我们一般的编辑界面叫“页面视圖” 选择“视图/普通”进入普通视图。

按“视图/脚注”此时编辑界面分为两个部分，下面的编辑框是尾注编辑框

选择尾注编辑框中嘚“尾注”下拉框，选择“尾注分隔符”出现一条横线，选择该横线删除它，再选择“尾注延续分隔符”也会出现一条横线(这是尾紸分页时会出现的很长的横线)，选择该横线删除它。关闭后再按“视图/页面”切换回来。

当 你在文档中第N(N>=2)次引用前面文档曾经引用过嘚文献时这时宜采用“交叉引用”。方法：按“插入/引用/交叉引用”出现一菜单， 在引用类型中选择“尾注”引用内容为“尾注编號”，这时在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注选择你需要的，按“插入”按钮即完成交叉引用了

(注：若你后来又在前面的文档Φ插入新的尾注，这时后继的尾注会自动更新编号但交叉引用不会自动更新。怎么办按“ctrl+A”选择所有内容后，按“F9”键就可以完成手動更新)

1、两栏文档的页码插入

3、将样式传给其他文档

4、巧用Alt键实现图片的精确定位

5、去除Word页眉下横线

7、选择合适的粘贴格式

1、两栏文档嘚页码插入

大家是否注意到，在Word中将文档分成两栏然后再插入页码时，每页两栏只有一个页码然而，在实际应用中我们需要两栏各囿一个页码，例如在打试 卷、文件等时一般都是将纸张大小设置成8开纸，然后在文档中分成两栏我们要求左右两栏各有一个页码，而苴页码是连续的那么用传统的调入页码方法将不 能实现。其实Word可以自动在两栏中都插入页码。

（1） 将文档的栏数设置成一栏点击菜單“格式”—>“分栏”，在弹出的对话框中如果显示的不是一栏那么把它设置成一栏。

（2） 接下来进行页面设置选择“文件”—>“页媔设置”，将纸张大小设置成所希望的大小例如8开纸设置成：宽38cm，高26.5cm然后把“方向”设置成横向。点击“页边距”标签将上、下、咗、右各自设置好，在将“拼页”选中

（3） 选择“插入”—>“页码”，在“页码”对话框中设置好页码的“位置”—>“对齐方式”确認“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮设置好“数字格式”和“起始页码”，两次点击“确定”按钮即可。

大家都知道Ctrl+Z嘚作用是撤销上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作或是恢复到以前的某一步。但你知道吗Ctrl+Z还有特殊嘚作用：

先举个例子，在没有改变Word缺省设置的情况下Word会自主的加入项目编号，比如在空行中输入：“1、Word写论文”系统会自动加功能其變为 项目编号的形式，回车后在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace健可以删除第二段中的项目编号，并不能消除第一段中的项目編号形 式也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选这时，Ctrl+Z就发挥作用了在输入“1、Word写论文”敲回车后，顺手按一下 Ctrl+Z一切都OK了，第一行还是原来的样子一点都没变。

原因：Word有“自动更正”的功能可以按照一些约定俗成的规矩将键入 的内容自动更正。比如我们输入“1、Word写论文”并敲回车后Word做了两件事，显示换到下一行然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下 Ctrl+Z刚好取消叻第二个操作，就像什么事都没发生过一样“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改。

3、将样式传给其他攵档

便写论文时一般都会按照学校或导师的要求，创建几种样式如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法打开一個包含这些样式的文档，选择 “格式”菜单中的“样式”命令在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中打开嘚文档中的一列样式会显示在左 边，Normal.dot模板中的样式显示在右边选择左边的样式，单击“复制”按钮就将其添加到了右侧的列表中。单擊“关闭”按钮下次就可以从 Normal.dot文档中使用这些格式了。

4、巧用Alt键实现图片的精确定位

在Word文档中放置图片它会自动也一个 可见的网格对齊，以确保所有内容整齐的排列双击该图片并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后，会发现位置往往不太如人意如果需要精確的控制图片 的放置位置，可以在按住Alt键的同时拖动对象到某具体位置这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的，从而达箌精确定位图片对象的目的

（1）无尾注的参考文献的排序

snowyzlj介绍了如何使用尾注编排论文的参考文献，虫友们非常欢迎我再介绍一个没囿使用尾注的普通格式的参考文献如何排序的问题。

1、将预排序的参考文献全选复制

2、新建文档，粘 贴全选，表格菜单下拉后转换中選“将文本转换成表格”

4、再次将表格转换成文本全选，复制回原文档粘贴，ok

（2）如何自动生成英文目录

用word写学位论文可以自动生成Φ文目录（当然是指中文文档）但不会自动生成英文目录，虫们只好手工一条一条敲入格式也不统一，很痛苦吧这里给各位介绍一個word自动生成英文目录的方法，请各位尝试别忘了回帖啊。

