公文的基本知识
第一讲& 公文的基本知识
一、公文的概念
公文是有关组织和单位，如党政机关、社会团体、企事业单位等，在公务活动中所形成的具有一定格式和现行效用的信息记录材料。行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。财政公文是财政部门在财政管理过程中运用的公务文书，具有规范体式和法定效力。
二、公文的特点
公文是属于说明文范畴的一种应用文体，与其它文体有着明显的区别，其主要特点是：
（1）公文具有鲜明的政策性。公文明确载明了党和国家的方针、政策，规定有关单位和个人应该做什么，不应该做什么，鼓励做什么，反对做什么。
（2）公文具有法定的权威性。公文一经发布施行，就具有明显的法定效力，是党和国家权力与意志的体现，具有行政领导、行政指挥的权威和行政上的约束力。
（3）公文具有严格的规范性。无论是公文的体式，包括公文的文体、文种、格式等，还是公文处理的程序，都有严格、统一的规范，必须共同遵循，不能自行其是，随意变更。
（4）公文具有较强的时效性。公文一般是针对已经办、正在办或将要办的事情起草的，它的执行效用有明显的时间限度，即在一定的时间范围内有效。
三、公文的主要作用
公文作为行政机关传达、贯彻党和国家的方针、政策，联系和处理机关工作的一种工具，具有十分重要的作用：
（1）规范和准绳作用。政府机关的公文中有相当一部分是发布各种法规、条例、章程、守则的，属于法规性文件，具有法律的规范和准绳作用。这类法规性公文一经制订、发布，就必须贯彻执行。
（2）领导和指导作用。党和国家机关上级同下级之间具有领导与被领导的关系，上级机关向下级机关发布的决定、意见和通知等公文，具有领导和指导作用。
（3）宣传和教育作用。各级行政机关发布的有关文件，是党和国家方针、政策的载体，组织广大干部群众学习，并进行必要的宣传，可以统一广大干部群众的思想认识，增强其遵守和执行政策的自觉性、主动性，更好地发挥政策引导作用。
（4）沟通和信息作用。公文可以把国家的方针政策、政府的工作决策、部署以及上级机关的意图，传达给下级机关，也可以把广大干部、群众意见、要求，下级的情况和问题反映给上级。因此，公文具有沟通上下左右、交流信息的作用。
（5）公务依据和凭证作用。公文法定的权威性决定了行政公文是有关公务活动开展的依据，也是公务活动的真实记录和文字凭证。
四、公文语言的特点
公文语言的特点主要是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。
庄重是指语言端庄，格调严肃。庄重的语言有助于表明作者的严肃立场和态度，从而使公文对受文者的行为产生必要的强制性影响，以维护公文的权威性和有效性。
准确是指在表情达意时，语言要真实，语意要确切，内容要完备，褒贬得当，符合实际，真切表述要表达的内容。公文对各级机关和工作人员的行为有着直接的、强制性的影响，如果语言表达不确切，哪怕是微小的失实，都可能导致工作失误。
朴实是指语言平实自然，是非清楚，通俗易懂，恰如其分，不浮华夸饰、矫揉造作和形象描绘。公文用语淳朴无华，有利于直接鲜明地表达意思，迅速有效地产生影响。
精炼是指语言简明扼要，不冗长空泛，同时，为服从公文目的和表达主题的需要，当详则详，当略则略。简明的语言，更宜于受文者理解公文的意图，既省时省力，又可靠有效。
严谨是指语言含意确切，文句严谨、周密，分寸得当，切忌语意不清、模棱两可。语义含糊不清，容易产生歧义，使受文者和执行者不能准确理解发文者的意图。
规范是指公文中的语言构成及组合，不仅应符合现代汉语的语法及一般的逻辑规则，而且应符合公务活动所提出的规范性要求。
五、公文处理的概念及基本原则
公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
（1）实事求是。行文应根据实际需要，公文内容应有针对性，从实际出发，注重实效，这是做到精简、高效的基础。
（2）精简。作为依法行政和进行公务活动的重要方式，公文处理必须坚持精简的原则。行文要少而精，公文要简洁通畅，克服文牍主义、形式主义，努力提高公文处理工作的质量。
（3）高效。公文处理过程中要尽量简化文件审批层次和文件运转的中间环节，加强相互协调，转变工作作风和工作方式，提高工作效率。
（4）及时。及时地处理公文是由文件本身的时间性决定的。公文处理的各个环节必须迅速，不得敷衍拖拉。
（5）准确。文件内容必须真实、准确，公文办理各环节也应准确无误。要加大审核把关的力度，保证公文质量。
（6）安全。有些公文的内容涉及党和国家的秘密，因此，公文处理工作必须严格执行有关保密规定，确保公文的安全。
