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一、 写邮件的第一要素:地址栏:包含收件人、抄送和密送几种情况,直接开门见山上干货:
TO:收件人一般都是48小时内回复,跟据责人扩散原则,地址栏一般不要写太多人,重要的内容和邮件,喜望对方回复的,只发送给一个人。
CC:抄送地址栏,切勿过度使用,被抄送的人一般都不会回复的,抄送市为了将来好追踪邮件,一般无关的人不要写到抄送的地址栏,要抄送的人注意邮件就在正文里面标注出来"请某某关注什么什么"。
BCC:要慎用,是一个很危险的功能,如果你发送给你的同事或者直接领导的邮件同时密送给大boss,大boss看到后发现这个邮件很重要顺手来一个“全部回复”,那就惨了,直接暴露出你是一个打小报告的人;
FWD: 是回复回复邮件,对于一般的邮件直接回复免去输入标题的必要,但有时随着大家邮件来邮件去、随着深入问题的讨论有时候邮件内容和主体会改变的,你再直接回 复就会造成标题栏出现一堆的“FWD”,最好的做法就是在标题的最前面加上简短标题、删除部分fwd的字样,再进行回复。
二、第二要素:标题栏,就是我们的邮件标题,对于邮件标题要满足两个要素“精”和“准”要同时具备这两个要素才是老板和同事希望看到的标题,简短并且含有信息;举例说明:
好的邮件标题是不需要邮件正文的,如果邮件正文没有那么多、可以压缩成标题表达,尽量压缩成标题呈现,这样可以加大老板阅读邮件的概率。标题就是邮件的举例如下:
三、第三要素:邮件开头的称呼,关于称呼不需要讲太多了、大家都可以理解;但称呼很重要、看起来比较好的称呼、能使读件人愉悦、能促使老板读完你的邮件;主要考虑两个要素:收件人和你的“你们的关系”和“话题的性质”,.恰当的拿捏尺度:
四、第四要素:邮件正文开头部分,就是邮件的“目的”、打造直击目的的邮件好开头。最多不要超过三句话就可以表达出你写邮件的目的,这样开门见山、老板和收件人就可以直接知道你想干什么,而不需要读完邮件才知道你写邮件的目的或者再总结出邮件的目的。
示例如下:老板最爱看的邮件开头:
五、第五要素:邮件细节,打造邮件的易读性和说服力。好的邮件通俗易懂且可以达到自己的想要的目的;邮件是单向沟通、有关邮件的格式、和内容的表达直接关系到这次沟通是否可以取得自己想要的效果。
内容上要包含“所有”的“必要”的信息,也就是你认为必需的信息都要写进去;必需的信息太多也无法突出信息的必要性了,这需要一定的拿捏和判断能力;
语言上要有具体的量化的信息;可以量化最好“量化”,这样的语言最有说服力;可以用信息化语言描述的就永信息化语言描述,一般描述性的语言给人感觉空洞、没有预期。示例如下:
邮件正文格式上,三个“凡是”可以让你的邮件更加讨人喜欢
凡是能分段的,尽量分段;每段文字不要超过四行、阅读邮件超过四行就会让读者厌倦、不知道你在说什么,必要的时候就要分段表达、必要的时候可以使用图、表来辅助你表达信息、增加易读性;
凡是能用小标题的地方尽量使用小标题;小标题使邮件结构清晰、逻辑性强;
凡是能用清单的地方,尽量用清单,内容简洁明了;
六、第流要素:邮件开放式结尾,留下好印象;结尾友好而开放,让对方看到我们努力的样子!
开放的结尾可以把邮件的单向“沟通”引导为双向“商量”!邮件结尾示例:
总结:本人写作水平有限、通过优米视频学习,通过自己日常工作的体会总结出来的,希望可以帮到大家~
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