提高办公室工作水平六要
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提高办公室工作水平六要
14:08 | 编稿：王吉伟&
提高办公室工作水平六要
提高办公室工作水平，当好领导的参谋和助手是办公室工作的奋斗目标，对此，我们认为要做到以下六要：
一、发挥服务决策的主动性
为领导决策当好参谋，是办公室工作的重要职能。领导决策需要大量来自基层的真实材料，但在科技信息飞速发展的新情况下，各地各部门的经济、环境在不断变化，单靠领导决策是不行的。这就需要办公室工作人员充分发挥“外脑”的作用，积极主动地为领导决策提供真实、科学的依据。“真”和“实”在实践中，在群众中。因此，办公室工作人员必须跑基层，倾听群众呼声，集中群众智慧，总结群众经验，对活生生的群众实践进行认真的调查研究，并通过横向和纵向比较，分析查找本地区本部门本单位在建设和发展中的优势和劣势，以及各种机遇和挑战，在实践中掌握和补充大量的第一手材料。只有这样，才能提出加快建设和发展的政策措施及意见供领导参考，使领导决策时心里有数。
二、增强信息调研的时效性
要服从服务于中心工作，开展信息调研。信息要及时准确，调研要谋划大事。要把握牵动全局的大事，努力挖掘大主题、深层次、高效应的信息，始终把广大领导、群众关注的热点、难点问题作为首选题材，深入了解群众有什么困难，有什么要求，有什么意见；经常设身处地地分析领导在想什么、抓什么、需要什么，及时向领导提供有重要参考价值的信息，增强信息调研的时效性。同时对广泛收集到的信息进行综合分析，去粗取精，去伪存真，不断增强信息的全面性和准确性，帮助领导发现问题，解决问题，指导工作。
三、追求综合协调的统一性
一是对领导交办的任务，着力协调。在组织实施领导决策过程中，应当立足大局，实事求是，既努力体现上级要求，又兼顾各方需要，保证任务完成。办文办会办事都要讲究效率，做到精心设计，灵活安排，环节紧凑。二是对各部门提出要领导解决的问题，主动协调。尽可能把情况摸深摸透，主动思考并提出解决问题的办法，并大力推动落实，履行职责。三是对群众反映的问题，耐心协调。要及时听取群众意见，对涉及群众利益的事情，要满腔热情地办好办实。特别是对群众来访反映的有关问题，合情合理的要尽快督促落实，对一时解决不了的问题，要做好思想工作，阐明道理，说明原因，让群众理解接受。总之，通过协调各方，起到沟通上下左右联系，理顺协调关系，化解矛盾，增进合力的目的，努力使各项工作做到领导放心、部门满意、群众高兴。
四、增强督查落实的针对性
“开会+不落实=零，布置工作+不落实=零”。只有狠抓落实，领导的决策才是有用的决策；也只有狠抓落实，办公室才算做到尽职尽责。督查落实要突出抓好“三个关键点”：一是抓牢“着力点”，就是抓政策落实。根据领导的决策，集中力量，认真分析找准落实的重点和突破口，调动一切积极因素，根据发展目标的长短，分阶段分步骤实施，严格跟踪问效，确保预期目标的实现。二要抓准“梗阻点”，就是抓落实过程中不落实的环节和问题。要有捅“马蜂窝”的精神，“敢”字当头，敢查敢办。敢于抓住不落实的事，追究不落实的人，一抓到底，务求落实。三要抓实“空白点”，就是抓领导未强调、未要求的工作点。要围绕单位中心工作，善于主动出击，拓宽督查领域，延伸督查“触角”，推动工作全面落实。
五、完善内部管理的规范性
办公室好比一部机器，文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、机要交通、信访接待等各项工作，都是这部机器上的零部件。要使办公室这部机器上的所有零部件始终处于良好状态，保证整部机器的最佳运转，就必须建立一套科学的管理方式，提高制度化、规范化、科学化管理水平，确保办公室工作日常运转的灵敏、高效、有序。一要完善工作制度。逐步建立完善办公室每个单位、每个岗位工作责任制并加大制度执行和落实力度，严格制度约束，用制度管人，按制度办事，做到人人责任分明，处处有章可循，事事一办到底。二是规范运作机制。在完善规章制度的基础上，重点在规范工作程序上作文章，防止和克服执行制度、完成任务全凭经验的现象，对办公室办文、办会、办事的各个方面都制定严格的操作程序，明确操作办法，提出具体标准。三要理顺关系。办公室是一个统一整体，各项工作既有分工又有紧密联系。实践证明，办公室工作无小事，每一项工作都关系到办公室工作整体功能的发挥和整体效率的实现，必须理顺关系，合理科学地确定内部工作分工、任务衔接和业务联系，缩短办事过程，简化中间环节，加快工作节奏。每一项具体工作，都要从办公室工作的全局出发，顾全大局，照顾各方，一些难以截然分工的工作，也要本着认真负责的态度，形成合力，努力做好，保证办公室整体功能发挥。
六、强化四种意识的重要性
一是强化政治意识，优化业务素质。办公室优质高效的服务水平，关键在人，即于办公室工作人员必须具备与工作相适应的政治理论水平、文化知识、专业知识和管理水平。这首先要在提高办公室工作人员的政治素质上狠下功夫。办公室人员要坚持用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想、党的十六大精神来武装自己的头脑，理解掌握党和国家的大政方针政策，始终把握正确的政治方向，与党中央保持高度的一致。其次，要从炼就过硬的服务本领着手。办公室的业务要求它的工作人员具备相当的文化基础、相应的知识结构和完成特定岗位职责的技术才能，因此，每个同志都要把学习作为一项工作、一种责任、一项硬任务，适应时代的要求，学习掌握本职工作的基本知识和技能，形成与时代、形势、任务相适应的知识结构，通过知识更新来促进观念的更新、工作的求新、服务的创新，创建学习型机关。
二是强化责任意识。办公室每一件工作都容不得半点马虎，一旦出现疏漏，都可能捅篓子，坏大事，从而给工作带来不利影响。因此，办公室人员要切实树立“责任重于泰山”的意识，做到工作认真、态度端正，处事果断，在任何人面前，在处理任何事情时，都要从严要求，从优服务，高标准、高质量，确保工作万无一失。
三是强化效率意识。在科学技术突飞猛进、知识经济日新月异的今天，办公室人员尤其需要增强效率意识，努力做到“三快”：一是耳聪目明反映快。要时刻关注和把握重点工作，做到早介入、早思考、早研究，增强工作的主动性。二是分秒必争节奏快。对领导交办的事情，要说办就办，急事急办，特事特办，决不推诿扯皮，拖拖拉拉。三是跟踪问效反馈快。对领导决策，要全程跟踪，全程督查，将落实决策的各个阶段、环节以及存在的困难和问题及时、准确地反馈给领导，为领导进一步完善决策，制定下一步措施提供高效服务。
四是强化奉献意识。办公室工作的服务性决定了办公室工作突发事情多、应急事项多、需要加班加点的任务多，工作既苦又累。没有甘于吃苦、乐于奉献、爱岗敬业的思想境界和高尚情操，是难以胜任办公室工作的。因此，办公室工作人员要保持一种平静、平和、平淡的心态，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事而不谋利，奉献而不索取，耐得住工作艰苦，耐得住生活清苦，不计名利，不计价钱，甘当无名英雄。
目&&&&&& 录
一、办公室规章制度
1、党委会议制度与议事规则…………………………………… 8
2、党政联席会议制度…………………………………………… 12
&&& 3、书记办公会议………………………………………………… 14
&&& 4、学院会议制度………………………………………………… 15
&&& 5、会议室使用规定……………………………………………… 17
&&& 6、公文处理规定………………………………………………… 18
&&& 7、印章使用和管理制度………………………………………… 22
&&& 8、QQ群管理制度………………………………………………… 25
9、公务接待规定………………………………………………… 27
&&& 10、公务接待补充规定…………………………………………… 30
&&& 11、车辆使用和管理办法………………………………………… 31
&&& 12、驾驶员工作制度……………………………………………… 34
