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会计师事务所审计作业软件选型的考虑因素
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来源 : 互联网
简介：随着以智能化、自动化、高速化、网络化为特征的计算机技术不断进步,计算机的应用正在迅猛增加,影响着整个审计作业环境,给审计工作带来前所未有的冲击和风险。如何实现审计时与客户数据的信息共享和业务协同,对审计作业来说显得尤为紧迫,而如何用好
　　简介：随着以智能化、自动化、高速化、网络化为特征的计算机技术不断进步,计算机的应用正在迅猛增加,影响着整个审计作业环境,给审计工作带来前所未有的冲击和风险。如何实现审计时与客户数据的信息共享和业务协同,对审计作业来说显得尤为紧迫,而如何用好审计作业软件,对实现审计作业手段现代化更具实践意义。　　一、做好事务所信息化的现状分析和需求规划　　事务所审计信息化系统包括两大系统：审计作业系统和事务所内部管理系统。审计作业系统主要包括查账系统、底稿系统、合并系统、法规查询系统、流程图软件等，要实现与客户会计数据的同步，并将已有的成熟的审计技术和方法加以规范化，规范成不同的审计模块和模板并将它程序化。 　　运用时审计人员要进行现场分析，现场决定审计方案和进行审计作业。内部管理系统主要包括事务所的项目管理、财务管理、客户管理、人员管理及OA系统等。对于事务所审计信息化，需要总体规划，分步实施，最终实现审计作业系统和事务所内部管理系统的无缝联接，为今后网络审计打下基础。 　　作为审计作业软件，1998年国内就推出审计之星和通审审计软件。但由于接口技术和其他种种问题，审计作业软件在会计师事务所的推广应用并不普遍。根据笔者在北京国家会计学院计算机信息系统审计班上的调查，接受调查的34家会计事务所中，仅有8家（占23.5%）采用审计作业软件，而对是否有兴趣了解和采购审计作业软件，仅有3家事务所（占8.8）无此意向。　　显然，应用潜力还是很大的。实际上许多大所在这方面也进行了很多自主开发和探索。国内外大所都投巨资进行审计信息化建设，建立自己的审计软件平台。例如，德勤花费数亿美元请微软公司开发了AS2专用审计软件。而国外很早就推出审计作业软件，较著名的是ACL, IDEA。但国内中小所计算辅助审计作业多集中于基于EXCEL基础上的应用，对于客户会计数据的提取和转换方面审计应用相对较少。 　　从我们的实践看，我们的考虑是这样的：　　1.所内信息化现状分析。我所领导一直重视审计信息化建设，对信息化建设一直进行持续不断的投入。从硬件来说，我们所每个项目组至少有一台笔记本电脑，所里组成局域网，宽带接入，并配备专门的服务器。从软件方面来说，计算机辅助审计方面基本上采用字处理软件（如Word ）和表格软件（如Excel），集团合并工作采购了天健的电子合并系统进行。从人员方面看，一线项目成员年龄都较年轻，对计算机和软件的应用技能总体不错，对审计电算化都有基本的认识。这些为我们在全所推行审计作业软件打好了良好的基础。不过，所里有相应的硬、软件计算机维护人员，却没有专业的软件开发人员。 　　2.审计客户信息化现状分析。我所客户结构、审计项目都比较稳定。其中，集团客户多，客户的会计电算化普及率在70%以上。同时客户使用会计电算化时间都较长，经验丰富、核算总体较为规范，会计人员的素质也较高。多年来，所里一直较重视客户关系的维护和提升，我们实施审计作业软件进行审计，客户对于这个工作理解和配合是相当不错的。　　3.我所里的需求调查和分析。在进行选型之前，做好事务所审计作业软件的业务需求、流程需求和功能需求调查等三个需求调查分析。特别要做好审计作业软件的功能需求调查和分析。因为作业软件说白了就是一个工具软件，是实现共享与协同客户的会计数据，并将成熟的查证思路、抽样、分析方法定制成标准程序，让计算机发挥强大的运算能力，生成部分工作底稿和部分附注，定制标准的审计说明、结论提供选择到审计底稿，让审计人员从繁重的抄写和重复工作中解放出来，从而有更多的时间做专业判断和分析，提高审计工作效率和效果。接下来要回答的一个问题是：是自行开发还是选购商品化作业软件？这两个选择都各有利弊。我们认为，在软件开发方面我们肯定没有专业的软件公司来得专业，所里也不具备既懂审计又懂软件开发的专门开发人员，这方面的投入也难以估算，研发上又会让我们所在使用审计作业软件有一个较长的等待时间，更主要的是研发出来的产品成功与否也是一个未知数。而目前市面上有多个软件公司开发的审计软件，对审计业务方面的理解又没有我们深入和专业。　　基于这些考虑我们的方案是：审计作业的审计查证系统（解决会计数据提取和转换，查证、审计分析、审计抽样、函证等管理问题）进行采购，审计作业的底稿系统在软件公司提供的产品上进行模板定制和功能定制开发。法规查询和合并系统在前两个系统成功基础上再考虑。 　　总之，事务所信息化是一项系统工程，一定要考虑到事务所现状和未来几年的发展；同时它是一项投入大风险高的工程，所以现状和需求的分析一定要做好、做透。　　二、审计软件功能指标的考虑　　这个环节的一个指导思想是：找到性价比最好的审计作业软件。但这说说容易，实际操作起来就没那么轻松。在做选型的时候，应先侧重于审计作业软件功能的测评，对于审计作业软件的价格考虑放在次要的位置。　　