技术合同中的技术要求编写方法
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【doc】怎样写好技术标准的“编制说明”
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志稿撰写的主要原则及方法步骤
志稿撰写的主要原则及方法步骤
志稿撰写是一个非常严肃的问题。因为志书质量的高低，不仅取决于志书篇目的设置和资料收集，而且更重要的是还取决于志稿的撰写。　　志稿撰写的基本方法　　志稿撰写是志书编纂的关键环节，从具体的撰写过程看，应遵循以下基本的方法。　　1、确定竖写单元。横分门类不可能将事物分到极限，在撰写初稿时至于分到哪个层次合适，不是由编纂者的主观意志决定的，而是由该竖写单元所要记述的内容决定的。由于事物之间在重要性和复杂程度方面有所不同，决定了竖写单元不可能也不应该确定在同一个层次上。但有一个基本标准，就是做到不损害事物的整体性、联系性，既要便于志稿的编写，还要看资料是否能支撑起来。无论是横排到节，还是到目、细目，这个横排的最后层次就是竖写的起点。　　2、选择竖写的形式。如何记好竖写单元，要根据不同的记述内容选择不同的记述形式，一般来说，主要有以下几种形式：　　第一种形式：依时分阶段撰写式。它按时序顺写，分阶段记述，重写起点、转折点和现状，对现状常常全面展开以记述各方面的情况。这是竖写的基本形式，也称“纵写一条线，横陈一大片”。这种形式主要适用于有明显阶段性变化标志的事物。具体写法是，从续志上限或适当上溯，按照时间顺序将志书断限内的事业、事物暗分成若干个阶段记述，阶段的发展主线不断，各阶段的转折点则运用标志性资料、典型数据、主要数据予以突出记述。　　首先，写好起点。写好起点，就是要准确反映本专业历史之初或志书上限之初的面目，交待好事物的“来龙”，为下一步写好它的“去脉”做好铺垫。应注意两个方面的问题：一是追溯历史前源。就是把与该竖写单元内容密切相关，但在时间上却属于断限前的事情作简要的追述，实际上就是与前志的衔接问题。二是交待好原因和背景。原因和背景二者有相同点，也有区别。如我们在记一项工作时，需要先交待为什么要从事这项工作，或根据哪个上级文件精神，或根据哪一位领导的指示，或贯彻什么会议的决定，或根据哪一方面的需要等等。然后，再记述这项工作是怎么干的，干得怎么样，这样，前后就自然形成了一种因果关系，从而使事情的记述有因有果，线索清楚，这就是交待原因。而交待背景则是说明我们受到什么影响而从事某项工作的。　　其次，写好转折点。转折点是竖写单元、也是整个志书的主体内容。事业的发展变化和经验教训就是通过这一部分反映的，是撰写志稿中的重点和难点。要写好转折点，首先，按照一定的标准把事业断限内的发展历史划分为若干个阶段，然后再一个一个阶段地去记述具体内容。二是要对本阶段进行综合分析和概括，对本阶段的发展特色作定性概括。其次，集中精力写好各阶段中典型事例。写好典型事例是写好转折点的关键。要抓住起关键作用的年份或月、或日，运用典型的主体资料和数据，把事物发展到这个阶段的特征和因果写清楚，体现出事物发展变化的连贯性和阶段性的统一。这里所说的事实就是典型事例，因为典型事例具有广泛的代表性，包含着深刻的经验教训，写好典型事例是衡量志书内容优劣的重要标志。当然，对典型事例需要详写。一般事件的起因、发端、时间、地点、人物、过程、结果等各项要素都要齐全。　　第三，写好终点。主要是记述好志书下限的现状。就各分志而言，指的是2005年各项事业的状况。前面讲到，叙事寓意的方法之一就是比较，这种方法就常用在对事物现状的记述上。终点的写法包括三个方面：一是进行纵向对比，反映事业取得的成就，要以具有说服力的事实和依据，写出事业是否发展了，发展到什么程度；二是记述事业发展的影响和贡献，用事实和数据反映该事业发展后对全省物质、政治、精神三个文明建设的推动作用；三是进行横向对比，反映事业的地位，主要方法是通过与兄弟省市乃至全国全世界同行业对比，显示该事业到了什么水平，处于什么位次。　　第二种形式：多角度撰写式。竖写单元确定后，可能会遇到这样一种情况：记述内容比较复杂，仅纵记一条线或依时序记述容易混乱，但如果再分类目又会显得零碎。遇到这种情况，就需要对该竖写单元的记述对象再暗分一个层次，但从形式上不再设细目，不设小标题，而是按照事物的不同类项分成几个自然段分别记述，这种形式我们可以称它为“花开几朵，各表一枝”。如我们在记述某大企业时，可以暗分几个段落，分别记述该企业的主要组织机构沿革、著名产品、管理特色、经济效益和社会效益等。　　第三种形式：逐年或逐事撰写式。这种形式主要适用于较长时间无大的变化，或者是突发性、无阶段性及无规律可循，或虽属同一大类但互相联系松散的事物的编写。如2003年发生的“非典”疫情，不好归纳出什么规律，记述时就宜采取按时间顺序一件事一件事的（逐事）记载（重要的疫情发生区、感染人数、党和政府的作为等）。用这种撰写形式要注意一点，要努力消除记流水帐式的痕迹。　　第四种形式：综述与典型相结合撰写式。我们在志稿撰写时常常遇到这样一种情况，就是记述对象没什么转折点、也不分什么阶段性，它的出现很不规则，如，交通事故、科技成果、医疗等，在记述时就可以先述其总量，再选择其中的典型加以记述。还有一种情况，如国税、统战、金融等工作，往往是全国政策一样，共性多、通典多，就可以采取先简要综述当时历史时期的政策、对象，然后再结合典型事例记述本省是如何贯彻执行、效果如何等，既突出了地方特色，又不致于流于空泛。　　志稿撰写的基本步骤　　关于志稿撰写的步骤问题，虽然没有明确的规定，但也有一些实际工作经验可循，从组织准备这个角度看，主要有以下步骤。　　1、研读首届志书。这里主要有四个目的：一是直观上把握志体。通过研读首届志书，可以从对事物的分类、体例要求、志体把握等多方面有个直观印象，如何下笔心里就有点数了。二是做好内容上的衔接。因为二轮志书是续修，为了体现事物的完整性和连续性，本届志书的上限和首届志书的下限需要很好地衔接，认真地看一看首届志书是必要的。三是补遗考证。补遗考证是我们续修的任务之一，完成这项工作的前提就是研读首届志书。四是实现继承与创新。要想修一部名志佳作，必须在继承的基础上实现创新，如何继承，如何创新，首先你要吃透首届志书。　　2、学习掌握省志业务规范。省志续修工作启动后，先后发了《编纂通则》、《行文规定》、《省志编纂若干业务问题的规定》等业务指导性文件。这些指导性文件就是我们的志规。这些业务文件对省志编纂的一些基本问题都作了明确的规定，如省志断限（），各分志的字数规定（30万—50万）、照片数量及使用的规定（志首彩色插页一般不超过8个页码、随文图片100幅左右）、志书纸张大小（16K纸）、行文上的规定等。各分志在志稿撰写中只有自觉遵守这些规定，才能保证省志的统一性、整体性，达到省志的要求。所以，在撰写志稿前，组织各撰稿人学习和熟悉有关业务规定，是很有必要的，可以少走弯路。　　3、消化和吃透资料长编。撰写志稿是艰苦的创作过程，而绝不是对资料长编进行简单的压缩。既是创作，创作者就必须树立明确的指导思想，搞清事物发展的来龙去脉，如事物何时发端、何时兴盛、何时整体发生变化出现转折等等，以理清写作思路。这些东西不会凭空产生，更不能靠撰稿者个人的喜好、想象或灵感。它应该来源于撰稿人对资料的深刻把握。特别是那些未曾参与过资料搜集的撰稿人，消化和吃透资料长编尤为重要。　　4、把握志书篇目。主要起到三个作用：一是根据资料或长编情况进一步调整、优化志书篇目；二是了解志书基本框架和结构，增强对志书的整体把握；三是各撰稿人明确自己所负责的篇章与全书其他篇章的逻辑联系和层次关系，明确撰写的重点内容，明确交叉重复的关键点。　　5、熟悉行业发展情况。志稿的撰写离不开各行各业在特定历史时期、在特定行政区划内的实践历程。所以，在志稿撰写前，采取组织志稿撰写人座谈；邀请亲历本行业、本单位发展历程的老领导、老同志讲述等方式，分析全省至全国的时代背景，密切联系本行业的客观实际，站在全省的高度，分析出本行业每一阶段历史发展的主流和特征，准确把握省情、行情，这对掌握志稿写作线索、突出三个特色、正确处理详略将起到很好的指导作用。　　6、组织试写。组织试写有两层意思：一是个人试写。其实这是一个撰稿人练笔的过程。撰稿人通过练笔，把握体例和文体文风，具体感受志稿的写作，对一下步正式撰写志稿很有帮助。二是集体试写。从本单位选择1—2个处室，挑选几位文笔好、懂志书体例、熟悉情况的同志，试写一章或者几节，写完后交给主编审定，再反馈给所有撰稿人，进行修改完善，最后史志办召开一个由撰稿人、主编、省史志办业务人员参加的小型评议会，对试写稿进行评议修改，认为达到基本质量标准后，印发给各处室、单位，作为样稿，典型引路，可以起到事半功倍的效果。　　&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&（作者单位：山东省政府）
部门志书编写方法
志书的体裁，一般有记、传、图、表、录等。这些体裁，各有特点和用途，不能互相取代。
&& “记”作为志书的一种体裁，是用来编写大事记的。编写大事记要掌握好三个特点：一、以编年体为主，记事本末体为辅。二、竖排竖写。三、只记不述。下面分别讲这三个特点。
1、以编年体为主，记事本末体为辅
编年体为主，就是按年记载发生的大事。其特点是：同一件事、于上年发生，在上年列条目记载发生的情形；于下年结束，又在下年列条目记载结束的情形。记事本末体，就是同一大事，其发生、经过、结尾不论跨度有多少年，均在这件大事发生的年份列条目记完全过程。采用记事本末体的写法，使读者便于看到大事的全貌。
2、竖排竖写
竖排:就是编写志书记事的标题有年、月、日，以时间先后为序，进行编排，称为竖排。
竖写:就是要按事件发生的时间先后进行编写。
3、只记不述
这是对编写大事记条目的要求：只记概要，不展开叙述，更不要议论。在编写大事记时，一个条目记载一件事，力求文字准确、简洁。
“传”是用来记述立传人物的。即生人不立传，传体的主要要求是：（一）、人物的生卒时间、身世。（二）、主要政治思想和主张或重要学术思想和著作。（三）、一生的主要活动和事迹。（四）、人物的生活习惯和爱好。