&&& 13、信访工作制度………………………………………………… 35
&&& 14、保密守则……………………………………………………… 36
&& &15、电话管理办法………………………………………………… 37
&&& 16、档案归档制度………………………………………………… 38
&&& 17、借阅制度……………………………………………………… 39
&&& 18、档案保密制度………………………………………………… 40
&&& 19、档案保管制度………………………………………………… 41
&&& 20、基建档案管理制度…………………………………………… 42
&&& 21、外籍教师管理制度…………………………………………… 44
&&& 22、统战工作制度………………………………………………… 47
&&& 二、办公室岗位职责
1、办公室工作职责……………………………………………… 51
2、主任工作职责………………………………………………… 53
3、副主任工作职责……………………………………………… 54
4、综合科工作职责……………………………………………… 55
5、机要秘书科工作职责………………………………………… 56
6、驾驶员岗位职责……………………………………………… 57
7、驾驶员工作纪律……………………………………………… 58
8、干事工作职责………………………………………………… 59
9、接待工作岗位职责…………………………………………… 60
10、电子政务内网管理员职责…………………………………… 61
11、档案员工作职责……………………………………………… 62
12、兼职档案员工作职责………………………………………… 63
13、机要保密员工作职责………………………………………… 64
14、文印室工作职责……………………………………………… 65
党委会议制度与议事规则（试行）
&&& 第一条 &根据《中华人民共和国高等教育法》的有关规定，学院实行党委领导下的院长负责制。院党委会（在院党员<代表>大会闭幕期间）是学院的最高决策机构。党委会按照民主集中制的原则，讨论决定学院的重大问题、重要事项和基本管理制度。
&&& 第二条& 党委会由党委书记召集并主持。党委书记不能出席时，可委托副书记主持。会议必须有半数以上委员到会方能召开。
会议议题由书记汇总确定。会前，党委办公室应汇总与提请会议讨论事项相关的材料送党委书记室。
第三条& 党委会议原则上每月召开一次。必要时，可根据工作需要召开。
第四条& 书记办公会是研究处理党委日常工作的会议，研究提出需要提交党委会讨论决策的议题，研究处理党委日常工作。
书记办公会由党委书记主持，党委副书记参加。需有关人员列席时，其名单由党委书记确定。
第五条& 召开党委会、书记办公会，一般应提前一天通知与会人员，同时告之会议议题，有关人员应按照要求作好准备。
第六条& 党委会、书记办公会均由党委办公室负责会务工作，确定专人作好会议记录并适时存档。党委会议（书记办公会）讨论的情况，与会人员不得向外泄露。党委会议（书记办公会）记录，除上级党组织调阅外，未经党委书记同意，其他任何人不得擅自翻阅。
党委会议讨论决定的重要事项，必要时，由党委办公室起草会议纪要，送党委书记审阅后印发，或由会议指派有关负责人召开相关会议传达。
第七条& 必须由党委会讨论决定的学院重大问题和重要事项是：
（一）学院的办学方向、指导思想及总体发展规划的建议。
（二）党委的年度、学期工作计划和总结，研究贯彻上级下达的重要工作任务的计划和方案。
（三）学院党的建设、思想政治工作、德育工作、统战工作、群众工作、稳定工作、精神文明建设的规划、制度和重要措施。
（四）学院办事机构及系、部、中心的设置、变更、撤销和干部配备。
（五）中层干部的任免、调动、奖惩，干部的教育、管理、考核、监督和后备干部队伍建设。
（六）人员的调入调出。
（七）学院基本管理制度和重要规章制度。
（八）学院经费、资产的管理，年度经费预算、决算，10万元以上大额机动资金的使用。
（九）学院的重大基建项目、产业发展计划及政策，国内外重要合作交流事项。
（十）学院重大改革方案与涉及群众切身利益的重大举措。
（十一）需要提交党委会讨论决定的其他重大问题和重要事项。
第八条& 学院重大问题和重大事项，根据民主集中制的原则，一般按以下程序决策和实施：
（一）组织调查研究。需要提交党委会讨论决定的事项，由有关领导组织调查研究后，提出工作思路、计划和方案。
（二）广泛征求意见。决策前，一般应视内容分别听取学院教代会、基层组织、民主党派、专家和相关部门的意见，进行充分论证。
（三）集体讨论决定。召开党委会讨论，党委成员都要充分发表意见、明确表态。表决时，赞成票超过应到会委员的半数即为通过，按少数服从多数的原则做出决定。未按程序提出或临时动议的，党委会原则上不讨论。
（四）分工负责实施。党委集体决定的事项，分别由党委明确责任人，按职责分工组织实施。实施中如需变更、调整原定方案或计划，必须由责任人提出意见，并报党委会讨论同意。任何人不得擅自改变党委集体作出的决议、决定。
（五）思想组织保证。在重大问题、重要事项的决策与实施过程中，党委应充分发挥各级党组织的政治核心作用、战斗堡垒作用和党员的先锋模范作用，保证各项工作顺利开展。各级党组织和全院共产党员都必须坚决执行院党委的决议、决定，个人意见可以保留，或向党委反映，但行动上不得有任何反对的表示。
（六）加强督促检查。党委对会议决定事项的贯彻落实情况实行督促检查和责任追究制度。会议之后，在规定的期限内，由党委办公室收集汇总。相关责任人与部门贯彻执行的情况并负责向党委会报告。
第九条& 学院党委按照有关规定，对学院党政干部实行统一管理。严格执行《党政领导干部选拔任用工作条例》，坚持党管干部的原则，改进党管干部的方法，做到没有经过民主推荐的不提名，没有经过考察及考察材料不全的不讨论，集体讨论多数不同意的不通过，没有任前公示听取意见的不任命。
党委会讨论干部任免事项，必须有三分之二以上的成员到会，对拟任免干部人选应逐一表决。到会成员应对任免人员明确发表同意、不同意或缓议等意见。以应到会成员过半数同意形成决定。意见分歧较大或有重大问题不清时，应暂缓作出决定。
（一）院党委书记、院长、副书记、副院长等领导班子成员的提名、考察、决定、严格按照上级党委有关规定办理。
（二）中层干部的任用，在公开述职、民主推荐、充分酝酿的基础上，提出考察人选，党委会确定考察名单，党委组织（人事）部门（或会同上级党委组织部门）负责考察，听取纪委意见，党委会讨论决定，任前进行公示。党委中层干部由党委任命，行政中层干部由行政根据党委决定的名单任命（或聘任）。
党委委员、纪委书记、工会主席、党委办公室主任、组织部长、人事处长按规定程序报市委组织部考察，审批。
党政联席会议事规则（试行）
党政联席会议是学院党政领导交换意见、磋商学院重要问题、协调工作的会议。为认真贯彻执行党委领导下的院长负责制，促进决策的科学化、民主化、规范化、制度化，根据《中国共产党普通高等学院基层组织工作条例》、《中华人民共和国高等教育法》和《中国共产党河南省普通高等学院党委领导下的院长负责制的若干规定》的精神，结合我院实际，制定本规则。
一、会议的召开
1、党政联席会议根据工作需要召开。
2、党政联席会议由书记或院长主持，书记或院长因故不能参加时，可委托其他院级领导召集或主持。
3、党政联席会议参加人员为党委书记、院长、党委副书记、副院长、纪委书记、院工会主席、院长助理等。党委办公室主任、院长办公室主任列席会议。
4、党政联席会议议题涉及到有关部门、单位的，根据需要，该单位主要负责人可列席会议，列席人员由书记和院长商定。
二、议事范围
1、对学院改革、发展等重大问题进行磋商。
2、研究贯彻党委会、院长办公会决定的，需要党政协调解决的重要问题。
3、讨论研究由书记、院长提出的其它工作和突发事件。
三、议事程序和保密
1、党政联席会议议题由书记和院长商定。
2、议题确定后由党委办公室提前通知与会人员，以便作好议事准备。
3、对提交党政联席会议讨论的议题，分管领导和职能部门事先要作认真调查研究，提出可供选择的方案和意见。
