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浅析提高档案管理水平的思考与对策
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浅析提高档案管理水平的思考与对策
结合区档案局(馆)实际,围绕加强&两个体系&建设,为提高档案管理工作水平,笔者在对海淀区档案局(馆)进行调研的基础上,就如何加强局(馆)建设,提高档案管理水平谈几点看法。
一、坚持以人为本,突出干部队伍建设
加强干部队伍建设,抓好干部培训,提高干部队伍的政策法规、业务知识、文化素养等综合素质,是贯彻落实科学发展观,全面推进科学发展的基础保障。应该看到,新时期档案局(馆)发展建设所面临的难题,其根源都在于档案干部队伍的建设。用科学发展观统领档案工作,有效整合档案资源,推进&两个体系&建设,解决存在问题推动科学发展,就要坚持&以人为本&,把干部队伍建设放在首要位置。
首先,要把干部队伍建设的规划、措施提上局(馆)党组议事日程,着手研究制定档案局(馆)人才培养的中长远规划,明确干部队伍建设的发展思路、培养方式、保障条件和考核标准。
其次,要突出抓好档案干部队伍的经常化培训工作,采用走出去、请进来,内外结合、上下结合等喜闻乐见的学习培训方式,把在职学习与脱产培训相结合,
加强业务素质和思想政治的教育培训,把教育培训制度化,培训内容具体化,抓好学习效果的落实。
第三,重点加强对领导干部的教育培养,健全和完善干部考核体系,严格落实《党政领导干部选拔使用条例》,加强对领导干部的年度考察考核力度,增强领导干部的责任意识、大局意识和团结创新意识,提高领导干部述职述廉的自觉性,筑牢思想防线,加强风险防范。
二、积极解放思想,开展工作创新
学习实践科学发展观,全面提升档案工作能力和水平,开创档案工作新局面,根本在于发现矛盾,解决问题,在解决自身矛盾中推动科学发展。当前,解决局(馆)建设存在的问题,关键在于能够正视矛盾认识问题,其办法和对策来源于思想解放,来源于干部作风的转变,归根结底在于实现工作创新。
一是在转变作风上求创新。领导干部的作风影响甚至决定着一个单位的发展,什么样的作风建设什么样的团队。加强档案工作推动局(馆)发展,首先要解决好领导干部的作风问题,要从政绩观上着眼纠正&短视&行为,纠正急功近利的倾向,尤其要防止封闭自我、固执草率、擅自为之的不良作风。领导干部要谋大事想长远,要抓规划打基础,要时刻注重干部群众的思想动态,把相信群众、爱护群众、调动群众积极性放在首位,真正做到以人为本促发展。要从集体领导机制上做出保障,进一步完善党组集体领导制度,规范会议内容;要从思想武装上把好方向,立志高远,胸襟广阔;要从明确职责上规范行为,理清关系,齐心协作。
二是在找准&定位&中求创新。学习实践坚持科学发展,我们必须认真分析新的社会经济形势给档案事业带来的新机遇、新挑战,全面认识工业化、信息化、城镇化、市场化、国际化深入发展的新情况、新任务下档案事业的特点和规律,找准自我发展定位。服务经济社会发展保存历史记忆是档案局(馆)的永恒主题,海淀区档案局(馆)是北京历史名城中经济、科技、教育和文化大区中的档案局(馆),其职能定位应着眼于&大&。第一要在档案资源体系建设上规模大,与海淀经济、科技、文化大繁荣大发展的要求相适应,实现行政区划、事业企业、行业协会及新社会组织覆盖范围广,分层次指导、管理水平高;第二要在档案管理和利用的手段与方式上大手笔,充分利用区域科技优势创新和打造现代化的管理与利用模式,加强档案工作存储数字化、管理自动化、利用网络化研究与应用,加快档案管理利用数字化进程,将信息技术的应用有效渗透到档案管理工作各环节,实现精确高效管理;进一步研究加强对电子文件的管理,积极创建电子文件中心,推动档案工作由传统向现代的跨越。第三要在档案资料编研成果上成大&家&,
海淀丰厚的历史、人文、自然及现实资源,为提供服务社会、服务政府决策的编研利用搭建了宽广的舞台,要积极开发馆藏,编辑出版价值高、有品位的档案文化产品;归纳汇总区内高科技产品案例;举办有影响、高质量的档案展览、陈列,积极推动社会经济文化的发展和繁荣,发挥好爱国主义教育基地的作用。　　三是在重点突破上求创新。坚持科学发展,要把&发展&作为第一要务,而发展在于破解难题解决重点矛盾。局(馆)建设发展关键是人,重点在于体制机制和法规制度建设,因此,发展创新必须从调整职能、理顺关系、完善机制入手。一要解决部门职能过度交叉,建立部门间的沟通与协作机制,对涉及多部门合作完成的档案业务工作,要以灵活的方式、严格的制度、明确的要求进行有效管理,要从增强全局思维、战略思维、前瞻思维的能力着手,提高全员服务意识,更加主动地为党和政府中心工作、为各行各业、为人民群众服务。二要修改制定和完善档案工作各项规划,建立健全档案管理标准体系,合理优化档案管理工作流程,规范档案信息化建设,建立长效机制,加强档案质量管理体系建设,确保局馆建设和发展有法可依、有规可循、有纲可据,为推进覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系建设提供保障,为实现档案管理的科学化与规范化打下基础。