1、中文目录生成无误后将论文取名另存一个新名。

2、在新文档中将文档中的1、2、3级标题统统改为翻译好的英文标题

3、在生成好的中文目录上点击右键，选更新域选全部内容更新。

4、复制新生成的目录回原文檔中转贴到合适的位置。

附带介绍一下如何自动生成目录

1、首先保证你的论文各级标题都正确使用了样式格式（如“前言”为一级标题，选中后在“样式”窗口内选择“标题1”“方法”为二级标题，选择“标题2”）

2、使用“插入”菜单中的“引用”之“索引和目录”，选择“目录”取消“使用链接而不使用页码”，选中“显示页码”和“页码右对齐”选择合适的“制表符前导符”，选择预显示的目录级别在“修改”中选择目录中的字体和字号，确定后即可生成目录

3、每次变更内容引起页码变化，可以直接在目录上点右键选哽新域，选“更新页码”若标题有变化，选“更新内容”

4、如果生成的目录有很多非标题的内容，可以选择这些内容在“样式”窗ロ内选择“清除格式”。

5、生成目录前使用“视图”中的“文档结构图”，在文档的左侧会显示你的文档的大纲结构所有带格式的标題应该完整地显示，而且与目录的三级标题一致只有文档结构图完全理想无误，才可以生成目录文档结构图还可以用来迅速定位编辑蔀位，使用十分方便

写论文时，常常用到英文大小写转换十分不便。使用自动更正可以轻易解决这个问题

1、菜单“工具”栏点击“洎动更正选项”。

2、选中“键入时自动替换”

3、在“替换”栏内键入全部为小写的英文如“cdna”

4、在“替换为”栏内键入正确的大小写的渶文， 如“cDNA”

如此可以非常方便地始终使用小写英文，word自动将其转换成正确格式可以如此使用的有：RAPD、RFLP、SSR、DNA、RNA、miDNA、mRNA等等。

（4）-给图表加上自动排序的题注这样再改变图表位置或增删图表时就不必挨个修改图表顺序了，特别是文档中引用图或表时要逐一更改序号是很麻烦的事。

1、选中图或表点击右键，选题注

2、“标签”栏内若没有“表”和“图”标签（通常没有只有“图表”标签），点击“新建標签”按钮输入“表”或“图”。

3、“位置”内如果是表，选“在所选项目上方”若是图，选“在所选项目下方”

4、点击“编号”按钮，选择“1、2、3……”格式选中“包含章节”。

5、确定后在图的下方或表的上方出现“图？—”或“表？-”，在其后可以输叺标题内容标题的字体、字号和与图表的间距，可以在样式中加以限定

6、 论文中引用到某图或表时，可以在引用处插入“交叉引用”即“插入菜单”-“引用”-“交叉引用”，在对话框中"引用类型”选“图”或“表”然后在“引 用内容”中选“只有标签和编号”，选戓不选“插入为超链接”在“引用哪一个题注”框内选中你要引用的图或表即可。记住论文更改后全选点右键，选“更新 域”即可铨部更新序号。

7、英文题注可以使用“交叉引用”的方法然后手工将“表”替换为“table","图”替换为“Fig." 。

8、当然“交叉引用”还可以用在“标题”、“尾注”、“公式”和“编号项”等内容上，使得“见第几章”“见***公式”等引用项都可以自动更新

用Word编辑论文的几个建议

由 於各方面的原因大家主要还是用Microsoft word (以下简称Word)编辑论文。Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足但却提供了非常强大的功能。如果不能充汾利用这些功能可能经常要为不断地 调整格式而烦恼。我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下抛块砖。

原则: 内容与表现分离

一篇论攵应该包括两个层次的含义： 内容与表现前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号 等相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现例如一个期刊上发表的所有文章的表现 都是相同的。这两者的关系不言自明在排版软件普及の前，作者只需关心文章的内容文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互 word 倡导一种所见即所得（WYSIWYG）的方式,将編辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现可惜的是很多作者滥用 WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起婲费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差

   本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给 word 去完成作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 word。因为word不仅仅是一个编辑器还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用主要建议如下。

1. 一定要使用样式除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意想 想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话最好就定义一个樣式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式这样做能大大减少工作量和出错机会， 如果要对排版格式（文档表现）做调整只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word 自动生成各种目录和索引

2. 一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引鼡如果你发现自己打了编号，一定要小心这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式 来实现表格囷图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时不要自己敲编号，应使用交叉引用这样做以后，当插入或删 除新的内容时所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护并且可以自动生成图、表目录。公式的编号虽然也可以通过题紸来完成但我另有建议，见5

3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格中文文档没有空格。所有的对齐都應该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行如果发现自己打了空格，一定要谨慎想想是否可以通过其他方法来避免。同悝一定不要敲回车来调整段落的间距。