六、文种的概念及种类
文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质及作者权限、制发公文的目的要求等。
日起实施的《党政机关公文处理工作条例》（中办发【2012】14号）中规定公文的种类有15种，即：
1、决议& 2、决定&
3、命令（令）& 4、公报&
5、公告& 6、通告 7、意见&
8、通知& 9、通报&
10、报告& 11、请示& 12、批复
13、议案& 14、函& 15、纪要
七、正确选用文种的意义及如何正确选用
公文文种是公文的重要组成部分，用以简要表明公文的性质、用途与制发机关的职权范围，规定公文的结构、格式与语言的运用。正确选用文种，对于维护行政管理工作的严肃性、有效性，保证受文者准确理解发文者的意图，充分发挥公文作用具有重要意义。不用、错用、生造文种，都将给工作带来不利影响。
选用文种应根据行文目的、行文关系、本部门职权在规定的文种中选用。具体来说：
（1）必须在《条例》规定的范围内选用文种。超出这一范围，就会使文种失去规范性和通用性的特征，使受文者不能正确理解发文者的意图。如用“请示报告”向上级机关请求指示或批准，上级机关可作为请求受理，予以答复，也可作为报告受理，不予答复，这样就失去了请示的效用。另外，像“关于报送……的文”、“关于……的事”、“关于……的说明”等，都是不规范的用法。
（2）依据行文关系选用文种。文件制发机关与受文机关的上级、平级、下级关系，决定文种的选用。向上级机关请示、汇报工作或对重要问题提出建议时用“请示”、“报告”或“意见”；用平级机关商洽工作，请求批准用“函”；向下级机关行文种类较多，通常有“通知”、“批复”、“通报”、“决定”等。
（3）依据制发机关的职权范围选用文种。制发公文时制发机关必须根据职权范围准确选用文种，若超越发文者法定权限选用了文种，属越权行为，文件也就失去了效用。比如，制定法规性文件时，只有国务院才能颁布“条例”，各部委只能发布“办法”、“规定”。
（4）依据行文目的选用文种。文种选用不当，会影响公文的有效运转，达不到应有的目的。如强制性的规定事项用“函”这一文种，就不会引起受文者的重视。如某司部发文《关于尽快报送2000年&&&&&&&支出决算的函》，此文主送各省、自治区、直辖市财政厅（局），属于下行文，要求下级尽快办理，用“函”显然不妥，应该用“通知”。
八、上行文概念及所属文种
根据公文的传递方向，公文可以分为上行文、下行文、平行文三类。
上行文指在具有隶属关系的垂直系统内，下级机关向上级机关、业务指导机关发出的文件。
在《条例》规定的15种主要文种中，请示、报告属于上行文文种。
九、下行文概念及所属文种
下行文指在具有隶属关系的垂直系统内，上级机关向隶属机关或业务的被指导机关发出的文件。基层机关因没有下属机关，无下行文。
在《条例》规定的15种主要文种中，命令、决定、决议、公告、通告、通报、公报、批复属于下行文，通知一般也是下行文。
十、平行文概念及所属文种
平行文指向同系统的同级机关或不相隶属的任何机关发出的文件。向不相隶属机关发文，不受机关级别的限制。
函属于平行文，知照性通知也可以是平行文。
另外，意见既可以作为上行文文种使用，又可作下行文、平行文文种使用。
十一、电子文件的概念及特点
电子文件是指国家机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，能被计算机识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列。
电子文件的内容由于是二进制代码的形式存在，是一种纯粹的数字化信息。与纸质文件相比，具有以下特点：
（1）系统依赖性。电子文件的生成、处理、归档、利用等都是在计算机软硬件平台的支持下实现的，电子文件信息内容的存、取必须借助计算机的编码、解码技术。离开了计算机系统，电子文件便失去了“生存”的空间和基础。
（2）信息非人工识读性。人类无法仅凭借自身的器官识别构成电子文件的代码序列，只有借助特定的系统（特定的计算机软、硬件），通过特定的程序解码，使之转化为文字、声音、图形、图像等能被人类眼、耳等器官识别的信息编码形式，呈现在电脑屏幕上或将其打印出来，人们才能够识读。
（3）信息与载体的可分离性。电子文件的信息内容可以“寄存”在计算机硬盘上或脱机保存在磁盘、光盘之中，可以从一个系统迁移至另一个系统，还可以在网络上“穿梭”于发送者与接收者之间，同一份文件的各个部分可以存放在不同的数据库、不同的软硬盘上，为信息的共享创造了便利和可能，也对文件的保密提出了更高的要求。