4、党政联席会议一般不临时增加议题。确需临时增加的，应征得会议主持人的同意。
5、党政联席会议议事时，党委办公室、院长办公室负责做好会议记录。
6、对缺席的会议成员，会后由会议主持人或主持人委托的人员向其转告会议的有关情况。
7、党政联席会议议事内容应按统一要求进行部署或公布。未经会议授权，任何人不得泄漏，要严格保密，违者应追究其纪律责任。
书记办公会议制度
一、书记办公会是党委主要领导研究、协调、处理党委日常工作和通报情况、交流信息的会议。书记办公会不是一级决策机构，但凡需党委会研究的重大问题，一般应召开书记办公会酝酿讨论。
二、书记办公会由书记或书记委托的副书记主持。
三、书记办公会参加人员为党委书记、副书记、纪委书记等。根据工作需要，有关人员可列席会议，列席人员由会议主持人确定。
四、书记办公会的议题由会议主持人确定。会议由党委办公室负责通知。
学院会议制度（草案）
为了加强对我院各类行政会议的管理，提高会议效率，使会议的管理逐步规范化、制度化，特制定本制度。
1、院行政系统召开的各种会议要尽量精减次数，控制规模和时间，尤其要严格控制各种全院性会议，注重提高效率。
2、凡召开的全院性会议，都要严格按程序办理会议报批手续。部门和单位召开的全院性业务会议，须报请主管院领导批准；全院综合性会议须报请院长批准。党办院办负责汇总、协调。没有特殊情况不临时召开全院性会议。
&3、凡需要邀请院领导出席会议的，应向党办院办提交拟请院领导名单，由党办院办征求院领导意见后，予以统一安排并通知院领导到会。
4、全院性业务会议，会务及材料由主办单位负责，必要时，可由院办负责协调；全院综合性会议，由院办负责组织、会务及材料工作。
5、与会人员必须按时到会，履行会议签到手续。不得无故缺席、迟到或早退，部门负责人因故不能参加会议时应指定其他负责人代替，并于会前向分管领导请假。
与会人员应集中精力开好会议，不做与会议无关的事，不得随意在会场上走动。会议期间与会人员必须关闭手机和呼机，未经会议主持人同意，任何与会议无关的人员不得进入会场干扰会议的正常进行。参加人员须做好记录，会后及时贯彻执行或传达会议精神。
6、凡经会议集体做出的决定，任何个人无权擅自改变；个人有不同意见允许保留，但行动上必须无条件服从并积极执行，以集体认定的精神对外表态。
7、会议与会人员均有保密的义务和责任。会议所做出的决定或决议，在什么时候、以什么方式、在什么范围内公布，应按会议决定或决议执行，不允许事先通气或会后擅自将会议内容和与会人员的讲话不负责的乱传。对违反保密规定的应按有关规定和纪律追究责任。
8、会议主办单位要负责做好会议记录，必要时，应整理形成会议纪要。会议记录及纪要均需保存归档。
院领导临时召集的各单位负责人会议及其它会议，由党办院办负责通知行政系统与会人员。
会议室使用管理规定
为切实加强对学院会议室的管理，提高会议室的使用效率，特制订本规定。
一、学院会议室是指新图书馆一楼、八楼、九楼、十楼会议室、老图书馆五楼会议室及食堂三楼大礼堂。
二、按院长办公会授权，所有会议室的管理均归口党政办公室。
三、学院领导需要使用会议室，可提前告知党政办，由党政办负责安排。各系部、各处室需要使用会议室，需填写《会议室使用申请表》，并由分管院领导同意后，由党政办统一安排。
四、新图书馆一楼多功能报告厅、食堂三楼大礼堂和老图书馆五楼会议室实行有偿使用，其中食堂三楼大礼堂按每场次800元收费，一楼多功能报告厅按每场次500元收费，五楼会议室按每场次300元收费。使用单位凭院领导同意的《会议室使用申请表》到计财处交付会场费。
五、党政办负责会议室安排及会场服务。
六、使用单位应爱惜、爱护会议室的设施、设备，人为破坏须照价赔偿；同时，使用单位必须做好会议室的卫生保洁工作。
七、后勤处负责对会议室设施、设备的维修，党政办负责对会议室设施、设备的日常管理与维护。
公 文 处理 规 定
& 1、为使我院党政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本办法。
2、党政领导机关的公文处理工作，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导工作，交流经验，沟通情况，处理问题的重要工具，是机关工作的重要组成部分。必须认真做好公文处理工作，为社会主义现代化建设服务。
& 3、公文处理的基本要求是准确、及时、安全、保密。公文处理要坚持实事求是的原则，力戒官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。
& 4、我院公文处理工作由院党政办公室负责，院属各单位应指定兼职人员办理公文处理工作。
二、公文种类
1、决议& 经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。
2、决定& 对重要问题和重大行动作出的决定及采取的措施。
3、指示& 对下级机关布置重要工作，阐明工作活动的指导原则。
4、意见& 发布对重大问题的主张，要求下级机关贯彻执行。
5、条例& 由领导机关制定或批准，规定某些事项或机关、团体的组织、职权等带有规章制度性质的公文。
6、规定& 对特定范围内的工作和事务制定带有约束性的措施。
7、通知& 发布规章，任免干部，传达上级机关的指示，向下级机关布置工作，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理、通知或共同执行的事项。
8、通报& 表彰先进，批评错误，交流经验，传达重要精神等情况。
9、请示& 向上级机关请求指示、批准。
10、报告& 向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问或要求。
11、批复& 答复下级机关的请示事项。
12、函& 不隶属机关之间相互告知事项，商洽工作，询问和答复问题。
13、会议纪要& 记载和表达会议主要精神和议事事项。
1、以党委和学院名义发出的文件，由业务主管部门拟稿，经单位负责同志核签（会办单位者，须会签）后，交党政办公室编号处理，主任审阅并经书记（副书记）、院长（副院长）阅签后，方可发出。
2、党政办公室对以党委和学院名义发出的文件，要做好审核工作，审核是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定，然后送分管院领导签发，拟稿、核签人须对文稿的内容和文字负责。
3、文稿签发后，文书工作人员要做好文件的编号、缮写、打印、盖印和分发等工作，如遇有疑问或发现错、漏时，应向拟、核稿人查明修正，缮印文件一律由拟稿单位负责校对，力求做到缮印清晰、整洁，不出差错。公文除会议纪要外，应当加 盖印章。联合上报的文件，由主办机关加盖印章，联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。文件用纸一般用16开型（26Omm×184mm）推广采用A4型(297mm×210mm)。
4、以院党委和院行政名义发出的文件和底稿，应留存党政办公室。
5、草拟公文应注意问题:
(1) 要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。
(2) 情况要属实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书面要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。
(3) 人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年、月、日。用词要准确、规范，在使用简称时，应先用全称，并加以说明，不写不规范的字。
(4) 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数。
(5) 引用公文，应注明发文时间、机关、标题和文号。