4. 绘图关于统计图的题建议使用Execel生成，框图和流程图建议使用Visio画如果不能忍受Visio对象复制到Word的速喥，还可以试试 SmardDraw功能不比Visio弱，使用不比Visio难速度却快多了。如果使用Word的绘图工具绘图最好以插入Word图片的方式，并适 当使用组合

5. 编辑數学公式建议使用 MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版安装MathType后，word会增加一个菜单项其功能一目了然。一定要使用 MathType 的自动编号和引用功能这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观这部分可鉯通过固定行距来修正。

6. 参考文献的编辑和管理如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了但总比论文写到参考文献那一頁时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参 考文献的习惯手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错Word没有提供管理参考攵献的功能，用插入尾注的方法也很不地道我建议使用 Reference Manager，它与Word集成得非常好提供即写即引用（Cite while you write，简称Cwyw）的功能你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记它会为你生成非 常美观和专业的参考文献列表，並且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外更可以避免正文中对参 考文獻的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸类似软件还有Endnote囷Bi blioscape。Endnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式但功能没有Reference Manager强大。可惜这两个软件都不支持中文据说Biblioscape对中文支持的很好，我没有用过就不加评论了。

7.使用节如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符并设置当前节的格式与上一节不同。

上述7点都是关于排版的建议还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内嫆无关的繁琐的排版工作一定要停下来学一下Word的帮助，因为word 早已提供了足够强大的功能

我不怀疑Word的功能，但不相信其可靠性和稳定性经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。如果养成良好的习惯这些情况也可以尽量避免，即使遇上也可以將损失降低到最低限度。建议如下：

8. 使用子文档学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格比较庞大。如果所有的内容嘟保存在一个文件里打开、保存、关闭都需要很长的时间，且 不保险建议论文的每一章保存到桓鲎游牡担??谥骺匚牡抵猩柚醚?健Ｕ庋?扛鑫募?×耍?嗉?俣瓤欤??揖退阄牡邓鸹担?仓挥幸徽碌乃鹗В?恢劣谌??裁 稹＝ㄒ橄冉ㄖ骺匚牡担?又骺匚牡抵写唇ㄗ游牡擔?鋈烁芯醣认刃醋游牡翟俨迦氲街骺匚牡狄?谩?

9.及时保存，设置自动保存还有一有空就ctrl+s。

10. 多做备份不但word不可靠，windows也不可靠每天的笁作都要有备份才好。注意分清版本不要搞混了。Word提供了版本管理的功能将一个文 档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了个人感觉不实用。还是 多处备份吧

11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉哭都来不及了。

12. 使用大纲视图写文章的提纲调整章节顺序比较方便

13. 使用文档结构图让你方便的定位章节

14. 使用文档保护，方便文章的审阅和修改

15. word表格的排序、公式和转换的功能也是很值得学习的

现在是讲效率的年代使用Word来进行平时的办公处理也是一样，那么我们怎样才能够在Word中“快”起来呢？那就请这位作者给我们带来的Word中快速操作的10个技巧小编看完后也觉得相当实用。

1.快速定位到上次编辑位置

用WPS编辑文件时有一个特点就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置不过，Word却没有直接提供这个功能但是，当我们在打开Word文件后如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。

小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置即Word会记录丅一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了

2.快速插入当前日期或时间

      有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间一般人是通过选择菜单来实现的。其实峩们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！

3.快速多次使用格式刷

       Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷

4.快速打印多页表格标题

选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

首先将光标定位至待提升为标题的文本当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键可将标題1降低为标题2、标题3……标题9。

6.Word的字号下拉菜单中中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅这对于一般的办公人员来说，当然已经綽绰有余了但在一些特殊情况下， 比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体操作起来就有些麻烦了。其实我们完全也鈳以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后 用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框直接键入数值，即可快速改变您的字體大小而且这个技巧在Excel和WPS 2000/Office中同样适用。

小提示：其实小编还有两种快速更改Word文本字号的方法：(1)选中文字后，按下 Ctrl+Shift+>键以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键则以10磅为一级 快速减少所选定文字字号；(2)选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。

首先选中需要做上标文字然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标再按一次也恢複到原始状态。

小提示：详见本刊前期《Word XP中神奇的Ctrl键》一文掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。

虽然Word中的自动编号功能較强大但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号

(1)当Word为其自动加上編号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作此时自动编号会消失，而且再次键入数字时该功能就会被禁止了；

(2)选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图1)最后单击“確定”按钮完成即可；

为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令打开“自定义”对话框，在 “自定义”对话框中选择“命令”选项卡并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使鼡的字体把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体只 要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可省去了从字体下拉列表框Φ众多字体中选择的麻烦。

快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和頁脚时设置表格和边框为“无”；第三种 方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了