（4）信息的易改性。与传统的纸质文件相比，增删更改电子文件的信息不仅十分容易，而且可以不留痕迹；尤其是在动态文档中，信息内容不断更改，甚至转瞬即逝；当信息内容转换成其它载体或感染病毒时，都存在发生变动的可能性，使其不同于“原性”。
（5）信息载体的不稳定性。电子文件的载体远不如传统的文件载体“长寿”、稳定，且对环境的温湿度、防磁性能要求较高，从而比较脆弱；同时，载体本身及读取设备的更新换代、兼容性的不稳定都可能导致信息难以读取，甚至导致信息的丢失、损坏。
十二、电子文件管理系统的基本目标
电子文件管理系统是指以信息技术为支持，能够对机构内产生的电子文件、档案部门保存的电子档案进行管理，并保证电子文件的行政有效性和法律证据性的计算机软、硬件系统，尤其是指相应的软件程序。电子文件管理系统的基本目标有：
（1）保证电子文件的行政有效性和法律证据性。
（2）确保电子文件的运转流程高速快捷，最大程度地支持机构的职能活动。
（3）保证电子文件对机构职能活动的完整、真实、可靠的记录，并保证这些记录的长期可读性。
（4）保证机构内外在线文件检索和利用的效率。
（5）保证系统中所存储信息的安全可靠性。
（6）确保系统的电子文件中所涉及的个人隐私受到保护。
（7）确保系统的各个环节均不与现有的国家法律及我国承认、遵守的国际法中有关文件管理、信息等法律规定相抵触。
（8）确保文件在完成现行期之后的归档，以及一定时期后在线移交的顺利开展。
第二讲& 如何处理公文
一、承办公文应注意哪些问题？
（1）承办单位收到交办的公文后应抓紧办理，不得延误推诿。对不属于本单位职权范围或者不应由本单位办理的公文，应由单位主要负责人签注意见后及时退回交办部门。
（2）拟稿人应按照国务院和财政部的有关规定办文，要确保办文的质量和效率。
（3）办文过程中若涉及其它部门或单位职权范围内的事项，主办单位应主动与其协商。紧急公文，可以由拟稿人持文件当面与会办单位协商；重要事项，由主办单位负责人及时召集有关单位协商。
二、怎样拟写决定？
决定一般由标题和正文组成。正文由决定理由、决定内容、执行要求三部分组成，要求行文简练、语气肯定、用语准确。
三、怎样拟写公告？
公告所表达的内容属于重要的事项，要求文字简短、语言精确，有概括性。其结构包括标题和正文。标题可用“三要素”写法，也可由发文机关和文种构成。
正文要以明白流畅的语言和简单的结构，把宣告的事项表达清楚。必要时可扼要交待事由和依据。但不要具体阐述事件的意义和细节。
四、怎样拟写通告？
通告的内容具有很强的政策性，要求一文一事，语言庄重、坚定、清楚、准确。正文一般由通告原由、通告事项组成，常以“特此通告”做结尾。
五、公告与通告有什么区别？
（1）发布机关不同。公告的发布机关只能是国家行政机关或地方行政机关。通告的发布机关可以是国家行政机关或地方行政机关，也可以是基层企事来单位。
（2）写法上稍有区别。公告要求文字简短、语言精确，侧重于严谨性；通告要求把事项写清楚，侧重于周知性，可繁可简。
六、怎样拟写通知？适用范围是什么？
通知按内容性质和写作不同，可分为四种：“告谕性通知”、“布置性通知”、“指示性通知”、“拟示性通知”。
其内容构成一般由“原由”和“具体事项”组成。“原由”要讲清目的；“具体事项”的内容要直截了当，明确具体，有的很简短，另起一段写明所要求的事项。
通知的适用范围广泛，不受单位行政级别限制，无论哪一级行政机关都可能使用。同时，它还具有行文简便、写法灵活、种类多样等特点。
七、通知与通告有什么区别？
（1）通知适用于发布财政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项；任免或聘用干部。而通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。
（2）通知对象一般限于某些人或某些单位，通告的对象比较广泛，一般是社会公众，不专指某些人或单位。
（3）通知的事项一般需要办理和执行；而通告的事项一般只需遵守和知晓。
（4）通知的内容不一定完全公布于众，而通告一般要公之于众。
（5）通告的事项与通知的事项相比，一般比较重大。
八、怎样拟写通报？
通报按发文目的和内容分为三种：批评性通报、表扬性通报和传达性通报。一般来说，通报有“直述式”或“转述式”两种写法。直述式写法即直接叙述情况，要求一贯到底，适用于内容比较单一的通报。转发已有的成文或内容较多且不大好归纳成一往篇的通报则采用“转述式”写法，即先写转发文件的名称或主要内容、目的、意义并提出要求，然后将通报具体内容的文件作为附件。