编写人物传，要选取最能体现人物品德优劣的记实材料，进行叙述；选取最能反映人物思想境界和精神面貌的言行的素材。要写实，写得具体、生动，写出人物的个性；不要写虚，写得抽象化、概念化，平平淡淡，千篇一律；更不要空发议论。
“图”，也称图照，包括地图、插图和照片。图照作为“无言之史”，是志书记事的一种辅助手段。照片的说明文字，应准确、简洁。
“表”是地方志记事的一种特殊方法。表的种类有二：有数据的称为统计表，无数据的称为类目表。如《革命烈士名录》，就是类目表的一种。
统计表的表文是指表中的数字，这是表的主体部份。表中的数字应准确无误。表中的数字应尽力搜集齐全，力求不留空格，当数字为零时，应写“0”当没有该项数字时，应用“——”符号表示；当缺少某项数字时，用“……”表示。
主要是附录，是志书的最后一个部份。附录，是将不属于志书的内容，但又有保存价值的资料。
一、纵写事物
第一要点，按照时间先后顺序记述事物发生、发展、结果的全过程。一是按时间先后顺序记述-----这就是纵写，二是记述事物发生、发展、结果的全过程。
第二要点，记事单一，就是要做到一事一记、一物一记。不要两件或两件以上的事物交叉记述。
这次编写志书，许多事物在1988年以前就已发生，并且到2005年还在变化发展。这样，始末就是记述年限的上限和下限。据此，用始末法进行记述：
第一种，记述事物的发生----发展变化----结果。
第二种，记述事物的1988年情况----发展变化----现状（2005年的情况）。
以上两种表现形式中，关键是要写好事物的发展情况。任何事物每时每刻都在发展变化，或增加减少，或兴衰起伏。但是，事物的发展变化，有的年份慢些，不显著，有的年份快些，较显著。在进行记述时，发展变化慢、不显著的年份可以少写或不写,发展变化快的年份必须写并写多一些，写出发展变化的特点、原因等，这样，写了开始，又写了发展变化，最后写了结果或现状。
二、据实直书
要掌握好据实直书的基本章法，必须注意避免以下几种写法：
第一种：不要夹叙夹议。在整部志书中，编写大事记，志书正文，附录等，都要遵循据实直书的原则，只记不议，不要进行评论，也不要摆观点、下结论、抒感情。只要概述、综述序言、后记可以有一些议论，但在概述、综述中，仍以概括事实进行叙述为主，议论不能太多，起到画龙点睛的作用就行了。
第二种：不要有工作汇报、工作总结、新闻报道、文艺作品、讲义、教材的写法。
第三种：在志书中，不要进行任何解说，也不要对任何名词下定义。
三、详细得当
在编写地方志时，哪些地方写详细些，写多一些，哪些地方写简略些，写少些，甚至不写，一般来说，要处理好详主略次。事物的主要方面要详写，次要方面应略写。详事业略机构，详写事业的发展变化、兴衰起伏，略写机构的设置撤并。
四、志书选材
选材时，应注意把握以下几个要点：一、真实性和可信性；二、目的性和针对性；三、思想性。
结构是指布局，将材料合理编排。编写地方志常用的是线、面、点结构。线，即纵向按时间顺序呈现事物发展的脉络；面，即横向展现事物的整体面貌；点，即对重点部分进行详写，突出局部。总之，就是以线纵述历史，以面横呈全貌，以点突出局部。
层次，一般分为章节层次，段落层次。在层次安排上，一般要求做到合理、清楚、明白。所谓合理，就是层次的先后排列合乎逻辑，合乎语法。&&
按照竖写原则，编写地方地一般从事物的生发或事件的开头写起。但是，事物或事件的出现，往往有其特定的背景。适当地交代这种背景，表明事物兴起的缘由，可提高记述的深度和广度。背景，包括时代背景、历史背景、社会背景，还包括当时当地政治、经济、文化、自然、地理等各方面的种种物质条件和精神条件。
1、一笔带过
在记述事物时，用很简短的文字交代时代背景，称为“一笔带过”。用“一笔带过”的方法，带出背景。这样记述，文字简洁，因果清晰。
2、专门叙述
用几句或一段文字，专门交代背景和条件，称为“专门叙述”。
对于背景或条件的记述，除了要处理好详略问题外，还要注意以下两点：第一，记述背景和条件，仍须遵循“据实直书”的原则，用“资料说话”，不要发议论，也不要滥作判断。第二，不要记述任何事物均交代背景或条件，凡是“开门见山”，直截了当书写开头、经过、结尾，即能把事物记述清楚，读者也易于理解，就不必交代背景和条件。
部门志和乡镇志编写方法以及基本要求作者：
1107141214181683331944301535194619961120
31980481981715
198610197712
19121949928
2080198610142038
443132025345 000 000345003.4534500
志书中的计量，以国务院1984227 kmCmmm、㎡、kg、km等。凡遇此种情况，长度一律用“公里”、“米”、“厘米”；重量一律用“吨”、“公斤”、“克”；体积一律用“立方米”、“升”；时间一律用“天（日）”、“时”、“分”。
若所依据的材料的计量单位，不便换算为法定的计算单位，而且使用得体，亦可使用原计量单位。历史上使用过的计量单位，在行文不可避免时，亦可照录。
引文要原文照录，不许擅改。原文的错别字也应照录，但要在错别字后面用[]标明正字。原文残缺的字，用□□充其位，不能写成××；判明不了字数者，可注“（上缺）”、“（下缺）”。引用原文，应加引号；转述大意不加引号。引用成段文字或为突出引文重要而另立段落者，引文的第一行开头要空四格，从第二行起每行空两格，并用不同于正文的字号或字体。此种情况引文的首尾不加引号。引文的注释号，写在整个引文末尾的上方。
引用古籍文献时，不得沿用讳改字。如明代的“弘治”年号，清代乾隆后改为“宏治”，《千字文》中的“天地玄黄”清康熙后改为“天地元黄”，均应恢复本为面目。
引用马克思、恩格斯、列宁、斯大林和毛泽东的著作，应以人民出版社的最新版本为准。引用古籍文句，应以新出版的点校本为准。引文要直接引用原著，尽可能不要转引。引用历史资料，要用最早的记载。一般不要引用现代出版的工具书，更不能在一部志书内自引，如第三编（篇）引用第二编（篇）。
引文要注明出处。注明出处的方式可采用文内说明、夹注或脚注。但一部志书内应当统一。
引用古籍，属多卷本的，要注明文集名、篇章名或部类、卷数。卷数、篇章名或部类可只标注一种。
二十四史、类书、古人文集等，一般应标注篇章名或部类、不标卷数。标注篇章名或部类放在书名号内，当中加间隔号“· ”如《汉书·地理志》不写“《汉书》卷××地理志”；《左传·昭公二年》不写“《左传》昭公二年”；《旧唐书·李纲伟》不写“《旧唐书》卷六十二列传第十二李纲”。
引用旧志，要注明纂修朝代、书名、卷数。不注编纂者、部类。纂修朝代不加括号。卷数应写“卷××”，不写“××卷”、“第××卷”。如雍正《猗氏县志》卷六，不能写成“（雍正）《猗氏县志》六卷”；“光绪《山西通志》卷十四”，不能写成“光绪《山西通志》第十四卷”。
二十四史、类书及人所熟知的文集，可不注作者及纂修朝代。较罕见的古籍，要在书名前加注纂修朝代及作者姓名。纂修朝代要加方括号。如[宋]孙光宪《北梦琐言》[唐]温大雅《大唐创业起居注》等。
引用古籍，不必注明页数，更不应注函数。
引用现代书籍，应注明作者、书名、篇名、卷数，出版时间，页码。如：恩格期《反杜林论》第188-196页，人民出版社1956年版。
志书一般采用夹注和脚注两种形式，尾注尽量不用。
夹注用于文内人名、地名、时间、学名、数字、行话、缩略语等的简短注释性文字。光绪元年（1875）、晋矿务公司（简称保晋公司）、4000万法郎（约合银1300万两）、虎盘（买空卖空）、“五定”（定人员、定地区、定任务、定时间、定质量）。
脚注用于注明引文、辅文、他人重要论断的出处和对职官、机构、事件、异说的解释、介绍性文字。注文应力求简洁易懂，使读者一目了然。注号统一使用阿拉伯数字加圆号，即①、②、③……。为了节省篇幅，几处注释同一出版者，可合并一条注。如“①、⑦光绪《山西通志》卷五十八”。脚注应比正文小一字号，注文直接排出，不必再标明“注释”字样。手稿脚注字大小可与本文同，而且也要一字一格，但要在当页本文与脚注间划一占七个字长度的横线加以分开。</P
年鉴是以全面、系统、准确地记述上年度事物运动、发展状况为主要内容的资料性工具书。汇辑一年内的重要时事、文献和统计资料，按年度连续出版的工具书。它博采众长，集辞典、手册、年表、图录、书目、索引、文摘、表谱、统计资料、指南、便览于一身，具有资料权威、反应及时、连续出版、功能齐全的特点。属信息密集型工具书，具有资料翔实、反映及时、连续出版等特点。主要作用是向人们提供一年内全面、真实、系统的事实资料，便于了解事物现状和研究发展趋势。它所收集的材料主要来源于当年的政府公报、国家重要报刊的报道和统计部门的数据。因此，年鉴有较大的总结、统计意义和比较系统的连续参考作用。通过年鉴，可查找近年来国际国内时事，各部门各行业的进展及各学科各专业的研究动态；可查找政府颁布的重要法规文献和逐年可比的统计数据资料；还可以查找“机构简介”“企业名录”及著名人物的生平及一些实用的指南性资料等。　　年鉴主要是由编纂单位根据选题计划组织众多作者撰写的，少量内容来源于当年的政府公报、其他重要文献和统计部门提供的数据。在选材上，它要求系统全面、客观正确以及浓缩精炼。在编纂结构上，要求布局合理，基本框架稳定，其常设的栏目有：文献 (包括文件和法规)、概况、文选和文摘、大事记、论争集要、统计资料、人物志、机构简介、附录等。　　年鉴大体可分为综合性年鉴和专业性年鉴两大类，前者如百科年鉴、统计年鉴等；后者如经济年鉴、历史年鉴、文艺年鉴、出版年鉴等。[编辑本段]年鉴的起源　　年鉴是人类记录自己在劳动实践中取得的系统的知识，特别是从地球角度年复一年、周而复始地观察天体运动而取得的天文知识的最早出版物。年鉴的编纂始于欧洲。英国哲学家培根在其1267年出版的《大著作》中已使用外国年鉴中有关天体运动的材料，这说明至少在13世纪中叶欧洲已有类似年鉴的出版物。当时欧洲一部颇有影响的年鉴是由德国数学家、天文学家雷格蒙塔努斯()于1457年编纂出版的，主要记载时令节气、天文气象等。 以后， 德、英、法、意、美等国曾出版了数以千计的各类年鉴，著名的如《世界年鉴》、 《咨询年鉴》、《惠特克年鉴》和《政治家年鉴》等。　　在西文各类年鉴中，冠以yearbook的为数较多， 一般既有文字叙述， 也有统计资料，如《联合国年鉴》； Almanac一词源于中世纪的阿拉伯语，在英语中被赋予日历、历书的含义,称almanac的则以统计资料见长，如《读者文摘年鉴》； 称annual 的一般以文字叙述为主，如《外科年鉴》。各类年鉴的编纂方式虽各有侧重，但称谓时有混用，区分并不严格。 到18世纪，其内容转为包含丰富知识的工具书。1732年由美国文学家B.富兰克林主编的《穷理查历书》比较著名。