三、突出自身特色,打造局(馆)品牌
有特点才有色彩,有特色才有亮点。要开创工作新局面,必须要坚持从实际出发,因地制宜,创造性地工作,干出自己的特色。面对新的机遇与挑战,我们必须立足海淀区情,在把握优势突出特色中求发展。
一是要以档案信息化建设为龙头突出特色促发展。
海淀区档案局(馆)信息化建设起步早,基础好,局域网构建起点高、功能强,设施完备,技术优良,经过系统升级综合技术性能指标已经进入同行业先进行列。我们要充分利用好所具备的档案信息化发展平台,追踪档案信息技术的发展,尽快制定出台《海淀区档案局(馆)信息化建设纲要》,加快构建&档案馆藏数字化&、&档案业务流程自动化&、&档案利用网络化&三位一体功能体系,尽早实现档案管理与政府OA网和互联网的对接,达到档案资料按照权限系统自动归档,实现档案利用网络远程服务。彻底改变局(馆)目前存在的计算机检索功能不够健全,数据库存储的馆藏档案目录信息不够完整,专题数据库、原文数据库、多媒体数据库的科学性、系统性不够完善,PDE流媒体管理系统有待开发的现状,尽快发挥网络信息化硬件平台的功能效益。
二是要以整合资源体系为核心把握特色抓长远。海淀区经济、科技、文化大区地位蕴涵了丰富的档案资源,有效整合科技、文化、民生等资源,丰富资源体系建设应该成为海淀区档案局(馆)的独有特色,也是档案事业长远发展基础之所在。当前,要从资源清查、摸清家底入手,认真进行系统梳理,突出民生档案体系建立,加大对重点项目重大工程档案的跟踪指导和抢救保护力度,突出历史事件和历史人物等珍贵档案的收集归档工作。要进一步加强为经济、科技工作服务的力度,强化对区属范围内企业和行业协会档案的监督指导,研究制定新时期改进和完善各类企业档案管理及归属和流向的办法措施,确保重要档案安全和为维护企业职工利益服务。要调查探索公共档案系统的信息资源共享模式,改善自身馆藏结构,为领导决策和社会、经济、科技发展提供综合利用服务。
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一、收集资料,打好基础在日常信贷工作中,有形式多样,内容丰富的文件报表、材料等信贷资料,平时有收集习惯和工作责任感强的信贷员,就会完整地收集好信贷资料和信息资料。收集工作应注意三点:一是要纳入领导工作日程,做到逢会必讲,常抓不懈,教育信贷人员加强工作责任感,养成良好收集习惯,不让信贷资料有任何流失。二是认识要统一,措施要有力。信贷人员要充分认识和收集信贷资料的重要性和必要性,单位把收集信贷资料纳入信贷人员的工作目标考核,促进信贷人员收集信贷资料的自觉性。三是要突出重点,抓住关键。收集资料的重点是收集那些信贷管理工作中形成的信贷资料、信贷报表、贷款契约、企业经营资料及经营活动的分析。要使信贷管理过程中的各类资料一份不漏、一份不缺,收齐、收全。当然不是有闻必录,而是要有针对性地收集那些确有保管、利用价值的资料。二、把握关键准确分类信贷档案分类及保管期限要根据档案管理有关要求,结合实际,本着利用方便的原则,可从以下六个方面进行分类:(...&
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档案管理一直是国内外档案学领域学者关注的焦点问题。面对档案管理工作中存在的一系列管理问题,如何提高对档案管理的水平和能力,提升档案的归档管理效率,对其进行有效的改革已经成为必然趋势。如何制定权威的档案管理标准及规范,规划档案管理的发展方向,是当前档案信息化建设的重要研究内容。一、档案管理发展的趋势(一)档案信息电子化随着信息化的高度普及,很多政府部门、企事业单位都有自己的办公自动化系统,因此,档案在生成方式、存储方式上都有了重大的变化。例如起草和签发文件、催办和文件归档等都利用信息化的管理,文件包含的文字等都是数字化形式的,这样既方便管理方便存储,这样,档案主要以电子媒介的形态存在。因此,我们可以利用计算机对档案进行有效的管理,包括收集、筛选、存储等,直至可以被人们所使用,这就使档案信息呈现电子化的发展趋势。(二)档案利用多层次化档案利用服务可以有效的促进档案工作的发展和进步。随着档案管理水平的不断提升,档案管理的内容也多种多样...&
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一、概述作为设计院,其设计生产的主要成果就是设计文件,是设计单位的技术资源,是生产过程中形成的具有保存价值的历史记录,是无形资产的重要组成部分。它既是设计单位向用户提供的产品,具有不可替代的原始凭证作用,又是设计单位技术储备的重要载体,具有不可或缺的参考作用。对这些技术资源进行有效管理是档案工作的重点,也是一项很重要的基础性管理工作。当今电子制图已经普及,设计人员熟练地掌握制图软件后,电子制图对设计工作效率的提高将趋于极限。要想进一步提高设计单位效率,有效管理并合理利用资源是重要手段之一。韶钢集团有限公司“十一五”期间进行产业结构调整和技术改造,投资大,设计、施工及管理任务非常繁重,形成的设计文件和施工图数量巨大。及时准确做好相关图纸的归档、整理及提供利用工作,对档案人员来说,是一项挑战性的工作。强化档案管理,提高档案资源利用,对设计院而言有着非常重要的意义。二、设计院档案管理现状和问题档案管理自动化程度随着企业的发展大多要经历...&