九、通知与通报有什么区别？
（1）适用范围不同。通知的适用范围比通报广泛得多。
（2）通知的着眼点是告诉对方怎样做，通报的着眼点只是让对方了解情况。
（3）通报提出的意见比较原则，不像通知那样具体。
十、怎样拟写报告？
报告一般分为三部分：一是报告的原由，即为什么写报告。二是报告的事项，用“现将……报告如下：”之类的转接语引出报告的事实和问题，这部分要突出重点，做到点面结合。三是结束语，可根据报告内容的不同写明“特此报告”、“请审阅”、“请审核”等，但不能用请示结语，如“以上报告，请指示等”。
报告有综合报告、专题报告（情况报告）和随文报告之分。
（1）综合报告是下级机关为了使上级机关全面了解下级机关各方面情况，便于上级机关掌握全局，指导工作而写的公文。
综合报告的主要特点是：汇报的情况和反映的问题比较全面，一般和工作总结结合起来。
综合报告的正文，一般包括报告起因和报告内容两部分。报告起因即说明为什么要写报告，报告起因一定要集中、概括、简要直陈。有时就是几句话，报告起因与报告内容之间的承上启下用语，往往用“现将……情况报告如下”、“现将……情况汇报如下，供参考”。报告内容，是报告正文的主体，一般要写明完成任务、进行工作、处理事情的依据、过程、措施以及结果、成效与存在的问题。有的还要写出今后的打算与安排。报告正文的结尾用语一般是“特此报告”。
（2）专题报告是为了向上级着重汇报某项工作和某个问题，以使上级了解情况，作出指示而写的公文。专题报告的显著特点是，报告的内容专一。
专题报告可分为：反映某项工作及其存在问题，并提出解决问题意见的专题报告；为总结某项工作而形成的经验性的专题报告；为研究和解决某一问题或工作而召开会议所形成的会议专题报告；工作中有了错误，需要向上级机关检讨所形成的检讨性专题报告；对某一事情或某种情况进行周密的调查，在分析研究基础上形成的调查专题报告。
各种专题报告的格式大体一致。正文内容，由于专题报告种类不同，在写法上有所异。一般来说，专题报告的正文大体包括三部分，一是工作开展情况，二是存在的问题及其原因，三是解决问题的意见和办法。
专题报告的行文要求是：
①以陈述为主，以工作情况为中心，加以综合叙述和概括分析，从而提出自己的意见。这类报告常常是在工作进行中写的，并不限于每件工作完成之后才来写，因此，它必须对情况进行简要的概述，陈述事实、进程及有关数字，目的在于交代清楚工作情况。虽然有时也提出工作取得成绩的原因和目前存在问题及解决的办法等，但都不必作繁琐的叙述。这种概括的叙述与分析，目的在于提出自己的意见。
②根据内容需要，文字可长可短，没有固定的格式，一般多是一文一事。
③语言要简练、明确、条理化。
④从工作实际出发，内容要真实可靠，既有事实，又有观点，观点和事实统一，反映事物本质，专题报告的结尾基本同于综合报告。
（3）随文报告是指报送文件或物件时随件附文。它的范围比较明确，写法也较简单，一般只对报送的文件、物件作简要说明。随文报告应注意以下几点：
①简明扼要，文字精炼
②重点突出，中心明确，详略得当，即使是综合报告，也要重点突出几个问题，对其它问题简略带过。
③要有分析，不能只罗列现象，要着力揭示问题的实质，分析发展趋势。
④要注意反映新情况、新问题，即报告的内容要有新意。
⑤内容要真实可靠。
⑥注意一文一事，不要夹带请示事项。
⑦报告要及时。
十一、怎样拟写请示？适用范围是什么？
请示正文一般由三部分组成：（1）请示的目的或原由；（2）请示的具体事项及要求；（3）结语。“目的或原由”部分十分重要，它是请示的依据和出发点，是能否得到满意批复的关键，一定要充分说明理由。“事项及要求”部分有什么就写什么，要明确、具体。“结语”要简短，一般都用“以上请示妥否，请批示”、“以上请示如无不妥，请予批准”等语。
以下几种情况须用请示：凡本机关无权决定而又必须经办的事；由于涉及范围广，需要上级机关批转才能贯彻执行的；对上级机关发布的方针、政策、法律、规章有不同理解和疑问，需要上级机关进一步明确的；对上级机关的决定需要变通处理，请上级认可的；不经请示不能办的事项。
行文时要注意：
（1）一文一事。否则，请示的事项无法分清主次缓急，领导无从审批或因请示中某一件事不能解决，使得整个请示搁置下来，影响请示事项的及时解决。
（2）理由要充分。请示的理由应充分，但要实事求是，具有说服力，不能虚报。
（3）请示不能送领导个人（领导交办的事项除外）。
（4）请示不得同时抄送下级机关。如财政部上报国务院的请示不抄送地方财政厅（局）。
十二、请示与报告有什么区别？