&&& 方志编写细则
为保证我市第二轮两级志书行文的规范和统一，按照国家有关规定和《陕西省第二轮三级志书行文规范》，结合我市实际，特制定第二轮两级志书行文规范，请予执行。
一、& 基本规范
（一）、采用规范的语体文记述体。文字力求准确、
朴实、简明、流畅、生动，力戒浮词、空话、套话。
（二）、除引文和特殊情况必须用繁体字外，一律以
国家语言文字工作委员会1986年10月公布的《简化字总表》为依据，使用标准的简化字书写。
（三）、书写格式一律自左向右横排，标点符号按《中
华人民共和国国家标准（GB/T）&标点符号用法&》执行。
（四）、志书体裁主要采用述、记、志、传、图、表、
录诸体，以志为主体。志前设序言、凡例，志末设编后记，全书编制索引。对前志的纠误补遗可设专章，也可在附录中记载。
二、& 书名、标题及结构层次
（一）&&&& 书名：纳入国家和省统一规划的第二轮市、县两
级志书名称为《咸阳市志》和《XX县志》、《XX区志》并在书名后标明上下限（19XX~20XX年）；重修、新修的志书不标上下限。
&& 纳入全市统一规划的第二轮市级专业志书名称为《咸阳市XX志》，并在书名后标明上下限（19XX~20XX年）；凡与第一轮专业志书合并出版的，则不再标出上下限。
（二）&&&& 标题：篇章节目均以事类命题。名称采用名词或
名词性词组，不加修饰语，不宜过长。标题前冠以次第序号。序号用汉字表示，如“第三章”、“第四节”；目可用一、二、三标示，如目下还列子目，则视等级、层次不同，分别用（一）（二）（三）（四），１.２.３.４标示。
两级志书的篇、章下可设无题小序，节下一般不设。无论设与不设，均应保持全志格式的基本一致。
（三） 结构层次：市、县两级志书原则上按篇、章、
节、目排列，也可采用纲目体等其他体式排列；市级专业志书一般也按章、节、目排列或采用纲目体等其他体式排列。
三、& 名称及称谓
&& &&志书中名称、称谓的使用，要书写规范、准确，前后一致。
（一）&&&&&&&&&& 名称的书写
1、& 各种名称在第一次出现时一律用全称。如全称
过长，可在第一次出现时注明已经流行，同时又不产生歧义的简称，以便后文使用。如“咸阳市人民政府”注明后可简称“市政府”。一些词难达意的简称，即使已成口语，也要用全称，如“文革”要表述为“文化大革命”等。
记述各级主管部门应写部门全称，不宜笼统写“省
上”、“市上”、“县上”。
2、&&&&&&& 为了真实地反映历史面貌，对不同时期的国家
机构、职务、地名等，均以当时名称为准，不能用今称代替。在使用旧地名时，第一次出现时应注明今地名。
（二） 凡境外的国家、地区、人物、党派、机构、报
刊等名称，均以新华社的译名为准。如无新华社的译名，须在第一次出现时，用括号注明其外文原名，并在上下文中保持中文译名的一致。
（三）&&&&&&&&&& 植物、动物、矿物等名称，应使用标准学名，
并括注拉丁文。科学术语凡已有中文定名的，一律采用中文名称，括注外文原全称。尚未确定中文名称的，可采用比较合理的暂行名称。
（四）&&&&&&&&&& 称谓的书写
1、&&&&&&&&& 称谓一律用第三人称书写，不用“我党”、“我省”、
“我县”等第一人称。
2、&&&&&&&&& 人物直书姓名，不加任何褒贬词。除引文外，姓
名之后不加任何称呼，如同志、先生、女士等。为反映历史真实，必要时姓名之前可冠以职务、职称。
四、& 图、表及照片
&& &志书的图、表、照片，选择要精，使用要准。书前的图、照片为插页，其余的图、表、照片可随正文，与文字内容互相照应。示意图和照片均不编号，但须配有简洁、准确的说明。
（一） 行政区划图、专题图、示意图等，凡绘有国
界的地图，应当严格按照国家地图测绘部门最新出版的地图绘制。物产、资源图等应使用国家测绘部门的底图绘制。凡地图均须经测绘部门审定。
（二） 志书中表的表题、表号、单位要齐全，制作
要规范统一。表号的编法以篇为单位，依次排列。表中的栏目要清，标志要全、数字要准。表格的形式统一设置为开口表式（即表格左右两端不加边线封口）
（三） 照片分为文前照和文中插照。文前照片选择
的标准是和本地、本专业发展密切相关，能从不同角度、不同侧面反映本地、本专业的情况，能反映本地、本专业各个时期的发展变化，照片质量较高。文中照片数量不限，以增强直观感，做到图文并茂为准。
五、& 时间表述
（一）&&&& 公元纪年。中华人民共和国成立后和各地解放至
中华人民共和国成立这段时间的时间表述，采用公元纪年月日，用阿拉伯数字书写。如：日，咸阳解放。
（二）&&&& 历史纪年。清代及清以前采用朝代年号纪年，农
历纪月日，用汉字书写，括注公元纪年。如：清咸丰三年（1853）三月十八日。括号内省去“公元”和“年”字。
民国时期采用民国纪年，用汉字书写，括注公元纪年；以公历纪月日，用阿拉伯数字书写。如：民国十年（日。
&&& （三）含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组用汉字。如果涉及1月、11月、12月，应用间隔号“· ”
将表示月和日的数字隔开，并外加引号。涉及其他月份时，不用间隔号。是否用引号，视事件的知名度而定。如：“一·二八”事变（1月28日）、“一二·九”运动（12月9日）、五四运动、五一国际劳动节、“五二○”声明、“九一三”事件。
（四）公历世纪、年代和时、分、秒的时间表述用阿拉
伯数字书写。如公元前8世纪、20世纪90年代、14时12分36秒。年份不得简写。如1999年不应简写作“99年”。公历纪年中不得混用农历纪年。如公历1月不应写作“元月”。
（五）志书中的时间应据实表述。如“
日”。一般不使用时间代名词。如“今年”、“当月”、“当时”等，而用具体日期。不使用不清楚的时间概念。如“最近”、“目前”、“以前”、“大跃进时期”、“改革开放初期”、“20世纪末”等。
六、数字运用
行文中的统计数据一律采用国家统计部门的法定数
据，统计部门没有的，采用专业部门数据。物价数据分别记述时，采用当年价；如进行纵向比较，须折换为同一的不变价，并予括注。数字使用要准确，上下文、正文与表的数字不能互相矛盾。凡统计数字，一般保留小数点后两位数字。应遵照1995年12月国家技术监督局批准的国家标准《出版物上数字用法的规定》（GB/T），正确使用数字。
（一） 行文中必须使用阿拉伯数字的：
1、&&&&&& 公历纪年、年代、年、月、日，时刻。
2、&&&&&& 计数与计量（包括正负数、分数、小数、百分
比、约数等）。如48、－25、01、1／6、4.5倍、34.6%、4：3、3000克、6.3万公里、17.3平方米、45岁、10个月、－16℃、41∕42次特别快车。
3、&&&&&&& 代号、代码和序号中的数字，如国办发〔2005〕
1号文件、HP—3000型电子计算机、8341部队（部队代号）。这也包括引文标注中的版次、页码等。使用阿拉伯数字应注意：凡4位和4位以上的数字，要采用国际通行的三位分节法，节与节之间空半个阿拉伯数字的位置，如 326；凡5位以上的数字，尾数零多的，可改写以万、亿作单位，一般情况下，不得以十、百、千、十万、十亿等作单位，如236 000 000公里可以改写为2.36亿公里或23600万公里。表示时间或数值范围时，以波浪式连接号“～”连接。如年，21～30元、20%～30%。对可能产生歧义的数值范围表述，应力求准确。如600万吨～800万吨不能写作600～800万吨、1亿～10亿元不能写作1～10亿元。
（二） 行文中应当用汉字的：
1、&&&&&&& 定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语、数
字专用名词、序数词、引录古籍的卷次或具有修辞色彩的词语作为语素的数字。如：二万五千里长征、第三世界、一年四季、“十五”计划、五省一市、第一书记、六六六、第一、星期五、相差十万八千里、二○九师（部队番号）、《史记》卷八三。
2、&&&&&&& 相邻的两个数字并列连用表示的概数和带“几”
字的概数。如三四米、五六天、七八十种、十之八九、十几等。
七、& 计量单位及符号使用
&& &计量单位名称、符号的使用，按国务院日颁发的《关于在我国统一实行计量单位的命令》一律采用中华人民共和国法定计量单位。
（一）、度量衡单位，要按标准的公制使用。除公斤、
公里、公顷以外的“公字号”单位都应停止使用，如长度单位中的“公尺”、“公分”，应分别改写为“米”、“厘米”；面积单位中的“公亩”，应改为平方米；容量单位中的“公升”，应改为“升”。市制一般不用，必要时可用“亩”。
（二）、历史上的旧计量和外国计量单位，如“斗”“石”；
英制的“哩”“码”“磅”；日制的“坪”“町”等，在引文或叙述当时历史史实时可以使用，但要作出法定计量单位的换算注释。
温度应采用摄氏制，不用华氏和列氏制，如历史记载
中用华氏和列氏制，可照录，然后注明相当的摄氏度数。
（三）&&&& 物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定
计量单位。行文中一般不夹杂使用计算单位符号、数学符号、化学分子式和其它符号，但在公式中均使用各种符号，如：在行文中用“平方米”、“大于”、“小于”、“水”；在公式中用“㎡”“＞”“＜”“H2O ”.