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一、前言21世纪,高校规模的不断扩大,高校档案内容也不断增加,高校档案也逐渐成为各个高校学生在学校活动的一个直接记录,也就是说档案馆成为最有价值的信息宝库,因此,档案管理工作不能仅仅当成一个科室工作来抓,而是要把这项工作放到一个重要的位置,成为各个高校管理工作的一个不可缺少的内容。近年来,由于信息技术得到了迅猛发展,这直接对高校的档案管理工作带来了巨大的冲击波。二、当前档案管理工作面临的巨大挑战(一)建立数字化高校档案馆势在必行现如今,我们正处于信息高速发展的时代,数字化急速与网络系统发展都相对比较成熟,而且,当前数字档案馆建设已正在发展当中,人们可以借助互联网查阅相关的档案信息,包含文字与图像等。所以充分利用当前信息技术来扩展档案信息利用方式,已经成为高校档案馆当前迫切需要解决的问题。(二)提高档案管理人员的整体素质迫在眉睫在信息高速发展的时代中,我国对档案管理人员的素质提出了较高的要求。特别是高校的档案管理人员,扮演着档案信...&
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一、目前我国高校档案管理人员存在的问题(一)整体素质较低现阶段,伴随着时代的不断发展,我国众多高校中的档案管理人员由于缺乏专业素质和技术,在进行档案管理工作时不能够得心应手。尤其是,随着我国信息技术的普及的运用,高校中缺乏熟练掌握档案信息化研究的专业人才,造成了高校档案管理发展落后。通过研究,我们可以发现很多的高校中档案管理人员的组成较为复杂,缺乏知识型人才,水平较低,并且很多的高校档案管理工作人员年龄较大,因此缺乏一定的创新能力,在吸收一些新知识时显得较为吃力,并且,很多的高校不能及时的进行知识更新,没有对管理人员进行相应的培训,致使高校档案室形同虚设。由于以上的分析可知,我国高校档案管理中人才建设方面,存在着这些问题和不足,严重减缓了高校档案管理的发展。(二)缺乏工作积极性通过调查发现,很多高校的领导对档案管理工作未能给予足够的重视,很多的档案管理设施比较陈旧、管理方式上面缺乏创新性,并且对档案管理人员的工资、福利较低,因此...&
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随着近代文明和经济的快速发展,我国人力、物力、财力以及信息资源不断变化着。档案数量不断上升,日常使用日益频繁,对传统的档案管理方法造成了很大的压力,越来越不能适应时代的需求。新形势下,信息技术成为了时代发展的潮流,随着档案管理规范化、快捷化的要求,信息化、现代化档案管理成为了当今档案管理的主流。一、计算机在档案管理工作中的应用现状(一)网络协调结构不统一由于运行机制和管理体制的影响,我国档案管理形成了很多条块分割、自成体系、自我发展的局面,没有统一的机构协调档案资源和网络化建设共享工作。从而,只能采取封闭的办馆形式,重复的进行数据库建设、硬件购置,造成了大面积的人力、物力浪费,给我国自动化、标准化、网络化档案管理造成了很大的影响。(二)标准化水平低由于我国技术条件和经济实力制约,档案室管理水平不一。很多档案管理系统应用软件没有按照国家标准,标准化水平低,功能单一,甚至有的档案数据不完整,没有主题标引,共享性能差,发展存在很大的盲...&
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&&&&质量是档案的生命，档案质量的优劣直接影响着档案重要作用的发挥。为此，每个从事档案管理的工作人员必须树立档案全面质量管理的理念，以高度的使命感和责任感，努力提升档案质量再上新水平。然而，提升档案质量管理水平，是一项长期的、艰苦的、系统的工作，需要做的工作很多，笔者感到，应突出重点，抓住关键，主要做好以下几项工作：
&&&&要全面掌握档案质量管理的基本概念和主要特点
&&&&所谓档案质量管理，就是单位领导档案工作全体人员参加的、以科学方法为基本手段，充分发挥科学管理和专业技术的引领作用，建立一整套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证档案的高质量。档案质量管理的核心是提高水平、保证质量。档案质量管理的主要特点有：一是全员参与。档案全面质量管理，要求档案形成过程中的所有人员，如各部门的领导、文件拟稿人员、各类修订人员、档案管理人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作；二是责任明确。要使全体档案工作人员，牢固树立“档案质量，人人有责，人人负责”的观念；明确档案的收集、整理和形成过程中，各部门和各类人员的分工及责任，只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能确保电子文档和各类文件的准确传输和及时归档；三是全程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研和开发利用，力争把质量管理的控制理念、控制方式和控制手段，贯穿到上述全过程的所有部位、所有环节和所有岗位；四是方法科学。采用数理统计方法、用现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。