请示与报告是两个不同的文种，请示适用于向上级请求批示、批准；报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。请示与报告的相同之处在于它们都是上行文文种。其区别是：
（1）行文目的不同。请示需要上级对下级有明确的批复；报告则是下情上达，上级可以批复，也可以不批复。
（2）行文时间不同。请示必须事前行文，不允许先斩后奏；报告可根据实际情况随时行文。
（3）行文内容不同。请示主要写带有迫切需要上级指示的事项；报告只是汇报事项。
在行文过程中，请示与报告这两个文种混用和不分的情况经常发生。有的该用请示用了报告，有的报告中夹带请示，有的干脆用请求报告请示。这种混淆不分的行文，不利于上级准确理解下级的行文目的和内容，给公文处理工作带来困难，容易延误事情的处理和问题的解决。
十三、怎样拟写批复？
批复的正文一般都很简短，它不必像通知和批示那样详细阐述意义或道理，也不必像请示那样充分说明理由，而只是答复问题。一般都是由“引语”和“答复意见”两部分组成。“引语”即引述请示名称或请示主要事项来作为批复的依据，多为“&&号文收悉”或“&年&月&日关于&&（事项）的请示收悉”等语；“答复意见”即针对请示问题所作的具体答复，多为同意的意见，也很简短。如果答复意见稍多，须分项来写的话，“引语”之后一般再写一名“经研究答复如下”或“现作如下答复”等语，用冒号引起下文。“答复意见”是同意意见，必要时还可加上几点批示或说明；如是不同意见，要说明不同意见的理由，以便于下级理解和接受。另外，有的批复正文还有一句“结语”，如“此批”或“此复（特此批复）”等。
总之，批复的内容无论多少，都必须紧紧围绕请示的事项进行写作，针对性极强，有话则长，无话则短，用语一定要准确、简练。另外，由于批复的政策性极强，写作时一定要根据有关方针政策对请示事项作出恰当处理，该同意的则同意，不该同意的就不同意，态度要鲜明，语气要庄重。
在拟写批复时还要注意以下几点：
（1）针对性和真实性。写批复意见必须依照党和国家的方针、政策，针对所请示的问题，并核实请示原由的真实性，实事求是地给予明确答复。
（2）明确性和具体性。写批复，意见要明确，不可模棱两可，意见还应尽量具体，以利下级机关执行。
（3）及时性和一致性。批复是答复请示事项的公文，对请示事项的答复，一定要及时，以免误事。凡请示事项涉及到其它部门或地区的问题，批复前要尽快与其协商，取得一致意见，然后写成批复意见，以利于下级机关的实施。否则，容易造成政出多门。
十四、怎样拟定意见？如何使用这个文种？
意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文时，按请示的行文要求拟写；作为平行文时，按函的要求写，提出的意见只作为参考；作为下行文时，按通知的要求写。
在公文处理过程中，意见作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级样机可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。
十五、怎样拟写函？
函分去函和复函。去函又可分为用于商洽工作的商洽函，用于询问问题的询问函，用于请求批准事项的批准函等。
函一般由标题、正文、落款三部分构成。正文部分，商洽函要把商洽工作的原由，所商洽工作的情况、函请的要求写清楚；询问函同样要把问题写具体。函有时要说一些道理，但必须简明扼要，不能过多论述。复函开头一般为“&&函收悉，经研究，现函复如下：……”，针对来函内容作具体答复。正文结束时，如是请求批准性函，多用“请批复”；询问函，多用“请函告”；商洽函，多用“请研复”、“请函复”；复函，多用“此复”。
函的写作要求一事一文，拟写时语言要朴素，态度要诚恳，要求要得当。
函的行文关系灵活，上级、下级、平级以及不相隶属机关之间都可以用函；函除具有独特的商洽、询问功能外，对平行机关还以代行请示、报告、批复等职能。如：财政部向国务院办公厅请示问题、报告情况，应用函而不应用请示或报告，因为财政部与国务院办公厅平级机关。
十六、请示性函与请示有什么区别？
公文处理中，平行单位之间请示与函混淆的情况较多，如财政部发文向国务院办公厅请示问题、报告情况应该用函，这里的函就是请示性函，具有请示的性质。这两种公文虽然都是请示批准事项的，但它有明显的区别，主要有以下两点：
（1）请示是上行文，函是平行文。
（2）请示的制发单位和受发单位之间的关系是领导与被领导的关系，函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系。
