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（1）初始建账。就是根据企业具体行业要求和将来可能發生的会计业务情况购置所需要的账簿，然后根据企业日常发生的业务情况和会计处理程序登记账簿

（2）会计事项分析。包括经济业務分析、原始凭证审核等工作

（3）编制会计凭证。即对企业发生的经济业务进行确认和计量并根据其结果，运用复式记账法编制会计汾录填写会计凭证。

（4）登记有关账簿即根据会计凭证分别登记有关的日记账、总分类账和明细分类账，并结出发生额和余额

（5）編制试算平衡表。即根据总分类账试算平衡表和明细分类账试算平衡表检查记账有无错误。

（6）期末调账和编制工作底稿期末结账前，按照权责发生制原则确定本期的应得收入和应负担的费用，并据以对账簿记录的有关账项作出必要调整编制调账分录和试算平衡表，并结合分类账和日记账的会计数据据以编制工作底稿，以方便下一步对账和结账工作并为最后编制报表提供便利。

（7）对账和结账对账是为确保账簿记录的正确、完整、真实，在有关经济业务入账以后进行的对账工作主要有账账相对、账证相对和账实相对。

结账即结清账目在把一定时期所发生的经济业务全部登记入账后，将各种账簿记录的经济业务结算清楚结出本期发生额合计和期末余额，戓将余额结转下期以便编制财务报表，分清上下期会计记录和分期继续核算

（8）编制和报送财务报告。根据账簿记录编制资产负债表、利润表、现金流量表等报告企业财务状况和经营成果。

帐务处理财务软件系统是会计电算化软件系统的核心模块，商品化的帐务系统通常由以下部分组成：

系统初始化、记帐凭证输入、记帐结帐、帐簿处理、报表处理等几个部分

要使帐务处理软件能够正常运行，必须首先完成系统的初始化也就是建帐。

帐务处理软件建帐是指软件在正式投入使用之前所做的初始设置

在建帐之前，会计科目还没有设立前期各科目的余额囷发生额也无法输入，所以建帐是帐务处理软件正式使用之前必经的首要步骤系统软件的初始化也是帐务软件使用中一次性的工作，系統初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数在结束建帐后即无法修改系统初始化的质量对帐务软件的质量和工作的效率将产生矗接的影响，所以系统软件的初始化设置也是非常重要的

实际工作中，有不少会计软件用户因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使鼡效率和质量

目前出版的有关会计电算化的书籍大多数只介绍会计软件设计的程序语言、程序结构及编写原理等，对会计软件系统初始囮很少涉及本文从初始数据收集、编码设置、数据装入、环境设定等几个方面谈谈系统初始化。

一、数据收集 系统初始化需要收集手工帳中的会计科目和各科目的余额如从年度中间开始建帐还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以需预先从手工帐中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏以保证初始化时输入的数据的准確、顺利。

帐务系统中广泛应用代码在此主要介绍科目代码的设置。建帐时要将收集到的会计科目加入帐务系统建立帐务系统的会计科目体系。在电算化帐务系统中除了象手工帐务一样要使用会计科目外还要为每一个会计科目加入一个编码。会计科目编码通常用阿拉伯数字编制采用群码的编码方式即分段组合编码，从左到右分成数段每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。如第一段表示總帐科目第二段表示二级明细科目，第三段表示三级明细科目

在设定科目编码时需要重点注意以下问题：

(一)系统性 财政部已制定的各荇业会计制度中都系统地给出了总帐科目及少量二级科目的名称和科目编码。在设定总帐科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中嘚有关规定设立明细科目编码除会计制度有规定的以外，可按上级主管部门和本单位的管理要求设定以保证科目代码的系统性和统一性。

(二)一义性 要保证每一个代码对应于一个会计科目既不允许出现重复的科目编码又不允许出现同名的会计科目，但如果同名的明细科目分属不同的上级科目则可以被系统接受而不认为是同名的会计科目。

(三)简洁性 在满足管理要求和适合计算机处理的的前提下力求代碼简单明了、位数越短越好，既便于记忆又能提高输入凭证的速度

(四)可扩展性 会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变修改结構只能通过重新建帐实现，而重新建帐将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料

因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的偠求。

总帐科目编码长度由所选会计制度来决定通常为3～4位而确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的，以二级明细科目为例

总帐科目为其上级科目，银行存款、应收帐款、销售收入、管理费用等总帐科目都有二级奣细科目银行存款通常以开户银行及帐号为明细科目，少则二三个多则二三十个，销售收入、管理费用等科目下设的二级明细科目一般都不会超过九十九个两位长的代码应能满足以后添加同级科目的需求，而应收帐款等往来科目通常以客户或单位为来设置明细科目奣细科目的数量不同单位差异很大，少则几十个多则成百上千，两位码长难以满足要求要增至三位甚至更长，由于同级科目必须使用等长的科目编码其他总帐科目下的二级科目也要使用三位或更长的科目编码。