&&&&要准确理解和把握档案质量管理的有关要求
&&&&档案质量管理必须符合一定的要求，建立科学、规范、实用的档案文件，才能有效地发挥档案的功能和作用，更好地为企业发展服务。作为档案管理工作人员，只有对这些要求和规范做到烂熟于心、了如指掌，才能在实际工作中熟练地运用、科学地把握、有效地落实。概括起来讲就是要坚持做到“四个必须强化”。一是必须强化质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。以自身的模范行动影响和带动广大员工不断强化质量意识。切实认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设；二是必须强化人员素质。具体来说，就是要使广大员工树立强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神；要鼓励档案工作人员加强自身的业务学习，不断提高业务技能和服务水平，更好地适应新时期档案工作的要求。三是必须强化最后工序意识。档案是由多部门、多人共同完成的，只有使不同部门、不同工作人员，都把每道工序当成最后一道工序来对待，把自己当成最后一道关口、最后一道防线来使用，档案的质量才能有可靠的保证。四是必须强化预防管理意识。要以预防为主，防检结合，重在提高。优良的档案质量是“生产”出来的。要切实把档案质量管理的重点从“事后把关”转移到“事前预防”上来，从管结果转变为管因素，做到防患于未然。
&&&&要准确地了解和掌握档案质量管理中存在的突出矛盾和问题
&&&&当前，在档案质量管理工作中，还存在许多不容忽视的问题。主要表现在：有的单位对档案质量管理工作重视程度不够高；档案管理人员缺乏系统的学习培训，专业知识相对匮乏；有的单位档案管理设施设备不够齐全；有的单位档案数量不完整、不齐全、不规范；有的单位不注重平时文件资料的收集和整理；有的单位制度建设还不够完善，档案管理还不够规范等等。存在这些问题的原因是多方面的，但是根本的原因是领导不重视，没有真正了解和认识档案工作的重要地位，使之无法发挥其重要作用。
&&&&关于提升档案管理水平的几点建议
&&&&（一）积极更新观念，努力实现“两个转变”。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂，而档案管理现代化的前提和基础是管理思想的现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，切实转变重管轻用、等客上门等传统守旧的思想观念，真正实现档案管理由被动式服务向主动式服务的转变，由封闭式服务向开放式服务的转变，使档案工作更好地适应企业发展的需要。
&&&&（二）不断加大投入，为档案工作的可持续发展提供有力保障。一是要加大档案专用经费的投入力度。档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持。二是注重档案的挖潜利用。档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作。三是注意面向社会搞好服务。及时开发出丰富的档案部门的广泛运用，又将为档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为客观的社会和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。
&&&&（三）注重建章立制，规范完善现代化管理机制。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。三是统一档案管理标准。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。
&&&&（四）加强培训，打造复合型现代化管理队伍。档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息化的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代化管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。实践证明，只有具备先进的工作思路和方法，才能确保档案管理质量稳步提高。
《中国品牌》2013年12月刊
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