十七、怎样拟写决议？
决议是党政领导机关对某个问题或重要事项，经过一定的会议讨论研究并表决通过，而后正式发表的一种领导性、法规性文件。一定团体或组织所做的决议，只对本组织有约束力。《党政机关公文处理工作条例》指出：“决议适用于会议讨论通过的重大决策事项”。这说明了决议的基本适用范围。
与“决定”相比，“决议”的使用范围要稍微狭窄一些，“决议”的对象比决定更具原则性，但没有决定那样具体。“决议”必须经过会议讨论表决后方可发布。
“决议”根据内容大致可分为“公布性决议”、“批准性决议”和“阐述性决议”三个类型。
1、“公布性决议”是指为公布某项法规、提案而使用的“决议”。这种决议非常接近“决定”的作用，但也有不同之处。这就是它的内容还有进一步提请更高级会议与机关审议的必要，不像“决定”的内容那样已成定论，必须要下属机关贯彻执行。
写作要点：公布性决议多由两部分构成
（1）标题及题下标示
这种决议的标题包括发文机关、事由和文种类别“三大件”。发文机关在这里即某个会议或委员会，事由即要公布的议案，后写上文种“决议”二字。标题下写明“&&年&月&日通过”。
正文写作先写清通过决定的那次会议及其作出公布议案的简单理由，其次写明公布的内容，最后写公布之后的注意事项和处理办法。
公布性决议主要是公布事项、议案，提出一些原则要求，它陈列的都是结论，写作要规范、精练，衔接紧密，不必过多阐述和解释。
2、“批准性决议”是国家或党政机关会议对议案表示肯定或否定意见的文件，目的是要公布议案审议的进程、结果。有人又将这种类型的决议称为“认可性决议”。
批准性决议的内容，可以是批准负责人在某次会议上所做的工作报告，批准会议上审议讨论的文件，也可以是会议上讨论处理的工作事项等。
写作要点：批准性决议由两个部分构成
（1）标题和题下标示
批准性决议的标题，发文机关、事由和文种类别三项内容要齐备，发文机关通常为某次会议的全称。题下标明“&&年&月&日会议通过”。
正文主要包括三方面的内容：先写某次会议已审议了某个议案，依据某理由，“决定批准（或否决）”字样，再写对被审议议案的具体评价，最后用“指出”、“认为”等语发出号召。
批准性决议正文一般较短，语言要力求准确、简明、评价要恰当、全面。
3、“阐述性决议”是将某些重大结论的具体内容加以展开阐述时常用的一种公文，属于针对某一专题性的问题做充分说明的大型公文。例如中国共产党六届七次全会《关于若干历史问题的决议》和中国共产党十一届六中全会《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，就属于这种“决议”，它们均用以总结党的重大历史经验教训。
写作要点：阐述性决议也由标题和正文两部分构成
阐述性决议的标题由发文机关（有时为会议名称）、事由和文种类别（决议）组成，并在标题下面圆括号内写清“&&年&月&日会通过”字样。
阐述性决议的中心部分是正文。它的容量和篇幅均比较大。如中国共产党十一届六中全会《关于建国以来党的若干历史问题的决议》全文有八个部分三万余字。尽管如此，它对具体内容阐述时仍有一定的结构规则：首先概述某一历史问题的事实，其次加以理论分析，最后加以评价和论断。遵循提出问题、分析问题、解决问题的一般阐述程式。
阐述性决议对事实的叙述要求全面而概括，对理论上的分析要求简洁而透辟，对评价和论断要求中肯允当。
十八、怎样拟写公报？
公报是党和国家以及各级行政机关向国内外宣布重大事件时使用的文种。与公告相比，公报的内容通常更为详细具体。
公报根据内容和使用习惯，一般可分为新闻公报、会议公报、外交公报和专题公报。专题公报又包括国家统计机关发表的国民经济和社会发展的统计公报、气象部门的气象公报、水利防汛部门的汛情通报等。
（1）新闻公报是就国家和党政机关的某一重大活动、事件或问题所发布的带有新闻性的文件；新闻公报往往由新闻机关在新闻媒介上公之于众，它的阅知范围没有限制，要求具有新闻的及时性和真实性，所以，有人认为它是一种新闻性公文。
有时两国政府共同发表的外事公报也来采用新闻公报的形式。
新闻公报是新闻性公文，通常由标题和正文构成：
①标题
新闻公报的标题多仅标明文件，其发文机关或法定作者则见于正文。但属于两国间发表的联合新闻公报，则要写出两国国名。
②正文
新闻公报是一种新闻告知性文件，正文一般先写明时间，再写事由，事由之后则是新闻公报的主要内容，或者是对事物的解释说明，或者是两国会议商谈的要点。新闻公报的法定作者属国家或政府授权的新闻机构，不必在正文之后特别标明。