(6) 正式文件，均应使用发文稿纸拟稿并准确确定文件的体式，应写明文件的标题、主送或抄送机关、印发份数。拟稿或部门负责人均应签字。文件应当标注主题词，上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。
(7) 起草、修改或签批公文应使用规定的书写工具。
(8) 党委或行政转发的文件，由党政办公室起草批语。
& 四、收文
& 1、院内外专送给学院、院党委及院领导的公文，均由党政办公室办理登记、编号、送批、专办等手续。
& 2、院领导、业务部门参加上级召开的会议带回的文件及声像资料，应根据文件内容和机密程度，交党政办公室或有关部门专人登记保管。
& 3、院属各单位接到院内外来文，也应由文书处理人员办理登记手续，及时送系部、处室负责同志批阅处理。
4、处理来文，应附上处理单，经党政办公室负责人提出处理意见，分送给主办单位进行处理。重要文件的处理应分别请示书记或院长批阅，一般事务性文件（如一般公函、咨询信、报表、收据等 ) 由系、处文书工作人员直接送往有关单位办理。
5、凡属几个单位会办的文件，由批办人指定主办单位，由主办单位会同有关单位研究办理。几个部门传阅的文件，请有关人员到党政办公室阅看，如需借用，办理借用手续。
&& 6、公文办理应按轻、重、缓、急处理，急件应随来随办，重要文件应请示领导或由领导亲自办理。办理公文应规定期限，一般不超过七至十天。
&& 7、文书处理人员应定期检查、催办文件处理情况，了解处理结果，做到事事有交待，件件有着落，对于拖延积压、屡催不办的单位或个人应给予批评。
印章使用和管理制度
1、为使学院公章管理规范化、制度化，保证公章的权威性和严肃性，明确公章的使用权限和范围，严格事务审批程序，规范用印行为，提高服务质量和办事效率，根据上级有关规定，结合学院实际，特制定本规定。
2、各部门领导应高度重视公章管理与使用工作，规范遵守本规定。各部门公章监管人员要增强法律意识和责任感，认真履行岗位职责。
3、学院印章包括院级印章和部门印章。院级印章由院办统一管理。各部门印章由归属部门保管。
二、印章刻制、启用与回收
1、院级印章的刻制根据市委、市政府相应文件办理，并由市委、市政府主管部门颁发和更换；其他部门的党政单位印章，由院办根据学院机构设置的批文出具介绍信，指定规格和样式，由专人到指定刻印社刻制。
2、院内各单位启用党政公章，须到院办办理印章留模和登记领用手续，未办理领用登记手续和通知启用公章一律不得启用，所证明的公文一律无效。
3、印章因磨损或损坏需要更换新印章的，应到院办办理重新刻制公章手续。新印章刻制完成后，应按第2条规定办理领用手续，在启用新印章的同时应缴回并废止旧印章。
4、凡撤销的机构，其印章应于学院行文撤销该机构之日起3日之内将印章缴回院办，并办理登记手续。
三、印章的保管
1、学院党委、行政印章由党政办监印员负责保管使用。办公室负责人、监印员工作调动或因故临时需将印章交与其他工作人员保管使用时，需办理交接手续。
2、各部门印章由各部门指定专人负责保管。
3、印章应置于牢固的柜箱内，专门加锁，严禁图方便不锁印章的情况发生，印章遗失、被盗用，要追究负责人的责任。
四、印章的使用
1、经院领导同意签发的，以院党委和院行政名义对外发出重要文件，须加盖院党委印章或行政印章。
2、部门起草的以学院名义外发的函件，须经院党政办公室主任审查后方可用印。
3、院内发文可不必加盖印章。
4、经常性业务报表等需用院印和院领导印章时，须经本部门负责人签字或电话联系后，方可用印。
5、各种证件、证明需用院印或加盖钢印时，须由颁发证件、证明的主管部门负责人或院领导审批后，方可用印。
6、涉及多个部门对内、对外的材料需用院印时，相关部门应事先协商一致，经院党政办公室主任审核后，方可用印。
7、学院的一般性对外业务，需使用院印时，由院党政办公室主任审批后，方可用印。
8、涉及学院重大利益的有关合同、协议书等的用印，必须经院长批准方可用印，并需保留一份交本。
9、重大党务活动的用印，必须经院党委书记批准方可用印，并需保留一份文本。
10、学院公章不能带出院外使用，如因特殊需要，必须经院长批准，由院党政办公室人员携带前往，用后立即带回。
11、严禁在空白介绍信、公文纸、信纸上盖印。印章一般应在上班时间内使用。
12、使用学院党政印章，必须进行认真的登记。
13、各部门印章及业务专用章需经部门负责人审批同意后方可使用。
办公QQ群管理制度
为更好地利用现代化网络信息技术，加速公务交流，提高办公效率，为院内各单位提供一个互相交流信息的平台，学院特设办公QQ群。为使在线使用本QQ群有一个更加文明、团结、和谐的交流环境，维护学院和每一位群员的合法权利，特制定如下管理规定：
一、办公QQ群设置
1、本群设立群管理委员会，群管理委员会成员由院党政办公室、院党委宣传部、院网络中心组成。群管理员为院办公室，公平、公正、公开行使对本群的管理。
2、根据工作需要，本群为每个单位设置了一个固定的QQ号作为群内专号，每个单位要相对固定一名工作人员负责群内工作信息的上传下达，逐步实行院内无纸化办公。
3、办公QQ群号均不对外公布。
4、各单位QQ号登录密码要及时更换，并妥善管理，严禁对外泄露。
5、各单位确因工作需要，需增加群内QQ号，必须使用正规、真实的单位名称（可适当在单位名称后加入数字或字母以示区别），报告管理员经批准后纳入本群。
二、注意事项
1、本群交流必须遵守国家法律法规及相关网络信息管理规定。
2、严格保守国家机密及学院机密。
3、群共享、群空间栏只用于公务，不得作其他私密交流。其他交流可转到好友栏内。
4、交流中，禁止诋毁学院、学院各单位及师生形象，禁止出现有违社会公德、不文明、侮辱性语言，禁止出现不良政治倾向、宗教、色情、暴力等内容。
5、交流中凡有争执，争执双方必须转入好友栏内交流。
6、所有公务信息（通知、公告）均在群空间发帖，咨询事宜进入群聊，但在群聊中不得发布公务信息。
7、严禁恶意刷屏（相同的文字连续出现3次及以上视为刷屏），有重要信息发布或需要告知全群的通知，可报告管理员，由管理员列入群公告栏。
8、严禁在群内发布其他网站链接，尤其是色情、病毒链接，一经发现，严肃处理。
9、严禁在交流中或群共享栏发布商业广告。
10、管理员发现严重违反相关规定的群共享交流，可以暂时屏蔽群消息，以示警告。
11、服从管理员的管理，对管理员执行管理权力有异议者，可向学院群管理委员会提出申诉。
12、管理员行驶管理权力的同时接受群内监督，并耐心听取、解答群员对于管理工作的建议及质疑，不断完善办公群的有效管理。
13、凡违反上述规定，严重影响办公QQ群正常、有序使用，造成不良影响，经查实后在年度绩效考核中视情扣分。
三、本规定自发布之日起实施，最终解释权归院办公室。
关于公务接待的若干规定
根据湘潭市委办、市政府办下发的《关于接待工作的若干规定》的精神，结合我院工作的实际情况，对公务接待作如下规定：
一、接待原则：
1、礼貌热情，周到细致
2、归口接待，适度从简
3、控制标准，勤俭节约
4、提高质量，确保安全
二、接待范围：
1、来学院视察、指导工作的上级领导；
2、来学院联系工作或学习交流的兄弟单位领导；
3、参加学院大型活动的嘉宾；
4、来学院了解情况的实习、就业单位领导。
三、接待标准：
1、学院接待标准参照市委、市政府接待标准制定。
2、宴请标准：省部级领导宴请基本标准为800元/桌；厅局级为600元/桌；其他视领导职级、职务，宴请标准一般不得超过400元/桌。
3、工作餐标准：15元/人。指来客及陪同人员均按15元/人的标准核定餐费限额不得超过，超支自负。
4、住宿标准：省部级领导安排套间；地厅级领导安排单间；其他人员安排标准间或三人间；除特殊情况外，住宿严格控制在三星级或三星级以下宾馆安排。
四、工作要求：
1、各类接待均应严格控制标准，厉行节约，降低接待费用。
2、按归口接待的原则。院党政办负责全院性活动的公务接待及院党政主要负责人安排的接待任务。其它接待，由对口接待部门报分管院领导批准后，自行安排接待工作。
3、各类接待要严格控制陪同人员数量，应视来客人数及职级合理安排陪同人员，与接待无关的工作人员不参与陪同用餐。
4、非领导职务因公务来校需就餐者，原则上按工作餐标准接待，由对口部门安排到学院食堂就餐。