（四）&&&& 在行文中，不得文字和符号交互使用，如前面写
成30℃，后面写成三十摄氏度。应前后统一。
八、&&&&&&&&& 引文及注解
（一） 所有引文、附录、选录，都必须忠实于原著，
尽量不转引，如找不到原著，必须转引时，要注明引自何书何文。使用时要核实清楚，不许擅改。如原文有错别字应照录，可将改正之字置于“〔〕”内。如原文有残缺的文字，则用“□”充填。
1、&&&&&&& 引文均须加引号，并在页下注明出处。引文中版
次、页码，一般均使用阿拉伯数字。
2、&&&&&&& 引用专著，其著录格式为：主要责任者、书名、
版次、卷次、页码、出版地、出版者、出版年。如：刘少奇：《论共产党员的休养》，修订2版，76页，北京，人民出版社，1962。
3、&&&&&&& 引用期刊中的文章，其著录项目和格式为：主要
责任者、题名、期刊名、出版年、卷号（期号）、页码。如：李四光：《地壳构造与地壳运动》，载《中国科学》，1973年（4），400～429页。
4、&&&&&&& 引用报纸的著录格式为：原载XXXX年X月X日《XXX
报》第X版。
5、&&&&&&& 引用文书档案应注明字别、文号、标题。如：国
发〔1981〕87号文件《关于加强医药管理的决定》。
(二) 志书的注释主要采用页下注，对句中个别词语作简单注释的，可采用文内括号注。
1、& 页下注：对整句作注释，或注释内容复杂，文字
较长，应采用页下注。首先在需要作注的词的右上角标出加圆圈的阿拉伯数字（如①②③），然后把要说明或解释的内容按标注数码顺序写在当页最下方，并用条界线将其与正文隔开。
2、& 括号注：括号一般应紧随词语之后。如果括号注
在该句的最后，那么标点符号应点在括号的后面。
3、& 图、表中的数字，符号或其它内容需要注释时，
应在标注对象的右上角作一星标“※”，注释内容直接写在该图、表下边。如图、表下边无空隙，也用页下注形式处理。如同一图、表中有两个以上地方需要注释时，要用不同数量的星标区分。
九、& 志书署名及目录
（一） 纳入国家和省规划的第二轮市、县两级志书
在封面和书名页的左上方署“陕西省地方志丛书”，书名居中偏上，下方署“XXX地方志编纂委员会”和出版社名。不在封面和书名页署主编、副主编姓名。
纳入全市规划的第二轮市级专业志书在封面和书名页的左上方署“咸阳市地方志丛书”，书名居中偏上，下方署“XXX地方志编纂委员会” 和出版社名。不在封面和书名页署主编、副主编姓名。
&两级志书的署名页均应置于扉页（书名页）之后，文
前照片、目录之前。署名分别依以下次序排列。
1、&&&&&&& 纳入国家和省规划的市县两级志书排列顺序：
陕西省地方志编纂委员会（名单）
本级（本志）编纂委员会（名单）
本志编纂人员（名单，包括主编、副主编、编辑、图照提供者等）
本级地方志办公室成员（名单）
审稿单位（初审、复审、终审）
2、&&&&&&& 纳入全市规划的市级专业志书排列顺序：
咸阳市地方志编纂委员会（名单）
本志编纂委员会（名单）
本志编纂人员（名单，包括主编、副主编、编辑、图照提供者等）
本级地方志办公室（成员名单）
审稿单位（初审、复审、终审）
&&（二）、志书目录和全志内容必须要做到文字相符、结构一致，有条件的采用中英文对照排列，中文目录居前，英文目录居后。
地方志编写基础知识
一、志书编纂的基本知识
　　1、体例
　　体例，概括地说就是文章的组织形式。一般采用章节体，也有篇章体、条目体。确定体例的目的，是使著述有明确的取裁、形式、格局和结构，以便使著述有内容有条不紊地达到内容和形式的统一。
　　2、体裁
　　志书的体裁：主要采用述、记、志、传、图、表、录、索引等体裁。
　　（1）述：即综述、概述。这是志书中比较独特的部分。概述居于志首，是志书的总纲。一般来说，概述均独立成篇，它以简要的文字，梗概全貌，简述发展，记其变化，揭示规律，从而勾勒出一个系统的轮廓。概述纵述历史，横陈现状，可以述中有议，议中有述，使事实和议论浑然一体，瞻前顾后，由现状展望未来，既引起阅读兴趣，又给人以精神鼓舞。也可以说概述重在简略说明本志内容的大要，使读者读概述之后，进而而浏览全文，或者来不及读全文，也能对全志有大致的了解。概述的作用就在于通过对志书内容横向的叙述，给读志书的人一个精要而广泛的概念。用于将全志全部或各部门内容的精华概括提炼，俯瞰全志，勒其概况。
　　如何写概述？概述在编写内容上包括四个方面：一是基本沿革和面貌，它是概述的主体对象，从总体角度，横向勾勒轮廊和面貌，纵向展示发展简史，以形成总体概念。二是特点和优势。志书概述勾面貌，条陈大要（即大事要事）。特点中含有长短优劣之势，又重在写出优势。主要是记述在全省、全国中有地位有影响的人、事、物，三是揭示事物内在的本质联系和规律，记述简史，抓住主线，置事物与整个社会中考察，从记述主要的事非得失经验教训中用提炼、揭示具体发展规律。四是展望未来，从发展方向上，依据规律，提出扬长避短开拓领域的战略建议。
　　写法上：一是高度概括总揽全局，就是提炼志书的内容本质，概述其整体。二是彰明因果，揭示规律。要体现志书的科学性，就必须反映各种事物的因果关系。三是突出特点，彰显优势。突出特点，我们的立足点要高一些，注意写出本院事物在全省以至全国具有突出特点者，以反映成绩或优势。四是前后对比，展示成绩，运用比较法编写“概述”有重要作用，它可以对客观事物进行定性的鉴别和定量的分析，可以揭示出不易直接观察到的运动和变化，尤其反映建国后发展的速度和成绩，用比较法，效果鲜明。
　　写概述要注意的几个问题：
　　一是概述的设置与名称。一部志书由章组成，全志要设“概述”有时各章也要设“概述”，如何区分呢？志书前面的“概述”以“概述”称，各章下面“概述”可称“简述”或不加标题概述，不列为目。这样二者就区分开来了。概述篇幅的大小，要因志制宜，说明问题，恰当为好。
　　概述撰写的时间：
　　概述虽居于志首，但不能成于志前，不能先写概述再撰写各篇章，因为概述是根据志书总体内容撰写的，当然在撰写志稿的过程同时着笔概述也可以，不过，从许多志书撰稿人的经验来看，概述在志书各篇章完成之后再写，则会得心应手，因为那时撰稿人对全志内容已了然于心。
　　（2）记：即大事记（含专记等）。用于记载全书在断限内对当时或后世有较大影响的自然、经济、政治、文化、社会等各方面的大事、要事。采取编年体与纪事本末体、阶段记事相结合的顺时记事方法（后面专章讲）。
　　（3）志：是编写医院志的重要体裁，是志书的主体部分。志者，记也。就是记叙的意思。我们主要是用这种体裁来记叙，也就是用于分门别类记述某项事业的沿革本末，一般为以事为经的纪事本末体。志书的纵横问题、门类设置问题等等，都体现在这种体裁上。志书是横排门类，纵写发展。横排是指按事物的性质横向分类，竖写是以时间为序纵向记述。
　　竖写的基本要求：
　　一是结构内容要做到系统完整。为此要注意下列几点：（1）记载医院阶段性变化，突出各阶段的主流；（2）记述医院的发展轨迹，描绘出医院发展的曲线，反映医院兴衰起伏的进程；（3）反映医院在不同阶段的发展水平，应当有详尽记载；（4）体现医院的基本特征和发展规律时，要通过资料的剪裁来体现，而不是去论述这些规律，也就是我们常说的述而不论。
　　二是竖写要科学地反映医院发展的量变与质变动态和关系。记述的重点是质变，而把量变作高质变的条件加以记述，这样就可以避免平铺直叙的繁琐冗杂，使医院志有较强的主题形象。
　　三是围绕医院的主轴线来记。医院的功能主要是救死扶伤，实行工革命的人道主义。这就是医院的主轴线。
　　四是要有深度。决定志书深度的因素有三个，即特殊性、规律性和主要矛盾。
　　五是写好事项的起点、转折和终点，或者说是写好事项的产生、发展和现状。要注意事项产生的背景、条件和原因。写转折发展要注意发展变化，转折的客观条件和情况。写终点和现状，要处理好志书下限的关系。有的事物可能在事物的下限前已经结束，早已完成了，有的并未结束甚至仅仅是一个起点。由于志书体例和下限的限制，要分别交待清楚。
　　六是处理好虚写与实写的关系。志书是记实性的著述，一般来说不能虚写。
　　七是过渡文字的处理。志书的竖写要求“纵不断线”，但有时已掌握的资料有限，不可能逐年收齐，即使逐年收齐，也不可能记流水账。因此，在记述上时间的跳跃是必要的，这种在时间上的跳跃性就需要有过渡性的文字加以衔接。这里过渡性的文字可有四种方法，即使用概括说明、补充、佐证等作用，不可丢弃，因而收录起来，附在志稿的相关部分称为附录。附录的位置，依所收附录内容而定，在体有三种情况，即：篇尾附、章尾附和志尾附。所收录的内容与那个部分关系最密切，便附在那里。这里须注意，附录不是志文，不能与志稿的正文相混属，不要列章节题目。
　　（4）传：即人物传。用于记述在断限内去世并对本省产生过较大影响的人物生平事迹，一般为传记体。人物入传的原则：一是生不立传，盖棺定论。但生可入志。健在的人可以用人物简介或表、录的形式入志。二是入志人物时限与志书的上下限必须同步，不可短缺，也不可超越。三是入传人物的范围应以在本单位工作并作出了重大贡献者为主。四是入传人物以其对本单位所起作用和贡献为根据，坚持“以绩定人”，不“论资排辈”，不按职务高低，人物大小，不按比例分配。
　　在部门志行业志中，够上写人物传的人很少，一般是以较为简练的传略来记述已谢世的重要人物。而健在人物事迹突出，影响很大，因生不立传而无法入传，则以人物简介的形式入志存史。简介就是对入志人物的突出事迹加以介绍，身份的介绍要统一，内容要个性化，篇幅大约相同，如介绍姓名、性别、工作单位、职务、突出贡献、主要事迹等等。
　　写好人物传略，要注意以下几点：一是注意提炼主题，写好人物传。必须研究所传人物的全部资料所包含的思候内容和独特的本质特征，在此基础上确定立意即主题。二是要突出个性，如实逼真，有声有色，使读者如见其人，音容笑貌跃然纸上，最忌千人一面。在人物传中要彰明人物兴趣爱好专长和个性特点。三是要点明人物成长的社会背景。四是要选择典型事例。
　　（5）图：分照片、图画、地图、结构示意图等。用于充实内容、独立或辅助说明事物性状特点。其特点有：一是形象直观，二是图文互著，可谓“无言之史”。修志必有图，无图不成志。志书之图有以下几点功用：一是节省文字丰富内容。二是增强直观，便于理解。三是再现原貌，以昭征信。今天志书上的照片和各种实物图，就是子孙后代研究历史最可靠最直观的资料。
　　（6）表：即表格。表有年表、人表、事志、物表和各种统计表。表的作用是化繁为简，以省文字，聚零为整，以展全貌。分文字类目表和数字统计表等等。其作用是用于丰富内容、补充文字说明。表格的使用要用国际统一三线表，表要统一编号、字体、字号都要统一。
　　（7）录：为人物录、附录等。人物录用于记载断限内去世并具有一定影响而又达不到立传标准的人物。附录用于记载不便入志但需要保存的重要资料及其它内容。
　　（8）索引：将志书的项目或内容摘记下来，每条下标注出处页码，按一定次序排列，供人查阅。
　　以上体裁的排列顺序是：总述、大事记、附录、索引。图表穿插于各专志中，根据需要，灵活使用.
