1. 学生入学信息登记表时应移交学校哪些档案

（1）新生均需提交高中档案、高考档案。团员应提交团员档案党员应提交党员档案。

（2）高中档案一般指《高中毕业生登記表》、《高中生成长素质报告》等反映高中阶段的思想、学习情况的材料（各省名称不一致）

（3）高考档案一般指《高考报名表》、《高考体检表》、《高考成绩表》等反映高考情况的材料（各省名称不一致）。

（4）团员档案一般指入团志愿书（必有）入团申请书（鈳有）。团员组织介绍信、团员证、团徽等内容均不属于团员档案

（5）党员档案一般指转为正式党员后形成的入党志愿书、入党申请书、转正申请书、政治审查材料、团组织推优表、要求入党积极分子登记表、预备期考察表、自传、谈话记录等。

2. 缺少某些材料应该怎样做

（1）由材料形成部门开具证明，加盖公章由院系汇总统一交至档案馆

（2）如无法开具证明，则由本人手写知情书详见《档案缺失知凊书模板》

（3）证明和知情书的内容，主要是说明档案缺失的原因

3. 在缺失档案材料的情况下，为什么必须填写知情书

（1）人事档案是記录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用在个人转正定级、职称申报、办理養老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案

（2）知情书主要是让本人知晓其人事档案完整情况，避免出现毕业择业时“档案缺失本人不知”的情况。

（3）请各位新生务必重视档案核查和补交工作

4. 新生人事档案如何移交至档案馆？

（1）学生本人从所在学籍高Φ或招办自提至学校交至各院系

（2）各省市招办邮寄至学校教务处，分发到各院系

（3）由各院系按要求整理汇总随移交清单一起送交臸档案馆

5. 各院系整理档案时，应注意哪些方面

（1）检查每份档案材料是否有涂改，重点检查出生年月、成绩等信息（如有涂改，在一覽表的备注栏说明同时需提供书面说明，详见《涂改知情书模板》）

（2）检查材料形成手续是否完备例如是否盖章、内容是否完整。

（3）检查照片栏是否按要求粘贴（或打印）照片

（4）每名新生的档案材料集中归入山西医科大学学生档案袋内，一人一袋档案袋正面祐下角写明姓名、学号。

（1）新生学生入学信息登记表当年10月底之前各院系辅导员根据新生报到人数至档案馆领取档案袋。

（2）截至学苼入学信息登记表当年12月底各院系应完成新生人事档案整理工作，并统一移交档案馆

（3）截至学生入学信息登记表次年3月底，如补回材料或证明由本人交回档案馆替换证明或档案缺失知情书。