5、严禁部门间用公款互请。原则上院内开会或开展其它活动不得开餐，如遇特殊情况需要开餐时，须报请院领导同意在食堂用餐，标准为10元/人。
6、严禁用公款从事高档娱乐、休闲活动，严禁在接待过程中从事一切不健康活动，更不得从事赌博等违法违纪活动。
7、工作日中餐接待严禁用酒。平时接待用餐一般不用白酒，不用高档饮料。
8、院内接待或对外联系工作，除特殊情况，并经院领导同意，不得用高档烟更不得成条成包递送香烟。
五、工作程序：
1、实行宾客信息通报制度，特别是重要宾客来访，须及时报告，便于领导及时掌握信息，调整工作安排。
2、按对口接待，热情周到的原则，各接待单位应及时做好接待方案，搞好接待安排，并及时将接待方案报告分管领导。
3、宾客来校后，严格按宾客职级、职务及工作性质控制接待标准，做好接待工作。
4、接待工作完成后，及时结清接待费用，开具发票，注明接待事由。500元以内的接待费用，由分管院领导审批同意后，到财务报销；500元以上的接待费用，由分管院领导批准，院长审批同意后，到财务报销。
5、接待费用按“谁接待，谁支出”的原则，由财务从各相关单位预算经费中扣除。
关于公务接待的补充规定
为加强公务接待管理，按照“归口、从严、节约”的原则，特作如下补充规定：
1、学院及各部门、系部召开会议，在学院食堂正常营业时，一律不得开工作餐。
2、接待有关部门、兄弟单位部门负责人，一律在学院食堂就餐。
3、严禁院内各单位用公款相互请客。
4、严格执行接待用餐报告制度。来客用餐须经分管领导批准后来院办办理用餐手续。食堂用餐一律由院办开具用餐凭证，财务处只凭院办的用餐凭证与食堂结帐；市内招待一律由院办定点安排，其它地方的招待费用未经院长同意的，一律不得报销。
5、严格控制接待标准。在院内食堂接待客人的按15元/人的标准核算；外出用餐10人以内按每人30元的标准安排就餐，11人至16人按每增加1人增加20元的标准安排就餐（以上用餐标准均指按一桌安排且不含香烟和酒水）。用餐责任人按标准安排用餐，超支部分自行负责。
6、严格陪同人员数量，应视来客人数及职级合理安排陪同人员，一般采用一对一或一对二安排。
7、工作日中餐接待严禁用酒。平时接待用餐一般不用白酒，不用高档饮料。遇特殊情况需用酒水，须报院领导批准后，到院办领取。
8、各部门和单位接待用的香烟、槟榔一律到院办公室领取，不得自行购买，否则不予报销。日常接待用烟一般不超过普通芙蓉王。
9、原《院公务接待的若干规定》继续执行，与本规定有冲突的，以本规定为准。
10、此规定从二○○七年三月一日起。
车辆使用和管理办法
为加强院办车辆管理，做到有计划、合理地使用、维护车辆，按照“保障工作用车，尽量节省耗费，防止公车私用，确保行车安全”的基本原则，经院长办公会研究，特制定本办法：
一、车辆使用
1、保障院领导公务用车。
2、学院指派人员参加重要公务活动，可申请派车。
3、上级领导及各兄弟院校领导来校检查、指导、交流、洽谈工作，来宾或特聘专家来校参聘、讲学，可申请派车。
4、学院师生员工因工伤、急性病等意外情况需使用车辆的，可申请派车。
5、学院外事活动，可申请派车。
6、处室负责人外出办事，原则上不派车；确需使用车辆的，报告分管领导，2人以上由分管领导安排调度其工作用车，用车冲突时自行解决；一般工作人员非特殊情况不安排派车。
7、系部三个人以上外出用车，先报告院长办公室，按预约时间顺序统一调度车辆。
8、学院车辆一般不安排出省，如确系必要，需报院长批准。
9、所有车辆未经院办同意一律不准外借。
10、严格迫近向外租车，如确因工作需要，经分管领导同意，由院办统一租车，其租车费用从用车单位预算经费中扣除。
二、车辆管理
1、办公车辆（小车、救护车及大客车）由院办统一管理、调派。货运车由后勤二处管理，学院需要时由办公室统一调度。
2、单位车辆的证照及稽核等事务统一由院办负责管理。
3、驾驶车辆原则上实行一人一车制，驾驶员对所驾车辆负有保管责任，未经批准不得私自调换车辆。驾驶员公差（不驾车）或请假，其保管车辆的所有证件、钥匙须交院办暂存。
4、车辆应停放在指定位置，任意放置车辆导致违犯交通规则、损毁失窃，由驾驶员负担责任。
5、严禁出私车。如果在出私车过程中出现事故，一切责任由司机负担。
6、所有车辆均需建立行车档案。
7、接送员工上下班的司机，要准时出车，不得误点。
8、驾驶员因违章或证件不齐被罚款的，费用不予报销，责任自负。
9、在公务途中遇不可抗力之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近交警队报案，并即与院办联络协调处理。如属小事故，可自行处理后向院办报告。
10、意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶员与单位共同负担；发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由驾驶员与单位共同负担。
11、油料管理：所有车辆一律凭加油卡到中石油所属油站加油。根据每台车的实际油耗设立一个平均油耗，按照节约归己的原则，鼓励驾驶员节能降耗。在没有中石油加油站时，及时与院办联系事后，凭票报销。
11、定点维修：车辆需要维修时，加强员应向院办提出申请，并报告维修项目、预计费用，经分管领导同意后，到指定修理厂进行维修，未经领导同意不得擅自到其他修理厂进行维修。修理过程中不得擅自增加维修项目和费用。维修后持修理项目、明细清单、更换零件清单及更换的旧零配件向院办汇报，经分管领导审核批准后报销。
车辆在公务途中发生故障需要修理的，经随车人员确认，及时与院办主任联系，维修后持有效发票和修理的项目、更换零件的清单及更换的旧零配件向院办汇报，经确认后方予报销。
驾驶员工作制度
一、定点停车制度
1、无出车任务时，车停办公楼前指定区域，驾驶员在休息室休息，不得游走，干扰处室办公。
2、院办不定期对车辆停放情况进行检查，并定期讲评。
二、维修登记制度
3、严格定点加油、维修。长株潭范围内在定点加油站加油，出差在外凭票报销。维修时一日前申报（一般利用双休日维修），大修时提前一周申报，未经批准，擅自作主者不予报销。加油、维修按规定办好验收签字手续。凡加油、维修弄虚作假者一经发现从严处理。
4、驾驶员须对自己所驾车辆建立维修档案，所有维修记录均须记入档案，院办不定期对维修档案进行检查、讲评。
三、行车登记制度
5、除随时听从所服务的院领导用车安排外，其余用车，均须经院办同意。
6、做好行车登记，院办每季度检查一次行车登记本，并适当给予行车补贴。
四、驾驶员例会制度
7、每月月末上午8：30（逢双周或节假日顺延）召开工作例会，组织学习和安排工作。
8、每月中旬不定期组织学习活动，传达学院的有关工作情况和工作要求。
信 访 工 作 制 度
1、信访工作由党办院办负责接待与协调处理。
2、来信都必须由党办院办登记归类，送交有关部门及时作出处理答复，并填好《来信、来访处理意见表》。
3、来访者都必须持有关有效证件，在学院行政办公室按要求自行登记，详细写明来访事宜及要求，然后由办公室与有关部门联系处理并作出答复。信函回复需通过办公室方能发出。
4、来访者如不履行登记手续或无有效证件，党办院办有权拒绝来访，未经办公室登记的来访者，其它部门可以不予办理来访者的有关工作。
5、凡来访内容涉及学院有关机密，或越权访问，甚至无理取闹，办公室应及时向相关汇报，并通知学院治安值勤室予以处理。严重者与当地司法机关联系共同处理。
机要人员保密守则
一、不随便谈论密码秘密和以密码加密的信息内容，不在非保密本中记载密码秘密，不在非专用电脑或非专用磁盘上记载密码秘密。
二、不携带密码、密码机、密码电报去与工作无关的地方，携带密件外出应做到密不离人。
三、不得利用密码和密码加密信息搞非法活动。
四、不得擅自与国外和港、澳、台的机关、团体和人员进行往来。
五、不得在公开刊物上和公开学术交流活动中涉及密码秘密。
办公电话管理办法
为进一步加强办公电话管理，保证办公和教学训练正常进行，根据我院现有机构设置，结合办公实际情况，特提出如下办法：