　　二、志书篇目的制定
　　我们说志书章节的编排上是横排竖写，就是指以章节为层次编排内容的篇目结构形式。我们这次编写的医院志，就是要在划定的断线内将医院的重要事项横排门类不缺项，竖写发展不断线。也可以说是横到边，竖到底，下线齐。每一事项都从开始起记述，写到下线规定的时间。编排上总体要求是：尊重史实，秉笔直书，高屋建瓴，把握全局。篇目的设计可分三个阶段进行：一是为指导资料搜集的篇目。这一阶段的篇目主观成分居多，是编者对未来志书的设想，也可以叫理论模式。这时的篇目又可以叫做搜集资料的提纲；二是试写篇目。这时的篇目已有大量客观成分加入，根据搜集到的资料逐步掌握的实际情况，对第一阶段的篇目进行修订，增加设想中没有的内容，这时的篇目成为编写志稿的志纲；三是定型篇目，即志书目录，这时的篇目在编写过程中将篇、章、节间的交叉、缺漏或归属不当的内容进行调整，对各层标题进行加工，趋于完整，这时的篇目成为志书的目录。
　　篇目设计要注意几个问题：
　　一是要符合志体。在似定篇目时，要注意分类横排。横排到位后再竖写，即横排竖写。
　　二是要体现志体。志书的体例，首先体现在篇目上，衡量一部志书是否符合方志体例，看了篇目便知梗概。首先篇目要体现“诸体并用”，可按志书内容的编辑要求分别运用，以志为主体，图表分别附在相关篇章中。
　　三是篇目排列的逻辑性。包括横向的次序和纵向的层次。列目的安排要体现客观事物之间的纵横关系，合乎逻辑；做到以类系事，领属得当，层次分明，结构严谨，这样才能更好地体现志书思想性、资料性和科学性。志书篇目中的章与章这间的先后顺序，是有一定规则的。目前，方志界已总结出一个公认的顺序，即：先物质后精神；先自然后社会；先历史后现实；先经济基础后上层建筑；先事业后管理；先传志后人物；先初级后高级；先综合后专业。篇目的纵向层次，一般是横排三次或四次到底，分别用篇、章、节、目来标志，分别用篇、章、节来表述，然后在节上竖起来写。篇目的这种横纵排列，是一种比较严密的逻辑体系。横排门类的诸项事物彼此之间是严谨的并列关系，而纵向的层次上下之间是种属关系。只有这种横向次序和纵向的层次安排得体，符合逻辑，才能使篇目做到横成系列，纵成体系，层次分明，脉络清晰。
　　篇目的标题要做到：简明、朴实、准确、醒目
　　命题时要做到惜墨如金，能用两个字的就不用三个字。一般只用名词，主谓词组、动宾词组，联合词组。做到概念实际具体，不可蔓生枝节，特别忌讳标题冗长。要与史书、论文、新闻报道、文学作品、标语口号、广告式标题严格区分，不能用形容词、副词和状语。如“20多年的伟大成就与经验”等。准确，命题要用恰当的词语科学的反映记述事物的内涵和外延，揭示事物的本质属性。醒目，命题清楚明白，没有丝毫含糊，既区别与其他，又与众不同。
　　地方志书号称“百科全书” ，涉及众多领域，方方面面，篇目制定后要广泛征求意见，充分吸收各科室各部门的意见和建议，这样有利于篇目做到横不缺项，纵不断线。
　　一部志书的篇目要做到横排竖写，纵横结合，门类齐全，不缺要项，归属得当，分类得体，排列科学，先后有序，点面结合，宏微相织，具备个性，特色鲜明，各体并用，有机结合，执简驭繁，精拟篇目非常重要。
　　三、大事记的编写
　　1、大事记的标准
　　什么是大事记，方志界有多种说法，一是，凡社会上发生的影响本地、邻邑乃至全国的事；二是，指某一历史时期内具有对当时或后代有较大影响，能推动历史前进或迟滞的重大事件；三是关系国计民生的重大事件。
　　大事记的体裁主要有三种：一是编年体。就是按年月日的顺序记述所发生的历史事件的体裁。二是记事本末体。以历史事件为纲的体裁。三是编年记事体又称编年本末体。就是时有顺序事有本末的记述体，把“记”与“述”有机结合起来。既有按时间先后为序的记，同时又有各立专题跨年或经年的一件大事的述。这种方法可以克服编年体的缺陷。大事记一般记载医院的建立、在市省及全国有影响的活动、市级以上集体和个人荣誉称号、医院领导的任命更换、医院条件的大改善等等。写法上，必备要素有背景、时间、地点、人物、活动、结果。要做到：语言简明，要素齐全，过程简明扼要，重视结果。
　　但这只是一个大的原则。如果再分具体一点，可以参考以下标准：
　　（1）行政区划的变动；
　　（2）重大革命斗争和重要军事行动；
　　（3）重要机构设置和机构改革；
　　（4）各项重要政策法令和规章制度的颁布和实施；
　　（5）重要会议（如党代会、人代会、劳模会及其他的工作会议、代表会议等）；
　　（6）重要外事活动和党及国家领导人来此地的活动（但要注意报道纪律）；
　　（7）主要干部任免和著名人物的活动；
　　（8）重大经济改革措施的实施；
　　（9）关系到国计民生的金融、交通、市政、教育、文化、艺术、卫生等建设项目的开竣工；
　　（10）名胜古迹的发现、恢复、认定；
　　（11）重要文物的发掘或收藏；
　　（12）重大交通和工伤事故；
　　（13）重大刑事案件的发生和侦破；
　　（14）严重自然灾害的发生的抵御；
　　（15）重大自然变异；
　　（16）重大科研成果；
　　（17）有本地运动员获得国际或世界冠军的体育赛事及在本地举办的全全国性赛事（市、县可写全省赛事）；
　　（18）社会生活中影响人民生活的其他重大变化。
　　这些标准可以作为编写大事记的参考，总之，要根据不同的时代、不同的地区灵活掌握标准。
　　具体到专业志书中的大事记有那些内容应列入呢？可根据各专志的具体情况而定。如比较重要的医疗制度改革、重要活动、重要的医学鉴定、在全省以及全国有影响的医学专著出版、重大的医疗事故等等。
　　四、如何搜集整理资料
　　（一）资料来源。
　　1、档案、报刊、史志、著述、行业报表等文献资料。
　　2、实地调查、采访笔录等口碑资料。
　　3、遗址、文物、存单凭证、地图、照片、音像制品等实物资料。
　　4、向有关社会人士征集或收纳其捐献的社会资料。
　　（二）资料搜集方法
　　A．文字资料收集方法。
　　文字资料需要借助各种目录索引，有的放矢地收集。一是图书目录，二是报刊目录、三是档案目录，四是传记资料索引。
　　B．实物资料收集方法。即进行实地考察，用现代科学方法加以观测记录，可以采用文字描述、摄影、录像等手段。
　　C．图片资料收集方法。除了收集原件外，应广泛收集影印件，如图片集、地方志、年鉴、期刊以及图书中的有关部门图片资料。一张照片抵三千文字。此外，还应向发动群众征集和收集图片资料。
　　（三）资料搜集的步骤。
　　1、先普查后细查。先根据所收集资料的存在形式和来源，做好普查工作，编出一个资料目录，然后再依目录作深入细致的查阅、收集。
　　2、先内后外：先从本部门现存资料入手，查阅本部门收藏的档案资料，清点缺漏后，再有目的、有准备地外出查阅搜集。
　　2、先远后近：早期的资料往往难得，应先着手搜集；近期资料较为齐全，可放在后一步搜集。
　　3、先面后点：先全方位搜集某级（部门、行业）的集体资料；后搜集某一方面典型资料。
　　4、先口碑后文献。应缓收文献资料，迅速抢救活资料
　　5、先文字后实物。文字记载不全或有疑问，再进行实地考察。
　　6、先易后难。先收集那些省时省力、易查易找的资料，在确实查无直接资料的情况下，再进行收集间接资料。
　　当然，在条件允许的情况下，有些步骤可以同时并举或交叉进行。有时为了弄清一个问题，往往需要反复查访，因此要坚持实事求是的原则，不要先入为主，执一而是。
　　原始资料的搜集量（字数）与入志资料的录入量（字数）之比大约为15～30：1。如编纂一部100万字的志书，至少应搜集1500万字以上的原始资料。
　　每部志书资料搜集工作约占志书编纂工作时间的15%，但资料的搜集与补充，应伴随志书编纂全过程。
　　（四）搜集资料的工作要点
　　1、遵循《湖北省第二届省、市（州）、县（市、区）三级地方志书编纂方案》或《第二届〈湖北省志〉编纂方案》的有关要求，完成资料搜集工作。
　　2、搜集资料以志书篇目为向导和框架。修志业务人员按分工承担相应部类的资料搜集工作。同时，要完成所收资料的前期分类、建档等工作。
　　3、搜集资料必须建立严格的责任制。主编要与修志业务人员签订《资料搜集责任书》，内容应包括资料搜集的范围以及资料整理、分类、建档、保管和总工作量、完成时间等要求。
　　4、主编要与修志业务人员保持密切联系，随时掌握工作进度，解决篇目与资料不符的问题；特别要防止资料搜集不力、搜集过程中资料混杂散失的现象发生。
　　（五）资料整理
　　1、统一制作本级（部门、行业）志书编纂的资料卡。
　　（1）原始卡：记录原始资料的名称、类别、来源、字数、摘要、可能使用的方向等信息。
　　（2）目录卡：按志书篇目的篇、目、子目、细目（或章、节、目、子目）编号。如某资料将编入“第五篇第二目第4子目 第6细目”，目录卡则可记作“5-2-4-6”。
　　（3）按篇目分类，将原始卡、目录卡编页码存放（也可在电脑中进行）。
　　2、资料汇编
　　（1）原始资料零乱、庞杂，可初步予以分类，经筛选、集中、标目、打印后，形成内容较为集中，使用方向明确的分类资料汇编，供编纂时使用。
　　（2）有条件还可将资料进一步整理，就某一专题、专门内容编成专题资料长编。
　　3、资料整理工作约占志书编纂工作时间的10%。
　　（六）资料选用与深加工（见讲稿举例）
　　1、选出能体现本级（部门、行业）工作的一般资料，作为编纂志书的主体；选出能体现本级（部门、行业）代表性的特例资料，作为主体资料的补充。
　　2、对将要入志资料的疑点，用考证、排比、分析、研究、核实、旁证等方式，排除、纠正谬误，找出史实真相，慎重入志。