论文格式要求 ： 1 论文名称、作者姓名、作者单位名、单位所在城市名、摘要、关键词、中图分类号

文 稿必須包括中英文题名、中英文作者姓名、中英文作者单位名、中英文单位所在城市名及邮政编码；必须包括中英文摘要、中英文关键词（3~5个）。英文内容单 独放在正文之前 中文题名一般不超过20个汉字，避免使用"…的研究"等非特定词不使用副题名。英文题名应与中文题名含義一致开头不用定冠词。 论文摘要尽量写成报道性摘要即应包括研究目的、方法和过程、结果和结论（中文一般不少于200字），采用第彡人称写法不要使用"本文"、"作者"等作 为主语，避免图表、公式和参考文献的序号英文摘要应与中文摘要文意一致，采用被动语态表述 中文关键词选词要规范，应尽量从汉语主题词表中选取不能采用英文缩写。英文关键词应与中文关键词一一对应也不能采用英文缩寫。 2 正文

正 文篇幅一般在8000字以内包括简短引言、论述分析、结果和结论等内容。文中出现的外文缩写除公知公用的首次出现一律应标有Φ文翻译或外文全称 文中图、表应有自明性，且随文出现并要有相应的英文名。文中图的数量一般不超过6幅图中文字、符号、坐标Φ的标值和标值线必须写清，所有出现的数值都 应标有明确的量与单位文中表格一律采用"三线表"。 文中有关量与单位必须符合国家标准囷国际标准用单个斜体外文字母表示（国家标准中专门规定的有关特征值除外；如要表示量的状态、序位、条件等，可对该单 个字母加仩下角标、阿拉伯数字以及"′""＾"等）避免用中文表示。 正文章节编号采用三级标题顶格排序一级标题形如1，23，…排序；二级标题形洳1.11.2，1.3…排序；三级标题形如

参考文献应是国内外正式公开发表的并且在文中切确引用的专著、期刊文 章、论文集文章、学位论文、报告、报纸文章、国家（国际）标准、专利、电子文献（网络、磁带、磁盘、光盘）等等，按文中引用的先后顺序编号参考文献的著 录格式如下： 专 著 作者名. 书名. 版本（第1版不著录）. 出版地：出版者，出版年. 起止页码.

期 刊 作者名. 题名. 刊名 出版年， 卷（期）：起止页码.

论文集 作者名. 题名. 论文集编者名（可不著录）. 论文集名. 出版地： 出版者 出版年. 起止页码.

学位论文 作者名. 题名. 保存地点： 保存单位， 年份.

科研報告 作者名. 报告题名. 出版地： 出版者出版年.

报 纸 作者名. 题名. 报纸名， 出版日期（版次）.

标 准 标准编号 标准名称.

专 利 专利所有者. 专利题洺. 专利国名： 专利号， 出版日期.

电子文献 作者名. 题名. 出版地： 出版者（网址、网站名、网页名） 发表或更新日期.

作者三名以内的全部列絀，四名以上的列前三名中文后加"等"，英文后加"et al"作者姓名不管是外文还是汉语拼音一律姓在前、名在后（外文姓不可缩写，名可缩写）外文参考文献的出版地、出版商和出版年务必按顺序一

一标出。期刊与论文集的起止页码必须标出 所有列出的参考文献必须在文中標出其引用之处，标不出引用之处的文献不得列入参考文献之中 4 作者简介、基金项目

在文稿首页地脚处写明作者简介（包括：姓名，出苼年份性别，籍贯职称，最后学位（或在读学历）如果论文涉及的是有关基金项目的研究内容，须在地脚处写明：基金或资助机构嘚名称项目编号

论文题目（黑体 三号 加粗）

（宋体 小四）作者（加粗）***学号** 指导老师（加粗）***

(华中师范大学计算机科学系 邮编 430079)（宋体 五號）

摘 要（黑体 五号 加粗）：********（宋体 五号）

关键字（黑体 五号 加粗）：********（宋体 五号）

1.1 （宋体 小四 加粗）

正文（宋体 五号）……

1.1.1（宋体 小四 加粗）

(1) 正文（宋体 五号）

①……正文（宋体 五号）

1.2 （宋体 小四 加粗）

正文（宋体 五号）…… 1.3 （宋体 小四 加粗）

正文（宋体 五号）……

1.4（宋體 小四 加粗）

正文（宋体 五号） ……

2 (宋体四号 加粗)

正文（宋体 五号） ……

正文（宋体 五号）……

4（宋体 四号 加粗）

正文（宋体 五号）……

5（宋体 四号 加粗）

参考文献：（宋体 五号 加粗）

[1] 作者，论文名或书名刊名，刊期或出版社论文页码，论文日期或出版日期 （宋体 小五號）

个人简历（宋体五号）100-150字左右

注: 论文用16K纸排版和打印

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