一、学院所有办公电话的安装及管理由院办公室统一负责，任何部门和个人未经允许不得擅自安装电话或移机到院内使用。因办公场所的调整确需移机的，需报院办公室同意，由电信部门移机。
二、部门对所属电话有使用权和保管权，不得随意拆除转移，电话机出现的人为损坏由部门负责赔偿。
三、各部门根据机构设置和工作需要提出申请，安装电话一般每个部门两台，特殊情况须增加，应经主管院领导批准，党政办办理；开通长途电话实行申请备案制，须经院长批准。
四、各部门应严格管理电话，严禁利用办公电话办私事。
档 案 归 档 制 度
&&& 一、凡教学、教研、党政管理等工作中形成的，具有查考利用价值的各门类，各种载体的文件材料都要及时归档。
二、归档的文件材料要做到完整、准确、系统，不得用圆珠笔、铅笔、复写纸书写，以保证归档文件材料的质量。
三、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片，录像（录音）等各种载体形式，要求质地优良、书绘工整、声像清晰。
四、重视平时文件材料的归档，能按年度归档的部门，应在次年六月底归档，能按学年归档的部门，应在次学年度寒假前归档。
五、档案工作人员要认真学习档案专业知识，提高业务素质，做好档案管理的各项工作，为学院服务。
档 案 借 阅 制 度
一、档案室保存的档案资料，主要供学院领导和有关人员使用。
二、查、借阅档案资料，应先填好《档案查、借阅登记表》，否则，档案室可拒绝提供档案资料。
三、档案原件一般不借出档案室，因特殊情况需要借出时，必须经办公室主任批准，办好手续方可借出。借出时间一般不超过六天，如需续用，要办理续借手续。
四、外单位查阅档案时，必须持单位介绍信（注明查阅内容），经院长批准。阅档后，介绍信留档案室备查。
五、借阅者必须爱护档案资料，严禁在文件材料上划线、打勾、折角，更不允许涂改和拆撕档案资料，违者必究。查阅时禁止吸烟、喝茶，以防损坏档案。
六、查阅档案资料者，有义务将利用效果反馈档案室，以探索档案利用和利用档案工作的规律，为学院建设服务。
档 案 保 密 制 度
一、档案工作人员必须认真贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》，增强保密观念。
二、不得向有关人员透露档案陈设和保密设施情况，不得向亲友和无关人员谈论机密，不得在私人通信中涉及机密事项，不得随意携带机密文件，不得向废品店随便出售文件资料。
三、销毁文件材料时，必须造具清册，报经学院领导批准，由领导派人鉴销，并在销毁清册上签署姓名、日期。
四、做好保密宣传，正确处理好档案利用与保密的关系，做到既保密，又积极主动地提供利用。
五、加强保密工具检查，发现问题及时报告、及时处理，杜绝泄密事件发生。
档 案 保 管 制 度
一、加强工作责任心，对档案的收集、借出、利用、销毁要及时进行登记，借出的档案材料要及时收回。
二、库房应备有防火、防盗、防潮、防霉、防虫、防尘、防高温等基本保护措施。
三、库房内严禁吸烟、喝茶倒水，严禁将易燃易爆及其他有害物带入库房。
四、库房、档案柜箱随开随关，离人落锁。
五、加强安全、防范意识，做到常抓不懈，发现问题及时汇报，及时处理。
基建档案管理制度
为加强基建档案资料的管理，全面、完整地收集基建档案资料，保证基建档案的真实、安全性，结合我处特点，制定本办法。
一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，以及党和国家关于档案工作的方针、政策，努力做好基建档案归档工作。
二、档案资料的收集范围，凡属新建、改建、扩建的房屋，从设计资料，上级部门对项目建议书、可行性研究报告及扩初设计的批复，地质钻探资料，小区规划、土方平衡，室外标高、外水、外电、下水，道路驳岸，初步设计，扩大初步设计，施工预算，开工报告，测量定位记录，施工合同，工程协议书，图纸会审记录，修改设计资料，设计修改图，竣工图，隐蔽工程图，室内设备安装资料和图纸，竣工结算，招投标工作文件等资料。
三、档案资料统一由资料管理员收集整理、归档，各类资料的经办人都必须主动将原件资料交资料室存档。资料室所存放的所有资料，不论是内部还是外部人员来查阅时，均必须办理手续，随查随还，不得任意携出室外。特殊情况必需借出时，由处领导批准，限期交还。若有丢失，除须作出书面检讨外，还视其情节处以100-500元赔偿。
四、为便于及时使各种应存档的资料归档，凡属设计好的图纸由资料管理员发放，各项资料整理装订成册由经办人发放。两天内送达到各科室，三天内送达到施工单位。
五、凡属订购、采购各类书籍资料，所需数量由处领导审批决定。需借阅使用，或因工作需要长期使用者，统一由资料室编目登记，使用者应及时归还或办理移交手续。若有丢失损坏，视其情节处以赔偿。
六、对已竣工项目的基建档案资料，项目负责人协调有关部门办理竣工验收手续，各种资料壹年之内及时归档。
七、妥善保存好图片资料，建筑模型。
八、资料室管理人员，要认真做好基建档案资料的收集，整理鉴定、保管、统计和利用工作，为领导决策提供依据。
外籍教师管理办法
1、外事办是外国专家（外教）的归口管理部门。&&&&2、外事办和用人单位（如：应用外语系）在具体管理中实行分工责任制。外事办负责外教的聘请以及合同管理和日常生活管理；用人单位负责外教业务工作管理。&&&&3、外事办的具体职责是：&&&&1）办理外教的申报和聘请手续；&&&&2）安排外教来华、离华行程，安排国内迎送；&&&&3）确定外教的工作量、工资及其它待遇；&&&&4）负责和外教签订合同；&&&&5）办理外教在华各类证件；&&&&6）负责外教的生活设施配置和维修；&&&&7）安排外教在校的生活、旅游及文化活动；&&&&8）和用人单位协商确定外教工作任务；&&&&9）负责外教的安全及其它未尽事宜。&&&&4、用人单位的具体职责是：&&&&1）确定一位外教业务负责人，协调沟通外教教学工作等方面的问题；&&&&2）为提高教学质量，用人单位可根据外教人数有计划地选派政治素质好、作风正派、虚心好学、业务精炼的中青年教师担任外教的合作教师。合作教师应帮助外教适应学院的教学和生活，帮助其解决教学和生活上的问题，并积极向外教学习专业知识和教学方法，注意收集和积累外教的讲课资料，以便以后接替外教的课程。&&&&3）按照合同妥善安排外教的教学工作，及时告知外教有关教学、作息时间及节假日安排等事宜。一般不安排外教超课时工作或从事与本系无关的任何劳务；&&&&4）负责讲解课程大纲要求，考试、考查方式；审定外教的教学计划、教案、教学内容和教材；&&&&5）建立听课和评估制度，及时了解外教的教学态度和教学效果，指导外教教学工作；&&&&6）每学期结束时，对外教的工作进行一次全面评估总结，并将评估结果报送外事办和教务处。对工作成绩显著的外教，可向学院书面报送先进事迹材料，由学院研究予以表扬、奖励；&&&&7）每年分别在10月底和4月底总结外教教学情况并向外事办和教务处报送下学期及下学年度外教需求计划； &&& 8）积极联系、推荐外教。负责向应聘教师全面介绍单位情况及课程开设情况，及时回复应聘教师的询问；&&&&9）安排落实外教上课教室，保证环境干净卫生。&&& 5、所有涉外工作人员必须严守外事纪律，维护国格人格；主动关心外教的工作、生活及身体健康；向外教介绍我校的有关情况和我国的教育方针、政策、法规及有关涉外管理规定，帮助其了解中国并要求其遵守我国的法律法规和校纪校规，尊重中国人民的风俗习惯。&&&&6、对于成绩显著的外教应给予奖励；对不能履行合同，教学效果差，态度恶劣的外教应及时提出批评教育。对难以胜任合同规定的工作任务、渎职、不认真工作、不能完成合同规定的工作任务；未经外事办同意，从事与合同规定无关的劳务；或因患有严重慢性病短期内难以坚持正常工作的，视其情节可以协商减少工资或予以解聘。&&&&7、外教必须认真履行职责，不准随便缺课。未经主管部门同意，不许随意调课或擅自找人代课。因事因病请假所缺课程应及时补上。&&&&8、外教不得以任何形式进行西方宗教宣传；不得从事与外教身份不符的活动；不得以任何形式向社会和学生作涉及我国政治体制、社会状况、经济科技秘密、对外政策、生物资源以及其它违反规定的调查；不得以任何形式干预我国内部事务。&&&&9、建立外教公寓管理制度。外教到校前要告知其房间配备的各种设施及其正确的使用方法，期满离任时要严格办理财产交接手续。要求外教爱惜并管理好自己的房子及室内的财产设施，未经允许不得私自搬移、拆卸或自行处理。公寓内不许喂养宠物，如猫、狗、兔等；不许私自留客住宿；损坏财产要赔偿。要求外教节约能源、讲究卫生、爱护公物、注意安全，发现问题及时反映。&&& 10、切实做好外教的安全防范工作。学校保卫处、外事办和用人单位要密切关注外教动向，确保国家安全和外教人身、财产安全。外教因事离开湘潭市，必须事先通知外事办；前往对外国人不开放的地区，必须事先向公安部门申请办理有关手续，并有专人陪同前往。