　　3、对照篇目，宏观把握，若发现详略不当，缺失遗漏，应及时补充资料。
　　4、资料选用与深加工约占志书编纂工作时间的10%。
　　怎样围绕主线选择记述材料
　　五、志书编写要求
　　1、不越境而书。在为交待背景或比较差异，再或反映本省的经济、文化辐射力和与外地的联系情况下，可以有针对性地引用外地的资料，但必须要有限制。
　　2、以时为序，“纵不断线”，反映出事物具有规律性的发展变化。
　　3、“生不立传”，在世人物的事迹在各专志中采取因事及人的方法记述，不作系统的生平介绍。
　　4、“述而不论”，寓观点于材料之中，用事实说话。
　　5、资料准确完整、翔实可靠，能够反映出主体事物和彰明因果。
　　6、行文规范，严格按照省地方志编纂委员会制定的《湖北省第二届省、市（州）、县（市、区）三级地方志书编纂行文规则》执行。
　　7、保证质量，坚持高起点、高质量，做到观点正确、资料翔实、体例严谨、文辞规范、校核准确。
　　（一）文字、文体、文风
　　1、文字
　　（1）文字以国家文字改革委员会1986年10月公布的《简化字总表》为准，使用标准的简化字书后，不得使用繁体字和1997年12月已停用的《第二次汉字简化方案（草案）》中的简化字或其它不规范的字。示例：“蓝天”、“潦草”、“年龄”不得写成“兰天”、“了草”、“年令”。姓氏、题词和书法的手书字、引文、文物古迹等特殊行文例外。
　　（2）书写格式自左向右横排。
　　2、文体
　　采用语体文、记述体。使用陈述句，不使用祈使句、感叹句和疑问句。杜绝使用口语、文言或文言白话夹杂。语法规范，逻辑严密。
　　3、文风
　　遵从志体，述而不作，引而不论。用词准确，文约事丰。修辞恰当，文风朴实，通俗流畅。
　　A、篇目标题的拟定
　　a、命名
　　篇、目、子目等标题均以事名题，开宗明义，不加修饰。示例：“行政区划”、“建制沿革”。
　　b、序号
　　篇用中文数字，目用阿拉伯数字，目以下一般不冠序号。篇、目、子目等的序号一般不冠“第×篇（目）”字样。
　　c、层次
　　层次区分不得使用“一是……二是……三是”。以标题的字体（如黑体、楷体）区分层次。
　　示例：
　　“一、
　　（黑体字、正楷字）”。
　　如确有必要，可于“一”下增设“（一）”的层次或于“1”下增设“（1）”的层次。
　　示例：
　　“一、
　　（一）
　　（黑体字、正楷字）”。
　　4、称谓
　　（一）行文采用第三人称。不称“我省”、“我市”、“我区”、“我县”，必要时用“湖北省”或“全省”、“××市”或“全市”、“××区”或“全区”、“××县”或“全县”代称。
　　（二）人名一般不冠“同志”、“先生”、“女士”等类称呼，历史事件中的历史人物首次出现时，原则上在姓名前冠职务。
　　（三）地名、历史名称援用当时名称，必要时括注志书下限时的名称。示例：“沙市（今荆州市沙市区）开埠……”，“华中师范学院（今华中师范大学）”。
　　（四）植物、动物、矿物等名称使用标准学名。首次出现时视需要括注英文名，一般括注俗名。示例：“芹菜（Apium graveolens）（俗称“旱芹”、“药芹”、“蒲芹”）”、“大鲵（俗名娃娃鱼）”。
　　（五）涉外的国名、地名、人名、党派、政权机构、报刊名称等以新华社译名或社会公认译名为准。涉外名称首次出现时，视需要括注英文原名。示例：“绿色和平组织（Greenpeace）”。
　　（六）各种机构、文件、会议、著述等名称尽量使用全称，名称过长时，可在首次出现时使用全称并括注简称。简称应概念准确、不引起歧义。示例：“湖北省发展和改革委员会（简称省发改委，下同）”。
　　（七）新出现的名词按约定俗成格式书写。示例：“win-dows98”、“'98抗洪”、“匪警110”、“9·11恐怖袭击”
　　（八）简称缩略语的使用。第一次出现用全称，括号注明以下简称，也可以先简称再用括号说明全称，如“五讲四美三热爱”等等。
　　5、数字&计量
　　（一）数字
　　1、数字用法以1996年6月1日实施的《出版物上数字用法的规定》（中华人民共和国国家标准GB/T）为准。
　　2、数据以统计部门的统计数据为主，主管或专业部门的统计数据为辅。如出现不一致的数据，以统计部门的统计数据为准。
　　3、汉字数字的使用：
　　（1）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字。示例：“一天”、“星期三”、“七上八下”、“千钧一发”、“十一届三中全会”、“一国两制”、“九五计划”、“一切”、“第一书记”、“名列第二”、“初中三年级”。
　　（2）相邻的两个数字并列连用表示概数，连用的两上数字之间不用顿号隔开。如“十六七吨”不能写成“十六、七吨”。
　　4、阿拉伯数字的使用：
　　（1）表示数量。示例：“全省油料种植面积1506.01千公顷，平均单产1811公斤，总产量272.72吨”。在书写时，千以下数值直接书写，千以上精确数值，采用国际通行的三位分节法全部写出，节与节之间空一个字节，示例：“共计53 312人”。数值过大，尾数多零的整数数值，可以“万”、“亿”为单位书写，示例：“二亿三千四百万（234 000 000）”，可写成“2.34亿”，但不得写成“2亿3千4百万”。
　　（2）含计量单位，或表示小数、倍数、分数、比值等数字。示例：“2.5”、“3倍”、“16‰”、“3/4”、“3.2”、“东经118°18′，北纬24°32′。
　　（3）表格中的数值，年龄、体重、身高、气温等具有统计含义的数字。示例：“35岁”、“79kg”、“178cm”、“15℃”。
　　（4）部队番号、文件编号、证件号码和其它惯用序号等数字。示例：“54451部队”、“中办发[1998]08号文件”、“厂字第123号”、“国家标准GB2312-8”、“武昌洪山路84号”、“常委会第30次会议”。
　　（5）引文标注中版次、卷次、页码，注释中的数字（古籍与所据版本一致）。示例：“①《湖北省志·人物》，湖北人民出版社，2000年4月第1版，上卷，第606页。”
　　（6）用阿拉伯数书写的数值，每个数字占一个字节，数值不能断开移行。表示数值范围时，以波浪式连接号：“～”连接。示例：“150～200km”、“200～3000元”、“0～8℃”、“15%～20%”、“1980年～1999年”。
　　5、在有些情形下，如物理量、非物理量、代码、代号中的数字使用阿拉伯数字或汉字数字，目前尚不统一，要求尽量使用阿拉伯数字。遇特殊情形，或者为避免歧解，阿拉伯数字和汉字数字可以灵活变通，但全篇体例应相对统一。如用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示的约数既可使用汉字，也可使用阿拉伯数字。原则是与前后文体例保持一致。示例：“一百多人”或“100多人”。
　　（二）计量
　　1、以国务院984年2月27日颁布布的《关于在我国统一实行法定计量单位的命令》为准，一律采用中华人民共和国法定计量单位。惯用的市制、英制计量单位一律废止。引文中原计量单位不变，但首次要在页下注明与法定计量单位换算比例。示例：“2马力①（在页下注：①1马力=735.5W）”。
　　2、行文中的计量单位使用国际统一的度量衡标准，如行文中“平方米”、“千克”、“米”、应用“㎡”、“kg”、“m”表述。
　　6、引文&注释&标点符合
　　（一）引文
　　1、引文尽量引用原著。转引大意不加引号，引用原文加引号，并在页下注明出处。第一层引文用双引号，如果引文本身含有引文，则所含引文用单引号标注。引文出处含作者、译者、书名（包括原书名）或文章题目及其刊名、版次、出版单位、出版年代、卷次、页码等要素。无法注明原引文出处的，注明转引出处。
　　2、引文严格忠于原文。如有删节，用“……”替代删除的原文；原文如有错别字，将改正之字置于原文字之后“[]”内；如原文有漏字，将增补之字置于原文字之后“（）”内；如原文有缺省文字，则在原文字之后用“□”填充，缺多少字，填充多少“□”。
　　3、同一条引文多次出现，只在第一次注明出处，第二次以后在引文后括注“（同前）”。
　　4、成段引文或重要引文可独立成段，用不同字体书写，首尾不加引号，各行开头和末尾均比正文内缩一个字空。
　　（二）注释
　　1、注释内容较少，用文内注，直接在原文后括注。示例：“非典（传染性非典型性肺炎。下同）”。
　　2、注释内容较多，在原文后标示注释序号，在页下注释。页下注释以页为单位排序，序号用①②③……标示。原文后标示的序号与页下标示序号相对应。
　　（三）标点符号
　　标点符号用法以1996年6月1日实施的《标点符号用法》[中华人民共和国国家标准（GB/T ）]为准。
　　1、逗号、顿号、句号、感叹号、分号和冒号一般占一个汉字的位置，居左偏下，不出现在一行之首。引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。破折号和省略号占两个汉字的位置，中间不断开。连接号和间隔号一般占一个汉字的位置。在书写和印刷时，后四种符号上下居中。着重号、专名号标在字的下边，可以随字移行。
　　2、凡用汉字“一二三……”表述的序数，数字后用顿号“、”。凡用“（一）（二）（三）……”或“（1）（2）（3）……”以及“①②③……”表述的序数，括号或圆圈之后不加任何标点。凡用阿拉伯数字“123……”表述的序数，数字后右下用附点“.”。凡用“第一第二第三……”或“首先其次再次……”表述的序数，序数词后一律用“，”。示例：“一、”、“（一）”、“（1）”、“①”、“1.”、“第一，”、“首先，”。
