智能化设计平台，完全符合标国家标准规范。系统提供的是智能化的设计平台、可完成各种档案对系统的需求;在此平台之上可以架构自己的档案管理模式，架构自己需要管理的档案类型，完全智能化的系统即可按照用户的设计完成您的要求，完全解放了档案管理软件的功能单一，结构不够灵活的问题，使得档案管理进入了一种全新的平台式的管理模式。
面，完成档案功能的扩展。系统不仅提供用户对档案类型的调整，并且可对各种档案类型的信息内容进行自行调整，用户可定义信息的类型、内容长度、以及数据录入的方式等等内容，完全是一种表单式的设计平台，用户可对自行设计的信息内容进行位置的调整，使用图形化拖拉方式即可方便的完成移动定制内容的操作，即以最大化满足用户的需求以及最方便性的完成用户的操作。
三是方便的打印功能，使得软件功能变得强大。系统提供的各种档案输出数据的打印功能完全在Microsoft
Word中完成，系统利用了Word的良好的用户打印的方便性及强大的报表设计功能，包括打印、设计、调整等功能；系统管理员用户可自行设计本单位需要使用的各种档案打印模板，打印内容完全在word中进行，完全把打印的内容与数据库之间进行联系，并进行了用户化的处理，使得用户能够非常方便的定制本单位的打印模板，比如：案卷目录、全引目录、各种脊背等等，打印的形式也可由用户进行方便的设置，所有设计的模板在打印时均可使用批量打印功能，尽量减少用户设置的工作量，以最大的方便程度完成用户最复杂的要求。
四是优化的批量打印技术使得系统处理时间大大缩短。全新优化的批量打印功能使得原有同样的功能执行时间大大缩短，如：原来需要进行100个案卷目录的打印数据生成时间需要1个小时，现在只需要不到10分钟的时间。
五是突出的检索技术使查询时间大大缩短。新的档案系统对档案的检索进行了优化处理，档案数据的检索时间不会因为数据量的增大而变得无法等待，使用新的阶段性的传输方式使数据在数据正在传输的时候就将数据显示给用户，大大减少了用户的等待时间，由原来的1分钟缩短到现在的不到5秒钟。
。系统采用功能树的形式来表达软件各功能之间的联系，这样可以很方便的完成用户对功能访问权限的设置，用户所使用的档案类型完全由用户通过下拉菜单进行选择，这样可使软件的权限划分到各种档案类型，从整体上看，系统纵向可进行功能树的访问权限设置，横向用户可对自定义的各种档案访问权限进行设置，通过二者的交叉，我们就可以设计出各种人员的权限。
。系统可与W-Office办公自动化产品进行挂结，实现无缝连接，办公完成的文件自动进入到档案系统中，方便档案系统的数据来源，真正实现文档一体化的要求，并提供W-Office产品中方便的提示功能，更加方便档案使用人员进行文件的处理。
。系统遵循最新的档案管理行业标准(DA/T22-2000)，引入了最新的文件级管理内容，并且可保证文件级文件和案卷级文件分开管理，还可进行数据交互，并在次基础之上进行了延伸，对于用户自行设置的各种档案类型都可定义文件级管理和案卷级管理，这样，可适应于以后的档案管理标准的变化。
。界面简明清晰，根据不同的工作权限可进行不同工作，人性化的贴切设计，真正实现了系统的易用性。
十、系统管理
系统管理员可以通过该模块进行整个系统的维护和管理。具备建立机构及设置机构参数；设置公司各个办理部门的基本信息和功能模块；设置用户及分配使用权限；建立、编辑各种应用流程；设置各机构总文秘等功能。
1、建立角色
角色定义是保证系统各种流程能否正常运转的最基本条件。角色的定义是根据应用单位所要通过本系统要实现的各种业务流程来定义，如用于事务办理流程，那么至少应具备事务起草，事务审批两种角色；如果应用于文件的收发，至少具备收文登录，收文拟办，收文运转，收文阅办，收文归档，发文核稿，发文签发，发文封发，发文传阅，发文归档等角色。角色名称尽量简练，表明意思即可。同时，系统管理员随时要根据应用的变化而变化角色。
2、定义工作时间
定义系统时间目的在于使各种流程定义与实际工作中的业务流程相符。比如文件的报批周期，文件运转的周期等等。
3、机构及部门管理
按照应用单位的组织机构建立组织机构模型。该功能是使得用户如何实现公文正常运转的关键。