统 战 工 作 制 度
党委统战部是党委领导下具体负责学院统一战线工作的职能部门，其主要职责是反映情况、掌握政策，协调关系，举荐人才。充分调动党外知识分子的积极性和创造性，争取人心、凝聚力量，为实现党和国家的宏伟目标，为学校的改革发展团结奋斗。 &&&&一、宣传、贯彻党的统战工作方针政策。结合学院实际，提出贯彻落实的具体措施 。 &&&&二、有针对性的开展思想政治工作。进行调查研究，及时向党委及上级有关部门提出做好党外知识分子工作的政策性意见和建议。积极开展思想教育工作，沟通渠道、化解矛盾，充分发挥党外人士在教学、科研和教书育人中的积极作用。 &&&&三、做好党外人士的举荐工作。会同组织部、人事处等有关部门有计划的培养、选拔、推荐有代表性的党外人士作政治和实职安排。 &&&&四、做好民主党派工作。协同党委加强和改善对民主党派组织的政治领导，支持和帮助民主党派搞好自身建设，支持民主党派开展活动，解决他们工作中的实际困难，引导他们发挥智力和社会影响的优势，在学院工作、改革、发展、稳定中发挥作用。 &&&&五、做好台务、侨务工作。做好“三胞”及其眷属工作，支持侨台联基层组织开展活动和发挥作用，配合有关部门开展海外联谊活动工作。 &&&&六、做好民族工作和宗教工作。进行党的民族政策的宣传教育。 &&&&七、做好出国和归国人员的工作。加强联系，鼓励他们通过多种渠道、多种形式为祖国服务，为学校建设、发展服务。 &&&&八、受党委委托，及时向党外人士通报情况，认真听取党外人士的意见和建议，及时向党委及上级有关部门反映党外人士的呼声和要求，畅通下情上达的渠道。 &&&&九、支持人大代表、政协委员、民主党派、政府参事等参政议政，发挥作用。 &&&&十、搞好统战信息交流工作，加强和上级有关部门的联系，完成上级部门、领导交办的其他工作。
党政办公室工作职责
党政办公室是处理学院党委、行政日常工作并协调各部门工作的综合办事机构，其主要职责是：
一、负责草拟党政工作计划、总结、报告、规划、决议、全院性的规章制度及其他综合性文件。
二、以学院名义发布有关事项的通告、通知等。
三、负责党委和学院行政会议的组织安排、征集议题，做好记录等项会务工作，及时下发会议纪要，并负责会议确定的工作事项和落实，催办和检查工作，及时向领导汇报。
四、协调各处室共同办理党委和行政领导布置的综合性工作。
五、负责调查研究、了解和掌握工作动态，为党政领导开展工作提出建议。
六、负责接待、信访、统计、学校大事记的记载、外事等项工作。
七、负责学院党政印章、院长印鉴的保管和使用，对外开具介绍信、证明信，负责审定单位印章的刻制。
八、负责学院文书档案的收集、归档、管理和使用，负责文书档案室、荣誉室的建设。
九、负责全院公文收发、登记、传阅、催办、立卷、归档、保密工作。
十、负责车辆的管理和使用。
十一、负责会议室的管理和使用。
十二、负责节假日值班的安排。
十三、负责全院公务接待工作。
十四、负责院党委、行政主要领导文稿的起草、校核、印发工作。负责文书处理、档案管理和开发利用工作。
十五、负责完成党政领导和上级机关交办的其他工作。
办公室主任工作职责
一、主持办公室的全面工作。负责办公室思想、组织和队伍建设，建立健全工作制度和工作规范，负责制定本部门的工作计划，内部岗位职责和聘用考核本部门工作人员。为学院改革、发展和稳定提供有力保证和优质高效的服务。
二、负责党代会、党委会、院务会等学校主要领导主持召开的各种会议的组织工作，做好会议议题和资料等准备工作，做好会议记录，整理、编印会议纪要。协助党政领导同志组织会议决定事项的实施。
三、负责组织起草学院党委的工作报告、总结、规划、重要文件、重大决议、党委领导讲话公函等文稿；负责学院内外重要党政往来文件、公文的批办，审核学院重要党务文件的起草；审核学院以党委、办公室名义制发的公文和便函及学院党委的统计报表等。
四、做好督查督办工作。负责督促检查有关部门贯彻落实上级党委和上级教育行政部门文件以及学院文件、党政领导同志重要批示的情况，及时向院党委和行政报告，对发现的问题及时提出解决措施和意见。&&& 五、做好调研工作，围绕学院中心工作，深入实际，调查研究，为党政决策提供有价值的调查报告和建议，发挥好参谋作用。&&& 六、负责协调各单位、各部门共同办理的综合性工作，协调全校性活动。负责上级机关来校视察、考察的接待工作，做好校外兄弟单位来校联系工作、参观学习的接待协调工作。&&& 七、负责学院党政领导有关日常工作及重要事务活动的安排和协调，安排好党政领导外出开会、出访、学习的有关事宜。&&& 八、做好信访工作。负责接待、处理来信、来访，做好上级组织批示的重要信访的督办工作。&&& 九、做好院党委、行政交办的其它工作。
办公室副主任职责
一、在主任的领导下，加强学院办公室的业务建设，协助主任领导全室人员履行岗位职责，提高工作效率，做好各项业务工作。
二、在主任的领导下，拟定学院工作计划、总结、请示、报告、通知、通告、会议决议等文件，按公文规格要求审查各职能部门以学院名义草拟的各种文件，力求做到文字通顺。
三、协助主任做好党委会议、行政会议及全院性会议的组织工作和院领导交办的会议的筹备工作。
四、负责学院信息的收集、统计、分析工作，掌握各种教育动态，及时、准确、全面地向上级组织和学院党政提供有价值的信息，为学院科学决策服务。做好每年度的学年初报表统计工作。&&& 五、负责学院各种文字信息的收集、整理、编辑、印发和报送工作。&&& 六、负责学院安全稳定值班安排，协调有关部门、单位及时妥善处理好突发性事件。
七、负责学院党委、行政、学院领导以及院内各单位印章的刻制、管理和使用工作；负责学院对外介绍信的审核、开具和管理。&&& 八、做好档案管理工作，负责全院档案的收集、整理、立卷、归档、保管工作。负责党委保密委员会办公室的日常工作，抓好全院的保密检查工作。&&& 九、认真做好学院领导和主任交办的其它工作任务。
综合科工作职责
&&&& 1、负责党政办的日常值班任务，各种会议的电话通知。
2、负责处理各种来文来电工作。
3、负责全院会议的组织及服务工作。
4、负责学院文件及上级文件的收集、立卷归档工作，并提供查询服务。
5、负责院领导报刊杂志的征订分发及信函递送工作。
6、负责信访接待工作。
7、负责有关会议室的安排、使用和服务工作。
8、负责全院车辆使用和管理工作。
9、负责省、市、教育厅、卫生厅等上级机关直接来电事项的接收，以及经领导授权后的交办、催办。
机要秘书科工作职责
1、负责学院电子政务网的使用和管理工作。
2、负责院党政办公室文件的校核、打印工作，负责文件资料的收、发、清退工作。
3、负责主要领导文稿的起草和校核工作。
4、负责起草并向上级报送重要汇报材料和重要综合性材料。
5、围绕学院总体工作部署，中心工作和领导交办的课题开展调查研究，提出预案和建议。
6、负责主要领导重要公务活动的协调服务工作。
7、做好密码、密码设备的管理工作，确保密码通信的安全畅通，做好明密电报的传阅、办理工作。
驾驶员岗位职责
1、驾驶员必须遵守岗位职责，严守交通法规，讲究文明礼貌，遵章守法，严守职业道德，服从领导，听从调度，严格按照规定的时间、地点、路线出车。
2、严守工作纪律，做到不该听的不听，不该说的不说，不该问的不问，不该做的不做。
3、驾驶员于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障，配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则驾驶员要对由此引发的后果负责。