　　3、凡先总述，后分述，总述完毕后用句号。示例：“2000年，本镇人口2.3万人。其中男性1.18万人，女性1.12万人”。
　　六、时间
　　1、采用公元纪年，世纪、年代、年、月、日、时、分、秒，用阿拉伯数字书写。示例：“20世纪90年代”、“2000年”、“12时12分35秒”。年份书写全称，省略“公元”二字。示例：“公元一九八八年八月八日”写作“1988年8月8日”，不写作“88年8月8日”。如涉及旧历纪年、人物生卒年，参照上海辞书出版社1999年版《辞海》附录中的《中国历史纪年表》及人物生卒年版书格式表述。示例：“太平天国庚申十年九月二十四日（清咸丰十年九月二十日，公元1860年11月2日）”、“清光绪二十四年（1898）”、“白求恩（Henry Norman Bethune,）”。
　　2、尽可能用具体时间，避免用时间代词。如不写“上个世纪”、“去年”、“今天”。
　　3、以月日简称表示事件、节日和其它特定意义的词组用汉字。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号。涉及其它月份时，不用间隔号。视事件知名度大小，确定是否加引号。示例：“五一国际劳动节”、“六一儿童节”、“‘一二·一0’案件”。
　　4、年代起止用“～”表示范围，示例：“1980年～2000年”、“19世纪～20世纪”。
　　7、图片、表格
　　（一）图片
　　1、地图。以测绘部门的公开资料为准，标明比例和图例。
　　2、照片。对于反映区位优势、历史文化特色等方面的照片可集中于卷首，其它则随文安插。
　　3、插图。一般置于相关文字之后，如属统属性的图，可置于有关文字之首。随文插图不标序号，一般附文字说明。
　　图例：
　　此区域为图片
　　图为××××××××××
　　（二）表格
　　1、分为以数字填充的统计表和以文字填充的类目表两种。表格由表头、表体、表注三部分组成。表头系标题、表序和计量单位的统称；标题含时间、被统计地域（单位）、内容提要三要素，示例：“1980年～2000年××××统计一览 ”；标题下一行左侧标明表的序号（全志连贯排序），示例：“表20”；含计量单位的表，在表序右侧标明表的计量单位，示例：“单位：kg”；表体系表格本身，左右两则开放，不用墙线；表注系表格后的附注说明。
　　示例：
　　1980年～2000年××××统计一览表
　　表20　　　　　　　　　　& 单位：kg
　　注：×××××××
　　2、如果表格一页排不完，转下页续排时，下页表格的左上方注“续表”，续页表格省略表头。
　　3、所有图表均随文走，文中可以括注“（见××图或表××）”，不在图、表之前标“附”字。地方志书常见的语法修辞性问题
　　地方志书语法修辞性的问题大致有两个方面：一是修辞不当；二是语法错误。语法是语言组词造句的规则，反映的是语言结构的规律，包括语言的结构万分和结构方式；倏是语言运用的规律，它要调动各种手段，如锤炼词语、选择句式、运用各种修辞格、突出语言风格等，对语言进行综合加工。语法是要解决正确与否，属于文字基本功的问题，其错误千差万别，会罗列无穷，在此无法详述；修辞关注的是表达效果问题，与志书记述文字合适与否密切相关，在这里有必要作些提示和归纳。
　　六、志书编写中修辞方面容易出现的问题
　　前面在谈到文体问题时说志书一般的语法修辞方面的问题不多，但并不等于没有。修辞是语言表达的艺术化手段。只要动笔写文章，都会运用这一手段。只是，不同的文章、不同的语境，所运用的方式、方法千差万别。运用修辞手段，比遣词、造句要求更高。没有语法错误的句子，不一定就是没有问题的表达，若修辞不当，则意义皆非。作为语言表达的艺术化手段，修辞的内容十分丰富，形式多样，尤其是在文艺性的作品中，表现得更为突出，修辞手段的高低，直接表现出出的优劣。因此，要三言两语讲透修辞的运用是不可能的。不过修辞有它的基本规律，那就是，所有的修辞手段的运用，都必须根据所要表达的内容及其具体的语境来选择适当的方式。比如，写喜庆一类的贺辞，绝不会使用悲伤性的语句或情调；反过来，写悲哀吊唁类的内容，不合适用喜气洋洋的方式。地方志书作为科学的资料著述，要达到信史的目的，在修辞方面也是有具体要求的——那就是语言朴实、准确，用词中性、客观，内容剪裁得当，不枝不蔓。一些志稿在这方面的问题可归纳为以下几个方面。
　　1、表述模糊
　　志书作为存史工具，要达到信史的要求，其文字首先要做到准确。但有些志稿在叙述中有很多模糊之处。叙述中的模糊现象，一种是表现在对客观事实本身认识上的模糊，特别是对一些历史性的问题，没有严格地使用历史唯物主义的辩证观点来加以具体分析，任意褒贬的现象较多，有的甚至以一种感情色彩代替客观事实。有代表性的模糊词语如“有很大提高”、“一定的进步”、“不少问题”、“重大意义”等等，这些都是不确定词。到底有多大提高？有什么程度的进步？有多少、什么问题？什么重大意义？在志稿中都没有明确的记述。更有甚者，有的志稿中还有“感到”怎样怎样，“觉得”怎样怎样。例如：
　　“××局在作了一些调查研究后，感到我国××××布局已落后于现实，要着手研究适合我国的××××规划技术。”
　　既然作了调查，那么对某一问题应该有明确的看法和认识，而不应该是“感到”怎样。感觉的东西是没有得到证实的东西，没有得到证实的东西是不能入志的，否则，志书所反映的就不是客观规律，其信史作用也就难以保证。这种模糊的叙述，其结果是占用了大量志书篇幅，增加了水分，而使志书应该突出的主要内容淹没于其中。
　　2、逻辑矛盾
　　在一些志稿中，叙述上的逻辑矛盾现象为数不少，这主要表现在志书对一些问题的记述上。在一些志稿中有这么一种倾向，对成绩都能信心十足地加以肯定，甚而大加赞扬，不厌其多，而对一些问题，记述时信心就不那么足了，用词闪烁。在记述问题时，差不多都要先赞扬一番成绩之后再提出非写不可的问题。其中最典型的是“ 但”字句式。
　　例一：
　　“湖区排水工程和建设虽已取得很大成绩，但内涝灾害还未完全解决。”
　　例二：
　　“建国后湖北省平原水利建设对促进航运交通发展起了一定的作用，但由于在管理体制上存在着条块分割（水利、交通部门管理水利航运）等原因，在治理规划时，协调不够。”
　　例三：
　　“（由于“文化大革命”）正确的林业方针政策被废弃，林业组织机构遭受严重严重的破坏，并一度处于瘫痪状态，广大人民群众林业生产的积极性受到挫伤，营林事业的发展受到严重干扰。但是，广大干部和群众坚持同“左”倾错误作斗争，使营林事业仍然取得了一定进展。“
　　在这几例中，都存在着上而所谈到的“模糊”问题，几乎每一例里都有“一定” 的成绩之类的语言。更主要的是，在“但”字前后一般都没有什么实际的客观内容，多是一种“文章”式的空虚议论，且前后语意相反。如例二，从实际上看，作者主要是想记述所存在的问题，但在记述问题之前，特地加上一句空洞的成绩肯定。在这种记述中，不知道到底是在谈成绩还是在谈问题，非常模糊，前后矛盾。在志书中，对任何问题，都应记述得明确无误。是成绩就写成绩，是问题就写问题。
　　3、旁涉与罗列
　　在修志过程中，专志与专志之间的交叉问题普遍存在。交叉与旁涉，在形式上有相似之处，但实际上性质完全不同。专志与专志之间，有些交叉是不可避免的，这种情况应属于是合理互见。但旁涉则是将与已完全无关的内容抱着不放，其表现形式主要有两种：其一是对众所周知的东西详加介绍：“武汉是全省的政治、经济、文化中心”，而不管与本志有什么关系。再一种情况是游离自己的内容之外，将与自己完全无关的内容大书特书。如一志稿“排涝”篇中，提到应城时有这么一段文字：
　　“区域内还有著名的应城石膏矿和盐矿，储量丰富，开采历史悠久，六十年代中成立了应城化工厂，实行机械开采，现应城县已改为应城市。”
　　在这段记述中，涉及了应城的石膏、盐矿储量，开采历史，工业生产，采掘方式和应城的建制沿革，内容很不少，但都与“排涝”风马牛不相及。
　　又如在同一稿件的“水利开发与自然条件”篇中，记述内荆河的自然条件时，用了500多字的篇幅，详尽地介绍了沙市的历史沿革和古往今来的政治、经济、文化、军事等方面的地位，还介绍了风土人情，堪称“沙市小志”。作为现代水利开发的自然条件，与某一城市的历史文化的发展史恐怕是没有必然联系的，而用如此篇幅详加记述，实有不当。类似这种旁涉，在志稿中还不是个别现象。在志书中，旁涉过多，首先是取材不当，在内容上显得庞杂、主次不清，也使文字拖沓，篇幅浪费，且有掠美之嫌。
　　为了志书的背景资料或人文科技资料更丰富，对类似此处，可作附录处理，以不冲断自己的主线为佳。还可借用现代网络语言——相关链接，可以引用更多的相关资料。
　　与旁涉相近的还有罗列。这主要是指一些志稿对所记述的内容分不清轻重主次，往往事无巨细，全都详加记述，有时甚至将一些枝节性的、猎奇性的、非常次要的内容写得十分详尽，而对应突出的主要内容反而忽略了。部门志、专业志尤须注意这种情况。这本来也是取材的问题，可不在这里详谈，但从文字角度看，这咱情况是罗列堆砌之病。罗列现象最突出的表现是将一些具体的生产性过程写得十分详细，而使整体内容反而模糊不清，重点被淹没。
　　4、文白夹杂
　　作为志书，有很多撰稿人喜欢使用一些文言词或文言句式。但在使用时，很少考虑语言环境，同时又没使用周全，因而产生了志书特有“文白夹杂”现象。文白夹杂最典型的关键词有“是”（“这个义”）和“之”（“的”字义）。文言的“是”字用得最多的地方是在记述一年之中发生过程比较长的事件，开头时写明了某年，后面就都跟着“是年”怎样怎样，写着写着，“是年”多了，一时忘了，过了该年之后，还是“是年”、“是年”，那么这时，这个“是年”就不知是何年了！这种现象在一些志稿中可谓屡见不鲜。再就是“之”字，例如：