在对审计作业软件功能的测评时，应先将审计作业软件分解成几个功能模块，再将每一个功能模块细化成多个测评点，每个测评点给予一个分值。 　　然后，找几家不同类型、不同财务软件的客户会计数据来测试，并打分。分值较高的几家胜出。接着再去关注相关审计作业软件的报价，再综合考虑选定审计作业软件。测试过程中这些测评点大家都会有自己的看法，但以下几个测评点必须重点考虑。 　　（一）数据提取和转换模块。会计数据处理过程的不可见性，称为&黑匣子&。绕过&黑匣子&的审计方法，会带来一种特殊的审计风险。数据提取与转换就是打开这个&黑匣子&。目前在这个问题上，有两个解决方案：一是利用通用审计软件（GSA）直接联机客户的数据库，二是将数据提取、转换到审计工作平台上，进行查询、分析、抽样、和制作底稿。目前国产的审计作业软件基本上采用后一种解决方案。 　　对于这个模块要考虑以下五个问题： 　　1.主流财务软件会计数据提取能力。要多找几家不同公司财务软件进行测试，比如要有用友、金蝶、安易、新中大、浪潮等主流财务软件。同一财务软件还要测试不同版本的提取会计数据情况。特别要测试用友NC、金蝶K3的ERP系统的会计数据提取是否可行。 　　2.三个会计数据接口标准是否兼容。要考虑CSIAABM 98001号标准、SHCT上海地方标准、、信息技术会计核算软件数据接口）（GB/T）标准下的财务数据能否完全支持转换。有些财务软件有标准数据导出功能，选择审计作业软件时要考虑能不能充分利用这个功能提取的会计进行数据转换。 　　3.接口操作的简便性。因为审计人员的计算机技能参差不齐，接口的简便性、智能化陛很大程度上关系会计数据提取的成败。主要内容有：接口程序是否独立于审计软件，是否不需安装：是否能让计算机技能普通的审计人员轻松提取会计数据；是否需要自己定义数据库转换关系；是否能自动找到客户计算机上的账套。 　　4.接口数据的完整性。这方面要考虑：是否能够包含往来辅助核算；是否能够包含项目辅助核算；是否能够包含部门辅助核算；是否能够包含个人辅助核算；是否能够包含固定资产、存货核算数据。 　　5.接口的定制能力。据统计，目前国内财务软件提供商有100多家，提供1000多个版本的财务软件，而且这个数字还在进一步扩大。 　　审计作业软件的数据提取和转换能力是核心的一个指标。客户对财务软件的挑选时要想办法去适应他们的财务软件。对主流财务软件以外的财务软件，就要定制接口。如果不能提取客户财务软件数据，后面的审计作业软件的应用就是空谈。这就要审计作业软件提供商来帮助解决。所以，在选择软件时，还要看软件提供商的接口开发和服务能力。 　　（二）查证、分析、抽样模块这部分要考虑：查询的速度和易用性；能否做数据分析（账龄分析、收入成本分析、趋势、比率、杜邦财务分析等）；分析功能自动化程度如何；提供了哪些审计抽样工具；抽样是否可以设定条件后自动完成。 　　（三）函证模块主要考虑函证系统是否自动联接明细数据以及函证管理易用性如何。　　（四）底稿模块要考虑底稿的生成的质量：是否支持生成明细表、审定表；是否能自动生成word或者其他办公软件支持的附注；生成的附注格式是否不需要太多的调整；提供的底稿模板是否齐全，是否能满足事务所的通用底稿要求；是否支持自定义底稿及自定义底稿操作的简易性；是否支持调整分录的录入；调整分录是否能开到明细并自动过录到审定后报表；同一笔分录在多个底稿中出现时自动取数能否正确处理。 　　（五）会计数据安全性主要考虑是否以只读不写方式进行数据提取，以及提取、转换的数据是否采取加密格式进行。在进行数据提取和转换，将客户会计核算数据转换到审计软件的过程中，为了做到在审计业务约定书约定的&对执行业务过程中知悉的商业秘密保密&，客户的数据提取和转换的格式不能是按国标丁X丁和MXL格式，而应是一种专用加密的格式，从而保证会计数据的安全。 　　三、对审计作业软件提供商的考虑 　　要成功实施审计作业软件，选择合适审计作业软件提供商很重要。这方面要了解软件提供商的规模、资质，软件的著作权登记相关情况，目前拥有多少家事务所的客户以及这些客户的使用情况。最好能让其提供使用客户的联络方式，自己去了解一下他们的使用情况。同时还要看公司对审计作业的理解是否专业和深入，不然模板定制和解决遇到问题时沟通就是一个问题。 　　软件公司的服务和培训能力和技术水平也是一个重要的考虑因素。因为客户的计算机应用环境和使用的财务软件各不相同，在出现数据提取、转换失败后能不能快速提供服务支持显得特别重要。 　　另外一个关注点是了解软件公司对于未来审计作业软件升级和模块的扩充计划，看看是不是与所里的下一步升级吻合。 　　四、采用审计作业软件的其他考虑 　　在选型确定后，应先进行小批量采购，进行商业应用后，还应做成本/效益分析。将降低审计作业成本、降低审计风险、提高审计效率和质量，和全所推行审计作业软件要的经济投入进行对比分析，看是不是符合成本/效益原则。比如可从直接效果分析，看审计外勤时间是否减少，审计作业质量有无明显提高，同时要根据选型时对于审计作业软件的评测点进行效能的分析和全面评估。再后再确认此软件是否合适在全所推行。如果确认可推行，对于底稿模板还应进行持续的完善和优化，最终由审计作业软件向审计作业平台迈进。
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