4、定义应用
系统管理员在将各种基础数据设置完成后，需要进行应用流程应用设置。所设置的应用流程应尽可能同实际工作业务流程相符，而且过程的定义是有顺序的。基本顺序为：1）过程定义2）任务定义3）流向定义4）应用数据库定义。建议在定义过程前，系统管理员事先应有实际工作业务流程模型，这样在设计工作流应用时添加的数据才能准确，流程运转才能正确。
十一、系统的特点：
功能易于扩展
系统在设计之初就考虑到应用单位的流程的变化，针对这种情况我们设计了灵活的程序内核，可以很方便的通过内核延伸出各种管理系统，如：收文管理、发文管理、情况报告管理等以工作流管理为核心的一系列子系统，使得系统的延续、扩展性变得非常强大。
应用环境广泛
因为系统是通过TCP/IP实现的，所以对客户端的环境的要求非常低，客户端只需要一个Windows95以上的windows操作系统即可，服务器分成应用服务器端和数据服务器端，也可以合二为一，可以使用Windows
NT操作系统，或最新的Windows2000操作系统。并且系统支持远程移动办公，用户可在外出、家内等不在办公室的地方使用电脑通过电话线同服务器连接，处理日常事务，提高事务的处理效率。
3、用户界面的友好
图形化用户界面，简明清晰。
4、操作简单,层次清晰
工作处理单一入口，个人的待办工作、在办工作、办毕工作、催办信息等内容可在一个用户应用界面上显示，使个人需要做的工作一目了然。
5、设置灵活
用户可以随意的修改任务，以及任务的流向，其重点在于使系统管理员能够方便的修改和定制工作流程，以适应不同单位或不同时期的不同需要。
6、维护方便
程序的维护非常方便，客户端无需安装任何与本系统有关的软件，并且无任何维护任务，所以只需要安装服务器程序即可，无需考虑客户端的软件，即使需要修改程序，也只需要对服务器的程序修改即可，客户端软件自动更新。
7、确保用户数据安全，保密
系统使用大型数据库的定时备份功能对用户的数据进行后台定时备份，保证用户数据具有最大的安全保障。系统使用多层的加密技术使用户的信息在最大程度上得到安全的保障。
8、系统的容错性本系统在程序设计中最大程度的考虑了各种可能发生的错误，并且都加以了最大限度的防范措施，并且应用大型数据库所提供的各种存储过程、触发器等安全容错功能，使用户的数据在进入数据库之前得到最有效的检验。
9、系统的可靠性
系统使用大型数据库作为用户存储数据的场所，大型数据库的可靠性，以及对大量数据的处理的速度是它的最大的优势，所以我们选择大型数据库完全可以保证程序可以高速的稳定运行。
10、完善的统计打印功能
用户可对打印的表单项目进行定制，如发文稿纸、收文单、正式发文格式等模板以及同数据库中的数据进行关联，用户可以自行增加修改打印单据的内容，可以适应更多用户的不同需要。
11、完善的系统催办功能
系统提供自动催办的功能，用户可以设定任务的完成时间以及用户的工作时间，系统自动计算出用户的完成时间，如果超过了完成时间，系统将自动对当前的这个用户进行催办，同时系统也支持手工催办。
十二、网络办公系统（OA）实施效果：
通过临城供电公司相关人员和厂家技术人员的共同努力，网络办公系统正式投入运行，系统实施的效果来看，还是令人满意的，主要表现在以下几个方面：
1.提高了公司员工的办公效率和办公质量,改善办公条件,减轻劳动强度,实现管理和决策的科学化,防止或减少人为的差错和失误。
2、节约了大量的办公费用，传统的办公系统利用纸张记录文字、数据和图形，而现代化的办公自动化系统，是利用计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中存储和流动，软件系统管理各种设备自动地按照协议配合工作，使人们能够高效率地进行信息处理、传输和利用。办公自动化技术的发展将使办公活动向着数字化的方向发展，最终将实现无纸化办公提高了工作效率的同时，还节省了资源，实现了无纸办公。
3、提高了公司的管理效率和经济效益，真正实现企业办公系统
“简单、安全、实用、先进”的规范化、现代化管理。
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