　　“是年，荣获……省经委评定之1987年度全省设备管理先进单位称号……（以下均为“评定之”什么……）”
　　在这里，“之”字的使用是很不谐调的，应该用“的”字。我们要注意，在所有志书的凡例中，都标称自己的志书采用的是现代语体文。自己既然已有规定，就得遵守，一般不要使用文言句式，平直、朴实地记述就很好了！
　　二、语法性错误
　　志书的语法属于文字基本功的问题，其错误千差万别，会罗列无穷，在这里只特别提示两种情况。
　　1、关于“的”和“了”字
　　志书该不该用“的”字和“了”字，本来并不是什么问题，但因为是志书，有不少人认为，志书的文字一定要简洁、精练，用了“的”字和“了”字就是啰嗦，所以主张志书不能用的“的”字和“了”字，更有甚者，在志书中见了“的”“了”就删，完全是斩草除根的做法。其实，这是没有必要的！前面说过，既然在凡例中已表明自己用的是现代语体文，那么，该不该用“的”字和“了”字，应该完全由语体文的语法要求而定，不能人为地宣称：我这是志书，绝不用“的”和“了 ”！因此，在志书中，用不着对“的”和“了”产生恐惧。同样，还有很多类似的为了“简洁”、“精练”而省略必需的句子成分的情况，这种省略在志书中显得不伦不类。下一例颇为典型：
　　原文：
　　“抗战前，石牌商业繁荣，商业、服务、加工等行业300余家。”
　　修改：
　　“抗战前，石牌商业繁荣，有商业、服务、加工等行业的作坊、店铺300余家。”
　　点评：
　　原文句式是诗词式的，如马致远的《天净沙·秋思》“枯腾老树昏鸦。小桥流水人家。古道西风瘦马。夕阳西下，断肠人在天涯。”
　　中国古典诗词的语言句式有特定的结构和特定的语言环境，在现代语体文中，不能无条件地直接借用！此一例句省略了现代语体文不应省略的谓语和宾语。且“行业”后不能用“家”作量词。
　　地方志书并不特别，在文字记述上更没有过多的特殊要求，该要句子成分是非要不可的，不能以地方志特别为由，将一些必需的句子成分人为的抽去。
　　2、志书中的省略句式
　　志书所记之事，都有一个严格的时空限定，为了语言的简洁和准确，有时的确可以省略一些句子成分，尤其是省略主语的情况比较普遍，即多用无主句。但这种省略，一定要准确，不能因省略而产生歧义，使记述的事物之间的关系不清，或语句不通。使用无主句时一定要注意的是，当记述的对象只有独此一个时，一般可用，但记述的对象同时有张三李四王麻子等多个时，就要慎重仔细了。
　　例一：
　　“12月24日，××局接到检举后，次日查获原土产公司火车站仓库大量可疑烟叶，迅速与公安局联手进行查封，问题为4573包（担），案值300多万元。2003年3月，省烟草专卖局指定由武烟集团将烟叶收购，经核准定价386万元，按70%价收购计270万元。”
　　修改：
　　“12月24日，××局接到检举后，次日在原土产公司火车站仓库查获大量可疑烟叶，并迅速与公安局联手进行查封。被查封的烟叶总量为4573包（担），案值300多万元。2003年3月，省烟草专卖局指定由武烟集团将被查封的烟草收购，经核准定价386万元，按70%价收购计270万元。”
　　点评：主语省略且变换，定语省略缺乏准确性。
　　例二：
　　“同年12月开始，选用马里兰烟叶制雪茄烟。对马里兰烟叶进行高温发酵等多种工艺处理，雪茄烟配方适当掺用马里兰烟叶，生产淡味型雪茄烟，燃烧性好、刺激性小、香气浓郁，不仅产品质量高，还下降香辅料费9.5%、烟叶耗用2.6%。”
　　修改1：“同年12月开始，对马里兰烟叶进行高温发酵等多种工艺处理，适当掺用在雪茄烟中，生产淡味型雪茄烟。这种雪茄烟燃烧性好、刺激性小、香气浓郁，不仅产品质量高，还下降香辅料费9.5%、烟叶耗用2.6%。”
　　修改2：“同年12月开始，选用马里兰烟叶试制雪茄烟。其工艺是对马里兰烟叶进行高温发酵等多种工艺处理，适当掺用在雪茄烟的配方中。选用马里兰烟叶生产的是淡味型雪茄烟，其燃烧性好、刺激性小、香气浓郁，不仅产品质量高，还下降香辅料费9.5%、烟叶耗用2.6%。”
　　点评：该句典型夹杂，几层意思，均无主语，一气说完。其实，这里需要几个不同的主语。
　　三、图与表的语言
　　前面所讲的是志书记述性文字的问题。图与表也是志书不可或缺的重要组成部分。图与表的使用，语言文字不多，非常简洁，但需要注意的问题不少，尤其是在出版过程中，碰到的这方面的问题很多，往往因此在出版社和作者之间往返来回多次，不仅费时费力，同时也增加了差错概率。这些问题并不复杂，但容易忽视，在处理稿件时多加注意就可避免问题的出现。
　　1、图的语言
　　（1）图本身
　　绘图或照片本身就是一个小的系统，其画面一定要完整、清晰，且尽量美观、整洁。尤其是照片，画面的主体应突出、完整，特别是人物图片。有些以人物为主体的图片，缺手缺脚还在其次，最恐怖的是半截头、半边脸，这样的图片是不能使用的。
　　（2）图与文的对应
　　一般图片都配有说明文字。图片的说明文字有简洁、准确、可省略句子成分的特点。作为志书图片的说明文字，时间、地点等要素一般不要省略。
　　（3）图素指示语
　　图素指示语也是图片说明文字的组成部分，主要是用在一张图片有多个人物或物体而又必须指明重点对象的情况下。这种指示的序号、方位一定要准确，如左起第几或右起第几等。若在这方面出现错误，就会指鹿为马，结果就是绝对的“硬伤”。
　　（4）图的序号
　　图的序号容易被忽略。没有序号的图，既会给文字表述带来困难，也会给排版带来困难。给随文图编上序号，这些问题就不会存在。序号的编法，可以章为单位，也可以篇为单位，也可以篇为单位，也可以全书为单位统一编排，无论取哪一种方法，第一不能省略，第二全书统一就行。
　　2、表格语言
　　（1）表的标题
　　志书的表格，应有与正文相谐调的标题。但有很多志稿的表格有的有标题，有的没有。这一问题应在整理稿件时作专项检查。
　　（2）表的序号
　　同“图的序号”。
　　（3）栏目设置
　　表格栏目的设置，既要考虑专业内容要素，同时也要考虑志书开本大小，尽量做到方便竖排。栏目中的文字，要求绝对的简洁、准确，没有歧义。
　　（4）单位
　　表上的单位也容易被忽略，单位的书写格式也容易出现错误，如组全式的金额单位，一般是“元”在前而计量单位在后，如稻谷价格“元/担”、“元/吨”，香烟价格“元/条”、“元/盒”、“元/箱”等。而在很多志稿中，这种单位的顺序恰恰相反。表格一般都是由专业人员制作的，单位应请制表人作专项检查。
　　（5）备注
　　有些表设有“备注”栏，其中的备注文字一定要与表中内容准确对应，否则会引起歧义。
　　（6）表下说明
　　表下说明，也是表下注，与“备注”栏性质相近。其说明文字也必须与表的内容准确对应.
　　（7）姓名、性别、职务、时间
　　凡是涉及人物的表格，其姓名、性别、职务、时间等要素一定要准确无误，要作专项检查。
　　七、志书编写中技术性规范问题
　　1、符号规范
　　地方志书一般的文史书籍，要求不像科技书、教科书那样严格，但应自我统一。凡要用字母表示的化学分子式、各种产品或设备型号、外国人姓名等，其大小写、上标、下标、正体、斜体等一定要准确无误，且易辨识。现在一般的办公软件处理不好这些格式，因此，打印稿出来之后，一定要手书清楚为好。附例：
　　原文：
　　～13&英美烟草(香港)公司拓展部经理MT·Kitre,Mire·cowring,MT·V·Ramadas来恩施烟叶复烤厂对复烤加工生产线作全面考察。
　　原文：
　　～8&英美烟草(香港)公司农艺师MT·cantles、烟草生产副总裁MT·Neil·Btuce-Millet、烟叶拓展部经理MT·Kire考察恩施烟叶生产基地，洽谈贸易。
　　点评：外国人名原文错误，无解。志书遇此类问题，最好用中文译名加括号注册原名，且原名书写格式一定要正确。
　　2、数字规范
　　应特别注意中文数字和阿拉伯数字的混用，这咱情况在志稿中也很常见。请参见关于出版物上的数字用法有关规定。
　　3、计量规范
　　计量单位的不规范包括使用的符号不规范和用语不规范两种情况。符号的规范，与数字的用法类似，在整理稿件时，一定要参照国家有关标准。用语若不规范，会使志书的资料失去意义。例如：
　　原文：
　　“一次运回两车皮卷烟投放市场。”
　　修改：
　　“一次运回600大箱卷烟投放市场。”
　　点评：两车皮计量不准，不规范。一车皮到底是多少？
　　4、时间用语规范
　　书写方式的统一：历史纪年在前，括注公元年号在后，且括号内不要省略“年”字；
　　凡涉民国时期的年号，一定要前后统一，如：不能第一句用“民国三年”怎样，接着第二句用“1919年”怎样，第三句又是“民国十年”怎样。在全书之中，在一章之中，在一段文字之中，时间用语应该统一，不能随意变换。
　　年份的对应要准确，如：“光绪五年（1879年），”不能是“光绪五年（1878年）”。这是很多志稿常出错误的地方；
　　具体时间要准确。如某志稿出现过“1995年2月28～29日”这样的时间。2月可能有29日，但那一定是闰年，1995年并非闰年。此种错误较难发现，所以要特别注意。
　　5、行业术语规范
　　应尽量不用专业术语、行话、行业缩略语，即使要用时，最好用全称，不要简化。很多时候，撰稿人自己认为这样写是清楚明白的，但我们必须考虑也要让读者清楚明白。这也就是志书所谓的“既要让外行看得懂，也要让内行挑不出毛病。”
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