4、值班时间，驾驶员要自觉遵守值班纪律，坚守工作岗位，不准饮酒、赌博，不得迟到早退，无故脱岗，违者按学校考勤和值班规定处理。
5、驾驶员要按规定对车辆进行定期的维修、保养和清洗，发现车辆有故障，自己应首先进行修理，自己不法修理的，报院办同意到学院定点维修部门修理。
6、晚间司机注意休息，不准疲劳开车。
7、无出车任务时，车停办公楼前停车场，驾驶员在休息室休息，不得游走，干扰处室办公。
8、保证通讯畅通，做到随叫随到。
9、严格定点加油，定点维修。
驾驶员工作纪律
一、认真遵守交通法规，依法行车。
二、严守工作纪律，做到不该听的不听，不该说的不说，不该问的不问，不该做的不做。
三、按时守点，在接到任务后必须提前5至10分钟达到指定地点。
四、严禁酒后驾车，工作时间内不准喝酒；严禁疲劳驾驶；车内不准吸烟；严禁将车辆交（借）他人驾驶或私自出车，发现一次扣除当月驾驶津贴的十分之一。
五、严守交通规则，按章操作。凡违章造成的一切后果自负；造成交通事故所生成的费用，根据事故责任鉴定次要和主要分别承担5%到10%并扣除全年安全奖，严重者视情节由学院研究处理。
六、保证通讯畅通，做到随叫随到。
办公室干事岗位职责
一、负责文件收发：
1、根据国家行政机关文书处理办法，对上级和外单位发来的行政公文、公函及时进行接收、拆封、登记及回复、归档，保证公文运转的准确、及时、安全。
2、负责上级机关及兄弟单位行政一般来文、来函、来电的签收、分发、传递和保管工作。
3、院级党政公文的处理、归档工作。
二、印鉴管理：
1、负责学院行政印章、学院党委印章、院长印章和院长办公室印章的管理和使用。
2、负责院行政公文、介绍信、证明信及其它文函件的用印。
三、负责院领导和院办办公用品的领取、登记、保管和发放工作。
四、移动、电信业务，电话管理：
1、院内公务电话的管理，和电话通讯线路维护工作。
2、负责电话机的领取、发放、移装，确保院内电话通讯安全、畅通。
3、负责做好与湘潭市电信部门、移动公司的联络、协调工作。
4、来电记录工作。
五、处理学院内外学生和群众的来信来访工作：对于群众来访，要热情接待，耐心细致；对于群众来信，要及时向院办主任汇报。
六、负责接洽外单位联系公务事宜及接待工作：外单位来联系工作，要负责接待，重大问题须请示院办主任。
七、院办考勤。
八、收集处室系部各单位每周主要工作安排。
九、完成院领导、院办主任交办的其他工作。
接待工作岗位职责
一、负责对院办和院领导固定资产清算和办公用品的登记、保管和发放工作。
二、负责学院印鉴和院长印鉴的保管和使用，审核、办理行政各部门和单位印鉴的刻制、启用、收缴，对院内行政职能部门印鉴的使用和保管实施监督管理。开具对外行政介绍信、证明信。
三、负责接待室、会议室的管理和使用。
四、做好信访接待、来宾接待等工作。
五、及时并准确地做好院领导、院办报刊、文件、公函的发放并做好保密工作。
六、完成院领导和院办主任交办的其他工作任务。
电子政务内网管理员职责
为进一步推进办公信息化进程，规范电子政务的运行及管理，加强信息保密安全工作，保证上下信息渠道畅通，及时收发相关文件，了解国家、省市相关文件、会议精神，湘潭职业技术学院与省市电子政务内网相配套，建立电子政务内网并实行专人管理。电子政务内网管理员职责如下：
一、负责电子政务内网设备的正常运行及维护，经常与上级电子政务内网相关部门和人员保持联系，维护好内网系统，确保电子政务内网畅通；
二、树立保密意识。严格按照国家、省市文件要求，安全妥善处理上级下发文件，确保信息安全。
三、根据本单位内部需要，妥善管理和分配本单位内部用户的网络使用权限和范围。
四、负责对本单位的组织用户进行维护。
五、负责对本单位内网的所有业务处理权限角色进行维护。
六、负责对单位的所有系统基础权限角色进行维护。
七、按时参加上级部门有关电子政务网的培训，提高业务水平。
八、承担领导交办的其它临时性工作。
综合档案室档案员工作职责
1、负责收集，征集，整理，分类，鉴定，保管，统计学院各类档案及有关资料，对学院档案实行统一管理。&&& 2、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定学院档案工作规划，规章制度并负责监督，指导，检查档案工作执行情况。&&& 3、利用多种形式开展《档案法》的宣传与教育活动，提高学院教职工的档案意识。负责对学院专(兼)职档案工作人员的业务培训。&&& 4、开展档案开发和利用工作，负责办理档案借阅，编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发档案信息资源。&&& 5、负责档案的鉴定工作，对已超过保管期限的档案进行存毁处理。&&& 6、确保档案的完整与安全，定期对档案进行检查和清理。&&& 7、参加档案工作协作，学术研究和交流活动。&&& 8、完成领导交办的其它工作。
各单位兼职档案员工作职责
1、贯彻落实学校档案工作计划，协助分管领导组织开展本单位的档案工作。
2、负责组织、指导、监督本单位归档材料的形成、积累、保管和整理立卷工作，保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。
3、按时向档案馆移交本单位的归档材料。
4、主动接受档案馆的业务指导和督促检查，同时管理好本学院、本部门留存的档案材料。
5、积极参加学校组织开展的档案业务学习，不断提高档案工作水平。
2、做好本单位文件材料的安全和保密。
机要保密员工作职责
1、严格遵守《保密守则》和其他保密规定。
2、负责机要文件的收发、传阅、保管、保密、清退、销毁、归档等工作。根据文件情况由党委办公室主任提出处理意见后送有关单位、领导办理。
3、负责全校保密工作的督促检查和学校保密工作领导小组日常事务工作。
4、通知或组织有关人员来阅文室阅读有关秘密文电。负责有关机要文件的复印、借出工作。
5、负责按时分发、回收校级秘密文件，按规定整理登记、归档。
6、加强对本校通信和办公自动化设备的保密管理，负责对保密技术防范措施的监督、检查和指导。
7、组织查处泄密事件，并及时采取补救措施。
8、开展保密宣传教育，组织本校有关涉密工作人员的保密培训，对全校兼职保密员进行业务指导。
9、依照有关规定，确定要害部门（部位），采取切实有效措施，加强保密管理。
10、负责年度保密工作计划以及工作总结起草工作；协助主任召集保密委员会会议；为保密委员提供有关保密工作的文件；了解并制定科技、文书的密级；定期检查各部门的保密措施以及督促涉密单位的日常保密工作。定期销毁保密废纸。&
11、完成领导交办的其他工作。
文印室工作职责
为提高学院文印室工作效益和经济效益，适应学院改革发展的需要，制定工作职责及考核办法。
1、文印室工作人员应坚守工作岗位，按时上下班。
2、严格执行保密制度，不泄漏秘密，非文印室人员非工作需要不得进入文印室。
3、凡需打印的文稿、考卷、报表等必须经所在处室负责人审批同意，方可打印，并在登记册上签字，按规定收费。
4、文印室只为院办及院领导提供文印服务，不对外承接业务，以确保文书安全。特殊情况如教师个人材料需打印复印、学生档案资料需复印，实行收费制度，具体收费标准为：打印一张（包括录入文字、排版）3元；输出一张（不需录入文字和排版，纯粹在电脑中输出）1元；A4纸或小于A4纸的纸张复印1元/张，大于A4纸的纸张复印2元/张。
5、文印室工作员要认真履行职责，热情服务，严守劳动纪律和工作纪律，及时办理记帐和收费手续，对违规行为一经发现作罚款处理，发现一次罚款20元，罚金从工资中扣除。
6、努力减少浪费现象，制作者必须认真校对文稿，确保无误再交文印室打印。
7、负责文印室器材的保管，维修及安全工作，保持文印室清洁卫生，创造良好的工作环境。
8、非文印室人员不得使用文印室器材设备。
9、努力学习文印业务，不断提高文印水平，对不符合要求的文稿，提出修正意见。
10、完成院办领导交办的其他工作。
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