新闻的真实性和及时准确性是对新闻公报写作的基本要求。
（2）会议公报是党政机关、人民团体或单位在召开重要会议后公开发表的一种文件。会议公报是公报的一种，应用范围比较专一。
会议公报通常由两部分构成：标题和正文
①标题和题下标示
会议公报的标题由两部分组成，即发文机关（某次会议的全称）和文种类别（即公报）。标题下标明发布日期。
②正文
会议公报的正文，通常在一开始有一段新闻性的报道，对会议举行的时间、代表情况、会议进程等作一些简要报道；然后再分条陈述会议讨论的重要议案及其形式的基本观点；最后是结束语，对大会的总体评价或祝愿、号召等。
会议公报报道的是重大会议的经过与会议的议案、决议等，写作时重点应放在对会议基本观点的陈述上。叙述要主次分明、重点突出，用语要准确、庄重。
（3）统计公报是一种专题性公报，是用于国家和政府统计机关发布国民经济、社会发展方面情况的一种公文。我国统计部门发表这类公报时常以年度（或半年度）为计数的时间单位。地方的统计公报一般不对外，只在地方报刊发表。
统计公报由标题和正文两部分构成：
①标题和题下标示
统计公报的标题由发文机关、事由（时间和公报的内容）和文种类别（统计公报）三部分组成，一般不能有省略。题下要准确标明发布该公报的时间。如属年度统计公报，标题的时间和题下标明的发布时间应相差一年。
②正文
正文可分为概述和分述两大部分。开头的概述，一般要对公报公布时限内的情况加以综合介绍，简明扼要地分析原因，指出存在的问题。分述部分要详细介绍各方面的具体情况，通常都要对照上一年进行比较，以见其本年度、本阶段的发展、不足。有的统计公报在结尾还要针对存在的问题，提出一些简要的建议。
统计公报的法定作者和日期已见标题和题下标示，不必另外注明。
统计公报的数据是衡量一个国家或地区经济社会发展的重要依据，要准确可靠，保证其权威性。公布的内容要有选择性。统计公报的法定作者必须是国家和各级政府统计机关。
十九、怎样拟写会议纪要？
会议纪要是各级党政机关、人民团体和企事业单位召开比较重要会议时使用的一种公务文书。
会议纪要是根据会议的宗旨和要求写成的，要准确地反映会议的主要内容、指导思想、主要结论等。会议纪要可作为向上级机关汇报之用，也可以作为文件向有关单位和下级机关分发。会议纪要可以交流信息、交流经验，对于本单位和下级机关来说，可以作为解决问题、指导工作的依据，并有一定的约束力。
会议纪要一般根据会议类型分类，在机关工作中，工作性会议、专题研究会、座谈会和日常工作会议都应形成各自的会议纪要。各种会议纪要的写法稍有区别。
2、会议纪要的写作要点：会议纪要的结构，一般由版头和正文两部分组成
（1）版头或标题
一般由会议名称和文种类别（纪要）组成，有的有正副两个标题，正标题概括纪要的基本精神，副标题写明会议名称和文种。如作为文件下发，还应有编号。
由三部分组成：首先是会议概况。包括会议召开的时间、地点、主持人、参加人员、议题等。其次是会议基本精神。可以根据会议内容采用归纳的方法，分成若干个问题加以分述。每个议题，可依听取汇报（或报告）、讨论、决定的顺序去写。这部分是纪要的主体，要写得完整、清楚。最后是正文的结尾部分。可以适当写些对会议精神的贯彻执行要求或号召，也可以不写。
作为文件下发的会议纪要，要签上有发文机关和日期的落款。
会议纪要是一种记录性文件，具体写作要求根据会议的性质而定。一般地讲同，要抓住中心、突出重点，善于综合、归纳，条理要很清楚。
第三讲& 撰写财政公文的基本要求和方法
撰写财政公文是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，同时也是一项非常严肃的工作。因此，要熟练地掌握这项工作，也不是一件简单容易的事。
一、提高撰写财政公文的能力
写财政公文是项综合能力，要有正确的观点，要掌握丰富的实际材料，要有相当的文字表达能力，要从各方面加强修养，练好基本功，搞高撰写财政公文的能力。
第一，要努力学习政治理论，深刻理解和认真贯彻党和国家的方针政策，掌握马列主义的基本原理和科学方法，了解邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观，并用来分析工作中的新情况和新问题。
第二，积极学习研究国家财政政策、法律法规，提高政策思想水平。党和国家的财政方针政策、法律法规，是指导我们财政工作的依据和规范，只有认真掌握了它才能有效地避免在撰写财政公文时的盲目性，才能写出思想深、适合形势、见解独特的有价值的财政公文。
第三，要学习财政业务。如果不熟悉财政业务，在撰写公文时就抓不住重点，更写不出高质量的财政公文。要熟悉业务，主要从以下四个方面入手：