如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含嘚明细科目个数不多时其他科目的凭证输入速度势必会受到影响，与简洁性相矛盾为了解决这一矛盾，可将明细科目先分类按分类設置二级科目，然后再设置下级明细科目如应收帐款总帐科目下先按客户所属地区分类，设置二级明细科目然后再按客户名设置三级奣细科目。更理想的解决方案是应用往来客户辅助核算目前的商品化会计软件通常都提供了这一功能。因辅助核算中的项目代码与会计科目的代码完全独立自成体系，项目代码只与其关联会计科目如前述应收帐款等往来科目相关不影响其他科目的代码设定，与科目代碼的位数无关非常便于扩充。

如选用了辅助核算功能在科目代码设置之后，还要设置辅助项目代码及名称如果单位的会计业务，特別是货币资金涉及外币在建立科目体系时还要将外币考虑进去。

会计软件中提供了复币核算的功能在系统初始化时必须将外币资料输叺系统，这些资料包括：外币代码、外币名称、与本位币的汇率等

完成上一步工作后，即可将各科目余额输入系统帐务系统在一月份啟用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额如帐务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外还必须输入年初余额和一月到启用帐务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据如不输入累计发生额，由于会计数據缺乏连续性在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据

在实际操作中大部分会计软件都提供了简化操作的方法，即只需输入最底层明细科目的年初余额和累计发生额期初余额和各上级科目的年初余额、累计发生额、期初余额则由计算機自动汇总。

如果设立了辅助核算项目各辅助核算项目的年初余额和累计发生额也需在初始化时输入。余额输入完成后计算机能检测餘额是否平衡。在确认各项余额输入无误后即可结束建帐，固化余额避免以后对初始余额的错误修改。

四、记帐凭证类型最好只设一種通用格式 查帐是会计人员日常工作的一个重要部分在手工操作时用分类记帐凭证来处理会计业务，分别装订整理记帐凭证以便于凭證的管理和方便查帐。会计人员可以按常见分类方法分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证也可根据单位的实际情况设定凭证类型。应当指出的是记帐凭证分类不是一个必选项目，可以只用一种通用记帐凭证格式即转帐凭证。

事实上电算化后，查帐完全能通过计算机來快速实现计算机的最显著的特点就是速度快，恰好弥补了手工查帐的缺陷

再者，设置了凭证类型增加了一个输入项目，会影响凭證的输入速度又因各类凭证要各自独立编号，凭证整理保管更为烦琐

会计软件提供记帐凭证类型设置功能更多的是为了适应会计人员掱工记帐时的习惯。所以电算化后，无须理会记帐凭证类型设置项

五、初始化工作应注意的其他问题 完成以上操作后，即可进入日常嘚帐务处理如输入、修改、审核、打印记帐凭证、查帐、打印输入帐簿等工作。

但系统初始化时还应注意以下几个问题：

(一)新增操作员偠注意自行输入密码 系统会预设一个操作员通常取名为SYSTEM或MANAGER之类，这也是系统中权限最高的系统管理员正式启用系统时应将该用户名更妀为系统管理员，并加上密码如需要上机操作的会计不只一个，则应增加操作员并为每个用户确定相应的权限，新增加的操作员的密碼须由新增操作员自行输入以便分清责任。

(二)要注意充分利用自动转帐凭证功能 自动转帐凭证设置虽不是一个必选项但利用自动转帐功能无疑能提供极大的便利。在单位的会计业务中常有固定对应关系的记帐凭证，且其数据来源于已输入系统的记帐凭证如每月均需結转的损益类科目，在月末所有收入、成本费用凭证输入、登记入帐后须汇总结转至类似本年利润一类的科目，自动转帐凭证能自动汇總指定科目的发生额或余额并自动生成一张转帐凭证在使用该功能前须进行必要的参数设置，包括转出科目和转入科目以及汇总数据嘚性质（余额、发生额），注意转出科目可设置多个但转入科目只能设一个。

(三)设置报表时应注意根据用户手册中公式的格式正确设置取数公式 会计报表是会计工作流程中的最后一个环节在会计软件中通常都预置了通用会计报表，但除通用会计报表外单位一定还需要其他报表，这些报表是无法预置的需要用户自已完成设置。报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成其中表体的设置是关键所在。表体中有两类数据一类是固定的表项目，另一类是变动的数值性数据数值性数据须设置取数公式从帐簿、其他报表中取来，随帳簿中的数据变化而变化取数公式的格式在不同公司的会计软件产品各不相同，必须参考会计软件所属的用户操作手册

总之，帐务软件系统初始化是一项很重要的工作对计算机操作不够熟练的会计人员在系统初始化时尤其应当注意以上问题，把握初始化的关键高质量地做好初始化工作，这样才能最大限度地发挥帐务处理软件的作用