1、要弄清本单位财政工作的职责、业务范围、基本工作规律和当前的中心任务，以及本单位经常与哪些部门有什么联系等；
2、要学习研究上级财政机关发来的文件、熟悉工作安排和要求；
3、积极学习现代科技知识及业务理论，更新观念、丰富知识，在不断实践中总结经验，提高技能。
4、学习形式逻辑、语法修辞、文章的写作知识等。
二、撰写财政公文的基本要求
财政公文是一种应用文，它同一般文章有共同性。撰写财政公文也应符合一般文章的写作要求。例如主题鲜明、结构紧凑、层次清楚、文字流畅等等。但是公文的实用性、目的性和针对性的特点，又决定了撰写财政公文过程的特殊要求。概括来讲，撰写财政公文的基本要求是：准确实际、及时生动、简练明了、符合规定体式。
（一）准确、实际
财政公文的功用就是用来指导工作和处理问题。困此撰写财政公文必须从实际出发，实事求是，不能凭主观想象，也不能把事实夸大或缩小，离开了准确与实际，财政公文也就失去了价值。要求准确实际，指的是起草文件时，必须以认真严肃的态度来制发内容准确真实的公文。向上级汇报工作情况，反映存在的问题，提出请求解决的工作事项或向下属单位发出指示性意见。答复和批示工作时，必须真实客观、态度严谨，否则，就会脱离实际，给工作造成不必要的损失。
（二）生动、及时
财政公文的语言，要注重朴实、精确，不使用华丽的词藻，不运用过多的形容和描述，但是也切忌写得呆板枯燥。特别是写工作简报、工作总结、工作报告、讲话稿时，也要注意穿插一些具体数字、生动事例，选用一些适当的比喻和大众化的语言，使叙述的问题生动真实，并且颇具说明力。同时，及时地制发反映情况或指导财政工作的公文，就会使工作主动，有效地推动单位整体工作。
（三）简练、明了
财政公文的目的是解决问题，要便于阅读和处理，提高办事效率，困此更需要写得简练明了。一份工作报告不能象报告文学那样把人的思想感情和活动写得细腻；一份指示、规定和通知，也不能象学术论文那样详细论证它的道理。财政公文就是要求用最简练的文字把发文的意图表达清楚。从写作方法说，要开门见山，如常用“根据……”，“为了……”、“关于……”、“目前……”等作开头语，直截了当地提出问题，不必先写一大串一般化的形象，口号等套语。正文的首段宜点明主题，以下分清段落或者列出条目，使全文层次清楚、眉目鲜明，便于阅读。为使文字简洁，在财政公文里也可保留一些半文言的词语，如“兹将”、“业经”、“拟于”、“希予”、“当否”等。这类词言简意赅，早已成为公文中的专用词语。
（四）符合规定体式
就是熟悉上行文、下行文、平行文的各类文种特征及使用对象、掌握各种文种的结构等。
三、撰写财政公文的方法
（一）明确发文的主题和目的
财政公文是根据机关处理某项工作的实际需要来撰写的。因此，在决定拟制一份公文时，下笔之前首先要弄清财政公文的主题和发文的目的。大体包括以下几点：
1、文件的中心内容写什么？如主题抓什么问题？以及主要的指导思想和解决问题的主要意见，措施是什么？汇报情况时准备重点反映什么问题？请示事项时拟请上级机关主要解决什么问题等。
2、准备使用什么文种？如向上级汇报工作情况时，是使用“报告”还是“请示”？针对下级来文反映的问题，要发一个指导性文件，是用“指示”或“意见”，还是用“批示”或“复函”？是拟定一个“规章、办法”，还是发一个带有规定性的“通知”？因此，文种要选对，因为不同的文种，写法会有所不同。
3、发送和阅读的对象是什么范围，根据文件的阅读对象不同，所使用的语气和详简程度也应该有所区别。
4、发文的具体要求是什么？是要求对方机关了解，还是要求对方答复或批转？是要求对方认真贯彻执行，还是供对方参照或参考等这些具体目的和要求，都要在下笔前考虑好。
以上四点归纳起来，就是这份发文想采取什么方式，主要讲什么问题，具体要达到什么目的。这些问题首先要心中有数，才能落笔起章。
（二）收集有关材料，进行调查研究
发文的目的和主题明之后，就要围绕这个主题收集材料，进行一定的调查研究工作。收集材料和调查研究主要是收集和阅读、研究有关的文件材料，再者就是深入下去收集实际材料。收集材料和调查研究是一个充分酝酿和构思的过程，不仅可以使基本观点逐渐深化和成熟，还可以收集典型材料、有关统计数字，为文件的写作奠定基础。
最后，就是安排结构，起草正文。紧扣公文的中心、主题，把材料依照一定的逻辑关系组成一个整体，主次分明。同时注意词句的自然通顺、内容结构的有关联系，全篇脉络的贯通，这样就完成了财政公文的书写。
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